Proč sledovat efektivitu fleetu

Víte tedy, kolik vás stojí ročně provozování automobilů a vše s tím spojené? Mají tyto výdaje klesající, nebo rostoucí trend? Jsou všechny výdaje smysluplné? Kdo za ně zodpovídá? Je možné je redukovat? Pokud znáte odpovědi nejen na tyto, ale i na řadu dalších otázek, nezbývá než vysoce respektovat váš přístup. Zpravidla však odpovědi na tyto otázky nejsou firemnímu managementu známy a ve většině případů tomu tak není proto, že by se vedení firem o tyto aspekty nezajímalo.

ARCHITEKTURA FLEETU

Situaci ve fleetu lze přirovnat například ke stavbě domu. Málokdo si dům postaví sám, zpravidla si k tomu přizve architekta, projektanta, stavební firmu a poté nechá pracovat autorský i stavební dozor. Ne všechny články musejí být nutně zapojeny, ale minimálně 2-3 z nich by měly být angažovány vždy, má-li výsledek odpovídat očekávání. Ve snaze "ušetřit" nebo "snížit náklady" pak často dochází k nahrazení specifické funkce těchto článků samotným investorem, který však podobnou situaci zažívá pravděpodobně jednou za život a rozhodně není jeho odbornou kompetencí.

Podobně je tomu u fleet managementu - nastavení pravidel pro danou firmu je vždy velmi specifický projekt a nezbytně vyžaduje angažování specialisty majícího rozsáhlé zkušenosti s podobnou problematikou napříč odvětvími. Stejně tak neplatí obecně přijímané pravidlo, že "fleetu musejí rozumět lidé z financí", popř. "v autech jezdí lidi, tak ať se o to postarají na personálním oddělení", popř. "postará se o to asistentka".

Stejně jako sestavení plánů ke stavbě domu je vhodné svěřit architektovi a projektantovi, tak je vhodné nastavit firemní fleetovou politiku a veškeré její prvky společně se specializovaným odborníkem na danou problematiku. A nemusí se jednat o soubor stovek vozů - významných úspor se dá dosáhnout už při provozování pěti automobilů.

FAKTORY OVLIVŇUJÍCÍ EFEKTIVITU FLEETU

Na celkovou efektivitu fleetu mají vliv dvě skupiny faktorů: jedna se dotýká zejména vlastního majetku, neboli vozů a všeho hmotného s nimi spojeného ("hard"), ta druhá pak zahrnuje položky související s provozem jednotlivých vozů i celého fleetu ("soft"). Před nedávnem proběhla médii informace o tom, že jedna významná složka státní správy, u níž je mobilita jednou z hlavních podmínek její funkčnosti, provozuje své vozy celoročně na letních pneumatikách, protože rozpočet neumožňuje pořídit pneumatiky zimní. Tato informace byla považována za součást všeobecného politického koloritu ČR a vyvolala spíše hořké úsměvy.

Je však překvapivé, kolik firem, často i úspěšných, se chová velmi podobně a preferuje "úsporu". Tato domnělá úspora se však může proměnit ve významně ji převyšující vícenáklady, navíc přicházející zcela neočekávaně, tudíž nejsou zahrnuty v rozpočtech. Těmito náklady může být například zbytečná havárie, byť jen s kosmetickými následky. Spoluúčast, zmeškaný čas a nesplněný pracovní úkol dohromady představují větší sumu, než stojí sada průměrných zimních pneumatik.

KOLIK MOHU UŠETŘIT?

Některé položky, které má smysl monitorovat, jsou zcela zřejmé (pořizovací náklady, náklady na opravy, pohonné hmoty, pojistné...), většina jich však zůstává skryta a neměřena a jsou často promítány do celkových režijních nákladů firmy. Jsou tím myšleny zejména vícenáklady způsobené nesprávným užíváním vozů a managementem celého fleetu - jedná se tedy jednoznačně o vliv lidského faktoru jak na úrovni řízení, tak na úrovni užívání.

Není těžké si představit, že vhodným užíváním vozu a správným způsobem jízdy nejen klesnou provozní náklady, ale sníží se i náklady na opravy vzniklé nesprávným používáním či v důsledku jízdy ve stylu "z firemního krev neteče", méně opotřebovaný vůz na konci životního cyklu bude snáze prodejný na trhu ojetin a rovněž se tak sníží riziko havárie.

Další problémy vznikají z postupného rozvoje fleetu bez jasné strategie a je překvapivé, kolik různých dodavatelů participuje na rozvoji středně velkých fleetů - pouhou renegociací podmínek a soustředěním klíčových položek na omezený počet dodavatelů lze dosáhnout významné úspory nejen finanční, ale i časové (pokud neexistují vazby s dodavateli, které z různých důvodů nemají být narušeny). Často lze slýchat následující otázku: "Kolik tedy mohu ušetřit, když budeme dělat všechno správně?" Odpověď na ni neexistuje. Jednak nelze skokem převést fleet od současného stavu do toho "správného", jednak správnost řešení má vždy vazbu na konkrétní situaci ve firmě a na trhu. Je však možné revidovat veškeré fleetové procesy i projekty, nalézt v nich synergie, odhalit zbytečné náklady a duplicity a pravidla provozování fleetu adaptovat dle těchto zjištění. Ze zkušeností vyplývá, že ve fleetech, jimž je věnována průměrná pozornost, avšak nebyly dosud podrobeny optimalizačnímu auditu, lze nalézt úspory v řádu až 20 %.

Zpravidla není potřebné zavádět speciální informační systém jen kvůli měření parametrů fleetu a jejich vyhodnocování. Podobný postup je žádoucí u firem, kde je provoz fleetu jejich hlavní náplní činnosti (autopůjčovny, dopravní firmy apod.). Ve většině případů postačí standardní používané aplikace nebo integrace do využívaného manažerského informačního systému. Takový přístup ovšem vyžaduje, aby měla firma jasnou koncepci a strategii rozvoje i provozu fleetu, jasně vymezené kompetence a jasně stanovená rozpočtová pravidla. Pak lze s pomocí odborníka, majícího zkušenosti s managementem fleetu z řady jiných případů, nastavit vlastní monitorovací schémata se zřetelem k potřebám firmy. Žádná úspora nebo zavedení monitorovacích a měřicích postupů nesmí mít vliv na kvalitu služby firmy navenek směrem k zákazníkům a obchodním partnerům.

CELKOVÉ NÁKLADY NA VLASTNICTVÍ

Zcela zásadním faktorem, který rozhoduje o tom, zda je fleet spravován efektivně, či nikoliv, je znalost celkových nákladů na vlastnictví - používaná zkratka TCO (Total-Costs-of-Ownership).

TCO udává celkové náklady vynaložené po dobu vlastnictví a užívání fleetového vozidla a v zásadě zahrnuje náklady na jeho pořízení, náklady na jeho provoz, na jeho opravy a údržbu a na konci pak výnos z prodeje. Tyto oblasti jsou teoreticky jasně vymezené, ale v reálném provozu se prolínají a vzájemně ovlivňují (například tím, že nesprávný způsob jízdy vede nejen ke zvýšené spotřebě paliva, ale i k vyššímu opotřebení a vyššímu riziku havárie).

Obecně lze říci, že v čase klesají kapitálové náklady na vozidlo (pokud je ve vlastnictví nebo je financováno formou finančního leasingu), a naopak rostou náklady provozní a servisní. Důležité je, aby k náhradě vozidla za nové došlo před okamžikem, kdy křivka tvořená součtem provozních a kapitálových nákladů začíná růst. Je zbytečné a neefektivní vozidla vyměňovat dříve, rovněž tak není prozíravé je obměňovat příliš pozdě. K tomu, aby bylo možno vyhodnocovat náklady průběžně, musí existovat způsobilý informační systém a musejí v něm být data adekvátním způsobem a v adekvátní kvalitě shromažďována a vyhodnocována. Pak lze obměnu vozů plánovat a mít náklady na jejich pořízení na vstupu zahrnuty v rozpočtu. Velmi častým jevem je odkládání obměny vozů z důvodu odlehčení nákladů v daném období. Vlastník by se na rozdíl od pověřeného manažera měl však hlouběji zajímat o kumulativní náklady na fleet v delším horizontu, než je jeden rok, protože tento odklad, mající za následek okamžitý pozitivní efekt, má v budoucnu efekt negativní a celkové náklady jsou v kumulovaném střednědobém horizontu vyšší.

Je nemálo firem, které ze zásady mění vozidla po 3-4 letech (např. po ukončení splatnosti leasingu), ale existuje řada konstelací a situací, kdy je toto řešení méně efektivní než nechat vozidla ještě nějakou dobu (předem určenou na základě analýzy fleetových dat) v provozu. Samozřejmě k obměně mohou vést i jiné důvody, pak je ospravedlnitelná i za cenu nižší efektivity.

POŘIZOVACÍ CENA NENÍ NEJDŮLEŽITĚJŠÍ

Často se lze setkat s otázkou, který vůz má tedy nejnižší TCO. Jednoznačně na ni nelze odpovědět, protože závisí nejen na účelu, k němuž bude používán, ale i na dalších aspektech, které jsou v případě jedné konkrétní firmy jedinečné. Otázku však lze reformulovat - který vůz má pro danou firmu a dané specifické účely nejnižší TCO. Pak smysl má a na základě dostupných dat (vlastní databáze, reporty renomovaných zkušeben, specializované databáze apod.) a s pomocí specialisty nalézt soubor několika značek a modelů, u kterých lze důvodně předpokládat, že budou lepší volbou než jiné. Pak je možné, v souladu s fleetovou strategií, buď vybrat jednu konkrétní značku/model, nebo uspořádat výběrové řízení. Může totiž nastat rozpor mezi strategií značkové/koncernové unifikace fleetu a vhodností nějakého jiného vozu pro specifické účely právě z důvodu TCO. Fleetová strategie by však vždy měla být založena na principu práce s TCO, a tím by i většina jejich vozů měla požadované nároky splňovat.

Nejběžnější chybou českých fleet managerů je akcent omezený pouze na poměření pořizovací ceny vozu.

Podle analýzy provedené v 7 zemích střední a východní Evropy společností Incoma Research / GfK je zjevné, že aktuální slevy jsou v rozhodování nejvýznamnější a zcela zastiňují další významné parametry, které mají na celkové TCO zásadní vliv, jako je například výbava (mající vliv na bezpečnost i na zůstatkovou hodnotu) a zejména pak zůstatková hodnota. Není pochyb o tom, že toto pořadí se bude v blízkém období dramaticky měnit. Na trhu existuje řada konkrétních příkladů, kdy vůz s pořizovací hodnotou o 20 % nižší ve srovnání s konkurencí může po uběhnutí celého životního cyklu ve firmě být celkově méně výhodný (nákladnější) než vůz na počátku sice dražší, a to kvůli vyšším nákladům na provoz a údržbu a kvůli nižší zůstatkové hodnotě. Český trh je velmi specifický díky vysokému podílu jedné značky, nemající v Evropě obdoby, což vede k některým deformacím, avšak s celkově rostoucím trhem se bude podíl dalších kompetentních značek ve fleetech zvyšovat a situace se bude přibližovat zvyklostem v zemích EU, jež mají obdobnou velikost a strukturu ekonomiky jako Česká republika.

Radek Mužík

je partnerem společnosti Incoma Research