9. část: Jak zajistit kompletní realizaci projektu, co představuje dotační management
V posledním dílu Dotační kuchařky jsme zástupce firmy Čestný opustili těsně před uzavřením smlouvy s vítězným dodavatelem, který vzešel z výběrového řízení. Jelikož to proběhlo přesně podle pravidel dotačního programu, nic již nebrání realizaci projektu. Majitelé firmy nyní pouze čekají na podpis smlouvy o poskytnutí dotace s ministerstvem průmyslu a obchodu, resp. tzv. Podmínek o poskytnutí dotace. Pan Mladý z CzechInvestu ujistil netrpělivého pana Čestného, že materiál je již na cestě, za několik dnů opravdu nastala dlouho očekávaná chvíle - společnost Čestný, s.r.o., získala oficiálně zpečetěný příslib dotace.
Podmínky nepatří do šuplíku...
Pan Zdvořilý si spolu s panem Čestným Podmínky letmo prohlédli, podepsali je a poté každý z nich založil svoji kopii do šuplíku psacího stolu. Uběhlo několik týdnů, když slečna Zvídavá potkala v MHD bývalou spolužačku Svědomitou, která jí barvitě vylíčila, že má v zaměstnání na starosti několik projektů financovaných z Evropské unie, jak je administrativa k těmto projektům náročná a že se rozhodně nevyplatí ji podceňovat, protože u jednoho projektu jim kvůli několika chybám, byť drobným, nakonec dotace nebyla vůbec vyplacena.
Slečna Zvídavá zapátrala v paměti a vzpomněla si, že pan Čestný před časem podepisoval jakési Podmínky poskytnutí dotace. "No to je přesně ono," potvrdila jí slečna Svědomitá, "právě tam se dočtete o veškerých povinnostech a úkolech. A pokud jste to ještě neudělali, máte nejvyšší čas s tím začít - a můžete se jen modlit, že jste už nějaké povinnosti nezanedbali!"
Slečna Zvídavá tak hned po příchodu do práce vtrhla plna nervozity do kanceláře svých šéfů pana Čestného a Zdvořilého. Oba ji nejdříve překvapeně nechali vydýchat a následně vyprávět znepokojivé ranní zážitky. Pan Zdvořilý začal okamžitě prohledávat šuplíky a v zápětí vytáhl hledané Podmínky poskytnutí dotace. Tentokrát je začali pročítat detailně.
... PLYNOU Z NICH POVINNOSTI
Po dokonalém prostudování měli všichni tři hlavu k prasknutí. Pan Čestný si vzpomněl, že již při podávání žádosti o dotaci byl upozorňován na tzv. dotační management a monitoring, neboli na povinnosti vyplývající z Podmínek, nicméně se tehdy domníval, že půjde jen o formality. Skutečnost je však jiná.
Jako první se z překvapení vzpamatovala slečna Zvídavá, která se iniciativně rozhodla, že vezme vše do svých rukou. Začala si proto Podmínky jednu po druhé pročítat a současně zaznamenávat z nich plynoucí konkrétní povinnosti, a to včetně termínů jejich plnění.
První povinností bylo vedení analytického účetnictví souvisejícího s projektem. Slečna Zvídavá se v účtování až tak nevyznala, ale vzpomněla si, že jde o jakési účetní rozlišení například jednotlivých výrobků, takže by jejich účetní měla vědět, jak je zajistit. Přesto se však rozhodla konzultovat věc s panem Mladým z CzechInvestu, od něhož se dozvěděla, že musí účtovat na zvláštní analytické účty nebo samostatné hospodářské středisko či ve finančním deníku projektu. Tuto informaci tedy předala účetní, která přislíbila, že si s tím nějak poradí, jen je třeba na každý relevantní doklad výslovně uvést, že je financován v rámci projektu.
Oříšek v podobě uznatelnosti nákladů
Dalším oříškem byla kontrola uznatelnosti nákladů. Podle Podmínek bylo zřejmé, že náklady jsou považovány za uznatelné až od termínu registrace žádosti o projekt, tzn. že veškeré faktury musí být vystaveny až po tomto datu. Po kontrole si slečna Zvídavá oddychla - v tomto ohledu byly všechny faktury vztahující se k projektu v pořádku. Následně je však porovnala s rozpočtem a zjistila, že v jedné kapitole představují náklady mnohem vyšší částku, než jaká je u této kapitoly uvedena v rozpočtu. Zvídavá slečna Zvídavá si však naštěstí vzpomněla, že kdesi v Podmínkách se píše i o přesunu prostředků mezi rozpočtovými kapitolami. Ihned si tedy vzala dokument k ruce a její nervozita postupně opadala - dočetla se totiž, že když se celková výše rozpočtu nemění a překročení v rámci rozpočtu nepřesáhne u jednotlivé kapitoly více než 20 % této kapitoly, lze přesun tolerovat. V případě, že přesuny prostředků mezi kapitolami přesahují uvedený limit, musí přesun schválit implementační agentura, a to na základě předložené žádosti. Bez schválení nelze takové navýšení rozpočtové položky považovat za uznatelný náklad. S kalkulačkou v ruce slečna Zvídavá spočítala, že v jejich případě není navýšení u dané rozpočtové kapitoly vyšší než zmíněných 20 %. A současně se jí podařilo najít jinou kapitolu, ve které by společnost mohla uspořit a z jejích zdrojů použít prostředky na navýšenou kapitolu - ani v tomto případě naštěstí částka nepřekročila 20% limit.
ÚKOL ZVANÝ PUBLICITA
Neméně důležitým poznatkem bylo pro slečnu Zvídavou zjištění, že by firma Čestný jako příjemce dotace měla zajistit propagaci projektu, a to podle pravidel pro publicitu v rámci daného programu. Ihned tedy sedla k počítači, na stránkách CzechInvestu si ta pravidla našla a pustila se do čtení. Dozvěděla se, že pro jejich projekt je nejvhodnější použít pamětní desku, a seznámila se i s jejími povinnými prvky, jako je například logo EU, informace, že projekt je spolufinancován ze státního rozpočtu a strukturálních fondů ES prostřednictvím Ministerstva průmyslu a obchodu ČR atd. Vzhledem k tomu, že se necítila nijak graficky zdatná, rozhodla se však slečna Zvídavá využít služeb specializované grafické společnosti. Pan Čestný s panem Zdvořilým samozřejmě souhlasili - nejenže chtěli, aby pamětní deska vypadala co nejlépe, ale zároveň si všimli, že publicita je uznatelným výdajem pouze v případě, že je vytvořena externími a nikoliv vlastními silami.
Kontroly se týkají i dodavatele!
Spíše informativně si slečna Zvídavá pročetla také část o veškerých kontrolních orgánech, které mohou provést kontrolu účetnictví a fyzické realizace projektu. Zde ji zarazila zejména jedna věc - v Podmínkách stálo, že jako příjemce dotace je firma Čestný povinna zajistit prostřednictvím smlouvy s dodavatelem, aby i on poskytl součinnost při provádění kontroly kontrolním orgánům. O této povinnosti však v průběhu výběrového řízení na dodavatele nikdo z projektového týmu nevěděl, a tím pádem nebyl tento závazek ani zmíněn ve smlouvě s dodavatelem. Slečna Zvídavá se tedy obrátila s dotazem, jak toto opomenutí vyřešit, na pana Mladého z Czechinvestu. A ten jí poradil, aby s dodavatelem buď uzavřeli dodatek ke smlouvě, nebo od něho získali čestné prohlášení, že s touto povinností souhlasí.
Když už si slečna Zvídavá myslela, že má veškeré povinnosti splněny, narazila na pojištění majetku u předmětu projektu, který je považován za uznatelný. Toto pojištění se musí uzavřít proti poškození nebo zničení, a to po dobu pěti let buď ode dne vydání rozhodnutí o poskytnutí dotace, nebo - pokud byl majetek pořízen později - ode dne zařazení tohoto majetku do užívání. Slečna Zvídavá věděla, že jako společnost využívají služby pojištění na veškerý jejich majetek, a proto se obrátila na pojišťovacího agenta, který pojistku na předmět projektu bez problému uzavřel.
Průběžné zprávy by neměly překvapit
Nejpřekvapivější povinnost však pro slečnu Zvídavou vyplynula z informace, že v průběhu realizace projektu odevzdává příjemce implementační agentuře tzv. průběžné zprávy z realizace projektu, které se předkládají vždy pololetně - k 24. lednu a 24. červenci. Slečna Zvídavá se podívala do kalendáře a s hrůzou zjistila, že je 20. prosince, a že už jí tedy moc času na zpracování zprávy nezbývá, hlavně vzhledem k blížícím se Vánocům. Opět se tedy obrátila na spolehlivý zdroj informací a rad v podobě projektového manažera CzechInvestu pana Mladého. A ten jí slíbil, že jí během pár dní zašle e-mailem "předvyplněný" formulář této průběžné zprávy, což se také stalo. Slečna Zvídavá se tak mohla pustit do práce: Do průběžné zprávy napsala, jak se jejich projekt vyvíjí, jak probíhalo výběrové řízení, jakým způsobem je zajištěna publicita, a přidala také informace o plnění závazných a monitorovacích ukazatelů.
Pan Mladý upozornil i na přílohy, které se ke zprávě musejí přiložit, takže je slečna Zvídavá mohla zajistit, a poté už zbývalo jen formulář průběžné zprávy vytisknout, zároveň vypálit i na CD, vše nechat podepsat oběma společníky a odevzdat panu Mladému. A teď už bude jen čekat na případné požadavky na doplnění zprávy či v optimálním případě přímo na její schválení.
Příště: Jak projekt uzavřít a co následuje v tzv. monitorovacím období.
Dotační příběh firmy Čestný
(shrnutí dosavadního děje)
Společnost Čestný, s.r.o., již 12 let podniká ve dřevozpracujícím průmyslu, a to konkrétně ve výrobě dřevěných parket. V roce 2004 se dva společníci, pan Čestný a pan Zdvořilý, ve snaze čelit rostoucí konkurenci rozhodli investovat cca 6 milionů Kč do nové technologie. Při jednání o možnosti získání investičního úvěru od bankovního domu VašeNašeBanka, a.s., se dozvěděli o možnosti čerpat dotace ze Strukturálních fondů Evropské unie. Pan Zdvořilý poté při spanilé jízdě do Prahy získal informace jak o fondech obecně, tak byl panem Mladým z Agentury CzechInvest nasměrován na program Rozvoj, který přesně vyhovoval záměru firmy. Po jistých peripetiích s přípravou podkladů a s různými "poradci" se tedy společníci pustili do přípravy projektu a přes nemalé nesnáze ji nakonec zvládli. Další překážka se objevila v nutnosti zaplatit alespoň polovinu ceny nakupované technologie, což znamenalo získat velmi rychle příslib bankovního úvěru, a to nebylo vzhledem k blížícímu se termínu podání žádosti o dotaci do programu Rozvoj nic jednoduchého. Nečekaně náročné bylo i samotné formální podání žádosti. Štěstí však nakonec firmu Čestný, s.r.o., neopustilo, a žádost i se všemi náležitostmi odevzdali včas. Po třech měsících netrpělivého čekání, jež i nadále provázelo nekonečné dolaďování formalit, bylo rozhodnuto. Projekt byl schválen a firma získala příslib dotace. Následně se úspěšně poprala i s výběrovým řízením, takže může začít s realizací projektu, ale také s administrativou, která ji doprovází a dokonce pokračuje i v následném monitorovacím období.
Jako příjemce dotace je firma Čestný povinna zajistit prostřednictvím smlouvy s dodavatelem projektu, aby i on poskytl součinnost při provádění kontroly příslušným kontrolním orgánům.
Klíčové faktory úspěchu
důkladně nastudovat povinnosti vyplývající z Podmínek poskytnutí dotace, které jsou závazné (u programů, které vydávají i Příručku pro příjemce, důkladně pročíst i tento dokument),
rozhodnout, zda tyto povinnosti bude příjemce dotace hlídat a plnit vlastními silami, nebo využije poradenských služeb - a to buď v plném rozsahu, nebo ve formě konzultací. Výhoda spočívá nejen v přenosu administrativní zátěže, která je vyšší než při zpracování žádosti, ale díky pojištění poradce také v možnosti nárokovat u něj škodu vzniklou při krácení či odebrání dotace,
v případě jakýchkoliv změn v projektu kontaktovat projektového manažera z implementační agentury a následně zpracovat změnu v podobě příslušného formuláře,
publicitu projektu provádět přesně podle pravidel programu, protože požadavky na ni se mohou program od programu výrazně lišit,
předkládat monitorovací zprávy včas a v požadovaném formátu včetně příloh,
průběžně kontrolovat plnění monitorovacích ukazatelů daných smlouvou o přidělení dotace - v případě neplnění ihned kontaktovat projektového manažera z implementační agentury,
dodržovat harmonogram činností projektu, zejména datum zahájení a ukončení projektu - v případě posunu těchto dat je třeba před vznikem této změny informovat projektového manažera implementační agentury,
sledovat uznatelnost nákladů - v některých programech platí již od data podání, resp. registrace žádosti, v jiných až od podpisu smlouvy (na náklady vzniklé předtím, např. na přípravné studie, výzkumy a průzkumy, nelze dotaci nárokovat,
pečlivě hlídat hodnoty jednotlivých rozpočtových kapitol tak, aby při přesunu prostředků mezi jednotlivými kapitolami nedošlo k překročení povoleného procentního limitu (pokud by nadlimitní překročení nebylo povoleno řídícím orgánem, byly by příslušné náklady považovány za neuznatelné),
archivovat veškeré dokumenty související s projektem na jednom místě, a to po dobu nejméně 10 let.
Jan Havránek
Gabriela Matýšková
RAVEN Consulting
V posledním dílu Dotační kuchařky jsme zástupce firmy Čestný opustili těsně před uzavřením smlouvy s vítězným dodavatelem, který vzešel z výběrového řízení. Jelikož to proběhlo přesně podle pravidel dotačního programu, nic již nebrání realizaci projektu. Majitelé firmy nyní pouze čekají na podpis smlouvy o poskytnutí dotace s ministerstvem průmyslu a obchodu, resp. tzv. Podmínek o poskytnutí dotace. Pan Mladý z CzechInvestu ujistil netrpělivého pana Čestného, že materiál je již na cestě, za několik dnů opravdu nastala dlouho očekávaná chvíle - společnost Čestný, s.r.o., získala oficiálně zpečetěný příslib dotace.
Podmínky nepatří do šuplíku...
Pan Zdvořilý si spolu s panem Čestným Podmínky letmo prohlédli, podepsali je a poté každý z nich založil svoji kopii do šuplíku psacího stolu. Uběhlo několik týdnů, když slečna Zvídavá potkala v MHD bývalou spolužačku Svědomitou, která jí barvitě vylíčila, že má v zaměstnání na starosti několik projektů financovaných z Evropské unie, jak je administrativa k těmto projektům náročná a že se rozhodně nevyplatí ji podceňovat, protože u jednoho projektu jim kvůli několika chybám, byť drobným, nakonec dotace nebyla vůbec vyplacena.
Slečna Zvídavá zapátrala v paměti a vzpomněla si, že pan Čestný před časem podepisoval jakési Podmínky poskytnutí dotace. "No to je přesně ono," potvrdila jí slečna Svědomitá, "právě tam se dočtete o veškerých povinnostech a úkolech. A pokud jste to ještě neudělali, máte nejvyšší čas s tím začít - a můžete se jen modlit, že jste už nějaké povinnosti nezanedbali!"
Slečna Zvídavá tak hned po příchodu do práce vtrhla plna nervozity do kanceláře svých šéfů pana Čestného a Zdvořilého. Oba ji nejdříve překvapeně nechali vydýchat a následně vyprávět znepokojivé ranní zážitky. Pan Zdvořilý začal okamžitě prohledávat šuplíky a v zápětí vytáhl hledané Podmínky poskytnutí dotace. Tentokrát je začali pročítat detailně.
... PLYNOU Z NICH POVINNOSTI
Po dokonalém prostudování měli všichni tři hlavu k prasknutí. Pan Čestný si vzpomněl, že již při podávání žádosti o dotaci byl upozorňován na tzv. dotační management a monitoring, neboli na povinnosti vyplývající z Podmínek, nicméně se tehdy domníval, že půjde jen o formality. Skutečnost je však jiná.
Jako první se z překvapení vzpamatovala slečna Zvídavá, která se iniciativně rozhodla, že vezme vše do svých rukou. Začala si proto Podmínky jednu po druhé pročítat a současně zaznamenávat z nich plynoucí konkrétní povinnosti, a to včetně termínů jejich plnění.
První povinností bylo vedení analytického účetnictví souvisejícího s projektem. Slečna Zvídavá se v účtování až tak nevyznala, ale vzpomněla si, že jde o jakési účetní rozlišení například jednotlivých výrobků, takže by jejich účetní měla vědět, jak je zajistit. Přesto se však rozhodla konzultovat věc s panem Mladým z CzechInvestu, od něhož se dozvěděla, že musí účtovat na zvláštní analytické účty nebo samostatné hospodářské středisko či ve finančním deníku projektu. Tuto informaci tedy předala účetní, která přislíbila, že si s tím nějak poradí, jen je třeba na každý relevantní doklad výslovně uvést, že je financován v rámci projektu.
Oříšek v podobě uznatelnosti nákladů
Dalším oříškem byla kontrola uznatelnosti nákladů. Podle Podmínek bylo zřejmé, že náklady jsou považovány za uznatelné až od termínu registrace žádosti o projekt, tzn. že veškeré faktury musí být vystaveny až po tomto datu. Po kontrole si slečna Zvídavá oddychla - v tomto ohledu byly všechny faktury vztahující se k projektu v pořádku. Následně je však porovnala s rozpočtem a zjistila, že v jedné kapitole představují náklady mnohem vyšší částku, než jaká je u této kapitoly uvedena v rozpočtu. Zvídavá slečna Zvídavá si však naštěstí vzpomněla, že kdesi v Podmínkách se píše i o přesunu prostředků mezi rozpočtovými kapitolami. Ihned si tedy vzala dokument k ruce a její nervozita postupně opadala - dočetla se totiž, že když se celková výše rozpočtu nemění a překročení v rámci rozpočtu nepřesáhne u jednotlivé kapitoly více než 20 % této kapitoly, lze přesun tolerovat. V případě, že přesuny prostředků mezi kapitolami přesahují uvedený limit, musí přesun schválit implementační agentura, a to na základě předložené žádosti. Bez schválení nelze takové navýšení rozpočtové položky považovat za uznatelný náklad. S kalkulačkou v ruce slečna Zvídavá spočítala, že v jejich případě není navýšení u dané rozpočtové kapitoly vyšší než zmíněných 20 %. A současně se jí podařilo najít jinou kapitolu, ve které by společnost mohla uspořit a z jejích zdrojů použít prostředky na navýšenou kapitolu - ani v tomto případě naštěstí částka nepřekročila 20% limit.
ÚKOL ZVANÝ PUBLICITA
Neméně důležitým poznatkem bylo pro slečnu Zvídavou zjištění, že by firma Čestný jako příjemce dotace měla zajistit propagaci projektu, a to podle pravidel pro publicitu v rámci daného programu. Ihned tedy sedla k počítači, na stránkách CzechInvestu si ta pravidla našla a pustila se do čtení. Dozvěděla se, že pro jejich projekt je nejvhodnější použít pamětní desku, a seznámila se i s jejími povinnými prvky, jako je například logo EU, informace, že projekt je spolufinancován ze státního rozpočtu a strukturálních fondů ES prostřednictvím Ministerstva průmyslu a obchodu ČR atd. Vzhledem k tomu, že se necítila nijak graficky zdatná, rozhodla se však slečna Zvídavá využít služeb specializované grafické společnosti. Pan Čestný s panem Zdvořilým samozřejmě souhlasili - nejenže chtěli, aby pamětní deska vypadala co nejlépe, ale zároveň si všimli, že publicita je uznatelným výdajem pouze v případě, že je vytvořena externími a nikoliv vlastními silami.
Kontroly se týkají i dodavatele!
Spíše informativně si slečna Zvídavá pročetla také část o veškerých kontrolních orgánech, které mohou provést kontrolu účetnictví a fyzické realizace projektu. Zde ji zarazila zejména jedna věc - v Podmínkách stálo, že jako příjemce dotace je firma Čestný povinna zajistit prostřednictvím smlouvy s dodavatelem, aby i on poskytl součinnost při provádění kontroly kontrolním orgánům. O této povinnosti však v průběhu výběrového řízení na dodavatele nikdo z projektového týmu nevěděl, a tím pádem nebyl tento závazek ani zmíněn ve smlouvě s dodavatelem. Slečna Zvídavá se tedy obrátila s dotazem, jak toto opomenutí vyřešit, na pana Mladého z Czechinvestu. A ten jí poradil, aby s dodavatelem buď uzavřeli dodatek ke smlouvě, nebo od něho získali čestné prohlášení, že s touto povinností souhlasí.
Když už si slečna Zvídavá myslela, že má veškeré povinnosti splněny, narazila na pojištění majetku u předmětu projektu, který je považován za uznatelný. Toto pojištění se musí uzavřít proti poškození nebo zničení, a to po dobu pěti let buď ode dne vydání rozhodnutí o poskytnutí dotace, nebo - pokud byl majetek pořízen později - ode dne zařazení tohoto majetku do užívání. Slečna Zvídavá věděla, že jako společnost využívají služby pojištění na veškerý jejich majetek, a proto se obrátila na pojišťovacího agenta, který pojistku na předmět projektu bez problému uzavřel.
Průběžné zprávy by neměly překvapit
Nejpřekvapivější povinnost však pro slečnu Zvídavou vyplynula z informace, že v průběhu realizace projektu odevzdává příjemce implementační agentuře tzv. průběžné zprávy z realizace projektu, které se předkládají vždy pololetně - k 24. lednu a 24. červenci. Slečna Zvídavá se podívala do kalendáře a s hrůzou zjistila, že je 20. prosince, a že už jí tedy moc času na zpracování zprávy nezbývá, hlavně vzhledem k blížícím se Vánocům. Opět se tedy obrátila na spolehlivý zdroj informací a rad v podobě projektového manažera CzechInvestu pana Mladého. A ten jí slíbil, že jí během pár dní zašle e-mailem "předvyplněný" formulář této průběžné zprávy, což se také stalo. Slečna Zvídavá se tak mohla pustit do práce: Do průběžné zprávy napsala, jak se jejich projekt vyvíjí, jak probíhalo výběrové řízení, jakým způsobem je zajištěna publicita, a přidala také informace o plnění závazných a monitorovacích ukazatelů.
Pan Mladý upozornil i na přílohy, které se ke zprávě musejí přiložit, takže je slečna Zvídavá mohla zajistit, a poté už zbývalo jen formulář průběžné zprávy vytisknout, zároveň vypálit i na CD, vše nechat podepsat oběma společníky a odevzdat panu Mladému. A teď už bude jen čekat na případné požadavky na doplnění zprávy či v optimálním případě přímo na její schválení.
Příště: Jak projekt uzavřít a co následuje v tzv. monitorovacím období.
Dotační příběh firmy Čestný
(shrnutí dosavadního děje)
Společnost Čestný, s.r.o., již 12 let podniká ve dřevozpracujícím průmyslu, a to konkrétně ve výrobě dřevěných parket. V roce 2004 se dva společníci, pan Čestný a pan Zdvořilý, ve snaze čelit rostoucí konkurenci rozhodli investovat cca 6 milionů Kč do nové technologie. Při jednání o možnosti získání investičního úvěru od bankovního domu VašeNašeBanka, a.s., se dozvěděli o možnosti čerpat dotace ze Strukturálních fondů Evropské unie. Pan Zdvořilý poté při spanilé jízdě do Prahy získal informace jak o fondech obecně, tak byl panem Mladým z Agentury CzechInvest nasměrován na program Rozvoj, který přesně vyhovoval záměru firmy. Po jistých peripetiích s přípravou podkladů a s různými "poradci" se tedy společníci pustili do přípravy projektu a přes nemalé nesnáze ji nakonec zvládli. Další překážka se objevila v nutnosti zaplatit alespoň polovinu ceny nakupované technologie, což znamenalo získat velmi rychle příslib bankovního úvěru, a to nebylo vzhledem k blížícímu se termínu podání žádosti o dotaci do programu Rozvoj nic jednoduchého. Nečekaně náročné bylo i samotné formální podání žádosti. Štěstí však nakonec firmu Čestný, s.r.o., neopustilo, a žádost i se všemi náležitostmi odevzdali včas. Po třech měsících netrpělivého čekání, jež i nadále provázelo nekonečné dolaďování formalit, bylo rozhodnuto. Projekt byl schválen a firma získala příslib dotace. Následně se úspěšně poprala i s výběrovým řízením, takže může začít s realizací projektu, ale také s administrativou, která ji doprovází a dokonce pokračuje i v následném monitorovacím období.
Jako příjemce dotace je firma Čestný povinna zajistit prostřednictvím smlouvy s dodavatelem projektu, aby i on poskytl součinnost při provádění kontroly příslušným kontrolním orgánům.
Klíčové faktory úspěchu
důkladně nastudovat povinnosti vyplývající z Podmínek poskytnutí dotace, které jsou závazné (u programů, které vydávají i Příručku pro příjemce, důkladně pročíst i tento dokument),
rozhodnout, zda tyto povinnosti bude příjemce dotace hlídat a plnit vlastními silami, nebo využije poradenských služeb - a to buď v plném rozsahu, nebo ve formě konzultací. Výhoda spočívá nejen v přenosu administrativní zátěže, která je vyšší než při zpracování žádosti, ale díky pojištění poradce také v možnosti nárokovat u něj škodu vzniklou při krácení či odebrání dotace,
v případě jakýchkoliv změn v projektu kontaktovat projektového manažera z implementační agentury a následně zpracovat změnu v podobě příslušného formuláře,
publicitu projektu provádět přesně podle pravidel programu, protože požadavky na ni se mohou program od programu výrazně lišit,
předkládat monitorovací zprávy včas a v požadovaném formátu včetně příloh,
průběžně kontrolovat plnění monitorovacích ukazatelů daných smlouvou o přidělení dotace - v případě neplnění ihned kontaktovat projektového manažera z implementační agentury,
dodržovat harmonogram činností projektu, zejména datum zahájení a ukončení projektu - v případě posunu těchto dat je třeba před vznikem této změny informovat projektového manažera implementační agentury,
sledovat uznatelnost nákladů - v některých programech platí již od data podání, resp. registrace žádosti, v jiných až od podpisu smlouvy (na náklady vzniklé předtím, např. na přípravné studie, výzkumy a průzkumy, nelze dotaci nárokovat,
pečlivě hlídat hodnoty jednotlivých rozpočtových kapitol tak, aby při přesunu prostředků mezi jednotlivými kapitolami nedošlo k překročení povoleného procentního limitu (pokud by nadlimitní překročení nebylo povoleno řídícím orgánem, byly by příslušné náklady považovány za neuznatelné),
archivovat veškeré dokumenty související s projektem na jednom místě, a to po dobu nejméně 10 let.
Jan Havránek
Gabriela Matýšková
RAVEN Consulting
