aneb Průvodce žadatele od nápadu k podpoře z fondů EU (i k jistotě, že ji nebude vracet)
7. část: Projekt začíná - recept na úspěšný start
Žádost tedy nakonec úspěšně skončila tam, kde měla, ač to bylo podání opravdu infarktové, jak prohlásil druhý den na mimořádné poradě pan Čestný: "Od nynějška můžeme ve firmě místo tradičního rčení za pět minut dvanáct klidně zavést za dvě minuty dvanáct." Pan Zdvořilý až tak humorem nesršel a neopomněl připomenout, že je podání žádosti o dotaci kromě nervů a stresu stálo také 50 tisíc na opravu havarovaného firemního vozidla. Naopak slečna Zvídavá vypadala velmi spokojeně - na poradu si přinesla dovolenku na následující tři týdny s tím, že by chtěla s přítelem vyrazit na okružní cestu po Thajsku. Šéfům připomněla i jejich slib, že by přesčasy strávené nad projektem měla dostat proplaceny v mimořádném termínu hned po podání žádosti. A s ohledem na rozšířenou náplň práce týkající se projektu přednesla současně i návrh na zvýšení platu.
NIC NENÍ ZADARMO
s ohledem na zásluhy slečny Zvídavé oba společníci nemohli než se všemi jejími požadavky souhlasit. Když se ovšem po poradě pokusili odhadnout, kolik by jí měli v rámci přesčasů vyplatit a o kolik do budoucna narostou mzdové náklady firmy, byla jejich radost menší. Úvahy na dané téma je přivedly k rozhodnutí pokusit se o vyčíslení toho, na kolik je zatím přišly náklady spojené s podáním žádosti o dotaci z EU. A nestačili se divit. Přestože vše přepočítali dvakrát, bylo jasné, že jen do této chvíle představovaly kompletní náklady na podání žádosti o dotaci více než 100 tisíc korun. A dotace byla zatím v nedohlednu!
Současně si uvědomili, že do provedené kalkulace nezahrnuli svůj vlastní čas, který na věci strávili - jinak by ta částka narostla možná až na dvojnásobek. Když si navíc připomněli horu papírů a nevyřízených e-mailů, která čeká každého z nich na stole, i přesunutých schůzek, shodli se, že pokud by se pro něco podobného rozhodli příště, skoro by se vyplatilo nechat vše udělat někoho jiného.
ZMĚNA JE ŽIVOT, ŽIVOT JE ZMĚNA
Slečna Zvídavá si v pátek odpoledne vyzvedla obálku s proplacenými přesčasy a s pány Čestným a Zdvořilým se před odletem na dovolenou vesele rozloučila. Při pohledu na ni si i oba společníci uvědomili, že by neškodilo trochu si oddechnout, a dohodli se, že si vyberou pár dnů volna. Po týdnu příjemně stráveném u vody a na golfových greenech je ale ve firmě čekalo velmi nemilé překvapení.
Mezi další horou pošty byl i dopis z CzechInvestu, který, jak správně odhadl pan Čestný "asi nebude o přidělení dotace". V dopise jim bylo stroze oznámeno, že k jejich žádosti o dotaci byl přiložen špatný finanční formulář a že je tedy třeba dodat aktualizovaný - to vše do deseti dnů od obdržení dopisu. Času opravdu nebylo nazbyt. Pan Zdvořilý už už zvedal telefon, že tím pověří osvědčenou slečnu Zvídavou, když si uvědomil, že ta touto dobou relaxuje kdesi na druhé straně zeměkoule. Pro jistotu tedy zavolal panu Mladému z CzechInvestu s dotazem, jak se k dopisu mají postavit a jak je to naléhavé.
ROLI HRAJÍ I FORMALITY
Pan Mladý se sice omluvil, že jde vlastně jen o formální záležitost, ale zároveň upozornil, že je třeba vyřešit ji ve stanoveném termínu, protože jinak hrozí riziko ztráty dotace, respektive vyřazení žádosti z formálních důvodů. To samozřejmě žádný ze společníků nechtěl riskovat, zejména při vědomí, co již do žádosti investovali.
Po bleskové poradě se tedy pan Čestný a Zdvořilý shodli na tom, že si musí poradit sami, případně s pomocí poradce pana Odpovědného. Při procházení podkladů k žádosti však s hrůzou zjistili, že vlastně nemají žádnou kopii celého projektu, protože havárií poničená kopie skončila ve skartovačce. Potřebný formulář finančního zdraví firmy tak nebyl k dispozici. Utuženi předchozími problémy nepropadli panice a začali zkoumat počítač slečny Zvídavé, kde by podle jejich názoru mohli najít elektronickou podobu dokumentu. Hledali však bez úspěchu. Příslušný soubor nikde na disku nebyl a ani technik, kterého přivolali, nepořídil. Nezbylo tedy než zavolat slečně Zvídavé na druhý konec světa. Její mobilní telefon však byl celý den nedostupný, takže nervozita začala mírně stoupat. Naštěstí se dovolali druhý den a zjistili, že problém byl jen v názvu souboru, pod nímž měla slečna Zvídavá formulář uložený. S menší pomocí pana Odpovědného se jim ho podařilo zdárně vyplnit a v termínu odeslat.
KONEC DOBRÝ, VŠECHNO DOBRÉ
Po dodání správného formuláře ovšem následovalo dlouhé období ticha. Pan Čestný se přibližně po dvou měsících dokonce přestal den co den ptát, zda dorazila nějaká pošta z CzechInvestu, a ani pan Zdvořilý už nevolal každý týden panu Mladému do CzechInvestu, zda je něco nového. Počáteční značný optimismus obou společníků se tak postupně měnil v optimismus opatrný a posléze dospěl až k lehkému pesimismu, který podporovaly i nepříjemné zákulisní zprávy o tom, že bude podpořen jen každý sedmý projekt. "To je horší než u přijímacích zkoušek na vejšku," naříkal pan Čestný, když od dramatického podání žádosti o dotaci uplynulo více než čtvrt roku. Rozhodující informace dorazila firmě Čestný teprve za další měsíc, tedy po čtyřech měsících od uzávěrky příjmu projektů. Dlouhé čekání a nejistota však byla vyvážena pozitivní informací - společníci měli konečně v rukou důkaz o tom, že jejich snažení bylo korunováno úspěchem. Jejich projekt byl vybrán mezi ty, které získaly podporu.
Pan Zdvořilý hned zavolal slečnu Zvídavou a pan Čestný vyslal sekretářku pro šampaňské. Ovšem po krátkém a stručném přípitku "Tak na tu naši dotaci!" následovala první pracovní porada nad harmonogramem realizace schváleného projektu. A hned na začátku se jako první etapa červeně skvěl nadpis "Výběrové řízení". Ale o tom až v příštím dílu.
Příště:
Jak nepokazit výběrové řízení a neztratit tak dotaci.
Dotační příběh firmy Čestný
(shrnutí dosavadního děje)
Společnost Čestný, s.r.o., již 12 let podniká ve dřevozpracujícím průmyslu, a to konkrétně ve výrobě dřevěných parket. V roce 2004 se dva společníci, pan Čestný a pan Zdvořilý, ve snaze čelit rostoucí konkurenci rozhodli investovat cca 6 milionů Kč do nové technologie. Při jednání o možnosti získání investičního úvěru od bankovního domu VašeNašeBanka, a.s., se dozvěděli o možnosti čerpat dotace ze Strukturálních fondů Evropské unie. Pan Zdvořilý poté při spanilé jízdě do Prahy získal informace jak o fondech obecně, tak byl panem Mladým z Agentury CzechInvest nasměrován na program Rozvoj, který přesně vyhovoval záměru firmy. Po jistých peripetiích s přípravou podkladů a s různými "poradci" se tedy společníci pustili do přípravy projektu a přes nemalé nesnáze ji nakonec zvládli. Další překážka se objevila v nutnosti zaplatit alespoň polovinu ceny nakupované technologie, což znamenalo získat velmi rychle příslib bankovního úvěru, a to nebylo vzhledem k blížícímu se termínu podání žádosti o dotaci do programu Rozvoj nic jednoduchého. Nečekaně náročné bylo i samotné formální podání žádosti. Štěstí však nakonec firmu Čestný, s.r.o., neopustilo, a žádost i se všemi náležitostmi odevzdali včas.
Klíčové faktory úspěchu
udělat si minimálně jednu kompletní kopii žádosti a projektu (tedy nejen stran, které si lze znovu vytisknout, ale i všech příloh a dokladů) - umožňuje přehled o tom, co přesně bylo v projektu i žádosti uvedeno,
připravit se na možnost výzvy k doplnění údajů, příloh či nějaké změně, které mají velmi krátké lhůty, ale jejichž nesplnění může znamenat vyřazení projektu (často přitom nestačí oznámit je e-mailem nebo dopisem, většinou je nutno vyplnit formulář a zajistit podpis statutárního zástupce),
využít času od podání projektu do podpisu smlouvy, který je poměrně dlouhý a u velkých projektů to může být až rok, k přípravě podkladů a dokumentů potřebných pro podpis smlouvy (zejména u stavebních projektů),
pečlivě prostudovat podmínky výběrového řízení, mj. i toho, kdy a jak je možno řízení nejdříve provést (jestli už po podání žádostí, nebo až po podpisu smlouvy),
zjistit odhad doby administrace a hodnocení žádosti i toho, kdy nejdříve by mohla být podepsána smlouva o poskytnutí dotace - většinou jde o měsíce, u větších projektů ale třeba i rok (značné prodloužení "čekacích lhůt" se předpokládá i v případě výzev s výrazným převisem nabídky nad poptávkou),
připravit harmonogram projektu, který udává, kdy bude realizován jaký krok, a to nejlépe ve flexibilní podobě, která v případě zpoždění ve schvalování žádostí umožní posuny,
seznámit se s podmínkami uznatelnosti nákladů a výdajů projektu - v některých programech platí uznatelnost nákladů již od data podání, resp. registrace žádosti, v jiných až od podpisu smlouvy,
vést si evidenci všech nákladů spojených s projektem, byť z hlediska dotačního programu nejsou neuznatelné, a to jak pro celkovou představu o efektivitě získané dotace, tak jako podklad pro rozhodování, zda vše zařizovat ve vlastní režii nebo využít služeb poradce,
vytvořit projektový tým ideálně složený z odborníků na různé oblasti (ekonomika a účetnictví, lidské zdroje, právní náležitosti, provoz/výroba), minimálně však určit osobu, která bude mít za realizaci projektu odpovědnost vůči vedení podniku nebo jeho majitelům.
Jan Havránek
RAVEN Consulting
7. část: Projekt začíná - recept na úspěšný start
Žádost tedy nakonec úspěšně skončila tam, kde měla, ač to bylo podání opravdu infarktové, jak prohlásil druhý den na mimořádné poradě pan Čestný: "Od nynějška můžeme ve firmě místo tradičního rčení za pět minut dvanáct klidně zavést za dvě minuty dvanáct." Pan Zdvořilý až tak humorem nesršel a neopomněl připomenout, že je podání žádosti o dotaci kromě nervů a stresu stálo také 50 tisíc na opravu havarovaného firemního vozidla. Naopak slečna Zvídavá vypadala velmi spokojeně - na poradu si přinesla dovolenku na následující tři týdny s tím, že by chtěla s přítelem vyrazit na okružní cestu po Thajsku. Šéfům připomněla i jejich slib, že by přesčasy strávené nad projektem měla dostat proplaceny v mimořádném termínu hned po podání žádosti. A s ohledem na rozšířenou náplň práce týkající se projektu přednesla současně i návrh na zvýšení platu.
NIC NENÍ ZADARMO
s ohledem na zásluhy slečny Zvídavé oba společníci nemohli než se všemi jejími požadavky souhlasit. Když se ovšem po poradě pokusili odhadnout, kolik by jí měli v rámci přesčasů vyplatit a o kolik do budoucna narostou mzdové náklady firmy, byla jejich radost menší. Úvahy na dané téma je přivedly k rozhodnutí pokusit se o vyčíslení toho, na kolik je zatím přišly náklady spojené s podáním žádosti o dotaci z EU. A nestačili se divit. Přestože vše přepočítali dvakrát, bylo jasné, že jen do této chvíle představovaly kompletní náklady na podání žádosti o dotaci více než 100 tisíc korun. A dotace byla zatím v nedohlednu!
Současně si uvědomili, že do provedené kalkulace nezahrnuli svůj vlastní čas, který na věci strávili - jinak by ta částka narostla možná až na dvojnásobek. Když si navíc připomněli horu papírů a nevyřízených e-mailů, která čeká každého z nich na stole, i přesunutých schůzek, shodli se, že pokud by se pro něco podobného rozhodli příště, skoro by se vyplatilo nechat vše udělat někoho jiného.
ZMĚNA JE ŽIVOT, ŽIVOT JE ZMĚNA
Slečna Zvídavá si v pátek odpoledne vyzvedla obálku s proplacenými přesčasy a s pány Čestným a Zdvořilým se před odletem na dovolenou vesele rozloučila. Při pohledu na ni si i oba společníci uvědomili, že by neškodilo trochu si oddechnout, a dohodli se, že si vyberou pár dnů volna. Po týdnu příjemně stráveném u vody a na golfových greenech je ale ve firmě čekalo velmi nemilé překvapení.
Mezi další horou pošty byl i dopis z CzechInvestu, který, jak správně odhadl pan Čestný "asi nebude o přidělení dotace". V dopise jim bylo stroze oznámeno, že k jejich žádosti o dotaci byl přiložen špatný finanční formulář a že je tedy třeba dodat aktualizovaný - to vše do deseti dnů od obdržení dopisu. Času opravdu nebylo nazbyt. Pan Zdvořilý už už zvedal telefon, že tím pověří osvědčenou slečnu Zvídavou, když si uvědomil, že ta touto dobou relaxuje kdesi na druhé straně zeměkoule. Pro jistotu tedy zavolal panu Mladému z CzechInvestu s dotazem, jak se k dopisu mají postavit a jak je to naléhavé.
ROLI HRAJÍ I FORMALITY
Pan Mladý se sice omluvil, že jde vlastně jen o formální záležitost, ale zároveň upozornil, že je třeba vyřešit ji ve stanoveném termínu, protože jinak hrozí riziko ztráty dotace, respektive vyřazení žádosti z formálních důvodů. To samozřejmě žádný ze společníků nechtěl riskovat, zejména při vědomí, co již do žádosti investovali.
Po bleskové poradě se tedy pan Čestný a Zdvořilý shodli na tom, že si musí poradit sami, případně s pomocí poradce pana Odpovědného. Při procházení podkladů k žádosti však s hrůzou zjistili, že vlastně nemají žádnou kopii celého projektu, protože havárií poničená kopie skončila ve skartovačce. Potřebný formulář finančního zdraví firmy tak nebyl k dispozici. Utuženi předchozími problémy nepropadli panice a začali zkoumat počítač slečny Zvídavé, kde by podle jejich názoru mohli najít elektronickou podobu dokumentu. Hledali však bez úspěchu. Příslušný soubor nikde na disku nebyl a ani technik, kterého přivolali, nepořídil. Nezbylo tedy než zavolat slečně Zvídavé na druhý konec světa. Její mobilní telefon však byl celý den nedostupný, takže nervozita začala mírně stoupat. Naštěstí se dovolali druhý den a zjistili, že problém byl jen v názvu souboru, pod nímž měla slečna Zvídavá formulář uložený. S menší pomocí pana Odpovědného se jim ho podařilo zdárně vyplnit a v termínu odeslat.
KONEC DOBRÝ, VŠECHNO DOBRÉ
Po dodání správného formuláře ovšem následovalo dlouhé období ticha. Pan Čestný se přibližně po dvou měsících dokonce přestal den co den ptát, zda dorazila nějaká pošta z CzechInvestu, a ani pan Zdvořilý už nevolal každý týden panu Mladému do CzechInvestu, zda je něco nového. Počáteční značný optimismus obou společníků se tak postupně měnil v optimismus opatrný a posléze dospěl až k lehkému pesimismu, který podporovaly i nepříjemné zákulisní zprávy o tom, že bude podpořen jen každý sedmý projekt. "To je horší než u přijímacích zkoušek na vejšku," naříkal pan Čestný, když od dramatického podání žádosti o dotaci uplynulo více než čtvrt roku. Rozhodující informace dorazila firmě Čestný teprve za další měsíc, tedy po čtyřech měsících od uzávěrky příjmu projektů. Dlouhé čekání a nejistota však byla vyvážena pozitivní informací - společníci měli konečně v rukou důkaz o tom, že jejich snažení bylo korunováno úspěchem. Jejich projekt byl vybrán mezi ty, které získaly podporu.
Pan Zdvořilý hned zavolal slečnu Zvídavou a pan Čestný vyslal sekretářku pro šampaňské. Ovšem po krátkém a stručném přípitku "Tak na tu naši dotaci!" následovala první pracovní porada nad harmonogramem realizace schváleného projektu. A hned na začátku se jako první etapa červeně skvěl nadpis "Výběrové řízení". Ale o tom až v příštím dílu.
Příště:
Jak nepokazit výběrové řízení a neztratit tak dotaci.
Dotační příběh firmy Čestný
(shrnutí dosavadního děje)
Společnost Čestný, s.r.o., již 12 let podniká ve dřevozpracujícím průmyslu, a to konkrétně ve výrobě dřevěných parket. V roce 2004 se dva společníci, pan Čestný a pan Zdvořilý, ve snaze čelit rostoucí konkurenci rozhodli investovat cca 6 milionů Kč do nové technologie. Při jednání o možnosti získání investičního úvěru od bankovního domu VašeNašeBanka, a.s., se dozvěděli o možnosti čerpat dotace ze Strukturálních fondů Evropské unie. Pan Zdvořilý poté při spanilé jízdě do Prahy získal informace jak o fondech obecně, tak byl panem Mladým z Agentury CzechInvest nasměrován na program Rozvoj, který přesně vyhovoval záměru firmy. Po jistých peripetiích s přípravou podkladů a s různými "poradci" se tedy společníci pustili do přípravy projektu a přes nemalé nesnáze ji nakonec zvládli. Další překážka se objevila v nutnosti zaplatit alespoň polovinu ceny nakupované technologie, což znamenalo získat velmi rychle příslib bankovního úvěru, a to nebylo vzhledem k blížícímu se termínu podání žádosti o dotaci do programu Rozvoj nic jednoduchého. Nečekaně náročné bylo i samotné formální podání žádosti. Štěstí však nakonec firmu Čestný, s.r.o., neopustilo, a žádost i se všemi náležitostmi odevzdali včas.
Klíčové faktory úspěchu
udělat si minimálně jednu kompletní kopii žádosti a projektu (tedy nejen stran, které si lze znovu vytisknout, ale i všech příloh a dokladů) - umožňuje přehled o tom, co přesně bylo v projektu i žádosti uvedeno,
připravit se na možnost výzvy k doplnění údajů, příloh či nějaké změně, které mají velmi krátké lhůty, ale jejichž nesplnění může znamenat vyřazení projektu (často přitom nestačí oznámit je e-mailem nebo dopisem, většinou je nutno vyplnit formulář a zajistit podpis statutárního zástupce),
využít času od podání projektu do podpisu smlouvy, který je poměrně dlouhý a u velkých projektů to může být až rok, k přípravě podkladů a dokumentů potřebných pro podpis smlouvy (zejména u stavebních projektů),
pečlivě prostudovat podmínky výběrového řízení, mj. i toho, kdy a jak je možno řízení nejdříve provést (jestli už po podání žádostí, nebo až po podpisu smlouvy),
zjistit odhad doby administrace a hodnocení žádosti i toho, kdy nejdříve by mohla být podepsána smlouva o poskytnutí dotace - většinou jde o měsíce, u větších projektů ale třeba i rok (značné prodloužení "čekacích lhůt" se předpokládá i v případě výzev s výrazným převisem nabídky nad poptávkou),
připravit harmonogram projektu, který udává, kdy bude realizován jaký krok, a to nejlépe ve flexibilní podobě, která v případě zpoždění ve schvalování žádostí umožní posuny,
seznámit se s podmínkami uznatelnosti nákladů a výdajů projektu - v některých programech platí uznatelnost nákladů již od data podání, resp. registrace žádosti, v jiných až od podpisu smlouvy,
vést si evidenci všech nákladů spojených s projektem, byť z hlediska dotačního programu nejsou neuznatelné, a to jak pro celkovou představu o efektivitě získané dotace, tak jako podklad pro rozhodování, zda vše zařizovat ve vlastní režii nebo využít služeb poradce,
vytvořit projektový tým ideálně složený z odborníků na různé oblasti (ekonomika a účetnictví, lidské zdroje, právní náležitosti, provoz/výroba), minimálně však určit osobu, která bude mít za realizaci projektu odpovědnost vůči vedení podniku nebo jeho majitelům.
Jan Havránek
RAVEN Consulting
