Faktory úspěchu projektů ucházejících se o dotaci z fondů EU. Co ukázala léta 2004-2006?

Přestože analýza vychází ze zkušeností získaných v průběhu období, které lze jak z hlediska žadatelů o unijní dotace v České republice, tak jejich administrátorů považovat za učednická léta, lze předpokládat, že obdobné faktory budou mít vliv na úspěch či neúspěch projektů ucházejících se o dotace z fondů EU i v letech 2007-2013.

TROŠKA TEORIE NIKOHO NEZABIJE

Smyslem této analýzy je především vyhodnotit praxi minulého programovacího období a poskytnout praktické rady tvůrcům projektů, kteří budou usilovat o dotaci z fondů EU v tom právě začínajícím. Přesto bude užitečné začít troškou teorie a specifika projektů, které mají být kofinancovány z unijních zdrojů, charakterizovat na základě obecných projektových principů.

K této definici lze doplnit i některé charakteristické vlastnosti projektů, které je vymezují:

cíl nebo cíle, kterých má být projektem dosaženo (v případě dotovaných projektů musí být v souladu nejen s činností žadatele, ale i s cíli dotačního programu, konkrétního dotačního titulu, a to i z hlediska úrovně regionu realizace. Soulad je současně třeba zajištit i u průřezových kritérií, jako jsou rovné příležitosti a šetrnost k životnímu prostředí),

způsob, jak má být cíl realizován,

zdroje, za pomocí kterých bude naplněn cíl projektu,

čas, ve kterém je třeba projekt zahájit a ukončit,

náklady, tj. rozpočet projektu, který bude čerpán,

rizika přípravy postupů (jak se jim vyhnout nebo co dělat, pokud nastanou),

omezení, která projekt budou ovlivňovat (protože jde o projekty podpořené z veřejných zdrojů, vztahují se na ně poměrně přísná pravidla týkající se realizace projektu včetně pravidel pro výběrová řízení a následný monitoring a reporting).

Tabulka + Graf 1

TROJIMPERATIV PROJEKTU

Toto velmi vznešeně znějící sousloví prakticky vymezuje tři základní charakteristiky, resp. omezení každého projektu - Čas, Náklady a Zdroje. Specifika projektů financovaných z fondů EU se týkají všech tří hlavních charakteristik (box vlevo).

ŠTĚSTÍ PŘEJE INFORMOVANÝM

Příprava úspěšného projektu v žádném případě není záležitostí několika dnů nebo týdnů. Už jen samotné vyhledávání a třídění nezbytných informací může zabrat několik dlouhých nocí u internetu (a navíc přesně dle Murphyho zákonů tu nejvhodnější dotaci pravděpodobně naleznete až na konci celého seznamu nebo informační brožury). Současně je už od začátku třeba posoudit, zda je nalezená dotace pro žadatele ta nejvhodnější a nejvýhodnější.

Faktory úspěchu z hlediska informací a přípravné fáze

Započetí s přípravou projektu již před vyhlášením výzvy a postupné upřesňování podle aktuálně vyhlášených podmínek.

Zajištění všech potřebných podkladů jak pro samotnou projektovou žádost, tak i pro veškeré povinné a nepovinné přílohy hned na začátku procesu.

Sestavení projektového týmu tak, aby v něm byli zastoupeni všichni, jichž se projekt týká. Nejlepší cestou k úspěchu se ukazuje motivace všech členů projektového týmu tak, aby ho vzali "za svůj".

Pokud se žadatel rozhodne najmout na zpracování žádosti o dotaci či jeho část poradce či konzultanta, pak výběr zkušeného, odpovědného a solidního partnera (na základě doporučení, výběrového řízení nebo nabídky od několika poradenských firem či poradců).

Konzultovat již ve fázi projektového záměru s implementační agenturou a poradci a v tomto přístupu pokračovat i při přípravě a podávání projektové žádosti.

RIZIKOVÉ FAKTORY

Nedostatečné prostudování všech pravidel a kritérií (zejména ze začátku období 2004-2006 byly často předkládány žádosti, které byly vyřazeny vzhledem k formální nepřijatelnosti žadatele nebo projektu).

Nesoulad projektu s cíli operačního programu, dotačního titulu nebo se strategickými dokumenty.

Snaha využít každé příležitosti k získání dotace bez cílevědomé přípravy projektu, který představuje reálnou rozvojovou prioritu žadatele.

Příprava projektu na poslední chvíli, kdy se žadatel dozví o pro něj vhodné výzvě několik dní před uzávěrkou příjmu žádostí o dotaci.

Graf 2

FORMALITA NUDA JE (BEZ NÍ TO VŠAK NEJDE)

Mnohé dotační tituly z období let 2004-2006 lze nesporně považovat za přeformalizované a jejich pravidla a požadavky za příliš byrokratické. Přesto je třeba počítat s tím, že i v novém období budou existovat předepsané formální požadavky, a to i v případě elektronických žádostí o dotace (z úst některých skeptiků dokonce zaznívá, že právě v tomto případě budou požadavky náročné).

Podíváme-li se na období let 2004-2006 z tohoto hlediska, museli žadatelé plnit skutečně náročné požadavky a v praxi s nimi také měli řadu problémů. A nemáme tím na mysli jen skutečně přehnané požadavky toho druhu, jako byl například podpis statutárního zástupce žadatele na každé straně projektové žádosti, ale obecně velkou administrativní náročnost kompletace žádostí. U některých programů bylo žadatelům umožněno případné formální nedostatky žádosti odstranit, v mnoha případech však nesplnění výlučně formálních požadavků vedlo k vyřazení obsahově vynikajícího projektu z dalšího hodnocení.

FAKTORY ÚSPĚCHU Z HLEDISKA FORMÁLNÍ STRÁNKY

Nepovinné přílohy předložené žadatelem nad rámec požadavků (mnohdy se mohou stát pomyslným "jazýčkem na vahách" při rozhodování o podpoře projektu a přidělení dotace).

Kvalitní zpracování i formální úprava textu žádosti, dobrá grafická úprava i balení projektové žádosti (text bez gramatických chyb a projekt vytištěný na kvalitní tiskárně udělá na hodnotitele lepší dojem než odbytý černobílý tisk nebo nekvalitní kopie).

Dobrý název projektu. Přestože se řadí spíše k obsahovým charakteristikám projektu, působí název již i na první pohled a mnohdy může být i on oním "jazýčkem na vahách", zejména v případě, kdy se sejde větší množství obdobných projektů. Správný název projektu by měl co nejvýstižněji charakterizovat obsah a cíl projektu, přičemž je vhodné koncipovat ho i s přihlédnutím k tomu, aby umožňoval vytvořit dobře zapamatovatelnou zkratku, která usnadňuje publicitu projektu).

RIZIKOVÉ FAKTORY, NEJČASTĚJŠÍ CHYBY

Neočíslované přílohy, které nejsou pevně spojeny s projektem, případně úplně chybějí (tato situace hrozí v případě, kdy je požadováno více kopií žádosti i všech příloh).

Nesplnění požadavků na zabalení žádosti, zejména pokud jde o požadavky na obálku nebo spíše balík. (Je škoda, když veškerá práce na přípravě žádosti přijde vniveč kvůli opomenuté drobnosti, jako je například požadavek na zabezpečení proti neoprávněnému otevření nebo správné vyplnění tzv. krycího listu.)

Nedodržení termínu podání žádosti, který je až na výjimky definován jako datum (a často i hodina) doručení, nikoli odeslání žádosti.

Nedodržení místa podání žádosti. Přestože jsou tyto informace uváděny v příručkách pro žadatele, v textu výzev a také na stránkách příslušné implementační agentury, mnoho žadatelů podá žádost jinam - a implementační agentura většinou bohužel nezohlední, že byla zcela správně zpracovaná a kompletní žádost omylem poslána například na její centrálu místo regionální pobočky apod.

Nedodržení požadované struktury nebo obsahu jednotlivých požadovaných dokumentů, zejména studie proveditelnosti. Palčivý je tento problém zejména tam, kdy jsou struktura nebo obsah striktně stanoveny - pokud taková žádost není rovnou vyřazena pro nesplnění formálních kritérií, je významně postižena při bodovém hodnocení projektu.

Chybějící podpis oprávněného zástupce na žádosti.

Najasnost informace o statutárním zástupci, jehož jméno není zřejmé ani ze zakladatelské listiny, ani jiného dokumentu v žádosti.

Odlišné číslování příloh žádosti v seznamu příloh a na přílohách samotných.

Přiložení prostých kopií požadovaných dokumentů místo jejich originálů nebo ověřených kopií.

Nejvýznamnější předpoklad úspěchu projektu: obsah

Přestože je formální stránka projektu důležitá, největší váhu při hodnocení a rozhodnutí o udělení dotace má obsah projektu, jeho cíl, výsledky a výstupy. V mnoha programech nastiňují cestu k úspěchu i rizika neúspěchu výběrová kritéria a bodovací tabulky, jinde je však pouze naznačeno, co bude při hodnocení a výběru bráno v potaz.

FAKTORY ÚSPĚCHU Z HLEDISKA OBSAHU PROJEKTU

Velký komplexní projekt - často jsou podporovány právě projekty, které nějaký problém nebo určitou potřebu řeší komplexně a ne pouze na území jedné obce nebo města.

Inovativní řešení problému - ve výběrových kritériích jsou často zmíněny projekty, které přinášejí inovativní řešení problému, čímž se odliší v rámci řady obdobně zaměřených projektů (může jít například o co nejaktivnější zapojení cílových skupin do projektu, kdy jejich příslušníci nejsou jen příjemci informací, ale jsou školeni tak, aby se sami mohli stát školiteli dalších osob).

Předchozí zkušenosti žadatele - toto kritérium (v určitém ohledu diskriminující) bylo v mnoha dotačních programech součástí hodnocení. Pro žadatele, který prokázal a popsal své dosavadní zkušenosti s přípravou a řízením projektů (většinou nemuselo jít jen o projekty spolufinancované z veřejných prostředků), to znamenalo zisk významného bodového zvýhodnění.

Jasně popsaný realizační tým projektu, a to i s vymezením kompetencí jednotlivých jeho členů (včetně finančních a technických podmínek tohoto týmu).

Dobře zdůvodněná potřebnost projektu vyplývající z průzkumu zájmu cílových skupin (ve formě průzkumu zájmu o výstupy projektu realizovaného v rámci cílové skupiny, socioekononomického výzkumu nebo analýzy potřeb cílových skupin).

Vhodně zvolení partneři. Zejména v případě tzv. měkkých projektů bylo často vytvoření partnerství nutnou podmínkou přijatelnosti projektu. Významní byli finanční partneři, kteří se přímo podíleli na rozpočtu projektu.

Související další aktivity přímo navazující na projekt.

Vznik dostatečného počtu nových pracovních míst nebo jiného monitorovacího ukazatele, a to ve vztahu k velikosti projektu (dotace/pracovní místo, dotace na 1 m³ obestavěného prostoru apod.). Tento ukazatel je v mnoha případech dokonce oficiálním, jindy neoficiálním hodnotícím kritériem

Návaznost projektu na předchozí projekty a činnost žadatele i partnerů. Je výhodou, pokud může žadatel i jeho případní partneři prokázat dlouhodobé zkušenosti v dané oblasti.

Přínosy projektu a jeho přidaná hodnota i pro další tzv. stakeholdery (zájmové skupiny). Je významné, pokud může efektů a přínosů projektu využít nejen sám žadatel, ale i další subjekty či cílové skupiny. Právě tento fakt může být rozhodující v případě, že se u výběrové komise sejde velké množství obdobných projektů.

RIZIKOVÉ FAKTORY, NEJČASTĚJŠÍ CHYBY

Přehnaně optimistické vstupy analýzy a studie proveditelnosti, nadsazení cen, nerealistické výsledky a výstupy projektu jak v popisné části, tak i v rámci monitorovacích ukazatelů.

Nedostatečně popsaný realizační tým a kompetence jeho jednotlivých členů i finanční náklady s týmem spojené.

Nedostatečně doložená potřebnost projektu (zejména absence analýzy cílových skupin a analýzy potřeb a odůvodněnosti realizace projektu, případně jejich nedostatečný popis).

Nedostatečné zkušenosti s realizací projektů (je účelné popsat všechny již uskutečněné projekty).

Nedostatečný popis způsobu realizace projektu (z projektu není jasné, jakým způsobem má být dosaženo stanovených cílů).

Nedostatečně popsaná udržitelnost projektu (z projektu není jasné, jak bude zajištěn jeho provoz jak po stránce finanční, tak technické i personální. To může vzbuzovat obavu, že projekt skončí získáním dotace, takže nebude dosaženo předpokládaných efektů.)

Nejasný harmonogram (chybí časové vymezení jednotlivých projektových aktivit nebo se uvedené termíny navzájem vylučují, případně harmonogram nezahrnuje všechny aktivity).

Partnerem je dodavatel (jde o závažné pochybení, kterého se již sice dopouští méně žadatelů než na počátku programovacího období, přesto se však vyskytuje).

Projekt dostatečně nenaplňuje stanovené ukazatele (projekt nenaplňuje ani základní požadované hodnoty monitorovacích ukazatelů, jako je například počet nově vytvořených pracovních míst, nárůst přidané hodnoty nebo počet účastníků školení realizovaného v rámci projektu).

Projekt není koncipován na základě reálné situace, ale ve snaze získat maximální počet bodů (žadatel se snaží postihnout ne realitu, ale pokud možno všechny oblasti a potenciální cíle projektu zohledněné ve výběrových kritériích - příkladem je projekt odbahnění rybníka, jehož součástí mělo být vybudování informačního a internetového kiosku, kde by byl zaměstnán tělesně postižený uchazeč z databáze úřadu práce).

O PENÍZE JDE AŽ V PRVNÍ ŘADĚ!

Stejně jako u nedotovaných projektů, i u těch s podporou z evropských zdrojů se velká část faktorů úspěchu i neúspěchu týká ekonomické a finanční stránky projektu. Odlišnosti lze vnímat především mezi tzv. tvrdými a měkkými projekty. U těch tvrdých, tedy investičních, je důraz kladen na realizační část (budování stavby nebo její rekonstrukci, nákup a instalaci stroje apod.), neboť podpora končí ukončením realizace, zatímco u měkkých, neinvestičních, je primární podrobné a věrohodné zobrazení ekonomické stránky provozu projektu.

FAKTORY ÚSPĚCHU Z HLEDISKA EKONOMICKÉ STRÁNKY

Precizně zpracovaný finanční plán. Jde o adekvátní vyčíslení všech nákladů a výnosů projektu, příjmů a výdajů spojených s projektem jak ve fázi investiční (fázi realizace), tak i v provozní fázi. Doporučit lze započtení i těch nákladů, které nemusí být na první pohled zřejmé, ale které vzniknou při realizaci projektu (žadatelé například často zapomínají zahrnout mezi náklady i ty spojené s výběrovým řízením nebo administrací a monitoringem projektu - ať už jsou tyto agendy zajišťovány interně, nebo najatou firmou).

Realistické předpoklady a podklady pro výpočty.

Důkladná analýza rizik projektu a další zpracované analýzy. Je-li v rámci projektu provedena důkladná identifikace finančně-ekonomických rizik a specifikace opatření na jejich eliminaci, hodnotitel jej bude považovat za lépe připravený než projekt, který si rizika nepřipouští nebo jejich vliv bagatelizuje.

Zohlednění rizik a různých variant projektu ve výpočtech. Svědčí o serióznosti žadatele a jeho přípravy, pokud je provedena citlivostní analýza, resp. výpočet variant dle stupně pravděpodobnosti, že tyto nastanou.

Zohlednění časových souvislostí vzniku nákladů. Je účelné zajistit správné propojení finančních toků s harmonogramem projektu a přiřadit správně náklady do předinvestiční, investiční a provozní fáze projektu, což úzce souvisí s precizně zpracovaným finančním plánem.

Nezamlčování a nezkreslování vstupních hodnot finanční analýzy. Jen v případě, že tyto hodnoty nejsou účelově zkresleny či zamlčeny, lze projekt adekvátně posoudit, což je přínosem nejen pro hodnotitele projektu, ale především pro samotného realizátora.

Správná aplikace metodických postupů a zásad pro zpracování finanční analýzy, a to v závislosti na konkrétním projektu a jeho specifikách.

Dobré předchozí ekonomické výsledky žadatele a jeho dobré finanční zdraví (dobrý finanční rating). Kladné hospodářské výsledky, přiměřená míra zadluženosti, likvidita apod., u měst a obcí dobrá hodnota dluhové služby, zejména v případě, kdy se předpokládá využití úvěru pro financování projektu.

Čtivá, přehledná, nikoliv zbytečně dlouhá, ale komplexní studie proveditelnosti a obdobným způsobem zpracovaná žádost o dotaci.

Nižší než maximální procento požadované dotace. Osvědčuje se hlavně v případě, kdy je toto kritérium součástí hodnocení, a tedy možností získat body navíc. I v ostatních případech je ale vyšší míra vlastního spolufinancování považována za kladný rys projektu a zvyšuje jeho šanci na úspěch.

RIZIKOVÉ FAKTORY, NEJČASTĚJŠÍ CHYBY

Nedostatečně prokázané zajištění financování a následné finanční krytí v průběhu provozu projektu a nezajištění udržitelnosti projektu.

Nekonzistentnost projektu z hlediska finančních údajů. Jde o velmi závažnou chybu, kdy nesouhlasí finanční částky uváděné v jednotlivých částech projektové žádosti a jejích přílohách, případně textová část studie proveditelnosti uvádí jiné informace než podrobný rozpočet apod.

Nerealistické výsledky finanční a ekonomické analýzy v porovnání s běžnými výsledky obdobných projektů.

Výrazně nadhodnocená výše investičních nebo provozních nákladů (například zahrnutí solárních panelů do běžné rekonstrukce haly nebo výběr nejdražšího vybavení, které je na trhu k dispozici).

Zahrnutí neoprávněných nákladů, které s projektem vůbec nesouvisejí, do jeho rozpočtu.

Uvedený výčet faktorů úspěchu i neúspěchu, které se vztahují k základním etapám přípravy projektového záměru a projektu i žádosti o dotaci z fondů EU, samozřejmě není vyčerpávající, v praxi se lze setkat i s mnoha dalšími. Řada specifických překážek na cestě k udržení dotace navíc úspěšného žadatele čeká také ve fázi výběrových řízení spojených s realizací projektu i při následném monitoringu. Dnes však již nemálo zájemců o evropské peníze připravuje projekty pro nové operační programy, a jim snad tento souhrn naznačí, kterým směrem při přípravě napnout síly a čemu se naopak vyhnout. Všem žadatelům přeji, aby jejich snažení bylo korunováno úspěchem a jejich snaha nepřišla nazmar.

Projekt lze obecně vymezit jako jedinečný proces sestávající z řady koordinovaných a řízených činností, který má datum zahájení a ukončení, je prováděn pro dosažení předem stanoveného cíle a vyhovuje specifickým požadavkům včetně omezení daných časem, náklady a zdroji.

Projekt koncipujte na základě reálné situace, ne ve snaze získat co nejvíc bodů. Ať nedopadnete jako neúspěšný žadatel s projektem na odbahnění rybníka, jehož součástí mělo být vybudování informačního a internetového kiosku, kde by byl zaměstnán tělesně postižený uchazeč o zaměstnání z databáze úřadu práce...

Martin Krištof

Raven Consulting