Většina firem potřebuje dopravovat své zboží či pracovníky poskytující služby na různé vzdálenosti a využívá k tomu firemní vozový park. Je zjevné, že vozový park firmy poskytující služby v oblasti finančního poradenství se bude lišit od firmy obchodující s řezanými květinami. V prvním případě se bude jednat především o osobní automobily středního a vyššího standardu, jejichž provozní náklady se na celkových nákladech firmy podílejí zanedbatelným procentem, ve druhém případě pak půjde o lehké užitkové vozy, jejichž celkové náklady se na nákladech firmy naopak podílejí významně, neboť předmětem podnikání firmy je služba, tj. distribuce a logistika. V obou zcela náhodně zvolených případech je však vhodné, aby management věnoval tomuto tématu pozornost.
STRATEGICKY VÝZNAMNÉ
Fleet management jako pojem je vcelku srozumitelný - každý z nás si pod ním představí např. aktivity spojené s řízením firemního vozového parku. Fleet management jakožto firemní proces ale již tak jednoznačně interpretovat nelze. Řízení firemních vozových parků je totiž na první pohled aktivita relativně jednoduchá a rutinní (pamatujeme dispečery a další podobné pozice), avšak při hlubším poznání problematiky je zřejmé, že je to jedna ze strategicky významných činností firmy či organizace a měla by být na strategické úrovni i řízena a plánována. Častou chybou mnoha firem i nevýdělečných organizací je, že na vozový park i na jeho správu nahlížejí jako na "nutný náklad" nebo "provozní záležitost". Z tohoto postoje plyne i obecně malá pozornost věnovaná tomuto tématu (a často rovněž minimalizace vstupních nákladů bez ohledu na zvýšené náklady budoucí).
SPOČÍTEJTE SI NÁKLADY
Je třeba si uvědomit, že pořízení a provozování vozového parku není jen vstupní náklad, ale i náklad průběžný po celou dobu životního cyklu automobilu(ů) ve firmě a rovněž takže je třeba se po jisté době opotřebovaných vozů zbavit. Proto nelze nahlížet na ekonomickou stránku věci jen při pořizování nových vozů, ale i na náklady spojované s jejich provozem a na případné náklady spojené s jejich prodejem, resp. výší výnosu z tohoto prodeje. Zkušenosti ukazují, že orientace na jednu izolovanou stránku věci znamená podcenění a tudíž zvýšení nákladů u dalších položek.
Často přijímaný je model, který říká, že má-li být fleet provozován levně, může se skládat jen z vozů méně zvučných značek, ze starších vozů, vozů co nejlevnějších, případně vozů s co nejomezenější výbavou. Takové postoje jsou nasnadě v případě, kdy je při pořizování vozu brána v potaz jeho pořizovací cena. Není to však zcela pravda. Z praxe známe případy, kdy firma záměrně nakupuje dražší vozy s dodatkovou výbavou prostě jen proto, aby za ně na konci jejich životního cyklu obdržela vyšší cenu, která počáteční investici vrátí i s prémií.
ROSTOUCÍ TREND
Stále relativně málo firem či organizací plánuje své aktivity v oblasti fleet managementu či jim dává jasný rámec a pravidla. Pouze 54 % firem se středně velkým vozovým parkem má jasně formulovaná pravidla, jak vozový park provozovat. K tomuto účelu má buď kompetentního pracovníka, nebo tuto aktivitu outsourcuje (v segmentu velkých parků je tento podíl téměř 80 %). Dobrou zprávou je, že trend je rostoucí - před třemi lety to bylo pouhých 38 % firem (viz graf).
PRAVIDLA A CHYBY
Náhledy na fleet management a jeho význam se mohou lišit podle vztahu k firmě a vymezeným rolím. V zásadě lze vymezit tři kategorie pozic s rozhodovací kompetencí, jejichž preference se mohou různit: první z nich jsou vlastníci firmy (popř. prezentovaní dozorčím orgánem), druhou jsou TOP manažeři firmy a třetí pak vlastní fleet manager. V ideálním případě se jejich zájmy a motivace prolínají ve většině případů, přesto však některé zájmy a preference mohou být pouze dílčí.
Velmi rád bych poskytl univerzální návod, jak na to, ale ten samozřejmě neexistuje. Každá firma je zcela unikátní. V každém případě však lze zmínit několik zásad, které jsou obecně platné. Níže zmíněných deset pravidel je vyvozeno na základě reálných zkušeností a často i pochybení, kterých se některé firmy dopustily.
1. NEEXISTUJE NEJLEPŠÍ ŘEŠENÍ
Pro management vozového parku neexistuje nejlepší řešení. Konkrétní konstelace je funkcí preferencí, zvyklostí a možností konkrétní firmy. Stejně tak neexistuje nejlepší nebo nejvýhodnější forma financování. V každém případě je tedy nutné důkladně analyzovat potřeby a očekávání firmy či organizace, analyzovat nabídku na trhu a posléze nalézt řešení vhodné k tomu, aby za daných podmínek co nejlépe konvenovalo s preferencemi firmy. K tomuto účelu je samozřejmě možné přizvat nezávislého konzultanta.
2. UNIFIKACE JE EFEKTIVNÍ
Unifikace vozového parku z hlediska značek je proces dlouhodobý, ale velmi efektivní. V současné době je reálně naplňován u cca 1/3 firem, aplikovat by jej chtěla i další 1/3, zbývající třetina cítí, že k němu nejsou ve firmě vytvořeny podmínky v smyslu akceptace ze strany decision makerů. Efekt unifikace je jednoznačný - kromě jednotného image lze rovněž dosáhnout významných úspor nejen při pořizování, ale i při provozu.
3. UŠLÉ PŘÍLEŽITOSTI
Lidé, kteří vozy používají, mají zcela jistě jinou náplň práce než se o ně starat nad rámec běžné údržby. Pokud to dělají, sice zdánlivě ušetří za externí služby, ale kolik stojí ušlé příležitosti? Kolik zboží zůstalo neprodáno, kolik zákazníků nebylo navštíveno po dobu čekání v servisu nebo bez náhradního vozu?
4. TOP MANAGEMENT
Náklady na vozový park a jeho provoz patří k nejvyšším firemním nákladům vůbec (pokud je mobilita jedním z hlavních atributů produktu firmy). Je tedy vhodné se tomuto tématu věnovat na strategické úrovni. Čeští manažeři tento problém vnímají, více než 70 % top manažerů kontroluje rozhodování o strategii a způsobu provozování vozového parku.
5. DIFERENCIACE DODAVATELŮ A OUTSOURCING
Většina produktů předních dodavatelů poskytuje srovnatelný užitek. Dodavatelé se tedy mohou diferencovat zejména poskytovanými službami, které mají jasný smysl - sejmout ze zákazníka (fleet managera) část agendy a uvolnit mu tak ruce pro další aktivity. Někteří z dodavatelů na automobilovém trhu a trzích souvisejících tuto jednoduchou zásadu vzali za svou, některým však k pochopení zbývá ještě kus cesty. Konkurence na automobilovém a fleetovém trhu je jedna z největších vůbec a z toho by měl v první řadě těžit zákazník. Je tedy účelné vyhledávat dodavatele, kteří si uvědomují rostoucí význam kvality služeb, orientují se na dodání kvalitní služby a kvalitní produkt mají samozřejmě v nabídce také.
Vždy je dobré zvážit variantu outsourcingu, a to nejen celého procesu fleet managementu, ale i jeho dílčích částí (např. vyhodnocení vhodných variant provozu či pořízení, servisní služby, administrativní agendu apod.). V mnoha případech existují profesionální firmy, které s řešením většiny problémů mají konkrétní zkušenosti a návrh jejich řešení je nejen rychlý, ale většinou také efektivní a správný. Fleet manager pak nemusí "znovuobjevovat kolo". Že je outsourcing při správě vozového parku řešením funkčním a atraktivním, dokazuje nejen rostoucí počet vozů provozovaných v režimu operativního leasingu, ale zejména pak zkušenosti ze zahraničí, kde je outsourcing zcela standardní metodou fleet managementu.
6. CAR POLICY
Firma provozující fleet by měla mít jasno ohledně strategie fleet managementu a vztahu k fleetu obecně. Používaným pojmem je car policy, tedy něco jako způsob, zásady či filosofie správy vozového parku. Pouhých 29 % provozovatelů parků v ČR však k formulaci car policy přistupuje v rámci strategického managementu, velmi často je formulace zásad omezena na úrovni operativní nebo dokonce náhodně dle konkrétní situace a potřeby. O důležitosti car policy svědčí mimo jiné i fakt, že je nedílnou součástí fungování téměř 60 % zahraničních firem (avšak jen 25 % českých).
7. LOAJALITA A CÍLE
Ukazuje se jako vhodné dobře zvážit prolínání car policy, fleet managementu a motivačních systémů (např. obměnu či koupi vozu vázat na konkrétní pracovní výsledky apod.). Zkušenosti ukazují, že v těchto případech je narušena loajalita firmě a osobní cíle jsou nadřazovány cílům organizace. Pokud k takovým "soutěžím" uvnitř organizací dochází, nejsou přínosem ani pro fleet management, ani pro HRD.
8. EKONOMICKÁ ÚVAHA
Fleet management se neredukuje jen na nákup vozů a jejich provoz, ale i na servis a prodej na konci jejich firemního funkčního období. Je to i nákup služeb, jako je pojištění a finanční, servisní, asistenční i jiné služby. Ty nejsou luxusem, ale něčím navíc a mnohdy poskytují i perfektní komfort a umožní firmě uvolnit si prostor pro aktivity v rámci jejího core business. Při úvahách a kalkulacích je tedy třeba vzít v potaz nejen pořizovací náklady, ale i náklady spojené s těmito službami a proti těmto nákladům vyčíslit úspory a příležitosti, které organizace získá. Jen tak lze totiž provést objektivní ekonomickou úvahu o výhodnosti jednotlivých nabídek.
9. REPREZENTACE FIRMY
Park bezesporu reprezentuje firmu a je důležitou součástí corporate image. Často kolem sebe vídáme výsledky drobných či větších nedopatření a přehmatů, například v kombinaci špičkové prezentace top managementu segmentem luxusní třídy, přičemž frontoví pracovníci využívají vozy ve špatném technickém i vizuálním stavu, daleko za hranicí životnosti, navíc v konfiguraci, která rozhodně nepodporuje kvalitní pracovní výkon či bezpečnost jízdy. Časté jsou případy nastavení car policy tak, že je sice velmi ohleduplná vůči image top manažerů, ale méně již k firemním zdrojům. Fleet by měl podporovat image organizace a měl by souznít s jejím positioningem a oborem podnikání.
10. SLUŽBY
Velmi významných úspor lze docílit rovněž omezením zneužívání vozidla zaměstnanci, např. precizním vykazováním privátních kilometrů přes GSM technologie či centralizovaným nákupem servisních služeb.
Informace využité v článku jsou ze zdrojů Incoma Fleet Monitor a Fleet Management CEEa
Radek Mužík
je partnerem společnosti Incoma Research
STRATEGICKY VÝZNAMNÉ
Fleet management jako pojem je vcelku srozumitelný - každý z nás si pod ním představí např. aktivity spojené s řízením firemního vozového parku. Fleet management jakožto firemní proces ale již tak jednoznačně interpretovat nelze. Řízení firemních vozových parků je totiž na první pohled aktivita relativně jednoduchá a rutinní (pamatujeme dispečery a další podobné pozice), avšak při hlubším poznání problematiky je zřejmé, že je to jedna ze strategicky významných činností firmy či organizace a měla by být na strategické úrovni i řízena a plánována. Častou chybou mnoha firem i nevýdělečných organizací je, že na vozový park i na jeho správu nahlížejí jako na "nutný náklad" nebo "provozní záležitost". Z tohoto postoje plyne i obecně malá pozornost věnovaná tomuto tématu (a často rovněž minimalizace vstupních nákladů bez ohledu na zvýšené náklady budoucí).
SPOČÍTEJTE SI NÁKLADY
Je třeba si uvědomit, že pořízení a provozování vozového parku není jen vstupní náklad, ale i náklad průběžný po celou dobu životního cyklu automobilu(ů) ve firmě a rovněž takže je třeba se po jisté době opotřebovaných vozů zbavit. Proto nelze nahlížet na ekonomickou stránku věci jen při pořizování nových vozů, ale i na náklady spojované s jejich provozem a na případné náklady spojené s jejich prodejem, resp. výší výnosu z tohoto prodeje. Zkušenosti ukazují, že orientace na jednu izolovanou stránku věci znamená podcenění a tudíž zvýšení nákladů u dalších položek.
Často přijímaný je model, který říká, že má-li být fleet provozován levně, může se skládat jen z vozů méně zvučných značek, ze starších vozů, vozů co nejlevnějších, případně vozů s co nejomezenější výbavou. Takové postoje jsou nasnadě v případě, kdy je při pořizování vozu brána v potaz jeho pořizovací cena. Není to však zcela pravda. Z praxe známe případy, kdy firma záměrně nakupuje dražší vozy s dodatkovou výbavou prostě jen proto, aby za ně na konci jejich životního cyklu obdržela vyšší cenu, která počáteční investici vrátí i s prémií.
ROSTOUCÍ TREND
Stále relativně málo firem či organizací plánuje své aktivity v oblasti fleet managementu či jim dává jasný rámec a pravidla. Pouze 54 % firem se středně velkým vozovým parkem má jasně formulovaná pravidla, jak vozový park provozovat. K tomuto účelu má buď kompetentního pracovníka, nebo tuto aktivitu outsourcuje (v segmentu velkých parků je tento podíl téměř 80 %). Dobrou zprávou je, že trend je rostoucí - před třemi lety to bylo pouhých 38 % firem (viz graf).
PRAVIDLA A CHYBY
Náhledy na fleet management a jeho význam se mohou lišit podle vztahu k firmě a vymezeným rolím. V zásadě lze vymezit tři kategorie pozic s rozhodovací kompetencí, jejichž preference se mohou různit: první z nich jsou vlastníci firmy (popř. prezentovaní dozorčím orgánem), druhou jsou TOP manažeři firmy a třetí pak vlastní fleet manager. V ideálním případě se jejich zájmy a motivace prolínají ve většině případů, přesto však některé zájmy a preference mohou být pouze dílčí.
Velmi rád bych poskytl univerzální návod, jak na to, ale ten samozřejmě neexistuje. Každá firma je zcela unikátní. V každém případě však lze zmínit několik zásad, které jsou obecně platné. Níže zmíněných deset pravidel je vyvozeno na základě reálných zkušeností a často i pochybení, kterých se některé firmy dopustily.
1. NEEXISTUJE NEJLEPŠÍ ŘEŠENÍ
Pro management vozového parku neexistuje nejlepší řešení. Konkrétní konstelace je funkcí preferencí, zvyklostí a možností konkrétní firmy. Stejně tak neexistuje nejlepší nebo nejvýhodnější forma financování. V každém případě je tedy nutné důkladně analyzovat potřeby a očekávání firmy či organizace, analyzovat nabídku na trhu a posléze nalézt řešení vhodné k tomu, aby za daných podmínek co nejlépe konvenovalo s preferencemi firmy. K tomuto účelu je samozřejmě možné přizvat nezávislého konzultanta.
2. UNIFIKACE JE EFEKTIVNÍ
Unifikace vozového parku z hlediska značek je proces dlouhodobý, ale velmi efektivní. V současné době je reálně naplňován u cca 1/3 firem, aplikovat by jej chtěla i další 1/3, zbývající třetina cítí, že k němu nejsou ve firmě vytvořeny podmínky v smyslu akceptace ze strany decision makerů. Efekt unifikace je jednoznačný - kromě jednotného image lze rovněž dosáhnout významných úspor nejen při pořizování, ale i při provozu.
3. UŠLÉ PŘÍLEŽITOSTI
Lidé, kteří vozy používají, mají zcela jistě jinou náplň práce než se o ně starat nad rámec běžné údržby. Pokud to dělají, sice zdánlivě ušetří za externí služby, ale kolik stojí ušlé příležitosti? Kolik zboží zůstalo neprodáno, kolik zákazníků nebylo navštíveno po dobu čekání v servisu nebo bez náhradního vozu?
4. TOP MANAGEMENT
Náklady na vozový park a jeho provoz patří k nejvyšším firemním nákladům vůbec (pokud je mobilita jedním z hlavních atributů produktu firmy). Je tedy vhodné se tomuto tématu věnovat na strategické úrovni. Čeští manažeři tento problém vnímají, více než 70 % top manažerů kontroluje rozhodování o strategii a způsobu provozování vozového parku.
5. DIFERENCIACE DODAVATELŮ A OUTSOURCING
Většina produktů předních dodavatelů poskytuje srovnatelný užitek. Dodavatelé se tedy mohou diferencovat zejména poskytovanými službami, které mají jasný smysl - sejmout ze zákazníka (fleet managera) část agendy a uvolnit mu tak ruce pro další aktivity. Někteří z dodavatelů na automobilovém trhu a trzích souvisejících tuto jednoduchou zásadu vzali za svou, některým však k pochopení zbývá ještě kus cesty. Konkurence na automobilovém a fleetovém trhu je jedna z největších vůbec a z toho by měl v první řadě těžit zákazník. Je tedy účelné vyhledávat dodavatele, kteří si uvědomují rostoucí význam kvality služeb, orientují se na dodání kvalitní služby a kvalitní produkt mají samozřejmě v nabídce také.
Vždy je dobré zvážit variantu outsourcingu, a to nejen celého procesu fleet managementu, ale i jeho dílčích částí (např. vyhodnocení vhodných variant provozu či pořízení, servisní služby, administrativní agendu apod.). V mnoha případech existují profesionální firmy, které s řešením většiny problémů mají konkrétní zkušenosti a návrh jejich řešení je nejen rychlý, ale většinou také efektivní a správný. Fleet manager pak nemusí "znovuobjevovat kolo". Že je outsourcing při správě vozového parku řešením funkčním a atraktivním, dokazuje nejen rostoucí počet vozů provozovaných v režimu operativního leasingu, ale zejména pak zkušenosti ze zahraničí, kde je outsourcing zcela standardní metodou fleet managementu.
6. CAR POLICY
Firma provozující fleet by měla mít jasno ohledně strategie fleet managementu a vztahu k fleetu obecně. Používaným pojmem je car policy, tedy něco jako způsob, zásady či filosofie správy vozového parku. Pouhých 29 % provozovatelů parků v ČR však k formulaci car policy přistupuje v rámci strategického managementu, velmi často je formulace zásad omezena na úrovni operativní nebo dokonce náhodně dle konkrétní situace a potřeby. O důležitosti car policy svědčí mimo jiné i fakt, že je nedílnou součástí fungování téměř 60 % zahraničních firem (avšak jen 25 % českých).
7. LOAJALITA A CÍLE
Ukazuje se jako vhodné dobře zvážit prolínání car policy, fleet managementu a motivačních systémů (např. obměnu či koupi vozu vázat na konkrétní pracovní výsledky apod.). Zkušenosti ukazují, že v těchto případech je narušena loajalita firmě a osobní cíle jsou nadřazovány cílům organizace. Pokud k takovým "soutěžím" uvnitř organizací dochází, nejsou přínosem ani pro fleet management, ani pro HRD.
8. EKONOMICKÁ ÚVAHA
Fleet management se neredukuje jen na nákup vozů a jejich provoz, ale i na servis a prodej na konci jejich firemního funkčního období. Je to i nákup služeb, jako je pojištění a finanční, servisní, asistenční i jiné služby. Ty nejsou luxusem, ale něčím navíc a mnohdy poskytují i perfektní komfort a umožní firmě uvolnit si prostor pro aktivity v rámci jejího core business. Při úvahách a kalkulacích je tedy třeba vzít v potaz nejen pořizovací náklady, ale i náklady spojené s těmito službami a proti těmto nákladům vyčíslit úspory a příležitosti, které organizace získá. Jen tak lze totiž provést objektivní ekonomickou úvahu o výhodnosti jednotlivých nabídek.
9. REPREZENTACE FIRMY
Park bezesporu reprezentuje firmu a je důležitou součástí corporate image. Často kolem sebe vídáme výsledky drobných či větších nedopatření a přehmatů, například v kombinaci špičkové prezentace top managementu segmentem luxusní třídy, přičemž frontoví pracovníci využívají vozy ve špatném technickém i vizuálním stavu, daleko za hranicí životnosti, navíc v konfiguraci, která rozhodně nepodporuje kvalitní pracovní výkon či bezpečnost jízdy. Časté jsou případy nastavení car policy tak, že je sice velmi ohleduplná vůči image top manažerů, ale méně již k firemním zdrojům. Fleet by měl podporovat image organizace a měl by souznít s jejím positioningem a oborem podnikání.
10. SLUŽBY
Velmi významných úspor lze docílit rovněž omezením zneužívání vozidla zaměstnanci, např. precizním vykazováním privátních kilometrů přes GSM technologie či centralizovaným nákupem servisních služeb.
Informace využité v článku jsou ze zdrojů Incoma Fleet Monitor a Fleet Management CEEa
Radek Mužík
je partnerem společnosti Incoma Research
