E-personalistika - léta dozrávání

Termín e-personalistika vznikl a zdomácněl v českém jazyce spolu s dalšími termíny, které zřejmě jazykovědcům rvou uši. Těžko říci, kdo jej vymyslel a co přesně obnáší. Někdy bývá používán jako ekvivalent anglického e-HR, což je termín označující e-business pro oblast řízení lidských zdrojů jako celku. Jindy je chápán jako e-business pro oblast personální a mzdové agendy, což nemá v anglickém jazyce žádný ekvivalent. Ať už je přesná definice e-personalistiky jakákoliv, důležité je, jak se prosazuje v našich organizacích po jednotlivých oblastech či agendách řízení lidských zdrojů a jaký je jí přisuzován význam.

E-personalistika - zdravý základ

Historické pojetí personálních a mzdových agend se přežilo, neboť konzervuje přístup k informacím pro úzký okruh referentů-specialistů, těch kteří jsou odpovědní za zpracování příslušných informací. Ostatní zaměstnanci a zejména linioví manažeři, kteří mají být konzumenty těchto informací, zůstávají mimo hřiště.

Elektronická personalistika je aplikace internetových technologií, která usnadňuje, aby se k informacím o lidech a o organizaci dostali také jejich konzumenti mimo personální útvar za současného dodržení bezpečnosti a ochrany osobních a důvěrných informací. V organizacích využívajících elektronickou personalistiku mohou zaměstnanci v souladu se zákonem vidět kdykoliv informace, které o nich zaměstnavatel ukládá a vybrané údaje mohou sami aktualizovat. Linioví manažeři mají k dispozici veškeré informace o lidech, které řídí a o pracovních místech, která tito lidé zastávají. Elektronická personalistika je výrazný příspěvek k úspoře administrativní práce a ke kvalitě řídících procesů v organizaci.

Elektronické výkaznictví - podpora řízení

Doby tisku sestav a jejich distribuce z personálního útvaru po organizaci jsou v řadě podniků již sečteny. Vršení papírových hromad podle neměnných scénářů a bez zpětné vazby o jejich užitečnosti už si mnoho organizací nechce a nemůže dovolit. Náhrada tohoto přežitého přístupu distribuce sestav v podobě oblíbeného MS Excelu je jenom tzv. "dlážděním dobytčích stezek". Má jistě výhodu, že šetří papír, ale stále jaksi "odřezává" uživatele (liniové manažery, představitele vedení organizace a zaměstnance) od reálných informací. Mezi informacemi a jejich konzumenty může být v tomto případě lidský faktor spíše na překážku.

Elektronické výkaznictví (e-reporting) znamená, že potřebné informace jsou jejich konzumentům k dispozici takříkajíc kdykoliv a kdekoliv. Aplikace postavené na technologiích internetu umožňují, aby se odbourala závislost na pracovní době personálního útvaru a na časových možnostech jeho pracovníků. Pokročilé aplikace elektronického výkaznictví dokonce dávají možnost, aby si každý, kdo má právo na určité informace, je mohl zpracovávat i nějakým vlastním, individuálním způsobem. Liniový manažer tak získává nástroj pro řízení a rozhodování na základě reálných informací. Pracovníci personálního útvaru šetří čas, věnovaný dříve "vyjíždění" sestav.

Elektronická docházka - dřímající obr

Poptávka po aplikacích elektronické docházky stále stoupá. Vliv na růst poptávky mají jednak nedávné zákonné úpravy vyžadující sledování pracovního času zaměstnanců, ale také sílící tlak na efektivní využívání pracovní doby a tím i kapacit lidských zdrojů v organizaci. Docházkové a přístupové systémy jsou v našich organizacích běžně využívány již řadu let. Může tedy být pro leckoho otázkou, co mohou systémy elektronické docházky přinést nového.

Elektronická docházka (e-attendance) postavená na principech e-businessu přidává stávajícím aplikacím další rozměr - mobilitu. Využití současných technologií umožňuje, aby zaměstnanci pracovali, to znamená nahlíželi i vkládali data s elektronickou docházkou všude tam, kde mají připojení k internetu. To dnes může znamenat nejen použití počítače, ale i dalších zařízení jako telefonů a zejména osobních asistentů PDA. Využívá-li se elektronická docházka nejen k evidenci přítomnosti a nepřítomnosti, ale i k vykazování práce na projektech či plánování času, stává se silným nástrojem řízení výkonnosti jednotlivců i celé organizace.

Elektronický nábor - užitečný veterán

Je zřejmě "služebně nejstarší" aplikací elektronického businessu pro oblast řízení lidských zdrojů. Umístit nabídky volných pracovních míst na internet a nechat uchazeče, aby s nimi aktivně pracovali, začalo přinášet výhody organizacím již před řadou let. Počáteční nevýhodu, spočívající v tom, že elektronický nábor směřoval do poměrně úzké oblasti získávání odborníků na informační technologie, odboural sám čas a sílící penetrace internetu do našich organizací i domácností.

Dnešní aplikace elektronického náboru (e-recruitment) se zaměřují jednak na provázanost s vnitřními informačními systémy organizací, jednak na podporu spolupráce personalistů a liniových manažerů při samotném náboru.

To první znamená vyloučit ruční přepisování požadavků na uchazeče na jedné straně a životopisů uchazečů na straně druhé. Současné aplikace elektronického náboru dokážou přijmout vstupy z vnitřního informačního systému a také předat životopisy a ostatní informace zpět elektronickou cestou. To druhé představuje pro liniové manažery možnost aktivní spolupráce a monitoringu během celého procesu náboru pracovníka. A také zvyšování spoluodpovědnosti za výsledek tohoto procesu.

Elektronické vzdělávání - trhák číslo jedna

V současnosti se stalo elektronické vzdělávání (e-learning) asi nejvyhledávanějším řešením elektronické personalistiky. Navzdory nezdarům, které prosáknou tu a tam mezi odbornou veřejnost z organizací, které jako průkopníci již získaly vlastní zkušenosti, se dnes o úspěch v této oblasti pokouší nejen organizace s tisíci zaměstnanci. ale i organizace mnohem menší a méně proslulejší.

Co je podstatou negativních zkušeností s elektronickým vzděláváním? Když vynecháme různé technologické a implementační obtíže, které jsou většinou součástí rozsáhlých projektů, spatřují novopečení provozovatelé aplikací elektronického vzdělávání hlavní potíž v nesplněných očekáváních. Jedni provozovatelé říkají, že očekávali, že lidé se budou po zavedení elektronického vzdělávání více zajímat o vzdělávání jako takové. Druzí jsou třeba zklamáni, že zaměstnanci dají přednost celodennímu sezení v učebně před elektronickým kurzem s odvoláváním se na veselé historky lektora. I přes tyto počáteční nezdary slaví elektronické vzdělávání úspěchy na řadě front. Alespoň jeho rozvoj o tom svědčí.

Elektronické výhody - nadějný benjamínek

E-benefits nepatří v současnosti k příliš rozšířeným aplikacím. Je to zejména tím, že většina organizací používá dosud tradiční modely zaměstnaneckých výhod, založené na plošném přístupu - všem stejně. Nicméně elektronické výhody jsou záležitostí, která má vysoký potenciál užitku pro prakticky každou organizaci. V současnosti řada organizací zavádí nebo se připravuje na zavádění tzv. Kafetérie, neboli balíku flexibilních zaměstnaneckých výhod. Oproti tradičním, "neflexibilním" přístupům k zaměstnaneckým výhodám však tato nová řešení přinášejí významný nárůst administrativní práce. I ten, kdo nemá příslušnou zkušenost, si jistě dovede představit, co znamená přechod od několika výhod stejných pro všechny zaměstnance k pestré paletě výhod, které si zaměstnanci mohou kombinovat a které se liší funkci od funkce.

Má-li být balík zaměstnaneckých výhod skutečně flexibilní, musí být umožněna flexibilita zaměstnanců v jeho využívání. Každý zaměstnanec chce vidět bez administrativních okolků svou bilanci výhod a rozhodnout se o jejich dalším čerpání ve chvíli, kdy je to pro něj aktuální. Chce si objednávat výhody průběžně po celý rok, tak jak se vyvíjí jeho potřeby. Právě to umožňují aplikace elektronických výhod.

Elektronické hodnocení - šperk pro znalce

E-assessment patří k nejobtížnějším úlohám a to jak z hlediska využívaných aplikací, tak z hlediska procesu hodnocení samotného. Obtížnost spočívá jednak ve skutečnosti, že se prakticky ani dvě organizace nedají "sešněrovat" do stejné aplikace. To klade nároky na možnosti aplikace přizpůsobit se specifickým požadavkům, či dokonce vytvoření aplikace přesně "na míru".

Hlavní obtížnost lze ale spatřovat v akceptaci procesu hodnocení liniovými manažery a zaměstnanci bez ohledu na způsob jeho administrace. Není žádným tajemstvím, že hodnocení nemají v oblibě ani jedni, ani druzí. Na této skutečnosti nemůže nic změnit ani pořízení krásné nové "hračky" v podobě aplikace elektronického hodnocení.

Nicméně překonáním uvedených nástrah získává organizace při využívání elektronického hodnocení nesrovnatelné výhody oproti ručnímu zpracování typu papír/tužka. Zkuste si spočítat kolik údajů získáváte po 3 letech hodnocení svých 1000 zaměstnanců. Hodnotíte-li je dvakrát ročně v 10 kritériích na 5 stupňové škále, dostanete 300 000 hodnot. Je zřejmé, že tento informační kapitál je využitelný pouze počítačovým zpracováním. V případě "papírového" hodnocení se tento kapitál nevyhnutelně ztrácí.

K dalším výhodám elektronického hodnocení patří úspory administrativní práce ve formě provázanosti s organizační strukturou a údaji o zaměstnancích, které umožní automatické a dynamické generování hodnotících formulářů.

František Míka, ředitel MMI, s. r. o., prezident České společnosti pro rozvoj lidských zdrojů
zdroj: Moderní řízení

Z dříve luxusního doplňku se e-personalistika stává vítaným a uznávaným nástrojem pro zlepšení služby personálního útvaru vnitřnímu zákazníkovi a příspěvkem ke zvyšování výkonnosti organizace.