Interní komunikace: co a jak vylepšit

Cílem firmy je spokojený zákazník. Prostředkem k jeho dosažení je spokojený zaměstnanec. A vztah k zaměstnancům ukazuje na zralost vedení společnosti. Říká se, že každá firma je tak dobrá, jak dobří jsou její zaměstnanci. Management firmy přímo ovlivňuje firemní strategie a podnikovou kulturu. To se pak odráží v chování zaměstnanců vůči zákazníkům.

TYPY, NÁSTROJE A POUŽITÍ

Typy interfiremních informací, jejich komunikační nástroje a použití lze shrnout následovně:
>Úvodní informace (o firemních cílech, firemní kultuře, cílech pracovního místa)
Nástroje: schéma organizační struktury, popis pracovního místa, pracovní plán, plán prodeje, interní brožura představující organizaci, komunikační zásady
Použití: např. při procesu přijímání nového pracovníka a jeho začlenění do firemní struktury; i nevybraný kandidát si po osobním pohovoru odnáší informace o firmě
> Kontinuální informace (tvorba firemní sounáležitosti, formování osobnosti zaměstnance)
Nástroje: reporty, interní časopis, nástěnky, soutěže, elektronická pošta, intranet, porady týmů, firemní večírky, vánoční besídky
Použití: např. firemní akce či večírky přispívají k upevnění a prohloubení vztahů v týmu, mohou být vnímány též jako forma odměny a projev péče o zaměstnance, během neformální komunikace mohou být sděleny jinak nekomunikované informace
> Personální informace (aktivity HR oddělení)
Nástroje: finanční a nefinanční ohodnocení, systém benefitů, program tzv. kafeterie, vzdělávací programy, program mentoringu Použití: např. možnost využití různých zaměstnaneckých výhod dle výběru (sport, jazykový kurs, poukázky na zboží a služby apod.)
> Vnější informace (komunikace s vnějším okolím firmy, vytváření obrazu firmy v očích veřejnosti)
Nástroje: PR aktivity, prodejní kampaně, spolupráce s médii, corporate design
Použití: logo firmy, jednotná úprava vizitek, firemní barva apod.

PĚT NEJČASTĚJŠÍCH BARIÉR

Špatná komunikace bývá vždy příznakem hlubších problémů. Komunikaci mezi jednotlivými organizačními složkami může znemožňovat špatná organizační struktura. K selhání komunikace nastává tehdy, když se vyskytne tzv. informační šum - rušivý faktor vedoucí ke zkreslení sdělení, k nepřesné interpretaci apod. Dobří manažeři by se měli snažit informačním šumům předcházet.
Mezi nejčastější bariéry ve vnitropodnikové komunikaci patří: odlišnost postojů, názorů znalostí a zkušeností - na jejich základě interpretuje každý člověk stejné informace různě; neschopnost naslouchat - vzájemnému naslouchání by měla být věnována asi polovina času, kdy spolu nadřízení a podřízení hovoří, vyžaduje to trpělivost; sémantické problémy - myšlenky vyjadřujeme pomocí jazyka, ale stejná slova mohou pro každého znamenat něco jiného; časová tíseň - komunikace mezi nadřízenými a podřízenými by měla být pravidelná, s dostatkem času; komunikační přetížení - nadbytek informací může vést k frustraci a zablokování komunikace, je nutné vybírat, které informace jsou opravdu důležité.

MOŽNOSTI ZLEPŠENÍ
Dobrý manažer by měl být i dobrým psychologem a komunikátorem. Měl by se snažit o vylepšení nejen toho, co sděluje, ale i schopnosti naslouchat a porozumět tomu, co je mu sdělováno.
Nejúčinnější možnosti zlepšení vnitropodnikové komunikace jsou: využívání zpětné vazby - pomáhá zjistit, zda nebylo sdělení překrouceno, díky ní není komunikace pouze jednosměrná; empatie - schopnost vcítit se do role jiného člověka, pomůže v dekódování sdělení; zjednodušení jazyka - je důležité používat termíny srozumitelné komunikační protistraně; efektivní naslouchání - dodržování pravidel slušného chování vůči partnerovi v komunikaci, poskytnutí prostoru k vyjádření; využívání "šuškandy" - neoficiální komunikační toky jsou nezbytné a většinou rychlejší než oficiální, vedou k uvolnění, zpestření; zmírňují se tam, kde funguje pružná a otevřená komunikace.

VLIV MAJÍ I OSOBNÍ SCHOPNOSTI
K tomu, aby firma mohla dobře fungovat, je nutné, aby spolu všechny její organizační složky komunikovaly. Za každou pracovní pozicí je nutné vidět konkrétního člověka. Stejně jako v běžném životě občas komunikace mezi partnery "zaskřípe", stává se tak i v komunikaci vnitropodnikové. Aby mohli jednotliví manažeři zajistit kvalitní a účinnou komunikaci ve firmě, měli by být schopnými komunikátory i v osobním životě.

Pavla Skarlantová pracuje jako rešeršér a konzultant v personálně poradenské společnosti Teamconsult

Charakteristika komunikace
Komunikace je přenos vzájemného porozumění pomocí verbálních či neverbálních symbolů. Komunikace není všechno, ale je za vším. Bez ní nemůže žádná skupina lidí pracovat. Dobrá interní komunikace je klíčová pro úspěšné fungování firmy. Vnitrofiremní komunikace spojuje všechny manažerské funkce a jejím účelem je efektivní využití zdrojů (informace, finance, materiál, lidé), jež má manažer k dispozici. Efektivním využitím všech těchto zdrojů se pak tvoří hodnota zboží nebo služeb pro zákazníka.

Čtyři typy komunikace
Dobrá organizační struktura by měla vytvořit podmínky pro následující čtyři typy komunikace:
> Sestupná - informace jsou předávány od jednotlivců postavených výše v hierarchii k pracovníkům na nižší úrovni (pomocí oficiálních instrukcí, oběžníků, prohlášení)
> Vzestupná - tok informací vede opačným směrem (pomocí schránky důvěry, skupinových porad, individuálních pohovorů)
> Horizontální - komunikace na stejné úrovni řízení, např. finanční manažer s HR manažerem
> Diagonální - používá se v případě úspory času, obejde se přímý nadřízený, např. HR manažer s vedoucím obchodního týmu bez účasti obchodního ředitele