"10" i více způsobů, jak zazdít event

Sylvie Sekyrová

Stoprocentní způsob, jak snížit návštěvnost na minimum: uspořádejte velký event orientovaný především na mužskou část populace v den, kdy v Praze hraje Arsenal, případně na novinářky, když v Sazka Aréně zpívá jejich idol Robbie Williams. Stejně tak spolehlivým receptem je udělat tiskovou konferenci v době konání pondělních redakčních porad či víkendový outdoor na velikonoční prázdniny, které všichni tráví s rodinami.

Rada číslo jedna tedy zní: ověřte si termín akce a byť "představenstvo jindy nemůže" v případě zásadní kolize trvejte na změně.

Databáze hostů

Další možností, jak se "vyhnout" dobré účasti na akci, je podcenění databáze. Nevěřte všem údajům v dodaných databázích, prověřujte účast telefonicky, pečlivě "nabriefujte" operátorky, na co se mají ptát a jak reagovat při dotazech hostů.

Koncepce akce

Zvažte převažující věkový průměr, rodinný stav, možné zájmy nebo národnost hostů. Je velký rozdíl dělat akci pro finanční ředitele, manažery IT, bankovní dealery, Japonce, Němce... Pokud zvolíte nevhodný program a formu akce, hosté buď pozvánku rovnou zahodí, nebo budete mít problém na místě. Party, kde duní house a techno, není vhodnou zábavou pro korporátní bankéře, na druhé straně si příliš nepřijdou na své mladí automobiloví dealeři u večera s vážnou hudbou. Nezapomínejte na partnerky a partnery - není nic horšího, když se manžel/manželka nudí, chyba je také, když u rodinné akce není zajištěný babysitting.

No-show

Víte, jaká představa vyvolá bledou barvu ve tvářích a chladný pot na čele každého event manažera? Samozřejmě možnost, že se nedostaví hlavní bod programu: moderátor, kapela... Proto je důležité tyto prioritní body vždy telefonicky kontrolovat - minimálně den předem provést jeden kontrolní telefonát, a v den konání akce průběžně sledovat jejich "pozici". Ani to ale samozřejmě stoprocentně nezaručuje účast. Nachlazení nebo autonehodě nezabráníte. Pak zbývají jen kontakty a zkušenost, které vám umožní buď rychle sehnat náhradu, nebo zaimprovizovat.

Poručíme větru-dešti

Zkuste si to jen chvíli myslet a zaručeně dopadnete špatně. Byť nám připadá nepravděpodobné, že by někdo risknul akci zcela založenou na předpokladu pěkného počasí, i to se stále stává. Zmáčení a promrzlí hosté, vyplavené pódium, zrušené jízdy na čtyřkolkách, několik set tisíc korun vyhozených oknem. Příšerná představa, že? Vždy je proto nutné mít připravenu mokrou variantu. To nemusí nutně znamenat kompletní alternativní indoor program, ale třeba jen dostatečnou výbavu pro účastníky (nepromokavé oblečení, deštníky, horký grog, komfortní místo na převlečení a usušení.) Někdy se ale bez záložní mokré varianty neobejdete, byť zvyšuje náklady.

Panu řediteli se líbí...

Skvělým návodem, jak udělat nevhodný event, je výběr místa a programu na základě osobních preferencí. Akci děláme proto, aby se bavili hosté, ne proto, že se našemu generálnímu řediteli líbí určitá lokalita či hudební skupina. Řada moderátorů, bavičů či hudebních skupin, které pan generální obdivuje v televizi, totiž naživo působí "hluše", a naopak ti, kdo v televizi nijak neexcelují, bývají v osobním kontaktu skvělými baviči na úrovni, s rozhledem, vtipem a šarmem. Proto nikdy nedejte na osobní dojem, ale výhradně na reference profesionálů z již konaných firemních akcí.

To samé platí o lokalitě. Možná nadchla pana generálního, ale vy přece víte, že už je dávno "out". Hosté se vám nijak nepohrnou do místa, které za posledních několik let již navštívili několikrát.

Jsme na světě sami

Spolehlivou cestou k trapasu je také ignorovat konkurenci. Je pikantní, pokud se ve dvou restauracích vedle sebe konají ve stejný termín akce dvou nesmiřitelných konkurentů, a na rohu svorně visí směrovky s jejich logy.

V lokalitě mají krásné tapety

V lokalitě sice možná mají krásné tapety, ale to nestačí. Lokalitu detailně prozkoumejte, ať nejste nemile překvapeni. Hledejte nejen její přednosti, ale také omezení a rizika. Hodinu před začátkem akce zjistit, že jsou všude požární čidla a vy chystáte interiérový ohňostroj, je nemilá komplikace. Fakt, že se v hotelu i bydlí a vy musíte vykázat umělce z pódia již v deset večer, dokáže také spolehlivě "odrovnat" rozjetý program.

Láska prochází žaludkem

Nemusí být krevety a kaviár, stačí klidně domácí zabijačka, ale obě varianty musejí být kvalitní a v dostatečném množství. Když je mizerné jídlo a pití, pachuť v ústech se bude týkat celé akce. Spolupracujte proto vždy s vyzkoušenou cateringovou firmou, a to již od zadání akce - také oni musí vědět pro koho vaří a co se na akci bude dít.

On to někdo obslouží

Ano, ale jak? Čisté boty a upravené ruce jsou základ, žvýkačky a mobily na akci nepatří, úsměv a ochota naopak ano. Týká se to personálu všeho druhu: od cateringu a ochranky přes hostesky až po vaše vlastní lidi. Jeden nezkušený číšník z hotelovky anebo ochranka u vchodu, která se zachová hrubě k důležitému hostovi, mohou pokazit celou akci. Personál proto musí být pečlivě nabriefován a kontrolován, od technika na parkovišti až po obsluhu na toaletě.

Dojede to samospádem...

Nedojede! Bývá častým zlozvykem, že se s postupující hodinou akce objevují tendence k "uvolnění". Povolit v kontrole u vchodu zobnout si z rautu hostitele nebo si přinést pod stůl skleničku. Vše je skvělé až do doby, kdy se někdo poraní, na akci se dostanou zloději apod. V poslední době operují po Praze zručné zlodějské bandy, specializující se na večírky. Takový incident pak pokazí celý večer - těžko se bavit, když v rohu Policie ČR vyšetřuje krádež.

Sylvie Sekyrová pracuje jako ředitelka divize Events Management agentury AC&C Public Relations.