11. část: Ukončení projektu není úplný konec aneb Dotační přídavek
Minule jsme opustili naše hrdiny a jejich společnost Čestný, s.r.o., po ukončení realizace projektu a po podání žádostí o platbu. Přes negativní očekávání ohledně lhůty pro samotné vyplacení dotace přinesl po necelých dvou měsících od podání žádosti o platbu pan Čestný láhev sektu. Pozval do zasedací místnosti všechny do projektu zainteresované a na stůl položil výpis z účtu. "Dámy a pánové, chtěl bych vám oznámit, že se vše úspěšně dovedlo do konce a dotaci máme na účtu. Chtěl bych vám všem poděkovat za úsilí, které jste na získání a udržení dotace vynaložili, hlavně bych chtěl poděkovat tady Evičce, ehm, tedy slečně Zvídavé. Bez ní bychom skončili na půli cesty." Všichni se chopili skleniček a po přípitku pan Čestný všem ještě dolil, jen slečna Zvídavá odmítla: "S ohledem na to, že už to brzy bude stejně vidět, chtěla jsem vám oznámit, že vzhledem k mému stavu tu asi budu už jen zhruba tři měsíce." Pro oba společníky to bylo dost velké překvapení. Oba jí samozřejmě popřáli vše nejlepší, ale poté, co se všichni rozešli za svojí prací, napadla je oba stejná otázka - co teď bude s projektem a jeho administrací?
Ukončení realizace projektu není rozhodně konečná
Společníci tak začali se slečnou Zvídavou řešit, koho administrací projektu pověří. V podstatě je napadlo, že nejblíže k tomu bude mít asi jejich účetní, paní Pomalá. Slečna Zvídavá ji upozornila zejména na povinnost archivace veškerých dokumentů souvisejících s projektem po dobu minimálně 10 let, pro jistotu jak v elektronické, tak i papírové podobě - šanon s dokumenty za uplynulé dva roky utěšeně narostl, stejně jako počet megabajtů naskenovaných dokumentů v počítači. Slečna Zvídavá také poučila paní Průbojnou z obchodního a marketingového oddělení o propagaci projektu tak, aby byla v souladu s pravidly pro publicitu programu, které jí byly zaslány jako příloha Podmínek poskytnutí dotace.
Monitorovací zprávy - základní nástroj kontroly pro žadatele i implementační agenturu
Po asi pátém přečtení Podmínek identifikovala slečna Zvídavá, že hlavní součástí povinností, které má žadatel po realizaci projektu, je v rámci programu Rozvoj zpracování tzv. "Monitorovacích zpráv po ukončení projektu", a to po dobu 3 let od ukončení projektu, vždy k 24. 7. V rámci monitorovací zprávy je třeba postihnout jak zajištění udržitelnosti projektu, tak i plnění monitorovacích ukazatelů a další podstatné informace o tom, co se událo po ukončení realizace projektu. První monitorovací zprávu slíbila vyplnit slečna Zvídavá ještě před nástupem do porodnice s tím, že další už snad nebudou tak náročné. Při kontrole stupně plnění monitorovacích ukazatelů zjistila, že přidaná hodnota podniku vzrostla dokonce o 10 % víc, než bylo nastavené v rámci žádosti o dotaci, počet nově vzniklých pracovních míst byl dodržen a udržen.
Pana Mladého z Czechinvestu informace o tom, že s ním již v dalších dvou až třech letech nebude komunikovat slečna Zvídavá (již brzy Spravedlivá), příliš nepotěšila. Přesto jí při předávání první monitorovací zprávy poradil se všemi náležitostmi, které bude třeba v průběhu monitoringu zajistit a které má předat své nástupkyni.
Z projektu nemá užitek jen žadatel, ale i další
Po prvním roce plného provozu se pan Čestný a Zdvořilý rozhodli provést vyhodnocení toho, co jim projekt přinesl. Na hlavním přínosu se shodli - nový stroj jim umožnil navýšit kapacitu a díky tomu se zvýšil obrat i zisk, dokonce ve větší míře, než uvedli v projektu. Odhadli, že pokud vše půjde stejně dobře jako dosud, stroj si sám na sebe vydělá ne za čtyři, ale už za tři roky. Kromě toho se shodli i na dalších přínosech:
možnost vyrábět kvalitnější parkety a kombinovat materiály, což starší stroje neumožňovaly
lepší podmínky pro zakázkovou výrobu - nový stroj se dá mnohem rychleji nastavit a seřídit a je přesnější
výrazně menší odpad než u starších strojů nebo ruční výroby
snížení spotřeby energie - skoro o třetinu proti starším strojům
v podstatě nulová poruchovost - až na povinnou pololetní kontrolu a seřízení fungoval stroj bez jediné významnější poruchy.
Pan Zdvořilý se na vyjmenované přínosy podíval a řekl: "Četl jsem teď nějaký článek, že by se vlastníci neměli dívat jen na to, co nějaká investice přinese jim, ale co z toho budou mít i, jak to tam psali - stakeholdeři, jinak taky zájmové skupiny." Pan Čestný se zamyslel a po chvíli byl flipchart plný různých přínosů a benefitů. Po zaplnění celého papíru se společníci na své dílo spokojeně zadívali. "Ten náš projekt má vlastně rozsáhlé společenské a socioekonomické dopady," prohlásil pan Čestný. "Příště musíme v projektu více zdůraznit, že to nepomůže jen nám, ale i ostatním." A jaké další přínosy projektu si vymezili?
Zaměstnanci
menší prašnost a hlučnost nového stroje á zvýšení kvalifikace na novém stroji á větší bezpečnost práce
Nezaměstnaní v místě projektu
vznik 2 pracovních míst á vyškolení nově přijatých pracovníků
Stát
větší daňové příjmy státu z daně z příjmu i z DPH
Odběratelé
zvýšení jejich obratu
Přímí zákazníci
kvalitnější parkety s lepší možností vlastní specifikace (kombinace materiálů) á možnost získat větší slevy - větší prostor u ziskové marže
Dodavatelé (zejména dodavatelé dřeva)
větší dodávky do podniku - zvýšení jejich obratu a zisku.
Příště: Co všechno žadatele na cestě k získání a udržení dotace čeká a nemine a jak se vyhnout rizikům nebo je alespoň minimalizovat.
Dotační příběh firmy Čestný
(shrnutí dosavadního děje)
Společnost Čestný, s.r.o., již 12 let podniká ve dřevozpracujícím průmyslu, a to konkrétně ve výrobě dřevěných parket. V roce 2004 se dva společníci, pan Čestný a pan Zdvořilý, ve snaze čelit rostoucí konkurenci rozhodli investovat cca 6 milionů Kč do nové technologie. Při jednání o možnosti získání investičního úvěru od bankovního domu VašeNašeBanka, a.s., se dozvěděli o možnosti čerpat dotace ze Strukturálních fondů Evropské unie. Pan Zdvořilý poté při spanilé jízdě do Prahy získal informace jak o fondech obecně, tak byl panem Mladým z Agentury CzechInvest nasměrován na program Rozvoj, který přesně vyhovoval záměru firmy. Po jistých peripetiích s přípravou podkladů a s různými "poradci" se tedy společníci pustili do přípravy projektu a přes nemalé nesnáze ji nakonec zvládli. Další překážka se objevila v nutnosti zaplatit alespoň polovinu ceny nakupované technologie, což znamenalo získat velmi rychle příslib bankovního úvěru, a to nebylo vzhledem k blížícímu se termínu podání žádosti o dotaci do programu Rozvoj nic jednoduchého. Nečekaně náročné bylo i samotné formální podání žádosti. Štěstí však nakonec firmu Čestný, s.r.o., neopustilo, a žádost i se všemi náležitostmi odevzdali včas. Po třech měsících netrpělivého čekání, jež i nadále provázelo nekonečné dolaďování formalit, bylo rozhodnuto. Projekt byl schválen a firma získala příslib dotace. Následně se úspěšně poprala i s výběrovým řízením, takže mohla začít s realizací projektu, ale i s povinnou administrativou, která ji doprovází a dokonce pokračuje i v následném monitorovacím období. Vše tak probíhalo bez komplikací až do chvíle, kdy pan Zdvořilý zjistil, že k úspěšnému ukončení projektu chybí firmě ještě jeden krok - závěrečná zpráva projektu. I tu se nakonec podařilo úspěšně zvládnout a nic tak již nebránilo proplacení dotace. Ovšem ani tím příběh firmy Čestný nekončí - před společníky stojí ještě jedna, neméně důležitá fáze projektového cyklu, a tou je monitoring projektu a zajištění jeho udržitelnosti.
Klíčové faktory úspěchu
již při formulaci projektového záměru promyslet přínosy pro různé skupiny a uvést je v žádosti o dotaci - často mohou být tyto přínosy "jazýčkem na vahách", zda projekt bude nebo nebude podpořen,
už při přípravě projektu dbát na reálnou udržitelnost projektu jak v rovině institucionální (včetně personálního zajištění), tak i ekonomické a finanční - v případě ziskových projektů musí být cash-flow (příjmy z projektu) vyšší než výdaje s ní spojené, u neziskových je pak třeba mít zajištěný provoz projektu i po skončení dotace ze sponzorských darů, jiných dotací nebo z vlastní činnosti,
archivovat veškeré dokumenty související s realizací projektu včetně průběžných zpráv z realizace a závěrečné zprávy na jednom místě, a to po dobu minimálně 10 let od vyplacení dotace,
upozornit dodavatele (vybrané v rámci výběrového řízení na dodávku strojů a zařízení nebo služeb) a případné partnery, že povinnost uchovávat veškerou účetní, mzdovou a další dokumentaci související s projektem se často vztahuje i na ně (vybrané v rámci výběrového řízení na dodávku strojů a zařízení nebo služeb),
počítat s tím, že monitoring je nutné zajistit po dobu několika let (obvykle 5, v případě OPPP Rozvoj 3 roky) po ukončení projektu - a kontrola může přijít kdykoliv ve lhůtě stanovené Podmínkami poskytnutí dotace,
monitorovací zprávy dodávat implementační agentuře v požadovaném termínu a rozsahu,
myslet na to, že monitorovací ukazatele nejsou jen nějaká "nastřelená čísla", jejich plnění musí být důkladně sledováno. Nenaplnění ukazatelů může být důvodem pro krácení nebo úplné odebrání dotace, zejména v případě, kdy byly monitorovací ukazatele současně kritérii pro hodnocení projektu (např. počet nově vytvořených pracovních míst, počet proškolených osob, zvýšení obratu firmy o X %),
plnění monitorovacích ukazatelů sledovat průběžně, ve druhém čtvrtletí roku je ještě šance na nějakou tu opravu, týden před odevzdáním monitorovací zprávy to bude horší,
nezapomenout na to, že předmět projektu, na který byla poskytnuta dotace, nemůže být do lhůty stanovené podmínkami dotačního titulu prodán, převeden na jiného majitele nebo přemístěn (pro dlouhodobý majetek platí většinou lhůta min. 5 let). Po stejnou dobu musí být majetek pojištěn.
Jan Havránek
RAVEN Consulting
Minule jsme opustili naše hrdiny a jejich společnost Čestný, s.r.o., po ukončení realizace projektu a po podání žádostí o platbu. Přes negativní očekávání ohledně lhůty pro samotné vyplacení dotace přinesl po necelých dvou měsících od podání žádosti o platbu pan Čestný láhev sektu. Pozval do zasedací místnosti všechny do projektu zainteresované a na stůl položil výpis z účtu. "Dámy a pánové, chtěl bych vám oznámit, že se vše úspěšně dovedlo do konce a dotaci máme na účtu. Chtěl bych vám všem poděkovat za úsilí, které jste na získání a udržení dotace vynaložili, hlavně bych chtěl poděkovat tady Evičce, ehm, tedy slečně Zvídavé. Bez ní bychom skončili na půli cesty." Všichni se chopili skleniček a po přípitku pan Čestný všem ještě dolil, jen slečna Zvídavá odmítla: "S ohledem na to, že už to brzy bude stejně vidět, chtěla jsem vám oznámit, že vzhledem k mému stavu tu asi budu už jen zhruba tři měsíce." Pro oba společníky to bylo dost velké překvapení. Oba jí samozřejmě popřáli vše nejlepší, ale poté, co se všichni rozešli za svojí prací, napadla je oba stejná otázka - co teď bude s projektem a jeho administrací?
Ukončení realizace projektu není rozhodně konečná
Společníci tak začali se slečnou Zvídavou řešit, koho administrací projektu pověří. V podstatě je napadlo, že nejblíže k tomu bude mít asi jejich účetní, paní Pomalá. Slečna Zvídavá ji upozornila zejména na povinnost archivace veškerých dokumentů souvisejících s projektem po dobu minimálně 10 let, pro jistotu jak v elektronické, tak i papírové podobě - šanon s dokumenty za uplynulé dva roky utěšeně narostl, stejně jako počet megabajtů naskenovaných dokumentů v počítači. Slečna Zvídavá také poučila paní Průbojnou z obchodního a marketingového oddělení o propagaci projektu tak, aby byla v souladu s pravidly pro publicitu programu, které jí byly zaslány jako příloha Podmínek poskytnutí dotace.
Monitorovací zprávy - základní nástroj kontroly pro žadatele i implementační agenturu
Po asi pátém přečtení Podmínek identifikovala slečna Zvídavá, že hlavní součástí povinností, které má žadatel po realizaci projektu, je v rámci programu Rozvoj zpracování tzv. "Monitorovacích zpráv po ukončení projektu", a to po dobu 3 let od ukončení projektu, vždy k 24. 7. V rámci monitorovací zprávy je třeba postihnout jak zajištění udržitelnosti projektu, tak i plnění monitorovacích ukazatelů a další podstatné informace o tom, co se událo po ukončení realizace projektu. První monitorovací zprávu slíbila vyplnit slečna Zvídavá ještě před nástupem do porodnice s tím, že další už snad nebudou tak náročné. Při kontrole stupně plnění monitorovacích ukazatelů zjistila, že přidaná hodnota podniku vzrostla dokonce o 10 % víc, než bylo nastavené v rámci žádosti o dotaci, počet nově vzniklých pracovních míst byl dodržen a udržen.
Pana Mladého z Czechinvestu informace o tom, že s ním již v dalších dvou až třech letech nebude komunikovat slečna Zvídavá (již brzy Spravedlivá), příliš nepotěšila. Přesto jí při předávání první monitorovací zprávy poradil se všemi náležitostmi, které bude třeba v průběhu monitoringu zajistit a které má předat své nástupkyni.
Z projektu nemá užitek jen žadatel, ale i další
Po prvním roce plného provozu se pan Čestný a Zdvořilý rozhodli provést vyhodnocení toho, co jim projekt přinesl. Na hlavním přínosu se shodli - nový stroj jim umožnil navýšit kapacitu a díky tomu se zvýšil obrat i zisk, dokonce ve větší míře, než uvedli v projektu. Odhadli, že pokud vše půjde stejně dobře jako dosud, stroj si sám na sebe vydělá ne za čtyři, ale už za tři roky. Kromě toho se shodli i na dalších přínosech:
možnost vyrábět kvalitnější parkety a kombinovat materiály, což starší stroje neumožňovaly
lepší podmínky pro zakázkovou výrobu - nový stroj se dá mnohem rychleji nastavit a seřídit a je přesnější
výrazně menší odpad než u starších strojů nebo ruční výroby
snížení spotřeby energie - skoro o třetinu proti starším strojům
v podstatě nulová poruchovost - až na povinnou pololetní kontrolu a seřízení fungoval stroj bez jediné významnější poruchy.
Pan Zdvořilý se na vyjmenované přínosy podíval a řekl: "Četl jsem teď nějaký článek, že by se vlastníci neměli dívat jen na to, co nějaká investice přinese jim, ale co z toho budou mít i, jak to tam psali - stakeholdeři, jinak taky zájmové skupiny." Pan Čestný se zamyslel a po chvíli byl flipchart plný různých přínosů a benefitů. Po zaplnění celého papíru se společníci na své dílo spokojeně zadívali. "Ten náš projekt má vlastně rozsáhlé společenské a socioekonomické dopady," prohlásil pan Čestný. "Příště musíme v projektu více zdůraznit, že to nepomůže jen nám, ale i ostatním." A jaké další přínosy projektu si vymezili?
Zaměstnanci
menší prašnost a hlučnost nového stroje á zvýšení kvalifikace na novém stroji á větší bezpečnost práce
Nezaměstnaní v místě projektu
vznik 2 pracovních míst á vyškolení nově přijatých pracovníků
Stát
větší daňové příjmy státu z daně z příjmu i z DPH
Odběratelé
zvýšení jejich obratu
Přímí zákazníci
kvalitnější parkety s lepší možností vlastní specifikace (kombinace materiálů) á možnost získat větší slevy - větší prostor u ziskové marže
Dodavatelé (zejména dodavatelé dřeva)
větší dodávky do podniku - zvýšení jejich obratu a zisku.
Příště: Co všechno žadatele na cestě k získání a udržení dotace čeká a nemine a jak se vyhnout rizikům nebo je alespoň minimalizovat.
Dotační příběh firmy Čestný
(shrnutí dosavadního děje)
Společnost Čestný, s.r.o., již 12 let podniká ve dřevozpracujícím průmyslu, a to konkrétně ve výrobě dřevěných parket. V roce 2004 se dva společníci, pan Čestný a pan Zdvořilý, ve snaze čelit rostoucí konkurenci rozhodli investovat cca 6 milionů Kč do nové technologie. Při jednání o možnosti získání investičního úvěru od bankovního domu VašeNašeBanka, a.s., se dozvěděli o možnosti čerpat dotace ze Strukturálních fondů Evropské unie. Pan Zdvořilý poté při spanilé jízdě do Prahy získal informace jak o fondech obecně, tak byl panem Mladým z Agentury CzechInvest nasměrován na program Rozvoj, který přesně vyhovoval záměru firmy. Po jistých peripetiích s přípravou podkladů a s různými "poradci" se tedy společníci pustili do přípravy projektu a přes nemalé nesnáze ji nakonec zvládli. Další překážka se objevila v nutnosti zaplatit alespoň polovinu ceny nakupované technologie, což znamenalo získat velmi rychle příslib bankovního úvěru, a to nebylo vzhledem k blížícímu se termínu podání žádosti o dotaci do programu Rozvoj nic jednoduchého. Nečekaně náročné bylo i samotné formální podání žádosti. Štěstí však nakonec firmu Čestný, s.r.o., neopustilo, a žádost i se všemi náležitostmi odevzdali včas. Po třech měsících netrpělivého čekání, jež i nadále provázelo nekonečné dolaďování formalit, bylo rozhodnuto. Projekt byl schválen a firma získala příslib dotace. Následně se úspěšně poprala i s výběrovým řízením, takže mohla začít s realizací projektu, ale i s povinnou administrativou, která ji doprovází a dokonce pokračuje i v následném monitorovacím období. Vše tak probíhalo bez komplikací až do chvíle, kdy pan Zdvořilý zjistil, že k úspěšnému ukončení projektu chybí firmě ještě jeden krok - závěrečná zpráva projektu. I tu se nakonec podařilo úspěšně zvládnout a nic tak již nebránilo proplacení dotace. Ovšem ani tím příběh firmy Čestný nekončí - před společníky stojí ještě jedna, neméně důležitá fáze projektového cyklu, a tou je monitoring projektu a zajištění jeho udržitelnosti.
Klíčové faktory úspěchu
již při formulaci projektového záměru promyslet přínosy pro různé skupiny a uvést je v žádosti o dotaci - často mohou být tyto přínosy "jazýčkem na vahách", zda projekt bude nebo nebude podpořen,
už při přípravě projektu dbát na reálnou udržitelnost projektu jak v rovině institucionální (včetně personálního zajištění), tak i ekonomické a finanční - v případě ziskových projektů musí být cash-flow (příjmy z projektu) vyšší než výdaje s ní spojené, u neziskových je pak třeba mít zajištěný provoz projektu i po skončení dotace ze sponzorských darů, jiných dotací nebo z vlastní činnosti,
archivovat veškeré dokumenty související s realizací projektu včetně průběžných zpráv z realizace a závěrečné zprávy na jednom místě, a to po dobu minimálně 10 let od vyplacení dotace,
upozornit dodavatele (vybrané v rámci výběrového řízení na dodávku strojů a zařízení nebo služeb) a případné partnery, že povinnost uchovávat veškerou účetní, mzdovou a další dokumentaci související s projektem se často vztahuje i na ně (vybrané v rámci výběrového řízení na dodávku strojů a zařízení nebo služeb),
počítat s tím, že monitoring je nutné zajistit po dobu několika let (obvykle 5, v případě OPPP Rozvoj 3 roky) po ukončení projektu - a kontrola může přijít kdykoliv ve lhůtě stanovené Podmínkami poskytnutí dotace,
monitorovací zprávy dodávat implementační agentuře v požadovaném termínu a rozsahu,
myslet na to, že monitorovací ukazatele nejsou jen nějaká "nastřelená čísla", jejich plnění musí být důkladně sledováno. Nenaplnění ukazatelů může být důvodem pro krácení nebo úplné odebrání dotace, zejména v případě, kdy byly monitorovací ukazatele současně kritérii pro hodnocení projektu (např. počet nově vytvořených pracovních míst, počet proškolených osob, zvýšení obratu firmy o X %),
plnění monitorovacích ukazatelů sledovat průběžně, ve druhém čtvrtletí roku je ještě šance na nějakou tu opravu, týden před odevzdáním monitorovací zprávy to bude horší,
nezapomenout na to, že předmět projektu, na který byla poskytnuta dotace, nemůže být do lhůty stanovené podmínkami dotačního titulu prodán, převeden na jiného majitele nebo přemístěn (pro dlouhodobý majetek platí většinou lhůta min. 5 let). Po stejnou dobu musí být majetek pojištěn.
Jan Havránek
RAVEN Consulting
