Při řízení společností je jedením z nejdůležitějších sledovaných ukazatelů cash flow, respektive pohled na disponibilní finanční prostředky v krátkodobém, střednědobém a dlouhodobém horizontu. Tento výhled dostupnosti finančních prostředků je ovlivněn řadou atributů a parametrů vycházejících z logiky definice šablony finančních předpovědí společnosti. Tento článek si neklade za cíl rozebírat do detailu ukazatel cash flow a způsoby pro jeho optimalizaci, pokusí se ale nastínit nové trendy, možnosti evidence a správy jednoho ze vstupů pro stanovení a výpočet ukazatele cash flow, tedy pohledávek.
Nahlížejte na pohledávky odděleně
Fakturované výnosy a pohledávky (nejen ty splatné, ale i posplatné) lze z účetního pohledu považovat za totožné transakce. Má-li však být společnost úspěšná při snížení objemu nezaplacených faktur a při včasné diagnostice možných rizikových transakcí je nutné se na pohledávky a fakturované výnosy dívat z procesního pohledu zcela samostatně a odděleně. V některých společnostech je současně s ukazatelem cash flow a objemem poplatných pohledávek sledován a vyhodnocován ještě další ukazatel, a to průměrný celkový počet dní od data vystavení faktury až po její fyzické uhrazení. V praxi je pro tento ukazatel používána zkratka DSO, z anglického Days of Sales Outstanding.
Výše uvedené dílčí či vrcholové klíčové ukazatele sledování pohledávek je možné do jisté míry ovlivnit vnitřními procesy dané společnosti, ale také jejich automatizací pomocí moderních informačních technologií. V tento okamžik se ovšem můžeme ptát jakým způsobem mohou moderní systémy pomoci či jakým způsobem ovlivní postupy vymáhání pohledávek.
Ze své zkušenosti a praxe dodavatele informačních technologií se velmi často v průběhu jednání a výběrových řízení setkávám s následujícími skupinami dotazů: Mohou moderní IS pomoci zprůhlednit definici platebních podmínek a kalendářů či pomoci s definicí strukturování pohledávek a s jejich přiřazením konkrétním vlastníkům? Mohou pomoci plánovat specifické činnosti a úkoly spojené s vymáháním pohledávek (jako např. schůzky, telefony) či specifickými operacemi (automatické generování a distribuce upomínacích dopisů)? A neposlední řadě: Mohou pomoci s definicí strategie vymáhání pohledávky či skupiny pohledávek u jednoho zákazníka či skupinu zákazníků?
Rozdělení pohledávek zpřehlední správu
Moderní informační systémy specificky určené pro pokročilou správu a vymáhání pohledávek (Advanced Collection) poskytují v první řadě nástroje na přerozdělení jednotlivých transakcí (zejména vystavených faktur či dobropisů) konkrétním vlastníkům, tzv. inkasistům. Toto přerozdělení transakcí nemusí vycházet jen z účetního dělení dle skupin odběratelů, platebních podmínek a typů transakcí, systémy totiž dokáží operace přerozdělit dle dalších parametrů, např. dle objemové či zákaznické významnosti, potenciální rizikovosti či řady dalších. Přerozdělení pohledávek do požadované struktury je definováno pomocí tzv. strategie vymáhání. Moderní systémy umožňují jednotlivým skupinám definovat a přiřadit postup, který zcela automaticky monitoruje pohledávku v rámci celého jejího životního cyklu a definuje činnosti spojené s jejím vymáháním. Strategie vymáhání v kombinaci s nástroji pro automatizaci (WorkFlow) generují jednotlivým inkasistům úkoly, které jsou dle důležitosti či času řazeny do takzvané fronty práce.
Jednotlivé činnosti a úkoly ve frontě práce musí být možné strukturovat a členit, a to například na telefonické hovory, schůzky, komunikaci a řadu dalších. K jednotlivým činnostem musí být možné zaznamenávat průběh jednání, rozhovorů, sledovat písemnou komunikaci a k těmto informacím se následně vracet. Strukturování činností vychází obvykle z potřeb a zvyklostí konkrétní společnosti, ale v podstatě je možné si jej představit jako specifickou část systémů CRM, tedy systému pro řízení vztahů se zákazníky.
Takto strukturované záznamy u jednotlivých činností následně poskytují přehledy o skutečném a plánovaném stavu jednotlivých transakcích a posplatných pohledávek. Vývoj předpokládaných úhrad finančních prostředků a následné plánování cash flow je realizováno prostřednictvím evidencí příslibů k platbám. Tyto přísliby by mělo být možné zaznamenávat k jednotlivým transakcím tak, aby bylo možné v čase (nyní nikoliv v pohledu účetního období, ale v pohledu období sledování cash flow) zaznamenávat předpokládané úhrady. Tyto předpoklady následně mohou vstupovat do šablony pro plánování finančních předpovědí.
Vyhodnocování, silný nástroj pro inkasisty
Moderní systémy pro správu a strukturování pohledávek poskytují inkasistům nástroje pro definice a automatické distribuce upomínacích dopisů (jak v elektronické, tak i v papírové formě), pro vystavování dalších souvisejících daňových dokladů či realizaci párování došlých plateb k jednotlivým transakcím elektronického bankovnictví. Systémy pro pokročilou správu a vymáhání pohledávek umožňují změnu priority vymáhání konkrétní pohledávky (transakce) v čase, změnu způsobu a strategie jejího vymáhání, předání či postoupení pohledávky jinému inkasistovi či společnosti.
Nedílnou součástí systému pro pokročilou správu pohledávek jsou nástroje vlastního vyhodnocení. Tyto nástroje umožňují jednotlivým inkasistům získat formou přehledných sestav, reportů či grafů komplexní přehledy a statistiky o životním cyklu jednotlivých transakcí a pohledávek . Schopnost predikce budoucího stavu cash flow i jednotlivých pohledávek je zajištěna nástroji podporující multidimenzionální práci s daty. Vlastní přístup k datům, tedy přístup od celkových součtových hodnot transakcí za požadované období rozpadem k detailu účetního dokladu či transakce pohledávky, ovlivňuje komfort práce inkasisty se systémem.
Řešení společnosti Oracle pro evidenci a pokročilou správu vymáhání pohledávek je součástí sady podnikových aplikací Oracle E-Business Suite. Oracle Advanced Collection je řešením integrující data a transakce podnikového informačního systému Oracle E-Business Suite, avšak dokáže stejným způsobem zpracovat transakce z libovolných podnikových systémů dostupných na trhu. Řešení Oracle Advanced Collection je založené na manažerském Dashboardu a vyniká svoji přehledností a rychlostí zpracovávaných operací a transakcí, automatizováním pravidelně opakujících se a kontrolních činností a v neposlední řadě poskytuje inkasistům a managementu strukturované přehledy a statistiky v krátkodobém, střednědobém i dlouhodobém horizontu pro balancování ukazatele cash flow.
Autor je ERP Solutions Specialist ve společnosti Oracle Czech
