Jak jednat s Američany

Dvě stě sedmdesát miliónů konzumně orientovaných spotřebitelů. Tak by se dal charakterizovat vnitřní trh Spojených států amerických. České exportní firmy však stále podceňují nutnost detailně se seznámit se zvyklostmi a stylem obchodního jednání svých potenciálních partnerů ze zámoří.

Vybrat dobrého partnera
"Vytipování vhodného obchodního partnera patří stejně jako volba distribuce a logistiky ke stěžejním momentům obchodního úspěchu. Američtí obchodníci se chovají vstřícně, jsou zdvořilí, ohleduplní a tolerantní, jednají s respektem ke svému partnerovi, jsou féroví a zpravidla nejsou první, kdo přináší možné problémy " říká Josef Dvořáček, obchodně-ekonomický konzul MBA.

Při navázání prvního kontaktu s americkým protějškem je důležité předložení dostatečných referencí o vlastní osobě, postavení a o zastupované firmě. Je nepřijatelné, aby spolu jednaly osoby, které se navzájem takto nepředstavily. Běžná je výměna stručných životopisů ještě před uskutečněním schůzky. Osobní kontakt je důležitý, obecně ale sehrává menší roli než v jiných kulturách, a proto lze obchod uzavřít i po telefonu nebo rychlou výměnou e-mailů. Masové využívání internetu snížilo formálnost obchodní korespondence. E-mail je tak nejčastějším způsobem obchodní komunikace, při které je používán osobní, neformální styl.Před schůzkou se vyplatí ji potvrdit a zaslat partnerovi krátký e-mail s předběžnou agendou, kterou chcete projednat. Pokud si navíc vyžádáte i jeho návrh, máte nejen jasnou představu o průběhu schůzky, ale tyto dopředu připravené body vám pomohou v průběhu jednání, zejména pokud si nejste jistí svou perfektní angličtinou. Navíc tak využíváte další šance se potenciálnímu partnerovi připomenout a vzbudit v něm pocit, že vás už trochu zná. I v Americe platí, že nakupujeme od lidí, kteří jsou nám sympatičtí", radí Ivan Ingram z CechTrade, Chicago.

Hlavní smysl jednání: uzavřít obchod
Kromě úvodních frází je všeobecná konverzace omezena na minimum. Jednání probíhá věcně, otevřeně a přímočaře, argumentace amerických partnerů se opírá o podrobnou finanční analýzu. Specialitou amerického přístupu je neformálnost a rychlý přechod na oslovování křestními jmény. "Je zvykem i nejvyšší management oslovovat křestními jmény, což si lze v Čechách sotva představit. Začínat obchodní dopis pro generálního ředitele velké mezinárodní společnosti, se kterým jsme zatím absolvovali pouze jeden krátký telefonát,"Hallo John", je však naprosto normální" potvrzuje Karolína Bočková, ředitelka zastoupení agentury CzechInvest v Kalifornii. V konverzaci je lepší vyhýbat se tématům, jako je politika, sex, peníze a náboženství. Naopak výhodné je se před cestou seznámit s aktuálními diskutovanými otázkami například v CNN nebo USA Today. Nezbytná je neformální výměna vizitek v anglické verzi, kdy je nutné brát ohled na rozdíl v označení postavení. Například prezident, general manager a manager mají v USA jiný význam než v Česku. General manager a manager třeba znamenají postavení nižšího a středního řízení. Na vizitkách by měla být uvedena e-mailová adresa, protože elektronická pošta je dnes základním nástrojem komunikace v obchodním styku.

Buďte aktivní
"Řada našich firem ještě neumí správně komunikovat s Američany. Nejde o jazykovou bariéru, ale spíše o daleko větší pasivitu Čechů ve srovnání s americkými protějšky", říká Ivan Ingram. Rozhodně se tedy vyplatí být maximálně aktivní, využít každé možnosti ke komunikaci, odepisovat na e-maily do 48 hodin a telefonní rozhovory ukončit tím, že se sami ozvete ."Získáte tak nad komunikací větší kontrolu. Vzhledem k tomu, že jste to vy, kdo zboží nabízí, tento postup se od vás i očekává", potvrzuje nutnost být aktivní Ivan Ingram."Je namístě včas reagovat a odpovídat na obchodní korespondenci od svých partnerů z USA i negativní odpověď je odpověď", říká Josef Dvořáček.

Najměte si právníka
Podnikatelé a obchodníci se v USA opírají o stabilní právní prostředí a velkou nabídku právního poradenství. Poznámky na množství právníků v USA jsou proto častým námětem neformální konverzace. Složitost a výklad amerických právních norem vyžaduje odbornou asistenci. Právní zástupce americké firmy je přítomen na jednání, a zahraniční partner je tak bez vlastního právního poradce v nevýhodě a není schopen identifikovat důležité detaily obchodních smluv. Je proto vhodné podepsat kontrakt až po posouzení vlastním americkým právním zástupcem.

Úsměv, prosím
"Pozor je nutné si dát i na americký všudypřítomný úsměv. Čech snadno podlehne iluzi, že je rozzářenému protějšku zvlášť sympatický a že je mu tudíž druhá strana připravena ve všem vyjít ochotně vstříc", upozorňuje Karolína Bočková a dodává: "Na druhou stranu může amerického businessmana zpočátku vyvést z míry, že Češi jeho úsměvy ihned neopětují. Posléze však může být příjemně překvapen, že "zachmuřený" partner je pro něj často ochoten udělat více, než by očekával od svého usměvavého krajana.

Čas jsou peníze
Dochvilnost je další nezbytnou součástí obchodní etiky. Tolerováno je zpoždění deset až patnáct minut. To lze omluvit dopravními potížemi, obtížnou orientací nebo zpožděním letadla. Je-li zdržení větší, schůzka bude zrušena. Nejvhodnějším časem pro obchodní jednání je doba mezi devátou a jedenáctou nebo čtrnáctou a šestnáctou hodinou.

Americká strana také pokládá za komplikaci, když zahraniční partner není schopen odsouhlasit navržené změny nebo bude jednání z jakýchkoliv důvodů protahovat. Postupuje se podle dohodnutých bodů a nelze přeskakovat z jedné problematiky na druhou. Od stolu se neodchází, dokud nemají obě strany v projednaných záležitostech jasno. Poté je očekáváno bezvýhradní plnění dohodnutých závěrů.

Dary nejsou nutné
Jednání se rovněž může odehrát formou pracovní snídaně nebo oběda s jednoduchým občerstvením. Časté je to zejména při prvním setkání, prezentaci firmy a naopak nevhodné pro projednávání konkrétních otázek.

Žádné alkoholické nápoje během jednání podávány nejsou, konzumace alkoholu v pracovním styku prakticky neexistuje. Američané se snaží žít zdravě a ve firemních kancelářských prostorách nekouří. Zapálení cigarety v průběhu jednání nebo i při běžné konverzaci je považováno za hrubou neslušnost. Od zahraničního hosta se neočekávají žádné dary nebo pozvání a předávání firemních dárku je tak omezeno na minimum, stejně jako osobní pohostinnost. Vítány jsou ale drobné dárky, láhev vína nebo květiny pro hostitelku.

Formální oblékání
Přestože Američané mají image ležérního nebo i výstředního oblékání, neplatí to u společenského oděvu v obchodním styku. Oblečení mužů i žen je velmi formální a konzervativní, standardem je tmavý pánský oblek nebo jednoduchý dámský kostým s nenápadnými doplňky. Výjimkou jsou technologické firmy, z nichž některé zavedly v posledních letech celotýdenní, nebo alespoň páteční neformální způsob firemního oblékání. Existují však i regionální rozdíly "Formální styl oblečení se v Kalifornii moc nenosí. Na tmavý oblek narazíte spíše u řidiče limuzíny než u zástupce managementu společnosti, i když i v "křemíkovém údolí" se v tomto ohledu začíná situace pomalu měnit", doplňuje Karolína Bočková.

Český přízvuk v mluvené angličtině? V Americe nevadí
"Amerika je jednou z mála zemí, kde lze fakt, že mluvíme s cizím přízvukem, proměnit ve výhodu. Američané jsou národem smíšeným a kromě Indiánů jsou všichni přistěhovalci, což si také uvědomují. Jsou velmi komunikativní a snaží se rozumět a pochopit, co říkáte, i když se třeba na porozumění vašemu přízvuku musí více soustředit. Pokud zpomalíte řeč a budete se snažit co nejlépe vyslovovat, pravděpodobně se vám stane, že díky vašemu přízvuku se rozpoutá konverzace, odkud pocházíte, což krásně prolomí ledy a vašeho partnera vtáhne do hovoru", říká Ivan Ingram.

Základním standardem při prezentaci firmy je počítačová prezentace v powerpointu s připravenými kopiemi obsahu a doprovodnými propagačními materiály, samozřejmě v anglickém jazyce. Zatímco v mluveném projevu v USA nevadí cizí akcent, tiskové materiály musejí být obsahově srozumitelné, jasné a v perfektní angličtině.