Méně papíru, více kvality

EDI (z anglického originálu Electronic Data Interchange) je elektronická výměna dat, která představuje moderní komunikační technologii založenou na bezpapírovém obchodním styku. Je to způsob, jak zajistit rostoucí požadavky na rychlost a spolehlivost přenášených dat, na jejich zabezpečení a věrohodnost z hlediska požadavků auditu. Umožňuje rovněž dosažení značných finančních úspor při přenosu a zpracování obchodních dokladů.

V obchodní praxi výrobních, maloobchodních a logistických společností jde nejčastěji o klasickou formu EDI, postavenou na mezinárodních standardech GS1 EANCOM, případně o další formy, jako jsou jednoduché PDF-faktury nebo PDF s datovým kontejnerem (tj. PDF-formát se strukturovanými daty pro následné automatické zpracování).

Efektivní informační toky

Prakticky denně je v nepřetržitém procesu obchodních transakcí generováno a dále zpracováváno značné množství dokladů; od jednoduchých objednávek přes faktury až po dodací listy, příjemky, přepravní instrukce nebo informace o stavu zásob či toku finančních prostředků. Zatímco v minulosti postačilo, aby tyto informace těsně následovaly nebo v lepším případě doprovázely fyzický tok zboží, dnešní systémy řízení pracují na bázi předem získaných a přesných informací o budoucím vývoji požadavků zákazníka.

Elektronická výměna dat zasahuje do všech oblastí obchodu a dokonce i do všech s obchodem souvisejících aktivit. Jedná se o technologii, která významně urychlila přechod od podnikových či oborových norem k normám mezinárodním a umožnila, aby obchodní aktivity a s nimi spojené informační toky byly stále méně závislé na geografické poloze nebo jazykových rozdílech mezi jednotlivými obchodními partnery.

Elektronickou výměnu dat probíhající v rámci komunity uživatelů Systému GS1 je možno rozdělit z hlediska použitého formátu na "klasickou" EDI komunikaci a na komunikaci na bázi XML (Extensible Markup Language).

Klasická EDI komunikace

Klasickou EDI komunikaci lze definovat jako automatický přenos a zpracování strukturovaných zpráv mezi nezávislými obchodními partnery.

Automatickým přenosem a zpracováním se rozumí využívání komunikačních modulů, datových sítí a konverzních mechanismů umožňujících minimalizovat manuální zásahy do probíhajícího datového přenosu. Elektronické doklady ve formě standardních strukturovaných zpráv představují obsahově i významově normalizované informace předávané ve standardizovaném formátu. Každá strukturovaná zpráva je elektronickou obdobou běžného obchodního dokumentu. Její konečná podoba vyplynula postupně z požadavků uživatelů a ze zkušeností z obchodní praxe.

Role standardní komunikace s obchodními partnery

Standardní komunikace s obchodními partnery je v dnešní době jednou z nejpodstatnějších, avšak mnohdy opomíjených součástí logistiky. Primární úloha dodavatelského řetězce spočívá v zajištění dostupnosti správného zboží na správném místě a ve správný čas a k tomu je zapotřebí disponovat správnými informacemi.Největšími uživateli jsou bezesporu sektory FMCG (tj. oblast rychloobrátkového zboží), maloobchodu a logistiky, které využívají standard GS1 EANCOM, dále automobilový průmysl jako uživatel normy ODETTE nebo bankovní sektor. Elektronická komunikace má velký potenciál také ve veřejném sektoru, a to nejenom v kontextu využívání datových schránek.

Info

Komunikační standardy

Systém GS1 je plně integrovaný soubor globálních standardů, který zahrnuje jak standardy pro identifikaci a automatický sběr dat, tak i standardy pro komunikaci takto získaných dat. Mezinárodní Systém GS1 zahrnuje kromě standardů pro automatickou identifikaci také standardy pro komunikaci informací a jejich synchronizaci v rámci logistického řetězce. Organizace GS1 se zapojila aktivně do vývoje komunikačního standardu již v roce 1987, kdy byl na valném shromáždění odsouhlasen EANCOM EDI projekt. Tento projekt byl zaměřen na tvorbu, průběžnou aktualizaci a šíření standardu pro komunikaci obchodních dat v prostředí logistického řetězce s využitím pravidel systému EAN.UCC (nyní Systém GS1) a na bázi již existujícího standardu UN/EDIFACT (ISO 9735). Vzniklá norma GS1 EANCOM je pravidelně aktualizována a upravována, v současné době prostřednictvím expertních pracovních skupin v rámci GSMP (Global Standard Management Process).

Edi optikou EU

Aktivity vztahující se k širokému tématu e-komunikace vyústily i ve zřízení tzv. Evropského mnohostranného fóra pro elektronickou fakturaci, a to na základě rozhodnutí Komise EU v rámci projektu "Strategie Evropa 2020". V rámci uvedené aktivity a z iniciativy Ministerstva vnitra ČR bylo založeno Národní mnohostranné fórum ČR. Ustavením tohoto fóra bylo pověřeno Fitpro, tj. národní orgán pro usnadňování procedur mezinárodního obchodu. Ke spolupráci byli přizváni experti státní správy, zastoupena je Hospodářská komora ČR, akademická sféra a profesní svazy (ČSSI, ITC Unie, GS1 Czech Republic a ODETTE ČR), taktéž Asociace malých a středních podniků, Sdružení českých spotřebitelů, Svaz průmyslu a dopravy ČR, Bankovní asociace a národní normalizační orgán ÚNMZ.

Jaroslav Flejberk

je produktovým manažerem eCom GS1 Czech Republic.