aneb Průvodce žadatele od nápadu k podpoře z fondů EU (i k jistotě, že ji nebude vracet)
6. část: Jak projekt vhodně podat a co s ním bude dál
Pan Zdvořilý se vrátil z banky do firmy s vítězoslavným výrazem v obličeji a úvěrovým příslibem v červených deskách. Pan Čestný i slečna Zvídavá, oba evidentně na pokraji nerovového zhroucení, po zjištění, že byla mise pana Zdvořilého úspěšná, očividně pookřáli. Protože se v mezičase nemohli dohodnout, zda už skutečně mají vše potřebné připraveno, stihli dvakrát přerovnat horu papírů a příloh k žádosti, které čekaly na zabalení. Přitom se jim podařilo málem ztratit ověřenou kopii daňového přiznání za předchozí rok, která zapadla za psací stůl. Spokojený pan Zdvořilý se proto rozhodl vzít věci do vlastních rukou.
ZABALIT ŽÁDOST? HORŠÍ NEŽ BALENÍ NA DOVOLENOU!
Se slovy "Máme už jen něco málo přes 24 hodin, tak neváhejme a pusťme se do přípravy na balení" nakázal slečně Zvídavé sestavit finální seznam všeho, co musí být v žádosti obsaženo, a to včetně všech povinných a nepovinných příloh. Slečna Zvídavá poté, co si dala ten den už druhou kávu, sepsala na základě příručky pro žadatele, textu výzvy a doporučení od pana Mladého z CzechInvestu více než stránkový seznam. U každé položky současně vytvořila políčko na odškrtnutí, že daná věc je splněna.
Při tvorbě seznamu narazila slečna Zvídavá na jeden rozpor: Doložení vlastních zdrojů mělo být podle pokynů pro žadatele v podobě aktuálního výpisu z účtu, ale z telefonátů s panem Mladým z CzechInvestu si pamatovala něco o výkazu cash-flow, který měl dostatečné zdroje firmy prokázat. Raději proto znovu zavolala implementační agenturu. Neměla však moc štěstí - pan Mladý měl dovolenou a jeho kolega o programu a povinných náležitostech žádosti moc nevěděl. Jediná jeho rada zněla "Raději tam dejte obojí, tím nic nezkazíte."
DVAKRÁT MĚŘ, JEDNOU OVĚŘ
V seznamu se tím pádem objevila první chybějící položka, a slečna Zvídavá se proto rozhodla okamžitě svolat bojovou poradu. Pan Čestný rozmrzele prosazoval, že se doloží jen to, co se musí, a nebude se vymýšlet nic navíc. Pak Zdvořilý byl spíše pro to raději vyhovět všem potenciálním požadavkům, byť nejsou oficiálně zakotveny v dokumentech pro žadatele - argumentoval tím, že se sice lze hájit tím, že věc nebyla vyžadována, ale že je lepší takové situaci předejít. Problém ovšem byl v tom, že ani jeden člen bojové porady nevěděl, jak přesně má takový výkaz vypadat, a jak ho tedy správně sestavit. Rozhodli se tedy zavolat svému poradci panu Odpovědnému a požádat o radu. Sotva stihli naznačit, v jaké záležitosti volají, už je přerušil se slovy "Výkaz cash-flow, vím, vím, stejně jsem vám chtěl volat a nabídnout, že to zpracuji. Je lepší to dodat, nezabere to zase tolik času a navíc mám všechny podklady od vás k dispozici." Všem třem členům projektového týmu spadl kámen ze srdce, ale čekali na vyjádření ohledně ceny. "Myslím, že se dohodneme i na rozumné ceně - manželka chce parkety i na chodbu, takže bych v tom neviděl žádný problém, jsou to asi tři nebo čtyři metry," zůstal pan Odpovědný u své obvyklé neformální kalkulace ceny. S tímto odhadem nemohli společníci než souhlasit, a tak si konečně mohli vyhrnout rukávy, aby jim šlo lépe od ruky ruční podepisování všech stran žádosti i příloh. Slečna Zvídavá pro jistotu všechny takové stránky označila barevnými lepítky, což výrazně zjednodušilo orientaci a urychlilo podepisovací proceduru. "Tolik podpisů mi normálně stačí tak na dva měsíce," ulevil si na jejím konci pan Zdvořilý.
Slečna Zvídavá mezitím dokončila kontrolu všech povinných příloh i jejich předepsaného počtu, odškrtla si je v připraveném seznamu a poté, co jí na e-mail od pana Odpovědného dorazil i slíbený výkaz cash-flow, okopírovala ho a přidala ke všem stohům papíru, které už čekaly jen na svázání a zabalení. Protože už byl pozdní večer, rozhodl pan Zdvořilý, že "Ráno moudřejší večera, zabalíme to zítra, hlavně si nezapomeňte, slečno Zvídavá, nařídit budík na sedmou".
LÍP O DVĚ HODINY DŘÍVE NEŽ O MINUTU POZDĚ
Ráno na oba společníky čekalo příjemné překvapení: Slečna Zvídavá nemohla dospat, a tak je po příchodu do firmy na stole čekal úhledný balík s krycím listem, který byl více než na polovině povrchu pokryt firemními razítky. "No, psali, že to má být zabezpečené proti neoprávněné manipulaci, tak jsem to vzala z gruntu," odvětila Zvídavá na nevyřčenou otázku. "Ale ještě se mi přes všechna ta razítka podepište," vyžádala si.
Společníci si v mezičase na internetu ještě jednou ověřili, že místem pro podání žádosti je skutečně krajská pobočka CzechInvestu, a na stejném místě si našli i mapku. Když zjistili, že kancelář pobočky sídlí v samém centru města, kde je špatné parkování, připočítali k plánované půlhodině (do města to bylo 25 kilometrů) dalších dvacet minut. Protože měl příjem žádostí končit v pravé poledne, navrhoval pan Čestný, že vyjedou v deset hodin a v pohodě to stihnou s tím, že si mohou za odměnu zajít na oběd do čínské restaurace hned naproti CzechInvestu a, jak dodal, "hned si tam domluvit kladné přijetí žádosti". Slečna Zvídavá sice doporučovala, aby vyrazili hned, ale s návrhem neuspěla, a tak nakonec společníci vyjeli v půl jedenácté.
Zpočátku ubíhala cesta v pohodě, jenže po deseti kilometrech se stalo něco, co málem zhatilo měsíce předchozích aktivit a snah. Z předku auta se ozvala velká rána, na což reagoval řidič pan Zdvořilý tím, že strhl volant na stranu a auto se zabořilo do příkopu. Poté, co se oba ujistili, že jsou živí a až na nějakou tu modřinu v pořádku, vzpomněli si i na drahocenný balík se žádostí. A zde je čekalo nemilé překvapení: při nárazu se o nářadí z kufru roztrhl nejen pracně orazítkovaný obal zásilky, ale i velká část jedné kopie žádosti. Ke vší smůle v dohledu na okresce žádné auto, signál na mobilu nulový - není divu, že nálada byla najednou na bodu mrazu. Naštěstí asi za čtvrt hodiny projížděla okolo dodávka a pan Zdvořilý přesvědčil jejího řidiče, aby pana Čestného i s poškozeným balíkem odvezl zpět do firmy. Ten slíbil, že jakmile mu na mobilu naskočí signál, zavolá policii a odtahovou službu. Pan Čestný také hned, jak to bylo možné, volal slečně Zvídavé, kterou naštěstí zastihl těsně před odchodem na oběd. "Bourali jsme a odnesl to balík! Prosím, hned vezměte jednu z kopií žádosti, co máme pro sebe, připravte krabici, krycí list, balicí papír, razítko, izolepu a připravte firemní dodávku," požádal ji. Slečna Zvídavá se jako vždy ukázala jako velmi šikovná, takže vše potřebné bylo v okamžiku jeho příjezdu připraveno a naloženo v autě. Pan Čestný zaujal místo řidiče a vyrazil ne zcela předpisovou rychlostí. Cestu do města zvládl za necelou čtvrthodinu, za dalších pět minut prokličkoval až před CzechInvest a zastavil na zákazu stání. Spolu se slečnou Zvídavou vyrazili a kvapem se řítili směrem k podatelně, kde hodiny ukazovaly 11.47. Paní v podatelně jen nechápavě zírala na dvojici, jak usilovně balí stohy papírů do krabice, buší na přelep jedno razítko za druhým a nakonec vše oblepuje izolepou. Když přesně v 11.58 položili výsledný výtvor vítězoslavně na přepážku, měl pan Čestný na čele krůpěje potu. "Tak, a teď už to je na vyšší moci," dodal jen.
Příště: Jak projekt úspěšně zahájit a jakého receptu se držet.
Klíčové faktory úspěchu
vytvořit podrobný seznam všech náležitostí, které má kompletní žádost včetně všech příloh obsahovat ve formě "checkboxu", a při jejich plnění je odškrtávat,
zkontrolovat nejen to, zda je daná položka seznamu hotova, ale i to, zda odpovídá všem formálním požadavkům,
dodržet přesně stanovený počet příloh i jejich náležitosti,
držet se kouzelného úsloví "Když dodáte něco navíc, nic tím nezkazíte";
nepodceňovat význam nepovinných příloh, které mnohdy mohou hrát roli pomyslného "jazýčku na vahách" při rozhodování o podpoře projektu,
nepodceňovat formální úpravu žádosti i projektu - projekt vytištěný na kvalitní tiskárně bez gramatických chyb udělá na hodnotitele lepší dojem než odbytý černobílý tisk nebo nekvalitní kopie,
dodržet pokyny ohledně zabalení žádosti, čímž lze předejít jejímu vyřazení z formálních důvodů kvůli opomenuté drobnosti, jako je například zabezpečení proti neoprávněnému otevření nebo správné vyplnění krycího listu,
podepsat řádně všechny části žádosti a jejich příloh přesně podle pokynů; pokud ji nemůže podepsat statutární zástupce žadatele, je třeba zajistit plnou moc,
ověřit místo a termín podání žádosti; nepromíjí se, pokud žadatel žádost omylem poslal na centrálu místo regionální pobočky, natož to, že si spletl datum odeslání s datem doručení (u termínu podání žádosti je v naprosté většině případů stanoveno jako datum doručení, nikoli odeslání),
nenechávat podání žádosti na poslední chvíli - úředníci jsou nesmlouvaví a pokud je termín do 12.00, ve 12.01 už žadatel nepořídí (Podle dotačního Murphyho zákona se na jakékoliv silnici či dálnici směrem k implementační agentuře odehraje minimálně jedna dopravní nehoda, která zamezí včasnému doručení žádosti. Dodatek profesora Naschvála - v 99 % případů je to vaše dopravní nehoda. Počítejte proto vždy s dostatečnou časovou rezervou).
Dotační příběh firmy Čestný
(shrnutí dosavadního děje)
Společnost Čestný, s.r.o., již 12 let podniká v dřevozpracujícím průmyslu, a to konkrétně ve výrobě parket. V roce 2004 se dva společníci, pan Čestný a pan Zdvořilý, rozhodli investovat cca 6 milionů Kč do nové technologie. Investice byla vyvolána zvyšujícím se tlakem konkurence a snahou o udržení se na trhu. Při jednání o klasickém investičním úvěru od bankovního domu VašeNašeBanka, a.s., se zástupci firmy dozvěděli o možnosti využít dotace ze strukturálních fondů Evropské unie. Panu Zdvořilému se poté při spanilé jízdě do Prahy povedlo získat nejen obecné informace o fondech, ale především byl panem Mladým z Agentury CzechInvest nasměrován na program Rozvoj, který přesně vyhovoval záměru firmy. Po peripetiích se shromažďováním podkladů a s různými "poradci" se pak firemní tým pustil do samotné přípravy projektu - a přes mnohé zádrhele a nesnáze se mu týden před ukončením lhůty pro podání žádosti o dotaci podařilo připravit vše potřebné. Při finálním vyhodnocení finanční situace firmy však společníci zjistili, že alespoň polovinu zamýšlené technologie bude třeba zaplatit z úvěru. Protože se však do finančního domu VašeNašeBanka, a.s., vypravili značně pozdě, stálo je čekání na to, zda jim banka úvěr skutečně poskytne, spoustu nervů. Nakonec půjčku dostali, a tak se mohli vrhnout do finální kompletace žádosti.
Jan Havránek
RAVEN Consulting
6. část: Jak projekt vhodně podat a co s ním bude dál
Pan Zdvořilý se vrátil z banky do firmy s vítězoslavným výrazem v obličeji a úvěrovým příslibem v červených deskách. Pan Čestný i slečna Zvídavá, oba evidentně na pokraji nerovového zhroucení, po zjištění, že byla mise pana Zdvořilého úspěšná, očividně pookřáli. Protože se v mezičase nemohli dohodnout, zda už skutečně mají vše potřebné připraveno, stihli dvakrát přerovnat horu papírů a příloh k žádosti, které čekaly na zabalení. Přitom se jim podařilo málem ztratit ověřenou kopii daňového přiznání za předchozí rok, která zapadla za psací stůl. Spokojený pan Zdvořilý se proto rozhodl vzít věci do vlastních rukou.
ZABALIT ŽÁDOST? HORŠÍ NEŽ BALENÍ NA DOVOLENOU!
Se slovy "Máme už jen něco málo přes 24 hodin, tak neváhejme a pusťme se do přípravy na balení" nakázal slečně Zvídavé sestavit finální seznam všeho, co musí být v žádosti obsaženo, a to včetně všech povinných a nepovinných příloh. Slečna Zvídavá poté, co si dala ten den už druhou kávu, sepsala na základě příručky pro žadatele, textu výzvy a doporučení od pana Mladého z CzechInvestu více než stránkový seznam. U každé položky současně vytvořila políčko na odškrtnutí, že daná věc je splněna.
Při tvorbě seznamu narazila slečna Zvídavá na jeden rozpor: Doložení vlastních zdrojů mělo být podle pokynů pro žadatele v podobě aktuálního výpisu z účtu, ale z telefonátů s panem Mladým z CzechInvestu si pamatovala něco o výkazu cash-flow, který měl dostatečné zdroje firmy prokázat. Raději proto znovu zavolala implementační agenturu. Neměla však moc štěstí - pan Mladý měl dovolenou a jeho kolega o programu a povinných náležitostech žádosti moc nevěděl. Jediná jeho rada zněla "Raději tam dejte obojí, tím nic nezkazíte."
DVAKRÁT MĚŘ, JEDNOU OVĚŘ
V seznamu se tím pádem objevila první chybějící položka, a slečna Zvídavá se proto rozhodla okamžitě svolat bojovou poradu. Pan Čestný rozmrzele prosazoval, že se doloží jen to, co se musí, a nebude se vymýšlet nic navíc. Pak Zdvořilý byl spíše pro to raději vyhovět všem potenciálním požadavkům, byť nejsou oficiálně zakotveny v dokumentech pro žadatele - argumentoval tím, že se sice lze hájit tím, že věc nebyla vyžadována, ale že je lepší takové situaci předejít. Problém ovšem byl v tom, že ani jeden člen bojové porady nevěděl, jak přesně má takový výkaz vypadat, a jak ho tedy správně sestavit. Rozhodli se tedy zavolat svému poradci panu Odpovědnému a požádat o radu. Sotva stihli naznačit, v jaké záležitosti volají, už je přerušil se slovy "Výkaz cash-flow, vím, vím, stejně jsem vám chtěl volat a nabídnout, že to zpracuji. Je lepší to dodat, nezabere to zase tolik času a navíc mám všechny podklady od vás k dispozici." Všem třem členům projektového týmu spadl kámen ze srdce, ale čekali na vyjádření ohledně ceny. "Myslím, že se dohodneme i na rozumné ceně - manželka chce parkety i na chodbu, takže bych v tom neviděl žádný problém, jsou to asi tři nebo čtyři metry," zůstal pan Odpovědný u své obvyklé neformální kalkulace ceny. S tímto odhadem nemohli společníci než souhlasit, a tak si konečně mohli vyhrnout rukávy, aby jim šlo lépe od ruky ruční podepisování všech stran žádosti i příloh. Slečna Zvídavá pro jistotu všechny takové stránky označila barevnými lepítky, což výrazně zjednodušilo orientaci a urychlilo podepisovací proceduru. "Tolik podpisů mi normálně stačí tak na dva měsíce," ulevil si na jejím konci pan Zdvořilý.
Slečna Zvídavá mezitím dokončila kontrolu všech povinných příloh i jejich předepsaného počtu, odškrtla si je v připraveném seznamu a poté, co jí na e-mail od pana Odpovědného dorazil i slíbený výkaz cash-flow, okopírovala ho a přidala ke všem stohům papíru, které už čekaly jen na svázání a zabalení. Protože už byl pozdní večer, rozhodl pan Zdvořilý, že "Ráno moudřejší večera, zabalíme to zítra, hlavně si nezapomeňte, slečno Zvídavá, nařídit budík na sedmou".
LÍP O DVĚ HODINY DŘÍVE NEŽ O MINUTU POZDĚ
Ráno na oba společníky čekalo příjemné překvapení: Slečna Zvídavá nemohla dospat, a tak je po příchodu do firmy na stole čekal úhledný balík s krycím listem, který byl více než na polovině povrchu pokryt firemními razítky. "No, psali, že to má být zabezpečené proti neoprávněné manipulaci, tak jsem to vzala z gruntu," odvětila Zvídavá na nevyřčenou otázku. "Ale ještě se mi přes všechna ta razítka podepište," vyžádala si.
Společníci si v mezičase na internetu ještě jednou ověřili, že místem pro podání žádosti je skutečně krajská pobočka CzechInvestu, a na stejném místě si našli i mapku. Když zjistili, že kancelář pobočky sídlí v samém centru města, kde je špatné parkování, připočítali k plánované půlhodině (do města to bylo 25 kilometrů) dalších dvacet minut. Protože měl příjem žádostí končit v pravé poledne, navrhoval pan Čestný, že vyjedou v deset hodin a v pohodě to stihnou s tím, že si mohou za odměnu zajít na oběd do čínské restaurace hned naproti CzechInvestu a, jak dodal, "hned si tam domluvit kladné přijetí žádosti". Slečna Zvídavá sice doporučovala, aby vyrazili hned, ale s návrhem neuspěla, a tak nakonec společníci vyjeli v půl jedenácté.
Zpočátku ubíhala cesta v pohodě, jenže po deseti kilometrech se stalo něco, co málem zhatilo měsíce předchozích aktivit a snah. Z předku auta se ozvala velká rána, na což reagoval řidič pan Zdvořilý tím, že strhl volant na stranu a auto se zabořilo do příkopu. Poté, co se oba ujistili, že jsou živí a až na nějakou tu modřinu v pořádku, vzpomněli si i na drahocenný balík se žádostí. A zde je čekalo nemilé překvapení: při nárazu se o nářadí z kufru roztrhl nejen pracně orazítkovaný obal zásilky, ale i velká část jedné kopie žádosti. Ke vší smůle v dohledu na okresce žádné auto, signál na mobilu nulový - není divu, že nálada byla najednou na bodu mrazu. Naštěstí asi za čtvrt hodiny projížděla okolo dodávka a pan Zdvořilý přesvědčil jejího řidiče, aby pana Čestného i s poškozeným balíkem odvezl zpět do firmy. Ten slíbil, že jakmile mu na mobilu naskočí signál, zavolá policii a odtahovou službu. Pan Čestný také hned, jak to bylo možné, volal slečně Zvídavé, kterou naštěstí zastihl těsně před odchodem na oběd. "Bourali jsme a odnesl to balík! Prosím, hned vezměte jednu z kopií žádosti, co máme pro sebe, připravte krabici, krycí list, balicí papír, razítko, izolepu a připravte firemní dodávku," požádal ji. Slečna Zvídavá se jako vždy ukázala jako velmi šikovná, takže vše potřebné bylo v okamžiku jeho příjezdu připraveno a naloženo v autě. Pan Čestný zaujal místo řidiče a vyrazil ne zcela předpisovou rychlostí. Cestu do města zvládl za necelou čtvrthodinu, za dalších pět minut prokličkoval až před CzechInvest a zastavil na zákazu stání. Spolu se slečnou Zvídavou vyrazili a kvapem se řítili směrem k podatelně, kde hodiny ukazovaly 11.47. Paní v podatelně jen nechápavě zírala na dvojici, jak usilovně balí stohy papírů do krabice, buší na přelep jedno razítko za druhým a nakonec vše oblepuje izolepou. Když přesně v 11.58 položili výsledný výtvor vítězoslavně na přepážku, měl pan Čestný na čele krůpěje potu. "Tak, a teď už to je na vyšší moci," dodal jen.
Příště: Jak projekt úspěšně zahájit a jakého receptu se držet.
Klíčové faktory úspěchu
vytvořit podrobný seznam všech náležitostí, které má kompletní žádost včetně všech příloh obsahovat ve formě "checkboxu", a při jejich plnění je odškrtávat,
zkontrolovat nejen to, zda je daná položka seznamu hotova, ale i to, zda odpovídá všem formálním požadavkům,
dodržet přesně stanovený počet příloh i jejich náležitosti,
držet se kouzelného úsloví "Když dodáte něco navíc, nic tím nezkazíte";
nepodceňovat význam nepovinných příloh, které mnohdy mohou hrát roli pomyslného "jazýčku na vahách" při rozhodování o podpoře projektu,
nepodceňovat formální úpravu žádosti i projektu - projekt vytištěný na kvalitní tiskárně bez gramatických chyb udělá na hodnotitele lepší dojem než odbytý černobílý tisk nebo nekvalitní kopie,
dodržet pokyny ohledně zabalení žádosti, čímž lze předejít jejímu vyřazení z formálních důvodů kvůli opomenuté drobnosti, jako je například zabezpečení proti neoprávněnému otevření nebo správné vyplnění krycího listu,
podepsat řádně všechny části žádosti a jejich příloh přesně podle pokynů; pokud ji nemůže podepsat statutární zástupce žadatele, je třeba zajistit plnou moc,
ověřit místo a termín podání žádosti; nepromíjí se, pokud žadatel žádost omylem poslal na centrálu místo regionální pobočky, natož to, že si spletl datum odeslání s datem doručení (u termínu podání žádosti je v naprosté většině případů stanoveno jako datum doručení, nikoli odeslání),
nenechávat podání žádosti na poslední chvíli - úředníci jsou nesmlouvaví a pokud je termín do 12.00, ve 12.01 už žadatel nepořídí (Podle dotačního Murphyho zákona se na jakékoliv silnici či dálnici směrem k implementační agentuře odehraje minimálně jedna dopravní nehoda, která zamezí včasnému doručení žádosti. Dodatek profesora Naschvála - v 99 % případů je to vaše dopravní nehoda. Počítejte proto vždy s dostatečnou časovou rezervou).
Dotační příběh firmy Čestný
(shrnutí dosavadního děje)
Společnost Čestný, s.r.o., již 12 let podniká v dřevozpracujícím průmyslu, a to konkrétně ve výrobě parket. V roce 2004 se dva společníci, pan Čestný a pan Zdvořilý, rozhodli investovat cca 6 milionů Kč do nové technologie. Investice byla vyvolána zvyšujícím se tlakem konkurence a snahou o udržení se na trhu. Při jednání o klasickém investičním úvěru od bankovního domu VašeNašeBanka, a.s., se zástupci firmy dozvěděli o možnosti využít dotace ze strukturálních fondů Evropské unie. Panu Zdvořilému se poté při spanilé jízdě do Prahy povedlo získat nejen obecné informace o fondech, ale především byl panem Mladým z Agentury CzechInvest nasměrován na program Rozvoj, který přesně vyhovoval záměru firmy. Po peripetiích se shromažďováním podkladů a s různými "poradci" se pak firemní tým pustil do samotné přípravy projektu - a přes mnohé zádrhele a nesnáze se mu týden před ukončením lhůty pro podání žádosti o dotaci podařilo připravit vše potřebné. Při finálním vyhodnocení finanční situace firmy však společníci zjistili, že alespoň polovinu zamýšlené technologie bude třeba zaplatit z úvěru. Protože se však do finančního domu VašeNašeBanka, a.s., vypravili značně pozdě, stálo je čekání na to, zda jim banka úvěr skutečně poskytne, spoustu nervů. Nakonec půjčku dostali, a tak se mohli vrhnout do finální kompletace žádosti.
Jan Havránek
RAVEN Consulting
