Virtuální svět v reálném životě firmy

Virtuální prostor, jenž firmě slouží k poradám vrcholového vedení mezi manažery v jednotlivých státech, k rychlé výměně informací mezi pobočkami, k efektivnímu procesu zaškolování nových zaměstnanců a ke školení zaměstnanců s flexibilní náplní práce, je možné považovat za jednu z význačných konkurenčních výhod.

Představme si následující situaci. Generální ředitel firmy nutně potřebuje mít možnost rychle se radit o důležitých změnách a rozhodnutích s ostatními členy představenstva a i s ostatními členy vrcholového vedení. Pro rychlé, operativní porady představenstva mu velmi dobře slouží systém video konference. Pro operativní porady rozšířeného vedení pak společnost zavedla systém porad ve virtuálním prostoru.

Generální ředitel si může svolat prostřednictvím svého sekretariátu a s využitím aplikací Outlook své členy "Executive Committee" na hodinový "Exco virtuální meeting". Na této virtuální poradě jim může vysvětlit svoji představu o dalším směrování společnosti. Může zároveň seznámit své kolegy s výsledky průzkumu, který si společnost objednala u poradenské společnosti. Poradenská společnost v této virtuální poradě rovněž představí hlavní zjištění, grafy a výsledky za jednotlivé části společnosti i celý region.

Všichni účastníci porady mají možnost se vyjádřit ke všem prezentovaným informacím. Generální ředitel získá okamžitě reakce jak na svou prezentaci, tak i prezentaci poradenské společnosti. Zároveň však získá podnětné nápady svých kolegů.

Sekretářka vrcholového vedení nemusí připravovat pro toto setkání papírové kopie s prezentací, nemusí organizovat ubytování, převoz kolegů z letiště do hotelu a z hotelu do firmy, nemusí rezervovat zasedací místnost. Okamžitě po skončení prezentace mají všichni členové vrcholového vedení k dispozici veškeré dokumenty v elektronické podobě - "zaparkované" ve složce agenda vrcholového vedení.

Každý měsíc ředitel rovněž promlouvá ke svým zaměstnancům a seznamuje je s novinkami, s úspěchy jednotlivých útvarů a jedinců. Zaměstnanci mají možnost v průběhu prezentace, ale i na závěr tohoto virtuálního shromáždění, písemně oslovit svého generálního ředitele. Dotazy jsou zodpovídány "on-line", nebo mohou být zodpovězeny na dalším virtuálním shromáždění.

Co technika přináší marketingu?

Marketingový ředitel musí v souvislosti s rozvojem společnosti vypracovat se svými brand manažery nový marketingový plán. Pomocí virtuální zasedací místnosti se spojí se svými kolegy a projednají výsledky analýzy trhu, rozpočet na komunikaci, seznam akcí na podporu prodeje, sponzoring a podklady pro tiskové zprávy. Nový katalog firmy bude představen reklamní agenturou také pomocí virtuálního prostoru. Všichni členové marketingového týmu uvidí prezentaci nových výrobků, včetně cenových kalkulací, prezentovaných v Excelu. Zároveň budou mít účastníci této akce možnost shlédnout nové promoční video. Všichni se zároveň těší i na to, že se seznámí s novou account manažerkou, která má do této reklamní agentury a do celkové spolupráce přinést nové nápady.

Ke všem těmto informacím a novinkám se mohou členové týmu vyjadřovat, komentovat názory svých kolegů, a to jak písemně, tak i ústně. Na závěr schůzky si marketingový ředitel udělá krátký průzkum názorů na představovaný katalog a promoční videoklip.

Obchod, finance i IT v celosvětové síti

Obchodní ředitel musí své account manažery seznámit jak s novými produkty, jejich specifikacemi, designem, přednostmi oproti konkurenci, tak zároveň i s novými prodejními typy a technikami. K tomu mu opět velmi dobře poslouží virtuální "sales meeting". Má možnost interaktivně reagovat na připomínky svých spolupracovníků k prezentovaným novinkám, má možnost se dotazovat na důvody plnění či neplnění plánu a to opět on-line v rámci celého regionu.

Finanční ředitel řeší neustále problém, jak seznámit své účetní na jednotlivých pobočkách s novými postupy při účetních operacích, spojených s aktivitami firmy. Tyto operace mají zcela nové daňové konsekvence, proto je nutné tyto informace předat i daňovým analytikům. Dále nutně potřebuje seznámit mzdové účetní s novými předpisy požadovanými ministerstvem práce a sociálních věcí. K tomu mu velmi dobře poslouží systém virtuálního prostoru - třídy, pomocí které může oslovit všechny své podřízené a seznámit je efektivně s aktuálními legislativními a účetními změnami, majícími vliv na způsob účtování, evidenci, daňovou oblast a výkaznictví. Na této virtuální schůzce je přítomen i interní auditor, jenž se rovněž vyjadřuje k dané problematice z pohledu jeho funkce.

Ředitel IT v souvislosti ze zaváděním nových technologií potřebuje vyškolit své IT administrátory na nový hardware a software.

Dodavatelem IT technologie je rovněž invenční firma, která nejenže dodává nejmodernější technologie, ale používá ke školení těchto technologií rovněž i moderní formy vzdělávání, mezi které patří virtuální třída. Specialisté mohou být tak na dálku seznámeni s odlišnostmi nových technologií od těch předchozích. IT specialisté mají možnost sedět u svých počítačů, zkoušet si přednášené téma na serverech, ke kterým se připojují na druhém konci světa. Pro řešení případných problémů s IT technikou využívá společnost virtuální místnost pro IT podporu koncových uživatelů.

Je to hlavně o lidech

Jak bylo již řečeno, firma roste a k tomu potřebuje získat nové, kvalitní zaměstnance.

Personální ředitel, zodpovědný za celý region, se musí vypořádat s novými nábory manažerů druhé řídící linie. Proto se obrátí na společnost, která se zabývá službami typu "executive search". Tato společnost je pozvána personálním ředitelem do virtuální zasedací místnosti, ze které má možnost on-line prezentovat svůj "short list" - seznam vybraných kandidátů, kteří dle něho nejlépe odpovídají zadání projektu na vyhledání ředitelů do oblasti controllingu do třech evropských zemí, kde vznikla potřeba mít nové manažery.

Kromě regionálního personálního ředitele se této virtuální prezentace kandidátů mají možnost zúčastnit jak personální ředitelé, tak i finanční ředitelé jednotlivých zemí. Mají možnost okamžitě pokládat otázky, týkající se prezentovaných osob. Headhunter jim představuje kandidáta jednoho po druhém, promítá video nahrávku z interview tzv. VRI (Video Recorded Interview). Pak přistupuje k porovnání kandidátů mezi sebou ve speciálním softwarovém programu pro hodnocení manažerů, jenž je možné rovněž spustit ve virtuálním prostoru. Regionální personální ředitel i ostatní účastníci tohoto virtuálního meetingu dostanou velmi rychle základní penzum informací o představovaných kandidátech, mohou rychle reagovat, vyměňovat si názory, diskutovat a neprodleně udělat rozhodnutí, které by u jiných firem trvalo týdny.

Mezitím, co se konkurenční firmy dlouze rozhodují o přijetí, či odmítnutí kandidátů, naše virtuální firma udělá rozhodnutí rychle a o kandidáty tak "nepřijde". Tím, že mohou zúčastnění učinit rozhodnutí doslova "od stolu", nejen zrychlují rozhodnutí, ale zároveň snižují náklady na cestovné a ubytování jak svých manažerů, tak headhuntera.

Výsledkem takto efektivně prováděné náborové techniky je možnost získat za krátkou dobu velké množství lidí.

Tyto nové zaměstnance je potřeba ve firmě seznámit s velkým množstvím předpisů, směrnic, kulturou společnosti, misí, vizí, strategií, organizační strukturou, bezpečnostními předpisy. K tomu dobře slouží "computer based trainings" v kombinaci s úvodním školením zaměstnanců ve virtuální třídě, ve které se mohou představovat jednotliví vrcholoví manažeři firmy. Následně na tato školení navazují, jako nadstavba, klasická školení s lektorem, jenž je může na závěr vyzkoušet ze získaných znalostí.

Komu se nechce cestovat, o nic nepřijde

Je již tradicí, že každý rok firma pořádá mezinárodní konference, které trvají dva dny. Na tyto konference firma zve klienty doslova ze všech koutů světa. Ne každý má však čas a prostředky se této nákladné konference zúčastnit. Pro tyto zájemce z řad klientů firma zřídila možnost připojit se ke konferenci prostřednictvím virtuálního prostoru, a tak mít možnost slyšet zajímavé přednášející a virtuálně se účastnit probíhajících workshopů.

V průběhu konference mají její účastníci možnost vznést dotazy na vybraná témata skupině expertů, kteří na konferenci vystupují v rámci otevřeného fóra.

Výsledkem virtuální konference je mnohem vyšší počet účastníků, vyšší marketingový dopad na klienty a další přímé i nepřímé výhody z implementace virtuálního prostoru pro účely konference.

Kromě již zmíněných aplikací, které se logicky dotýkají každého zaměstnance, existují ještě další výhody. Jsou to například vysoká efektivita vnitřní komunikace, ať už v rámci jedné země nebo celého regionu. Možnost rychlého vyškolení na moderní technologie, seznámení se s rychle měnícími produkty a předpisy.

Dále je to určitě možnost absolvování velkého množství školení v krátké době, která umožňuje zaměstnancům pracovat efektivněji, dělat méně chyb z důvodu neznalosti, zvyšovat hodnotu své pracovní síly jak interně, tak i externě. To vše vede k úsporám nákladů a k úsporám času.

Naše virtuální firma, využívající systém virtuálního prostoru, roste rychleji než firma využívající tradiční přístupy, rychleji implementuje nové technologie, které mnohem rychleji a kvalitněji ovládají zaměstnanci firmy.

Aleš Jirec je education services country manager ve společnosti Hewlett-Packard Czech Republic.