aneb Průvodce žadatele od nápadu k podpoře z fondů EU (i k jistotě, že ji nebude vracet)
10. část: Jak správně zakončit projekt
Minule jsme naše hrdiny a jejich společnost Čestný, s.r.o., opustili v průběhu realizace projektu, kdy se potýkali s plněním s ním souvisejících povinností, které jim jako příjemci dotace stanovily Podmínky poskytnutí dotace. Dnes je projekt úspěšně dokončen, a to navzdory drobným problémům, o jejichž včasné řešení se zasloužila především slečna Zvídavá. Měla totiž na paměti varování své někdejší spolužačky Svědomité, že se nevyplácí podceňovat ani zdánlivé maličkosti a formality, a tak přepečlivě dbala na to, aby firma v průběhu realizace přesně dodržovala i veškeré předepsané administrativní povinnosti. Byla v té věci tak aktivní, že si z ní dokonce její přítel pan Spravedlivý začal utahovat, že panu Mladému na CzechInvest volá častěji než jemu. Slečna Zvídavá se tím však nenechala vyvést z míry a zajistila nejen vedení analytického účetnictví souvisejícího s projektem, ale i to, že bude účetní dohlížet na povinnost archivace veškerých dokumentů souvisejících s projektem po dobu minimálně 10 let. Šanon s dokumenty tak utěšeně narůstal, stejně jako počet megabajtů naskenovaných dokumentů v počítači.
Slečna Zvídavá se postarala i o náležitou propagaci projektu, o jejíchž podmínkách se dozvěděla v pravidlech pro publicitu programu, které tvořily přílohu Podmínek poskytnutí dotace. Po domluvě s pány Čestným a Zdvořilým proto nechala vyrobit krásnou pamětní desku i s logem EU a informací o tom, že jde o výsledek projektu spolufinancovaného EU. Tuto desku pak umístili na stroj zakoupený z dotace, přičemž si ovšem pan Zdvořilý neodpustil poznámku "Až ta mašina začne rezivět, použijeme to jako záplatu".
Významným úkolem, který musela slečna Zvídavá v rámci realizace projektu zajistit, bylo i zpracování a odevzdání průběžných pololetních zpráv z realizace projektu, a to vždy k 24. lednu a k 24. červenci.
Závěrečná zpráva - završení projektu
Důležitou povinností realizátora projektu, o níž se slečna Zvídavá dozvěděla při čtení Podmínek poskytnutí dotace, bylo předložení závěrečné zprávy z realizace projektu, a to společně se žádostí o platbu. Podmínky stanovily, že se tato zpráva musí předložit do 30 dnů od ukončení realizace projektu. Když se ovšem slečna Zvídavá podívala do příslušné části Podmínek vztahující se k termínu ukončení projektu, zjistila, že ten byl naplánován na 30. září. A toho dne bylo 20. října a celý projekt ještě nebyl fyzicky dokončen, vyfakturován a proplacen!
Nejprve se tedy celá vyplašená dala do hledání toho, co přesně se rozumí pod pojmem "ukončení projektu", ale potom se rozhodla raději zavolat panu Mladému z CzechInvestu a požádat ho o vysvětlení i o radu. Pan Mladý jí sdělil, že datem ukončení projektu je myšleno datum zaplacení poslední faktury. A právě od tohoto data do 30 dnů je třeba odevzdat závěrečnou zprávu o realizaci projektu i žádost o platbu, a to včetně veškerých požadovaných příloh. Ani tato informace však slečnu Zvídavou moc neuklidnila, jelikož projekt měl být podle Podmínek ukončen do 30. září, ale poslední faktura nebyla ještě ani teď, 20. října, proplacena. S obavou, že se snad docela na závěr projektu všechno zhatí, to řekla panu Mladému. Ten ji ale obratem uklidnil, že pravidla programu umožňují posunout termín ukončení realizace až o čtyři měsíce, a to jen na základě tzv. Oznámení o změně. Protože se nejedná o podstatnou změnu, není tedy třeba zpracovávat Dodatek k Podmínkám poskytnutí dotace.
Slečna Zvídavá si hlasitě oddychla a hned pana Mladého informovala, že jejich projekt bude ukončen 30. listopadu, kdy bude zaplacena poslední faktura. Pan Mladý si datum poznačil s tím, že slečně Zvídavé zašle k tomuto datu vygenerovanou závěrečnou zprávu a žádost o platbu pro jejich projekt, které pak musí do 30 dnů vyplnit a odevzdat na regionální pobočce CzechInvestu. Současně ji upozornil na povinnost napsat Oznámení o posunu harmonogramu realizace a dále připomněl seznam příloh, které je zapotřebí přiložit k žádosti o platbu a které najde na konci jejího formuláře.
Žádost o platbu - třešnička na dortu
Slečna Zvídavá tedy zpracovala požadovaný relativně jednoduchý formulář o změně a poté čekala do 30. listopadu, kdy byla zaplacena poslední faktura. Do její e-mailové schránky pak také skutečně dorazila zásilka z CzechInvestu od pana Mladého, v níž našla vygenerovanou závěrečnou zprávu a žádost o platbu. Formulář žádosti obsahoval jak seznam veškerých požadovaných příloh, tak návod, jak žádost vyplnit.
Po prostudování návodu se do ní tedy slečna Zvídavá pustila. Do žádosti vypsala veškeré faktury, které se vztahovaly k realizaci projektu, i údaje o jejich zaplacení. Po vyplnění tzv. soupisky účetních dokladů pak vyplnila i rozpis financování projektu a prošla seznam příloh, které budou k této závěrečné zprávě muset doložit.
Ze seznamu příloh se dozvěděla, že je nutné přichystat si kopie veškerých faktur a dokladů, které sepisovala do soupisky, dále kopie výpisů z účtu o zaplacení jednotlivých dokladů, potom kopie zpráv z výběrového řízení i kopie smlouvy s vítěznými dodavateli těchto výběrových řízení, dále kopii výpisu z obchodního rejstříku a kopii smlouvy o vedení účtu. Poslední přílohou žádosti o platbu je i závěrečná zpráva. Zajištění a přichystání veškerých zmíněných příloh nebylo tak rychlé, jak si slečna Zvídavá původně představovala, zabralo jí několik dnů.
Do závěrečné zprávy popsala realizaci projektu, to, jakým způsobem byla zajištěna jeho publicita, i to, jak proběhla výběrová řízení v rámci projektu. Do druhé části závěrečné zprávy pak napsala informace o plnění závazných a monitorovacích ukazatelů. Vyplněnou závěrečnou zprávu a žádost o platbu pak slečna Zvídavá vytiskla, nechala podepsat oběma společníky a poté se soustředila na formální náležitosti tohoto závěrečného dokumentu. K jednotlivým přílohám vytvořila tzv. krycí listy, pak všechny zkompletovala a seřadila za sebou podle seznamu v žádosti o platbu. Kompletní dokumentaci k žádosti o platbu poté vložila do jednoho velkého šanonu, který označila názvem projektu, a společně s vypálenou závěrečnou zprávou a žádostí o platbu na CD vše zaslala panu Mladému do regionální pobočky CzechInvestu.
Po tomto kroku už firmě Čestný, s.r.o., opět nezbývá nic jiného než čekat na schválení závěrečné zprávy o realizaci projektu i žádosti o platbu, případně na připomínky CzechInvestu a výzvu k doplnění nebo opravení zaslané dokumentace. Pokud slečna Zvídavá provedla vše bezchybně tak, jako se jí to dařilo i v předchozích krocích, a všechny zaslané dokumenty budou schváleny, může společnost Čestný, s.r.o., očekávat proplacení dotace na příslušný účet zhruba do dvou až tří měsíců. A v mezičase přemýšlet o dalším projektu?
Příště: Ukončením projektu nic nekončí. Povinnosti spojené s dotovaným projektem trvají ještě několik let po jeho realizaci.
Dotační příběh firmy Čestný
(shrnutí dosavadního děje)
Společnost Čestný, s.r.o., již 12 let podniká ve dřevozpracujícím průmyslu, a to konkrétně ve výrobě dřevěných parket. V roce 2004 se dva společníci, pan Čestný a pan Zdvořilý, ve snaze čelit rostoucí konkurenci rozhodli investovat cca 6 milionů Kč do nové technologie. Při jednání o možnosti získání investičního úvěru od bankovního domu VašeNašeBanka, a.s., se dozvěděli o možnosti čerpat dotace ze Strukturálních fondů Evropské unie. Pan Zdvořilý poté při spanilé jízdě do Prahy získal informace jak o fondech obecně, tak byl panem Mladým z Agentury CzechInvest nasměrován na program Rozvoj, který přesně vyhovoval záměru firmy. Po jistých peripetiích s přípravou podkladů a s různými "poradci" se tedy společníci pustili do přípravy projektu a přes nemalé nesnáze ji nakonec zvládli. Další překážka se objevila v nutnosti zaplatit alespoň polovinu ceny nakupované technologie, což znamenalo získat velmi rychle příslib bankovního úvěru, a to nebylo vzhledem k blížícímu se termínu podání žádosti o dotaci do programu Rozvoj nic jednoduchého. Nečekaně náročné bylo i samotné formální podání žádosti. Štěstí však nakonec firmu Čestný, s.r.o., neopustilo, a žádost i se všemi náležitostmi odevzdali včas. Po třech měsících netrpělivého čekání, jež i nadále provázelo nekonečné dolaďování formalit, bylo rozhodnuto. Projekt byl schválen a firma získala příslib dotace. Následně se úspěšně poprala i s výběrovým řízením, takže mohla začít s realizací projektu, ale i s povinnou administrativou, která ji doprovází a dokonce pokračuje i v následném monitorovacím období. Vše tak probíhalo bez komplikací až do chvíle, kdy pan Zdvořilý zjistil, že k úspěšnému ukončení projektu chybí firmě ještě jeden krok - závěrečná zpráva projektu.
Klíčové faktory úspěchu
důkladně nastudovat povinnosti, které vyplývají z Podmínek poskytnutí dotace, popř. Příručky pro příjemce,
zvážit, zda tyto povinnosti bude příjemce dotace hlídat a plnit vlastními silami, nebo využije služeb poradenských společností - ať už v plném rozsahu, nebo ve formě konzultací. Výhodou spolupráce s poradenskou společností je zejména přenos administrativní zátěže, která je v této fázi dotačního cyklu náročnější než při zpracování žádosti o dotaci,
závěrečnou zprávu předložit včas a v požadovaném formátu, a to včetně veškerých nezbytných příloh,
v případě jakýchkoliv změn (např. posun harmonogramu projektu) kontaktovat příslušného projektového manažera v implementační agentuře a vypracovat oznámení o změně projektu, popř. žádost o změnu Podmínek poskytnutí dotace (je lepší takovou žádost předložit předem než dva měsíce poté, co změna proběhla),
po ukončení realizace ponechat zřízený speciální účet pro veškeré příjmy a výdaje spojené s realizací projektu až do doby, než na něj přijde proplacená dotace,
archivovat veškeré dokumenty související s realizací projektu včetně průběžných zpráv z realizace a závěrečné zprávy na jednom místě po dobu minimálně 10 let od vyplacení dotace.
Iva Rémanová
Jan Havránek
RAVEN Consulting
10. část: Jak správně zakončit projekt
Minule jsme naše hrdiny a jejich společnost Čestný, s.r.o., opustili v průběhu realizace projektu, kdy se potýkali s plněním s ním souvisejících povinností, které jim jako příjemci dotace stanovily Podmínky poskytnutí dotace. Dnes je projekt úspěšně dokončen, a to navzdory drobným problémům, o jejichž včasné řešení se zasloužila především slečna Zvídavá. Měla totiž na paměti varování své někdejší spolužačky Svědomité, že se nevyplácí podceňovat ani zdánlivé maličkosti a formality, a tak přepečlivě dbala na to, aby firma v průběhu realizace přesně dodržovala i veškeré předepsané administrativní povinnosti. Byla v té věci tak aktivní, že si z ní dokonce její přítel pan Spravedlivý začal utahovat, že panu Mladému na CzechInvest volá častěji než jemu. Slečna Zvídavá se tím však nenechala vyvést z míry a zajistila nejen vedení analytického účetnictví souvisejícího s projektem, ale i to, že bude účetní dohlížet na povinnost archivace veškerých dokumentů souvisejících s projektem po dobu minimálně 10 let. Šanon s dokumenty tak utěšeně narůstal, stejně jako počet megabajtů naskenovaných dokumentů v počítači.
Slečna Zvídavá se postarala i o náležitou propagaci projektu, o jejíchž podmínkách se dozvěděla v pravidlech pro publicitu programu, které tvořily přílohu Podmínek poskytnutí dotace. Po domluvě s pány Čestným a Zdvořilým proto nechala vyrobit krásnou pamětní desku i s logem EU a informací o tom, že jde o výsledek projektu spolufinancovaného EU. Tuto desku pak umístili na stroj zakoupený z dotace, přičemž si ovšem pan Zdvořilý neodpustil poznámku "Až ta mašina začne rezivět, použijeme to jako záplatu".
Významným úkolem, který musela slečna Zvídavá v rámci realizace projektu zajistit, bylo i zpracování a odevzdání průběžných pololetních zpráv z realizace projektu, a to vždy k 24. lednu a k 24. červenci.
Závěrečná zpráva - završení projektu
Důležitou povinností realizátora projektu, o níž se slečna Zvídavá dozvěděla při čtení Podmínek poskytnutí dotace, bylo předložení závěrečné zprávy z realizace projektu, a to společně se žádostí o platbu. Podmínky stanovily, že se tato zpráva musí předložit do 30 dnů od ukončení realizace projektu. Když se ovšem slečna Zvídavá podívala do příslušné části Podmínek vztahující se k termínu ukončení projektu, zjistila, že ten byl naplánován na 30. září. A toho dne bylo 20. října a celý projekt ještě nebyl fyzicky dokončen, vyfakturován a proplacen!
Nejprve se tedy celá vyplašená dala do hledání toho, co přesně se rozumí pod pojmem "ukončení projektu", ale potom se rozhodla raději zavolat panu Mladému z CzechInvestu a požádat ho o vysvětlení i o radu. Pan Mladý jí sdělil, že datem ukončení projektu je myšleno datum zaplacení poslední faktury. A právě od tohoto data do 30 dnů je třeba odevzdat závěrečnou zprávu o realizaci projektu i žádost o platbu, a to včetně veškerých požadovaných příloh. Ani tato informace však slečnu Zvídavou moc neuklidnila, jelikož projekt měl být podle Podmínek ukončen do 30. září, ale poslední faktura nebyla ještě ani teď, 20. října, proplacena. S obavou, že se snad docela na závěr projektu všechno zhatí, to řekla panu Mladému. Ten ji ale obratem uklidnil, že pravidla programu umožňují posunout termín ukončení realizace až o čtyři měsíce, a to jen na základě tzv. Oznámení o změně. Protože se nejedná o podstatnou změnu, není tedy třeba zpracovávat Dodatek k Podmínkám poskytnutí dotace.
Slečna Zvídavá si hlasitě oddychla a hned pana Mladého informovala, že jejich projekt bude ukončen 30. listopadu, kdy bude zaplacena poslední faktura. Pan Mladý si datum poznačil s tím, že slečně Zvídavé zašle k tomuto datu vygenerovanou závěrečnou zprávu a žádost o platbu pro jejich projekt, které pak musí do 30 dnů vyplnit a odevzdat na regionální pobočce CzechInvestu. Současně ji upozornil na povinnost napsat Oznámení o posunu harmonogramu realizace a dále připomněl seznam příloh, které je zapotřebí přiložit k žádosti o platbu a které najde na konci jejího formuláře.
Žádost o platbu - třešnička na dortu
Slečna Zvídavá tedy zpracovala požadovaný relativně jednoduchý formulář o změně a poté čekala do 30. listopadu, kdy byla zaplacena poslední faktura. Do její e-mailové schránky pak také skutečně dorazila zásilka z CzechInvestu od pana Mladého, v níž našla vygenerovanou závěrečnou zprávu a žádost o platbu. Formulář žádosti obsahoval jak seznam veškerých požadovaných příloh, tak návod, jak žádost vyplnit.
Po prostudování návodu se do ní tedy slečna Zvídavá pustila. Do žádosti vypsala veškeré faktury, které se vztahovaly k realizaci projektu, i údaje o jejich zaplacení. Po vyplnění tzv. soupisky účetních dokladů pak vyplnila i rozpis financování projektu a prošla seznam příloh, které budou k této závěrečné zprávě muset doložit.
Ze seznamu příloh se dozvěděla, že je nutné přichystat si kopie veškerých faktur a dokladů, které sepisovala do soupisky, dále kopie výpisů z účtu o zaplacení jednotlivých dokladů, potom kopie zpráv z výběrového řízení i kopie smlouvy s vítěznými dodavateli těchto výběrových řízení, dále kopii výpisu z obchodního rejstříku a kopii smlouvy o vedení účtu. Poslední přílohou žádosti o platbu je i závěrečná zpráva. Zajištění a přichystání veškerých zmíněných příloh nebylo tak rychlé, jak si slečna Zvídavá původně představovala, zabralo jí několik dnů.
Do závěrečné zprávy popsala realizaci projektu, to, jakým způsobem byla zajištěna jeho publicita, i to, jak proběhla výběrová řízení v rámci projektu. Do druhé části závěrečné zprávy pak napsala informace o plnění závazných a monitorovacích ukazatelů. Vyplněnou závěrečnou zprávu a žádost o platbu pak slečna Zvídavá vytiskla, nechala podepsat oběma společníky a poté se soustředila na formální náležitosti tohoto závěrečného dokumentu. K jednotlivým přílohám vytvořila tzv. krycí listy, pak všechny zkompletovala a seřadila za sebou podle seznamu v žádosti o platbu. Kompletní dokumentaci k žádosti o platbu poté vložila do jednoho velkého šanonu, který označila názvem projektu, a společně s vypálenou závěrečnou zprávou a žádostí o platbu na CD vše zaslala panu Mladému do regionální pobočky CzechInvestu.
Po tomto kroku už firmě Čestný, s.r.o., opět nezbývá nic jiného než čekat na schválení závěrečné zprávy o realizaci projektu i žádosti o platbu, případně na připomínky CzechInvestu a výzvu k doplnění nebo opravení zaslané dokumentace. Pokud slečna Zvídavá provedla vše bezchybně tak, jako se jí to dařilo i v předchozích krocích, a všechny zaslané dokumenty budou schváleny, může společnost Čestný, s.r.o., očekávat proplacení dotace na příslušný účet zhruba do dvou až tří měsíců. A v mezičase přemýšlet o dalším projektu?
Příště: Ukončením projektu nic nekončí. Povinnosti spojené s dotovaným projektem trvají ještě několik let po jeho realizaci.
Dotační příběh firmy Čestný
(shrnutí dosavadního děje)
Společnost Čestný, s.r.o., již 12 let podniká ve dřevozpracujícím průmyslu, a to konkrétně ve výrobě dřevěných parket. V roce 2004 se dva společníci, pan Čestný a pan Zdvořilý, ve snaze čelit rostoucí konkurenci rozhodli investovat cca 6 milionů Kč do nové technologie. Při jednání o možnosti získání investičního úvěru od bankovního domu VašeNašeBanka, a.s., se dozvěděli o možnosti čerpat dotace ze Strukturálních fondů Evropské unie. Pan Zdvořilý poté při spanilé jízdě do Prahy získal informace jak o fondech obecně, tak byl panem Mladým z Agentury CzechInvest nasměrován na program Rozvoj, který přesně vyhovoval záměru firmy. Po jistých peripetiích s přípravou podkladů a s různými "poradci" se tedy společníci pustili do přípravy projektu a přes nemalé nesnáze ji nakonec zvládli. Další překážka se objevila v nutnosti zaplatit alespoň polovinu ceny nakupované technologie, což znamenalo získat velmi rychle příslib bankovního úvěru, a to nebylo vzhledem k blížícímu se termínu podání žádosti o dotaci do programu Rozvoj nic jednoduchého. Nečekaně náročné bylo i samotné formální podání žádosti. Štěstí však nakonec firmu Čestný, s.r.o., neopustilo, a žádost i se všemi náležitostmi odevzdali včas. Po třech měsících netrpělivého čekání, jež i nadále provázelo nekonečné dolaďování formalit, bylo rozhodnuto. Projekt byl schválen a firma získala příslib dotace. Následně se úspěšně poprala i s výběrovým řízením, takže mohla začít s realizací projektu, ale i s povinnou administrativou, která ji doprovází a dokonce pokračuje i v následném monitorovacím období. Vše tak probíhalo bez komplikací až do chvíle, kdy pan Zdvořilý zjistil, že k úspěšnému ukončení projektu chybí firmě ještě jeden krok - závěrečná zpráva projektu.
Klíčové faktory úspěchu
důkladně nastudovat povinnosti, které vyplývají z Podmínek poskytnutí dotace, popř. Příručky pro příjemce,
zvážit, zda tyto povinnosti bude příjemce dotace hlídat a plnit vlastními silami, nebo využije služeb poradenských společností - ať už v plném rozsahu, nebo ve formě konzultací. Výhodou spolupráce s poradenskou společností je zejména přenos administrativní zátěže, která je v této fázi dotačního cyklu náročnější než při zpracování žádosti o dotaci,
závěrečnou zprávu předložit včas a v požadovaném formátu, a to včetně veškerých nezbytných příloh,
v případě jakýchkoliv změn (např. posun harmonogramu projektu) kontaktovat příslušného projektového manažera v implementační agentuře a vypracovat oznámení o změně projektu, popř. žádost o změnu Podmínek poskytnutí dotace (je lepší takovou žádost předložit předem než dva měsíce poté, co změna proběhla),
po ukončení realizace ponechat zřízený speciální účet pro veškeré příjmy a výdaje spojené s realizací projektu až do doby, než na něj přijde proplacená dotace,
archivovat veškeré dokumenty související s realizací projektu včetně průběžných zpráv z realizace a závěrečné zprávy na jednom místě po dobu minimálně 10 let od vyplacení dotace.
Iva Rémanová
Jan Havránek
RAVEN Consulting
