Elektronický oběh dokumentů zvyšuje produktivitu práce

Elektronický oběh dokumentů zvyšuje produktivitu práce

- Elektronická komunikace je fenoménem, který se v čím dál větší míře prosazuje doslova napříč oblastmi lidské činnosti. Už děti školou povinné si navzájem vyměňují e-mailové adresy. Manažera prosperující firmy si už neumíme představit jinak než s notebookem a možností přístupu k datům i z dovolené. Má tedy smysl ještě vůbec uvažovat o dalším rozšíření této oblasti, o její propagaci?

Určitě ano. Situace není zdaleka tak růžová. Když přijdete na mnohé úřady nebo třeba do nemocnice a dokonce i do některých firem, uvidíte chodit po chodbách sem a tam lidi s papíry v rukou. Situace jako vystřižená ze Zákonů profesora Parkinsona. Tady všude je prostor pro zlepšení, a tedy i pro příslušnou propagaci.

Skutečnost, že elektronický oběh dokumentů, o němž chci především hovořit, dosud není využíván většinou úřadů, celkem nepřekvapí. Zarážející však je, že existují i firmy, které o něm zatím ani neuvažují. Výrazně lepší situace je v oblasti běžné osobní komunikace - e-mail dnes už skutečně používá téměř každý. Ale zmíněný elektronický oběh dokumentů existuje dnes většinou jen ve firmách, které z podstaty své činnosti mají k procesům tohoto typu blízko.

- Kde vidíte příčinu tohoto jevu?

Člověk je většinou konzervativní a nerad mění návyky. Papírování je prostě zažité.

- Jak tedy argumentovat pro zavádění elektronického oběhu dokumentů?

Určitě nemá smysl přesvědčovat zaměstnance, že jde o výhodu pro ně. Pro zaměstnance každá změna samozřejmě znamená na nějakou dobu víc práce - nutnost naučit se něco nového. Argumenty musíme mířit na majitele a manažery. Pro firmy totiž zavedení elektronického oběhu dokumentů představuje přínos hned ve třech oblastech. Jde o podstatné zvýšení efektivity práce zaměstnanců, úsporu financí a lepší možnost kontroly.

- Jmenujte, prosím, činnosti ve firmě či jiném typu organizace, kde lze elektronický oběh dokumentů využívat.

Existují dvě hlavní oblasti: první z nich je evidence předpisů, směrnic, ISO norem a dalších textů, které mohou být buď v režimu řízené dokumentace, tedy s termínovanou platností a s evidováním při změnách, nebo neřízené dokumentace. Při ní zůstávají dokumenty stejné a používají se k informování nebo k archivaci.

Druhá jmenovaná oblast je v přímém vztahu k informačnímu systému společnosti a k prvotním dokladům vstupujícím do účetnictví. Dá se říci, že spočívá ve spojení těchto dokladů s informačním systémem.

V praxi to může znamenat například to, že přijde-li do firmy faktura k zaplacení, je naskenována a obrázek pak připojen k formuláři faktury zadaném v systému, s nímž pak obíhá při schvalování.

Taková elektronická podoba pak cestuje ve formě work-flow k zaměstnancům, kteří mají na starosti příslušné úkony, jako je akceptace, schválení či zaúčtování.

- Ve kterém typu firem se elektronický oběh dokumentů uplatní nejvíce nebo pro které to představuje největší výhodu?

Nejvýznamnější zlepšení ve všech oblastech, o nichž jsem již hovořil, zaznamenávají zejména společnosti rozprostřené do více lokalit na větším území.

Tedy jde-li o firmy, kde schvalovací procesy nebo činnosti vykonávané s dokumenty je nutné provádět na dálku. Zde je úspora času, a tedy i financí zvláště patrná.

- Vycházíte z nějakých konkrétních zkušeností?

Jeden z našich zákazníků, významná firma v oblasti elektroenergetiky, s ročním obratem přes miliardu Kč a se zhruba 800 zaměstnanci, působí na dvaceti místech po celé České republice. V roce 2005 zavedla elektronický oběh dokumentů. Například faktur, žádanek, objednávek a podobně... Pro bližší představu objemu: během jednoho roku v této firmě schvalují zhruba 15 tisíc došlých faktur.

Počet zaměstnanců, kteří se na tomto procesu mohou podílet, je více než 150, a to ze všech míst, kde má firma své provozy. Po roce management společnosti vyhodnotil čas, který uběhne od obdržení došlé faktury přes její akceptaci a schválení až k zaúčtování. Objevila se zajímavá čísla.

Proces, který původně trval průměrně deset dnů, byl nyní, po zavedení elektronického oběhu dokumentů, hotov v průměru za 5,6 dne.

Přitom je tento proces závislý i na lidech, kteří pracují v provozu, a nejsou tedy stále u svého počítače. Pokud by tedy u některého dokumentu zvlášť záleželo na rychlosti, lze jej, při využití elektronického oběhu, zkrátit ještě víc.

Například zaúčtování faktury je bez problémů proveditelné v časovém horizontu do jednoho pracovního dne.

- Z uvedených čísel je zřejmé, že došlo k velmi významnému zvýšení produktivity při administrativních činnostech...

Z téže společnosti mohu uvést ještě jeden, poněkud odlišný příklad. Jde o proces schvalování žádanek na materiál.

Průměrná doba od pořízení žádanky k jejímu schválení se snížila z průměrných tří dnů na dva. Zde tedy zrychlení procesu není tak markantní jako u oběhu faktur. Z ročního vyhodnocení však vyplynuly jiné zajímavé aspekty.

Vedení společnosti nyní dokáže sledovat dobu schvalování v jednotlivých lokalitách. Při tom se zjistilo, že zatímco v jednom provozu je žádanka schválena do jednoho a půl dne, na jiném místě jsou na totéž potřeba čtyři dny.

Management tak pochopil, že ve firmě jsou velké rezervy v práci některých zaměstnanců a díky elektronickému oběhu dokumentů byl také schopen přijmout opatření pro zlepšení tohoto stavu.

- Pokud management některé firmy přes všechny výhody, o nichž jsme již mluvili, odmítá zavést elektronický oběh dokumentů, jaké může mít důvody?

I manažeři mohou být velmi konzervativní a nechce se jim měnit způsob práce ve firmě zaběhlý.

Argumentem pro změnu jsou však peníze, přesněji úspory finančních prostředků. Zejména u firem, které jsou rozprostřeny na více místech, jsou náklady na klasickou korespondenci nesrovnatelně vyšší, než pokud použijí korespondenci elektronickou.

Pokud sečteme veškeré úspory, které provázejí elektronický oběh dokumentů oproti oběhu dokumentů v papírové formě, může firma v rozsahu zmíněné společnosti ročně ušetřit až statisíce korun.

- Jaká je vaše vize budoucnosti v oblasti oběhu dokumentů v organizacích? A co je v současnosti žhavým trendem v této oblasti?

Jsem přesvědčen, že elektronický oběh dokumentů bude ve firmách i v dalších organizacích zaváděn stále masivněji, neboť ony uvedené tři přínosy si dříve či později uvědomí většina manažerů. Předpokládám však, že v budoucnosti - a ne nijak příliš vzdálené - bude elektronický oběh běžnou věcí nejen uvnitř firem, ale také mezi organizacemi navzájem. Žhavým trendem současné doby je například e-fakturace, na jejímž vývoji LCS spolupracuje s Ministerstvem informatiky České republiky.

(rkp)