Time management aneb Jak řídit čas

Mezi strategie time managementu (TM) patří řada klasických principů, jako je například Paretův zákon, a celá řada klíčových psychologických zákonitostí. Pro ty ale neexistuje optimální nástroj, který by podporoval správné myšlení. Často je tomu spíše naopak. Mnoho plánovacích systémů situaci komplikuje svou nedomyšleností ve vztahu ke klíčovým strategiím. Teprve když ovládáte správné strategie, pomůcky vám pomohou zvládat věci lépe. Pokud pomůcky máte, které urychlují vaše jednání, ale neznáte některé klíčové principy, můžete jít rychleji i na opačnou stranu.

Pravidla pro účinný TM
Dělejte věci podle priorit. Delegujte úkoly i pravomoci. Buďte nekompromisní. Učte se sebeovládání. Používejte efektivně ty nejlepší pomůcky. To, co vás v běžném životě možná nijak neomezuje, na firemní úrovni vytváří rozhodovací problém. Co dělat dříve? Jak se v tom vyznat, když každý má jiná kritéria pro priority?
Zatímco jen nemnozí nevyzkoušeli takové pomocníky, jako jsou nový 10D-navigator nebo DateBk, řada manažerů už možná vyzkoušela i několik nejznámějších systémů. Nejznámější však nemusí být nejlepší. I když klávesnice vašeho PC je stejná jako u většiny lidí, rozložení kláves a ergonomie odpovídají zastaralému systémů psacích strojů. Ve skutečnosti existují efektivnější klávesnice.
Podobně mnoho lidí zkouší papírové diáře, klasické elektronické systémy a jejich kombinace. Já jsem se ale po mnoha letech hledání ustálil na zdánlivě nevýhodné platformě PalmOS a kapesním počítači Palm Tungsten doplněném o software DateBk 5, který si mohu modifikovat velmi flexibilně podle svých potřeb. Tím jsem se vyhnul pasti nejrozšířenějších systémů, které mohou vaši schopnost správně zacházet s časem paradoxně zkomplikovat. Například již mnoho let před novou verzí Outlooku existovaly systémy mnohem propracovanější a pro time management vhodnější. I když je současný Outlook již vylepšen, problémy s časem by mnoha uživatelům ubyly, kdyby byly návody k programům psány specialisty přes strategické myšlení a psychologii. Flexibilní systémy například umožní vytvořit si vlastní či firemní škálu priorit. Pokud by navíc rozhraní bylo automaticky propojeno se zobrazením dlouhodobých cílů a vizí, dosahovaní cílů by nedělalo takové problémy.

Princip principů - být na očích
Sejde z očí, sejde z mysli. Důvodem, proč lidé nedosahují cílů, není běžně předpokládaná lenost, ale to, že se jim cíle ztratily ze života a že byly příliš nekonkrétní. Stálý přehled cílů umožňuje uvažovat o činnostech, které děláte, a jejich prioritách mnohem přesněji. Pokud jste zavaleni mnoha činnostmi a ztratíte přehled, pak je v tomto zapomenutí snadné dělat nedůležité činnosti jenom proto, že spěchají. Tak se lidé sice pohybují rychleji, ale i jiným, či dokonce opačným směrem, než chtěli.
Jednou z jednoduchých "fint" je stálé připomínání klíčových oblastí a vztahů důležitostí. Například freewarový 10D-navigátor doplňuje obrazovku počítače rozhodovacím rozhraním s oblastmi pro vás prioritními, směrem a výzvami. Jednou z nich je věta podporující rafinovaně komplexnější myšlení: "Která ze tří věcí, jež právě teď dělám, je nejdůležitější?" Když ji tak vidíte projíždějící po obrazovce, možná vás napadne, že vlastně neděláte ty nejdůležitější věci. Nebo si uvědomíte, že i když děláte jednu z těch důležitých, neděláte tu nejdůležitější.

Organizéry, plannery a zoom
Systémy pro plánování obsahují různé zobrazení časových období. Měsíční systémy, které používají zobrazení "co stránka/obrazovka, to měsíc", mohou poskytovat jen velmi hrubý přehled přes vztahy aktivit, úkolů a jejich priorit rozložených v celém měsíci. Protože v měsíčních přehledech bývá málo prostoru pro všechny potřebné informace, dochází k jejich vypuštění, ztrátám návaznosti a zapomínání na důležité aktivity. Systémy používající zobrazení "co stránka/obrazovka, to týden" mohou poskytovat přehled (u stolních kalendářů to platí spíše výjimečně) přes vztahy priorit rozložených v celém týdnu a zabránit ztrátám přehledu, zapomínání na důležité aktivity pro řízení úspěchu. Většina elektronických systémů umožňuje přepínání (zoomování) mezi zmíněnými zobrazeními. Jak již bylo řečeno, klíčové je používat jako hlavní rozhraní sedmidenní přehled.
Systémy, které používají zobrazení "co stránka/obrazovka, to den", vytvářejí iluzi, že sem se vejde vše potřebné. Ve skutečnosti však neposkytují přehled přes vztahy priorit rozložených v celém týdnu a touto ztrátou přehledu dochází k zapomínání na důležité aktivity potřebné pro dosahování dlouhodobějších cílů. Dalším důležitým prvkem je používání barev pro označení oblastí či priorit. Jedním pohledem se tak zorientujete rychleji, než by tomu bylo, kdybyste viděli jen texty popisující události.

Libor Činka
je lektorem a konzultantem v oblasti komunikace společnosti Cetros.


Jak si vybrat organizér
Důležité informace, včetně těch o cílech, je potřeba mít stále na očích, což může znamenat mít je po ruce v kapesním počítači s vhodným softwarem. Velmi propracovaný je v této souvislosti zmíněný DateBk5 nebo Agendus. Pokud sedíte většinu dne u PC, pořiďte si 10D-navigátor a vyzkoušejte Lotus Organizer. Diář v mobilu je přeci jen málo.
To, co spojuje organizéry, PocketPC apod., je možnost zoomu, tedy přecházení mezi zobrazeními týdne, dne, měsíce i jiných časových úseků. Problémem však je, zejména u kapesních organizérů či mobilů, ztráta souvislostí, respektive informací. Když třeba v mobilu vidíte týden, vidíte jen jednobarevné tmavé čárky se zabraným; nevidíte však, zda spolu nesouvisí třeba pomocí priorit či barevného rozlišení: to je pro paměť zásadní problém. Jakmile jde o větší množství informací než deset, bez vizualizace vztahů začíná člověk dělat chyby v úsudcích o vztahu a důležitosti priorit. Proto je důležité, abyste si vyzkoušeli co nejvíce přístrojů a vybrali si i z tohoto hlediska "přehledu" nejen ten s barevným displejem, ale i s plánovacím systémem, což je pro efektivní zacházení s časem klíčové.

TREND MARKETING