Svět bez šanonů

Výhody pro daňové subjekty jsou zřejmé, ale co na to FÚ? Samozřejmou nutností je také odzkoušení teorie a možností daných legislativou v samotné praxi. Máme ji jako první v České republice za sebou a jelikož je více než pravděpodobné, že se v různých obměnách a variantách bude na jednotlivých FÚ opakovat, podělíme se o ní nyní s vámi: Klient uplatnil nadměrný odpočet DPH za 4.Q/2006. Investoval do opravy a vybavení nové provozovny. FÚ vyzval daňový subjekt k odstranění pochybností a k předložení účetních záznamů a dokladů. Jelikož pro klienta zajišťujeme jejich digitalizaci a zároveň jsme očekávali možné "rozpaky" FÚ nad přineseným digitálním nosičem, využili jsme plné moci a na FÚ donesli CD sami. Ten digitalizované účetní záznamy nakonec přijal, neboť prostě nemohl jinak. Pravdou je, že pro kontrolou obsahu CD před jeho předáním jsme museli až k vedoucí celého vyměřovacího oddělení, neboť ta jediná měla instalovanou mechaniku CD...

A výsledek?

Řízení proběhlo na finančním úřadě s tímto výsledkem:

> FÚ nechtěl v průběhu daňového řízení po klientovi jediný tištěný doklad

> FÚ při ústním jednání v daňovém řízení dle § 12 zákona 337/1992 Sb. protokolárně (jejich protokol) vrátil CD - cituji z předmětu jednání: "Předání digitalizovaných účetních záznamů a dokladů". Cituji dále z obsahu protokolu: "...Dále byl vrácen digitální nosič CD-R Verbatim 80-52x Extra Protection s kapacitou 700MB s výrobním číslem ...., který obsahuje digitalizované účetní záznamy (viz protokol v příloze o předání zaevidovaný pod č.j. ... ze dne ...) Uvedený digitální nosič se vrací daňovému subjektu po provedení kontroly v původním stavu a s původním, nezměněným obsahem, což daňový subjekt potvrzuje podpisem tohoto protokolu." Předtím jsem provedl kontrolu CD před úředníky FÚ na mém notebooku.

> FÚ dal pokyn k úhradě nadměrného odpočtu DPH ve prospěch účtu klienta ve výši několika set tisíc Kč.

Při osobní hovoru jsem pak zmínil mimo protokol i naši praxi u jiných subjektů, kde po naší digitalizaci dochází i k okamžité likvidaci tištěných předloh. Úřednice se nijak nepozastavily nad takovou skutečností, naopak prohlásily, že "...když to má stejnou právní sílu, tak není divu. Přece to nebude skladovat..."

Vraťme se na začátek

Vraťme se ale na začátek k digitalizaci dokumentů. Základní výhody přenesených/digitalizovaných dokumentů je možno shrnout do těchto bodů:

> okamžitá úspora místa,

> vzdálený přístup všech oprávněných osob k účetním záznamům a dokumentům účetní jednotky cestou šifrovaného přístupu k nim prostřednictvím internetu z kteréhokoli místa na světě, (vlastník společnosti, management, vedoucí na různých úrovních, účetní, daňový poradce, auditor...)

> možnost vyhledat během několika vteřin i několik let starý účetní záznam,

> možnost předkládat účetní záznamy výhradně v digitalizované podobě, například na CD, ke kontrole finančnímu úřadu ale i jiným úřadům státní správy a takto je i archivovat,

> zajištění povinnosti zachování čitelnosti účetních záznamů (což je například u dokladů vytištěných na termopapíru téměř vždy problém). Výhod je jistě více a jsou poplatné i obsahu podnikatelské činnosti konkrétních subjektů. V každém případě je na místě zmínit, že několik tisíc (a podle užitého digitálního nosiče i několik desítek tisíc) účetních záznamů a dokladů je možné mít a po dobu skartační lhůty archivovat již dnes výhradně na tomto digitálním nosiči. Účetnictví subjektu za 10 let činnosti prostě může být na několika médiích CD ve Vašem kufříku či kabelce...

Čtyři kroky

Proces přenosu za použití el. značky zpracovatele a časového razítka lze velmi zjednodušeně shrnout do následujících čtyř kroků:

> při skenování účetních záznamů, dokladů či jiných dokumentů, kde podstatou je zachování věrného obrazu původního dokumentu (tedy pořízení naprosto shodné obrazové kopie), nesmí být žádným způsobem zasaženo do skenovacího procesu a je nutné obraz ponechat v původní podobě,

> neskenované dokumenty převádíme do výstupního formátu PDF. (Tento formát je již například pevně zakotven také do podmínek elektronického podání na obchodní rejstřík dle vyhlášky č. 562/2006 Sb. a dle našich informací jej budou preferovat i další vyhlášky),

> následuje označení naskenovaných souborů kvalifikovaným systémovým certifikátem (elektronickou značkou) a kvalifikovaným časovým razítkem,

> označené soubory pak nahráváme na nezaměnitelný, nepřepisovatelný (read only) a nevymazatelný digitální nosič.

> nezapomeneme na digitální nosič nahrát také volně šiřitelný SW pro prohlížení souborů PDF, SW pro případnou dekomprimaci souborů ve formát ZIP (pokud máme účetních záznamů více a komprimujeme je). Činíme tak z důvodu splnění zákonné povinnosti daňového subjektu zajištění čitelnosti přenesených záznamů po jejich digitalizaci i v průběhu následujících let. (obsah CD viz obrázek v příloze)

Skartace a uchování záznamů

Digitalizace účetních záznamů v souladu s citovanými částmi zákona o účetnictví je tedy možná a z mnoha již dříve uvedených důvodů žádoucí. Následná likvidace písemných účetních záznamů je pak podmíněna řádným zaznamenáním celého procesu přenosu formou jednoznačných protokolů před i po digitalizaci, označením přenesených účetních záznamů kvalifikovaným systémovým certifikátem zpracovatele (elektronickou značkou) a kvalifikovaným časovým razítkem a v neposlední řadě také archivací takových záznamů podle platných zákonných skartačních lhůt, jako by šlo o listy papíru.

Při archivaci digitalizovaných dokumentů uchovávaných na digitálním nosiči po dobu skartační lhůty je třeba se řídit Zákonem č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a platným Typovým skartačním rejstříkem v platném znění, který vydává Ministerstvo vnitra ČR. V něm jsou uvedeny velmi podrobně veškeré možné typy a druhy dokumentů, se kterými se podnikatelský subjekt (ale nejen ten) setkává při své činnosti.

Výhody vzdáleného přístupu

V úvodu jsme zmínili několik základních důvodů. proč má smysl digitalizovat své účetní záznamy. Jedním z nich je vzdálený přístup všech oprávněných osob cestou šifrovaného přístupu k nim prostřednictvím internetu. Zde jsou tři příklady z praxe:

> účetní, daňový poradce či auditor již nemusí dojíždět na místo výkonu své práce, neboť každý doklad má v celém svém rozsahu přístupný vzdáleně

> digitalizované doklady je možné v reálném čase poskytovat dalším oprávněným osobám v rámci rozhodovacích procesů uvnitř účetní jednotky, bez dalších prodlev, hledání, faxování, zasílání poštou apod.

> vlastníci společnosti mají v režimu 24hod denně přístup k účetním dokladům z jakéhokoli místa na světě, aniž by nutnou potřebu dohledu a kontroly museli vykonávat jiným neefektivním způsobem.

Zacházení s doklady

Jedním ze základních předpokladů úspěšného přenosu účetních záznamů a dokladů do digitální podoby je jejich správné "skladování" v období před digitalizací. S ohledem na dosavadní zkušenosti si vám nyní dovolíme předložit několik pravidel, která doporučujeme dodržovat a která významným způsobem ulehčují technickou stránku přenosu a tím i šetří náklady na digitalizaci. Ta se totiž z významné části skládá i z nutné manipulace s účetními záznamy a doklady před i po přenosu (pokud nejsou po digitalizaci z nějakého důvodu likvidovány).

> Jednou z cest je změna stávajících způsobů často aplikovaných kompletací účetních "košilek" se samotnými účetními doklady. Za nevhodný způsob lze jednoznačně označit několikanásobné "přišívání" účetních dokladů ke košilkám kancelářskými sešívačkami. Pokud je již takový postup z nějakého důvodu zvolen, doporučujeme účetní doklad přišít (ale v každém případě lépe je nalepit!) na titulní stranu košilky - ovšem vždy tak, aby nezakrýval důležité (s ohledem na průkaznost dokladů ovšem pokud možno žádné) a pro práci s doklady žádoucí údaje na "košilce".

> Dalším nežádoucím způsobem je pak přišívání několika takových účetních dokladů najednou na sebe. V mnoha případech se tak děje navíc postupně v čase. Tento způsob je na přípravu pro provedení přenosu velmi náročný a tedy i zbytečně časově i finančně nákladnější. Každý přišitý doklad je totiž nutné zvlášť oddělit a neskenovat.

> Jednou z doporučovaných variant je vkládání účetních dokladů společně s košilkami do průhledných fólií.

> Další vhodnou variantou osvědčenou v praxi je pak lepit účetní doklady na zadní stranu košilky tak, aby se jednotlivé doklady v žádném případě nepřekrývali, případně je přilepit (pokud je jich více k jedné košilce) na samostatný papír a ten následně jednorázově přišít ke košilce (případně na takový papír v čase doklady dolepovat). Vždy ale tak, aby byl každý doklad vidět v celém svém obsahu.

> V neposlední řadě doporučujeme jistou formu skladování tištěných dokladů v šanonech před jejich digitalizací. Doporučujeme využívat šanony jen do úrovně jejich předpokládaných možností pojmout určitý počet dokumentů. Pokud je aplikován postup kdy do jednoho šanonu je vloženo více dokumentů, než je jejich řekněme přirozená schopnost pojmout, dochází pak při manipulaci s dokumenty k jejich poničení, zohýbání, perforaci o spojovací materiál jiných dokumentů apod.

František Matějka

Autor pracuje ve firmě Audit Alliance a je vedoucím projektu na skenování a digitalizaci účetních záznamů a jejich archivaci výhradně v digitalizované podobě.

Předpoklady pro skenování a přenos do digitální podoby

Pojďme se nyní společně pozastavit nad platnou legislativou, která se uvedeného procesu týká. Zásadním východiskem pro nás je zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví v platném znění. Tento zákon řeší problematiku organizace, techniky a zajištění průkaznosti účetních záznamů zejména v následujících ustanoveních:

§33 Účetní záznam

(2) Účetní záznam může mít písemnou nebo technickou formu. Pro účely tohoto zákona se považuje za

a) písemnou formu účetní záznam provedený rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky, jehož obsah je pro fyzickou osobu čitelný,

b) technickou formu účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem nespadajícím pod písmeno a), který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný.

(3) Účetní jednotka může provést převod účetního záznamu z jedné formy do druhé. V tomto případě je povinna zajistit, že obsah účetního záznamu v nové formě je shodný s obsahem účetního záznamu v původní formě. Splnění uvedené povinnosti se má za prokázané, pokud účetní jednotka předloží účetní záznam v původní i nové formě a jejich obsah je shodný; splnění této povinnosti však účetní jednotka může prokázat i jiným způsobem, který nezpochybní žádná z osob, které s převedeným záznamem pracují. Účetní jednotka je povinna disponovat účetními záznamy, kterými dokládá formu vedení účetnictví. Při prokazování splnění povinnosti podle věty druhé u účetních záznamů, které nejsou označeny skartačními znaky pro výběr nebo archiválii podle zvláštního právního předpisu, [1] se nevyžaduje předložení nosiče informací ( §4 odst. 10 ) v původní formě.

§§33a Průkaznost účetního záznamu

(1) Podle tohoto zákona se za průkazný účetní záznam považuje pouze

a) účetní záznam, jehož obsah je prokázán přímo porovnáním se skutečností, kterou tento záznam prokazuje,

b) účetní záznam, jehož obsah je prokázán obsahem jiných průkazných účetních záznamů,

c) účetní záznam přenesený způsobem splňujícím požadavky podle §34 , nebo

d) účetní záznam týkající se výhradně skutečností uvnitř jedné účetní jednotky, k němuž je připojen podpisový záznam osoby oprávněné a odpovědné podle odstavce 9.

(3) Účetní jednotka je povinna za účelem průkaznosti přenášet účetní záznamy mimo tuto účetní jednotku jen způsobem podle odstavce 1 písm. c). Účetní záznam určený k přenosu musí být podepsán vlastnoručním podpisem nebo elektronickým podpisem podle zvláštního právního předpisu [2] anebo obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě. Pokud účetní záznam není podepsán před předáním k přenosu, musí být podepsán nejpozději v okamžiku jeho předání k přenosu. Účetní jednotka může, kromě způsobu podle odstavce 1 písm. d), využít při předávání účetních záznamů uvnitř této účetní jednotky i způsob podle odstavce 1 písm. c).

§34 Přenos účetního záznamu

(1) Přenos účetního záznamu může být uskutečněn pouze prostřednictvím informačního systému nebo jiným způsobem, který splňuje požadavky průkaznosti a dále požadavky ochrany a bezpečnosti odpovídající charakteru přenášených informací podle zvláštních právních předpisů. [3]

(2) Požadavky průkaznosti a jiné požadavky uvedené v odstavci 1 jsou splněny i v případě, je-li přenos účetního záznamu uskutečněn prostřednictvím třetí osoby odlišné od účetních jednotek, pokud tato osoba splňuje požadavky podle zvláštních právních předpisů. [3]

[1] Zákon č. 97/1974 Sb., o archivnictví, ve znění pozdějších předpisů. Tento zákon byl nahrazen zákonem č. 499/2004 Sb.

[2] Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

[3] Například §17 až §20 obchodního zákoníku, §38 a §39 zákona č. 21/1992 Sb., o bankách, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 29/2000 Sb., o poštovních službách a o změně některých zákonů, zákon č. 151/2000 Sb., o telekomunikacích a o změně dalších zákonů, zákon č. 101/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 148/1998 Sb., ve znění pozdějších předpisů, vyhláška č. 56/1999 Sb., o zajištění bezpečnosti informačních systémů nakládajících s utajovanými skutečnostmi, provádění jejich certifikace a náležitostech certifikátu.