9. část: Jak zajistit kompletní realizaci projektu, co představuje dotační management
V posledním dílu Dotační kuchařky jsme zástupce firmy Čestný opustili těsně před uzavřením smlouvy s vítězným dodavatelem, který vzešel z výběrového řízení. Jelikož to proběhlo přesně podle pravidel dotačního programu, nic již nebrání realizaci projektu. Majitelé firmy nyní pouze čekají na podpis smlouvy o poskytnutí dotace s ministerstvem průmyslu a obchodu, resp. tzv. Podmínek o poskytnutí dotace. Pan Mladý z CzechInvestu ujistil netrpělivého pana Čestného, že materiál je již na cestě, za několik dnů opravdu nastala dlouho očekávaná chvíle - společnost Čestný, s.r.o., získala oficiálně zpečetěný příslib dotace.
Podmínky nepatří do šuplíku...
Pan Zdvořilý si spolu s panem Čestným Podmínky letmo prohlédli, podepsali je a poté každý z nich založil svoji kopii do šuplíku psacího stolu. Uběhlo několik týdnů, když slečna Zvídavá potkala v MHD bývalou spolužačku Svědomitou, která jí barvitě vylíčila, že má v zaměstnání na starosti několik projektů financovaných z Evropské unie, jak je administrativa k těmto projektům náročná a že se rozhodně nevyplatí ji podceňovat, protože u jednoho projektu jim kvůli několika chybám, byť drobným, nakonec dotace nebyla vůbec vyplacena.
Slečna Zvídavá zapátrala v paměti a vzpomněla si, že pan Čestný před časem podepisoval jakési Podmínky poskytnutí dotace. "No to je přesně ono," potvrdila jí slečna Svědomitá, "právě tam se dočtete o veškerých povinnostech a úkolech. A pokud jste to ještě neudělali, máte nejvyšší čas s tím začít - a můžete se jen modlit, že jste už nějaké povinnosti nezanedbali!"
Slečna Zvídavá tak hned po příchodu do práce vtrhla plna nervozity do kanceláře svých šéfů pana Čestného a Zdvořilého. Oba ji nejdříve překvapeně nechali vydýchat a následně vyprávět znepokojivé ranní zážitky. Pan Zdvořilý začal okamžitě prohledávat šuplíky a v zápětí vytáhl hledané Podmínky poskytnutí dotace. Tentokrát je začali pročítat detailně.
... PLYNOU Z NICH POVINNOSTI
Po dokonalém prostudování měli všichni tři hlavu k prasknutí. Pan Čestný si vzpomněl, že již při podávání žádosti o dotaci byl upozorňován na tzv. dotační management a monitoring, neboli na povinnosti vyplývající z Podmínek, nicméně se tehdy domníval, že půjde jen o formality. Skutečnost je však jiná.
Jako první se z překvapení vzpamatovala slečna Zvídavá, která se iniciativně rozhodla, že vezme vše do svých rukou. Začala si proto Podmínky jednu po druhé pročítat a současně zaznamenávat z nich plynoucí konkrétní povinnosti, a to včetně termínů jejich plnění.
První povinností bylo vedení analytického účetnictví souvisejícího s projektem. Slečna Zvídavá se v účtování až tak nevyznala, ale vzpomněla si, že jde o jakési účetní rozlišení například jednotlivých výrobků, takže by jejich účetní měla vědět, jak je zajistit. Přesto se však rozhodla konzultovat věc s panem Mladým z CzechInvestu, od něhož se dozvěděla, že musí účtovat na zvláštní analytické účty nebo samostatné hospodářské středisko či ve finančním deníku projektu. Tuto informaci tedy předala účetní, která přislíbila, že si s tím nějak poradí, jen je třeba na každý relevantní doklad výslovně uvést, že je financován v rámci projektu.
Oříšek v podobě uznatelnosti nákladů
Dalším oříškem byla kontrola uznatelnosti nákladů. Podle Podmínek bylo zřejmé, že náklady jsou považovány za uznatelné až od termínu registrace žádosti o projekt, tzn. že veškeré faktury musí být vystaveny až po tomto datu. Po kontrole si slečna Zvídavá oddychla - v tomto ohledu byly všechny faktury vztahující se k projektu v pořádku. Následně je však porovnala s rozpočtem a zjistila, že v jedné kapitole představují náklady mnohem vyšší částku, než jaká je u této kapitoly uvedena v rozpočtu. Zvídavá slečna Zvídavá si však naštěstí vzpomněla, že kdesi v Podmínkách se píše i o přesunu prostředků mezi rozpočtovými kapitolami. Ihned si tedy vzala dokument k ruce a její nervozita postupně opadala - dočetla se totiž, že když se celková výše rozpočtu nemění a překročení v rámci rozpočtu nepřesáhne u jednotlivé kapitoly více než 20 % této kapitoly, lze přesun tolerovat. V případě, že přesuny prostředků mezi kapitolami přesahují uvedený limit, musí přesun schválit implementační agentura, a to na základě předložené žádosti. Bez schválení nelze takové navýšení rozpočtové položky považovat za uznatelný náklad. S kalkulačkou v ruce slečna Zvídavá spočítala, že v jejich případě není navýšení u dané rozpočtové kapitoly vyšší než zmíněných 20 %. A současně se jí podařilo najít jinou kapitolu, ve které by společnost mohla uspořit a z jejích zdrojů použít prostředky na navýšenou kapitolu - ani v tomto případě naštěstí částka nepřekročila 20% limit.
ÚKOL ZVANÝ PUBLICITA
Neméně důležitým poznatkem bylo pro slečnu Zvídavou zjištění, že by firma Čestný jako příjemce dotace měla zajistit propagaci projektu, a to podle pravidel pro publicitu v rámci daného programu. Ihned tedy sedla k počítači, na stránkách CzechInvestu si ta pravidla našla a pustila se do čtení. Dozvěděla se, že pro jejich projekt je nejvhodnější použít pamětní desku, a seznámila se i s jejími povinnými prvky, jako je například logo EU, informace, že projekt je spolufinancován ze státního rozpočtu a strukturálních fondů ES prostřednictvím Ministerstva průmyslu a obchodu ČR atd. Vzhledem k tomu, že se necítila nijak graficky zdatná, rozhodla se však slečna Zvídavá využít služeb specializované grafické společnosti. Pan Čestný s panem Zdvořilým samozřejmě souhlasili - nejenže chtěli, aby pamětní deska vypadala co nejlépe, ale zároveň si všimli, že publicita je uznatelným výdajem pouze v případě, že je vytvořena externími a nikoliv vlastními silami.
Kontroly se týkají i dodavatele!
Spíše informativně si slečna Zvídavá pročetla také část o veškerých kontrolních orgánech, které mohou provést kontrolu účetnictví a fyzické realizace projektu. Zde ji zarazila zejména jedna věc - v Podmínkách stálo, že jako příjemce dotace je firma Čestný povinna zajistit prostřednictvím smlouvy s dodavatelem, aby i on poskytl součinnost při provádění kontroly kontrolním orgánům. O této povinnosti však v průběhu výběrového řízení na dodavatele nikdo z projektového týmu nevěděl, a tím pádem nebyl tento závazek ani zmíněn ve smlouvě s dodavatelem. Slečna Zvídavá se tedy obrátila s dotazem, jak toto opomenutí vyřešit, na pana Mladého z Czechinvestu. A ten jí poradil, aby s dodavatelem buď uzavřeli dodatek ke smlouvě, nebo od něho získali čestné prohlášení, že s touto povinností souhlasí.
Když už si slečna Zvídavá myslela, že má veškeré povinnosti splněny, narazila na pojištění majetku u předmětu projektu, který je považován za uznatelný. Toto pojištění se musí uzavřít proti poškození nebo zničení, a to po dobu pěti let buď ode dne vydání rozhodnutí o poskytnutí dotace, nebo - pokud byl majetek pořízen později - ode dne zařazení tohoto majetku do užívání. Slečna Zvídavá věděla, že jako společnost využívají služby pojištění na veškerý jejich majetek, a proto se obrátila na pojišťovacího agenta, který pojistku na předmět projektu bez problému uzavřel.
Průběžné zprávy by neměly překvapit
Nejpřekvapivější povinnost však pro slečnu Zvídavou vyplynula z informace, že v průběhu realizace projektu odevzdává příjemce implementační agentuře tzv. průběžné zprávy z realizace projektu, které se předkládají vždy pololetně - k 24. lednu a 24. červenci. Slečna Zvídavá se podívala do kalendáře a s hrůzou zjistila, že je 20. prosince, a že už jí tedy moc času na zpracování zprávy nezbývá, hlavně vzhledem k blížícím se Vánocům. Opět se tedy obrátila na spolehlivý zdroj informací a rad v podobě projektového manažera CzechInvestu pana Mladého. A ten jí slíbil, že jí během pár dní zašle e-mailem "předvyplněný" formulář této průběžné zprávy, což se také stalo. Slečna Zvídavá se tak mohla pustit do práce: Do průběžné zprávy napsala, jak se jejich projekt vyvíjí, jak probíhalo výběrové řízení, jakým způsobem je zajištěna publicita, a přidala také informace o plnění závazných a monitorovacích ukazatelů.
Pan Mladý upozornil i na přílohy, které se ke zprávě musejí přiložit, takže je slečna Zvídavá mohla zajistit, a poté už zbývalo jen formulář průběžné zprávy vytisknout, zároveň vypálit i na CD, vše nechat podepsat oběma společníky a odevzdat panu Mladému. A teď už bude jen čekat na případné požadavky na doplnění zprávy či v optimálním případě přímo na její schválení.
Příště: Jak projekt uzavřít a co následuje v tzv. monitorovacím období.
Dotační příběh firmy Čestný
(shrnutí dosavadního děje)
Společnost Čestný, s.r.o., již 12 let podniká ve dřevozpracujícím průmyslu, a to konkrétně ve výrobě dřevěných parket. V roce 2004 se dva společníci, pan Čestný a pan Zdvořilý, ve snaze čelit rostoucí konkurenci rozhodli investovat cca 6 milionů Kč do nové technologie. Při jednání o možnosti získání investičního úvěru od bankovního domu VašeNašeBanka, a.s., se dozvěděli o možnosti čerpat dotace ze Strukturálních fondů Evropské unie. Pan Zdvořilý poté při spanilé jízdě do Prahy získal informace jak o fondech obecně, tak byl panem Mladým z Agentury CzechInvest nasměrován na program Rozvoj, který přesně vyhovoval záměru firmy. Po jistých peripetiích s přípravou podkladů a s různými "poradci" se tedy společníci pustili do přípravy projektu a přes nemalé nesnáze ji nakonec zvládli. Další překážka se objevila v nutnosti zaplatit alespoň polovinu ceny nakupované technologie, což znamenalo získat velmi rychle příslib bankovního úvěru, a to nebylo vzhledem k blížícímu se termínu podání žádosti o dotaci do programu Rozvoj nic jednoduchého. Nečekaně náročné bylo i samotné formální podání žádosti. Štěstí však nakonec firmu Čestný, s.r.o., neopustilo, a žádost i se všemi náležitostmi odevzdali včas. Po třech měsících netrpělivého čekání, jež i nadále provázelo nekonečné dolaďování formalit, bylo rozhodnuto. Projekt byl schválen a firma získala příslib dotace. Následně se úspěšně poprala i s výběrovým řízením, takže může začít s realizací projektu, ale také s administrativou, která ji doprovází a dokonce pokračuje i v následném monitorovacím období.
Jako příjemce dotace je firma Čestný povinna zajistit prostřednictvím smlouvy s dodavatelem projektu, aby i on poskytl součinnost při provádění kontroly příslušným kontrolním orgánům.
Klíčové faktory úspěchu
důkladně nastudovat povinnosti vyplývající z Podmínek poskytnutí dotace, které jsou závazné (u programů, které vydávají i Příručku pro příjemce, důkladně pročíst i tento dokument),
rozhodnout, zda tyto povinnosti bude příjemce dotace hlídat a plnit vlastními silami, nebo využije poradenských služeb - a to buď v plném rozsahu, nebo ve formě konzultací. Výhoda spočívá nejen v přenosu administrativní zátěže, která je vyšší než při zpracování žádosti, ale díky pojištění poradce také v možnosti nárokovat u něj škodu vzniklou při krácení či odebrání dotace,
v případě jakýchkoliv změn v projektu kontaktovat projektového manažera z implementační agentury a následně zpracovat změnu v podobě příslušného formuláře,
publicitu projektu provádět přesně podle pravidel programu, protože požadavky na ni se mohou program od programu výrazně lišit,
předkládat monitorovací zprávy včas a v požadovaném formátu včetně příloh,
průběžně kontrolovat plnění monitorovacích ukazatelů daných smlouvou o přidělení dotace - v případě neplnění ihned kontaktovat projektového manažera z implementační agentury,
dodržovat harmonogram činností projektu, zejména datum zahájení a ukončení projektu - v případě posunu těchto dat je třeba před vznikem této změny informovat projektového manažera implementační agentury,
sledovat uznatelnost nákladů - v některých programech platí již od data podání, resp. registrace žádosti, v jiných až od podpisu smlouvy (na náklady vzniklé předtím, např. na přípravné studie, výzkumy a průzkumy, nelze dotaci nárokovat,
pečlivě hlídat hodnoty jednotlivých rozpočtových kapitol tak, aby při přesunu prostředků mezi jednotlivými kapitolami nedošlo k překročení povoleného procentního limitu (pokud by nadlimitní překročení nebylo povoleno řídícím orgánem, byly by příslušné náklady považovány za neuznatelné),
archivovat veškeré dokumenty související s projektem na jednom místě, a to po dobu nejméně 10 let.
Jan Havránek
Gabriela Matýšková
RAVEN Consulting
V posledním dílu Dotační kuchařky jsme zástupce firmy Čestný opustili těsně před uzavřením smlouvy s vítězným dodavatelem, který vzešel z výběrového řízení. Jelikož to proběhlo přesně podle pravidel dotačního programu, nic již nebrání realizaci projektu. Majitelé firmy nyní pouze čekají na podpis smlouvy o poskytnutí dotace s ministerstvem průmyslu a obchodu, resp. tzv. Podmínek o poskytnutí dotace. Pan Mladý z CzechInvestu ujistil netrpělivého pana Čestného, že materiál je již na cestě, za několik dnů opravdu nastala dlouho očekávaná chvíle - společnost Čestný, s.r.o., získala oficiálně zpečetěný příslib dotace.
Podmínky nepatří do šuplíku...
Pan Zdvořilý si spolu s panem Čestným Podmínky letmo prohlédli, podepsali je a poté každý z nich založil svoji kopii do šuplíku psacího stolu. Uběhlo několik týdnů, když slečna Zvídavá potkala v MHD bývalou spolužačku Svědomitou, která jí barvitě vylíčila, že má v zaměstnání na starosti několik projektů financovaných z Evropské unie, jak je administrativa k těmto projektům náročná a že se rozhodně nevyplatí ji podceňovat, protože u jednoho projektu jim kvůli několika chybám, byť drobným, nakonec dotace nebyla vůbec vyplacena.
Slečna Zvídavá zapátrala v paměti a vzpomněla si, že pan Čestný před časem podepisoval jakési Podmínky poskytnutí dotace. "No to je přesně ono," potvrdila jí slečna Svědomitá, "právě tam se dočtete o veškerých povinnostech a úkolech. A pokud jste to ještě neudělali, máte nejvyšší čas s tím začít - a můžete se jen modlit, že jste už nějaké povinnosti nezanedbali!"
Slečna Zvídavá tak hned po příchodu do práce vtrhla plna nervozity do kanceláře svých šéfů pana Čestného a Zdvořilého. Oba ji nejdříve překvapeně nechali vydýchat a následně vyprávět znepokojivé ranní zážitky. Pan Zdvořilý začal okamžitě prohledávat šuplíky a v zápětí vytáhl hledané Podmínky poskytnutí dotace. Tentokrát je začali pročítat detailně.
... PLYNOU Z NICH POVINNOSTI
Po dokonalém prostudování měli všichni tři hlavu k prasknutí. Pan Čestný si vzpomněl, že již při podávání žádosti o dotaci byl upozorňován na tzv. dotační management a monitoring, neboli na povinnosti vyplývající z Podmínek, nicméně se tehdy domníval, že půjde jen o formality. Skutečnost je však jiná.
Jako první se z překvapení vzpamatovala slečna Zvídavá, která se iniciativně rozhodla, že vezme vše do svých rukou. Začala si proto Podmínky jednu po druhé pročítat a současně zaznamenávat z nich plynoucí konkrétní povinnosti, a to včetně termínů jejich plnění.
První povinností bylo vedení analytického účetnictví souvisejícího s projektem. Slečna Zvídavá se v účtování až tak nevyznala, ale vzpomněla si, že jde o jakési účetní rozlišení například jednotlivých výrobků, takže by jejich účetní měla vědět, jak je zajistit. Přesto se však rozhodla konzultovat věc s panem Mladým z CzechInvestu, od něhož se dozvěděla, že musí účtovat na zvláštní analytické účty nebo samostatné hospodářské středisko či ve finančním deníku projektu. Tuto informaci tedy předala účetní, která přislíbila, že si s tím nějak poradí, jen je třeba na každý relevantní doklad výslovně uvést, že je financován v rámci projektu.
Oříšek v podobě uznatelnosti nákladů
Dalším oříškem byla kontrola uznatelnosti nákladů. Podle Podmínek bylo zřejmé, že náklady jsou považovány za uznatelné až od termínu registrace žádosti o projekt, tzn. že veškeré faktury musí být vystaveny až po tomto datu. Po kontrole si slečna Zvídavá oddychla - v tomto ohledu byly všechny faktury vztahující se k projektu v pořádku. Následně je však porovnala s rozpočtem a zjistila, že v jedné kapitole představují náklady mnohem vyšší částku, než jaká je u této kapitoly uvedena v rozpočtu. Zvídavá slečna Zvídavá si však naštěstí vzpomněla, že kdesi v Podmínkách se píše i o přesunu prostředků mezi rozpočtovými kapitolami. Ihned si tedy vzala dokument k ruce a její nervozita postupně opadala - dočetla se totiž, že když se celková výše rozpočtu nemění a překročení v rámci rozpočtu nepřesáhne u jednotlivé kapitoly více než 20 % této kapitoly, lze přesun tolerovat. V případě, že přesuny prostředků mezi kapitolami přesahují uvedený limit, musí přesun schválit implementační agentura, a to na základě předložené žádosti. Bez schválení nelze takové navýšení rozpočtové položky považovat za uznatelný náklad. S kalkulačkou v ruce slečna Zvídavá spočítala, že v jejich případě není navýšení u dané rozpočtové kapitoly vyšší než zmíněných 20 %. A současně se jí podařilo najít jinou kapitolu, ve které by společnost mohla uspořit a z jejích zdrojů použít prostředky na navýšenou kapitolu - ani v tomto případě naštěstí částka nepřekročila 20% limit.
ÚKOL ZVANÝ PUBLICITA
Neméně důležitým poznatkem bylo pro slečnu Zvídavou zjištění, že by firma Čestný jako příjemce dotace měla zajistit propagaci projektu, a to podle pravidel pro publicitu v rámci daného programu. Ihned tedy sedla k počítači, na stránkách CzechInvestu si ta pravidla našla a pustila se do čtení. Dozvěděla se, že pro jejich projekt je nejvhodnější použít pamětní desku, a seznámila se i s jejími povinnými prvky, jako je například logo EU, informace, že projekt je spolufinancován ze státního rozpočtu a strukturálních fondů ES prostřednictvím Ministerstva průmyslu a obchodu ČR atd. Vzhledem k tomu, že se necítila nijak graficky zdatná, rozhodla se však slečna Zvídavá využít služeb specializované grafické společnosti. Pan Čestný s panem Zdvořilým samozřejmě souhlasili - nejenže chtěli, aby pamětní deska vypadala co nejlépe, ale zároveň si všimli, že publicita je uznatelným výdajem pouze v případě, že je vytvořena externími a nikoliv vlastními silami.
Kontroly se týkají i dodavatele!
Spíše informativně si slečna Zvídavá pročetla také část o veškerých kontrolních orgánech, které mohou provést kontrolu účetnictví a fyzické realizace projektu. Zde ji zarazila zejména jedna věc - v Podmínkách stálo, že jako příjemce dotace je firma Čestný povinna zajistit prostřednictvím smlouvy s dodavatelem, aby i on poskytl součinnost při provádění kontroly kontrolním orgánům. O této povinnosti však v průběhu výběrového řízení na dodavatele nikdo z projektového týmu nevěděl, a tím pádem nebyl tento závazek ani zmíněn ve smlouvě s dodavatelem. Slečna Zvídavá se tedy obrátila s dotazem, jak toto opomenutí vyřešit, na pana Mladého z Czechinvestu. A ten jí poradil, aby s dodavatelem buď uzavřeli dodatek ke smlouvě, nebo od něho získali čestné prohlášení, že s touto povinností souhlasí.
Když už si slečna Zvídavá myslela, že má veškeré povinnosti splněny, narazila na pojištění majetku u předmětu projektu, který je považován za uznatelný. Toto pojištění se musí uzavřít proti poškození nebo zničení, a to po dobu pěti let buď ode dne vydání rozhodnutí o poskytnutí dotace, nebo - pokud byl majetek pořízen později - ode dne zařazení tohoto majetku do užívání. Slečna Zvídavá věděla, že jako společnost využívají služby pojištění na veškerý jejich majetek, a proto se obrátila na pojišťovacího agenta, který pojistku na předmět projektu bez problému uzavřel.
Průběžné zprávy by neměly překvapit
Nejpřekvapivější povinnost však pro slečnu Zvídavou vyplynula z informace, že v průběhu realizace projektu odevzdává příjemce implementační agentuře tzv. průběžné zprávy z realizace projektu, které se předkládají vždy pololetně - k 24. lednu a 24. červenci. Slečna Zvídavá se podívala do kalendáře a s hrůzou zjistila, že je 20. prosince, a že už jí tedy moc času na zpracování zprávy nezbývá, hlavně vzhledem k blížícím se Vánocům. Opět se tedy obrátila na spolehlivý zdroj informací a rad v podobě projektového manažera CzechInvestu pana Mladého. A ten jí slíbil, že jí během pár dní zašle e-mailem "předvyplněný" formulář této průběžné zprávy, což se také stalo. Slečna Zvídavá se tak mohla pustit do práce: Do průběžné zprávy napsala, jak se jejich projekt vyvíjí, jak probíhalo výběrové řízení, jakým způsobem je zajištěna publicita, a přidala také informace o plnění závazných a monitorovacích ukazatelů.
Pan Mladý upozornil i na přílohy, které se ke zprávě musejí přiložit, takže je slečna Zvídavá mohla zajistit, a poté už zbývalo jen formulář průběžné zprávy vytisknout, zároveň vypálit i na CD, vše nechat podepsat oběma společníky a odevzdat panu Mladému. A teď už bude jen čekat na případné požadavky na doplnění zprávy či v optimálním případě přímo na její schválení.
Příště: Jak projekt uzavřít a co následuje v tzv. monitorovacím období.
Dotační příběh firmy Čestný
(shrnutí dosavadního děje)
Společnost Čestný, s.r.o., již 12 let podniká ve dřevozpracujícím průmyslu, a to konkrétně ve výrobě dřevěných parket. V roce 2004 se dva společníci, pan Čestný a pan Zdvořilý, ve snaze čelit rostoucí konkurenci rozhodli investovat cca 6 milionů Kč do nové technologie. Při jednání o možnosti získání investičního úvěru od bankovního domu VašeNašeBanka, a.s., se dozvěděli o možnosti čerpat dotace ze Strukturálních fondů Evropské unie. Pan Zdvořilý poté při spanilé jízdě do Prahy získal informace jak o fondech obecně, tak byl panem Mladým z Agentury CzechInvest nasměrován na program Rozvoj, který přesně vyhovoval záměru firmy. Po jistých peripetiích s přípravou podkladů a s různými "poradci" se tedy společníci pustili do přípravy projektu a přes nemalé nesnáze ji nakonec zvládli. Další překážka se objevila v nutnosti zaplatit alespoň polovinu ceny nakupované technologie, což znamenalo získat velmi rychle příslib bankovního úvěru, a to nebylo vzhledem k blížícímu se termínu podání žádosti o dotaci do programu Rozvoj nic jednoduchého. Nečekaně náročné bylo i samotné formální podání žádosti. Štěstí však nakonec firmu Čestný, s.r.o., neopustilo, a žádost i se všemi náležitostmi odevzdali včas. Po třech měsících netrpělivého čekání, jež i nadále provázelo nekonečné dolaďování formalit, bylo rozhodnuto. Projekt byl schválen a firma získala příslib dotace. Následně se úspěšně poprala i s výběrovým řízením, takže může začít s realizací projektu, ale také s administrativou, která ji doprovází a dokonce pokračuje i v následném monitorovacím období.
Jako příjemce dotace je firma Čestný povinna zajistit prostřednictvím smlouvy s dodavatelem projektu, aby i on poskytl součinnost při provádění kontroly příslušným kontrolním orgánům.
Klíčové faktory úspěchu
důkladně nastudovat povinnosti vyplývající z Podmínek poskytnutí dotace, které jsou závazné (u programů, které vydávají i Příručku pro příjemce, důkladně pročíst i tento dokument),
rozhodnout, zda tyto povinnosti bude příjemce dotace hlídat a plnit vlastními silami, nebo využije poradenských služeb - a to buď v plném rozsahu, nebo ve formě konzultací. Výhoda spočívá nejen v přenosu administrativní zátěže, která je vyšší než při zpracování žádosti, ale díky pojištění poradce také v možnosti nárokovat u něj škodu vzniklou při krácení či odebrání dotace,
v případě jakýchkoliv změn v projektu kontaktovat projektového manažera z implementační agentury a následně zpracovat změnu v podobě příslušného formuláře,
publicitu projektu provádět přesně podle pravidel programu, protože požadavky na ni se mohou program od programu výrazně lišit,
předkládat monitorovací zprávy včas a v požadovaném formátu včetně příloh,
průběžně kontrolovat plnění monitorovacích ukazatelů daných smlouvou o přidělení dotace - v případě neplnění ihned kontaktovat projektového manažera z implementační agentury,
dodržovat harmonogram činností projektu, zejména datum zahájení a ukončení projektu - v případě posunu těchto dat je třeba před vznikem této změny informovat projektového manažera implementační agentury,
sledovat uznatelnost nákladů - v některých programech platí již od data podání, resp. registrace žádosti, v jiných až od podpisu smlouvy (na náklady vzniklé předtím, např. na přípravné studie, výzkumy a průzkumy, nelze dotaci nárokovat,
pečlivě hlídat hodnoty jednotlivých rozpočtových kapitol tak, aby při přesunu prostředků mezi jednotlivými kapitolami nedošlo k překročení povoleného procentního limitu (pokud by nadlimitní překročení nebylo povoleno řídícím orgánem, byly by příslušné náklady považovány za neuznatelné),
archivovat veškeré dokumenty související s projektem na jednom místě, a to po dobu nejméně 10 let.
Jan Havránek
Gabriela Matýšková
RAVEN Consulting
Přidejte si Hospodářské noviny
mezi své oblíbené tituly
na Google zprávách.
Tento článek máteje zdarma. Když si předplatíte HN, budete moci číst všechny naše články nejen na vašem aktuálním připojení. Vaše předplatné brzy skončí. Předplaťte si HN a můžete i nadále číst všechny naše články. Nyní první 2 měsíce jen za 40 Kč.
- Veškerý obsah HN.cz
- Možnost kdykoliv zrušit
- Odemykejte obsah pro přátele
- Ukládejte si články na později
- Všechny články v audioverzi + playlist
