Aktivní přístup k pohledávkám

Spolu s posunem ekonomiky směrem k vyspělosti se však i nadále můžeme setkat s "mrtvými" pohledávkami. Nebo při expanzi na nové trhy, kde panuje jiná platební kultura, kde jsou jiní zákazníci, ke kterým nelze přistupovat stejným metrem jako ke stávajícím, může vést k nedobytným pohledávkám. Jako příklad nám může sloužit farmaceutický podnik z české burzy expandující na rumunský trh.

Pohledávku si můžeme definovat jako platební nástroj, kdy dochází k časovému posunu mezi provedením výkonu (např. dodání výrobku, poskytnutí služby) a dohodnutým termínem platby. Jde o nástroj obchodního prostředí, který je i nástrojem konkurenceschopnosti. Je takovým prvkem našeho podnikání, který s sebou nese jak výhody, tak i nevýhody.

Mezi výhody odložené splatnosti z pohledu podniku jmenujme to, že se očekává realizace vyššího obratu odběratelem. Odběrateli umožníme zboží prodat v určitém očekávaném čase (splatnosti), tím mu poskytujeme obchodní úvěr, který mu umožňuje růst. A více od nás odebírat.

K nevýhodám patří potřeba řešit financování na straně podniku, neboť platby jsou oddálené. Obětujeme naší likviditu. Dotujeme např. i DPH, pokud jsme jejími plátci. Dále zmíníme i zvýšené administrativní náklady na správu pohledávek. Neseme také riziko nezaplacení pohledávky.

Mnoho autorů zmiňuje existenci pohledávek jako nástroj konkurenceschopnosti. Tím je myšlena situace, kdy nás odběratel zvolí oproti konkurentům, kteří nabídnou krátkou či žádnou oddálenou platbu. Pokud však uvažujeme v našem textu o malém či středním podniku, který běžně dodává do nadnárodních řetězců, je splatnost diktována řetězcem. U dodávek malým odběratelům je to nástroj typu "nutnost" (nabízet alespoň stejnou splatnost jako konkurent).

Možná někoho napadne, proč vůbec pohledávky využívat. Odpověď se skrývá výše - obecně znamená růst ekonomiky, jde o podporu růstu celého HDP.

Cyklus peněz

Pomocí obrázku můžeme názorně shrnout vznik pohledávek, jeho zasazení do komplexu chodu podniku. Jde o ilustraci ze širšího tématu (pracovní kapitál), jeho myšlenky použijeme v článku.

Obr.

V obrázku je stručně naznačen známý cyklus peněz ve výrobním podniku. U obchodní firmy by namísto materiálu, rozpracovaných výrobků a výrobků bylo zboží. Vidíme přeměnu peněz do jiných forem aktiv, nakonec opět do peněžních prostředků, a též jsou vidět dodavatelské podmínky. Pokusme se zaměřit na vázání peněžních prostředků ve formě pohledávky (35 dní), věnovat se jim, řídit je. Je to povinnost manažerů už jen z toho důvodu, že jde o aktivum firmy. Určitě také proto, že jde o nástroj, který něco stojí, zřejmě nevydělává, o který se pečuje, neplatí se jím a je nositelem rizika, které nemáme pod kontrolou.

Obrázkem zde chci upozornit na potřebu manažerského uvažování ohledně přijetí zakázky, expanze apod. situací: jde o rozhodnutí KOLIK a NA JAK DLOUHO investovat, s daným rizikem.

Nyní upřesním výrazy:

> něco stojí - zde myšleno jako potřeba externího financování na straně podniku nebo vlastním kapitálem;

> zřejmě nevydělává - zde zaměřeno na praxi: doložky na faktuře s úrokem o prodlení nebývají respektovány, navíc je nelogické u nedobytných pohledávek tvrdit, že narůstají úroky za prodlení;

> péče o pohledávky - jak si ukážeme v textu, péče o ně začíná ještě před dodáním produktů či služby; do péče o ně je zapojeno více pozic ve firmě;

> neplatí se jím - lze upřesnit, že se dají použít k započtení se závazky druhé strany, nebo i partnerských více stran (troj zápočet apod.);

> riziko, které nemáme pod kontrolou - zde ve smyslu, že původce rizika (odběratele) nemáme pod naší správou.

Co nás pohledávky stojí

Doposud jsme již uvedli: Potřeba financování na straně podniku; vyšší administrativa (řízení pohledávek, vymáhání, nastavení systému atd.); daňové dopady (např. DPH); pojištění pohledávek apod.

Pokud se pro využití pohledávek rozhodneme, můžeme jako jedno z členění použít tento teoretický pohled, který nám usnadní vyjádřit jejich zisk a cash flow:

1. Pohledávky dobrovolně placené před jejich splatností.

2. Pohledávky placené předčasně díky námi nabídnutému skontu.

3. Pohledávky placené dle dohody v termínu splatnosti.

4. Pohledávky placené, ale po termínu splatnosti (po urgenci).

5. Pohledávky nezaplacené (ani po urgenci).

Obecně - varianta č. 3 - můžeme vyjádřit zisk pohledávky jako:

Z = výnos - náklady prodaného zboží

cash flow jako:

cf = výnos - náklady prodaného zboží

Varianta č. 2 by se mohla vyjádřit zisk pohledávky jako:

Z = výnos - skonto - náklady prodaného zboží

cash flow jako:

cf = výnos - skonto - náklady prodaného zboží

Varianta č. 1 by se mohla vyjádřit zisk pohledávky jako:

Z = výnos - náklady prodaného zboží + ušetřený úrok

cash flow jako:

cf = výnos - náklady prodaného zboží + ušetřený úrok

Varianta č. 4 by se mohla vyjádřit zisk pohledávky jako:

Z = výnos - náklady prodaného zboží - dodatečný úrok - náklady urgence

cash flow jako:

cf = výnos - náklady prodaného zboží - dodatečný úrok - náklady urgence

Varianta č. 5 by se mohla vyjádřit zisk pohledávky jako:

Z = výnos - náklady prodaného zboží - dodatečný úrok - náklady urgence a náklady na právní úkony

cash flow jako:

cf = - náklady prodaného zboží - dodatečný úrok - náklady urgence a náklady na právní úkony - nepřímé daně

Tab.1

Tab.2

Dodatečný a ušetřený úrok

Varianty mají tyto předpoklady, případně se dají zpřesnit o:

> Přijměme prosím předpoklad, že výnos se bude rovnat příjmům a náklady jsou výdajem (u pohledu na cash flow pohledávky). Jako dodatečný úrok jmenujme variantu, kdy je podnik nucen čerpat např. běžný provozní úvěr nebo má k dispozici kontokorentní účet pro případy výpadků cash flow / zůstatků na bankovních účtech:

Dodatečný úrok = výnos (nominální hodnota) * úroková sazba úvěru *dny / 360

> Opačným pohledem by byl "ušetřený úrok", který by mohl vystihnout situaci předčasného splacení kontokorentního úvěru, který jsme využili. Takových situací bude v praxi výjimečně, ale může se tak stát. V případě vědomě nabízeného skonta za dřívější úhradu, než je splatnost faktury, uveďme, že reálná úroková sazba může vypadat příliš výrazná oproti nominální hodnotě, ale podnik má pro ni určité důvody a nakonec má odběratele k dřívějšímu placení motivovat (např. při platbě do 10 dnů skonto 2%, běžná splatnost 46 dnů) :

Sazba skonta reálná p. a. = nominální sazba * 360 / (běžná splatnost - nabídnutá) = 2% * 360 / (46 - 10) = 20% p. a.

Náklady urgence zde mohou představovat telefonáty dlužníkovi, extra návštěvu na místě obchodního zástupce, poštovní zásilky. Náklady na právní úkony jsou pak vším potřebným k využití zákonných cest pohledávku zpeněžit. Nepřímé daně (DPH, spotřební) by pak byly např. "výnos * sazba DPH". Není zde zohledněna daň z příjmu - jde o zákonnou úpravu dané lokality, která je v EU zatím "sblížena" méně než např. DPH. Rovnice (čistého) zisku by pohledávku upravovala o daň, ale také o opravné položky k pohledávkám (ve výsledku ztráta pohledávky), rovnici cash flow pak o daň resp. daňový štít ze ztráty. Jelikož jde daňový základ za podnik i upravit / optimalizovat, nechávám modifikace rovnic na čtenářovi (obecně u daní by se používala efektivní sazba daní).

Též ti, kdo by precizně chtěli výpočty modifikovat, by zřejmě uvedli faktor času, jako například změnu daňových sazeb u daně z příjmů mezi jednotlivými roky, ne-li diskontování veličin apod. Pohled by šlo doplnit o náklady ušlé příležitosti.

Též se najdou námitky, že se spojuje oblast financování a oblast prodejní do jedné rovnice - za každou oblast je zodpovědný někdo jiný. Nejde však primárně o získání precizně vyjádřených čísel nebo diskutabilní oceňování jednotlivých položek, ale o zachycení komplexní podstaty problematiky.

Poslední úvahu uvedeme ohledně obchodního pohledu obhajoby nějaké pohledávky "ano, poskytli jsme delší splatnost, než je obvyklé, ale o něco jsme též navýšili fakturu, což generuje vyšší obrat, plán se podaří splnit". Podle mezinárodních účetních standardů se vykazuje zvlášť výše pohledávek a úrok, tedy v reportingu obratu obchodníka bude vidět pouze běžná výše faktury.

Uvedeme několik možných přístupů, které pomohou pohledávky řídit.

Tab.3

Analýza bonity potenciálního odběratele

Vše začíná dávno před dodáním produktu. Je potřeba zjistit z dostupných zdrojů informace o platební morálce, pověsti či image budoucího odběratele. Zde je možné využít veřejně dostupné zdroje jako internet (www.justice.cz; www.info.mfcr.cz/ares; rejstřík dlužníků apod.). Lze se dotázat jiných dodavatelů na jejich zkušenosti, lze se v místě dotazem v okolí informovat na image budoucího partnera. Návštěva přímo prodejny, chování majitelů/manažerů, vybavení regálů s výrobky po lhůtě upotřebení, úroveň úklidu atd. - to jsou také určité cenné indicie.

Jako placené služby můžeme čerpat od různých specializovaných agentur nebo webů (www. magnus.cz; www.dnbczech.cz; www.ssv.cz; www.cicr.cz atd.), které obsahují i vazby mezi podnikateli. Dále např. agentury zabývající se pojištěním pohledávek monitorují mnoho zákazníků, v pravidelných intervalech. Jako zajímavé se lze přímo na několik informací dotázat potenciálního zákazníka, následně srovnat tyto údaje se zjištěnými z jiných zdrojů - pokud se liší, příliš důvěry to nevzbuzuje.

Existují situace, kdy je obchodní zástupce (OZ) motivován bonusem za každého nového zákazníka. To může být slabinou systému pohledávek, neboť OZ může vědomě přehlížet horší bonitu budoucího zákazníka, nebo také poskytovat nadstandardní platební podmínky.

První dodávky

Pokud to situace umožní, lze požadovat zálohu předem, nebo první tři nákupy za hotové (běžná situace u prodejců elektrotechniky, u neznámých odběratelů). Následně lze podmínky vyhodnotit a vylepšit. Pokud jsme nuceni od počátku nastavit odložené platby, pak alespoň zde vyjednat na prvních dodávkách nižší splatnost, při jejím dodržení zvýšit.

Motivace k platbě před termínem splatnosti

Již jsme zmínili výpočet skonta, nabízeného jako procentní slevu z faktury při jejím uhrazení před termínem. Bývá uváděna např. jako "2/8 netto 30", tedy 2% skonto z faktury při platbě do 8 dnů, jinak běžná splatnost 30 dnů.

Kvalita dodávky

Proces dodání produktu začíná fyzicky na straně podniku. Dodávka musí být realizována v dohodnutém množství, kvalitě, neponičená dopravou, na smluvené místo ve smluvený čas. Je třeba se vyvarovat stavům, kdy je kvalita dodávky důvodem nepřijetí faktury, rozporování dne, od kdy běží splatnost apod. Jako součást dodávky uveďme i dokladovou část (dodací list, faktura, záruční list atd.). Někdy bývá smluvně stanovena splatnost "od přijetí faktury", což je nešťastný odstavec ve smlouvě řešený příliš pozdě, vhodnější (a přirozené) je "od přijetí zboží". Vzniká tím mnoho rozporů: v informačním systému (IS) podniku je určitým algoritmem nastavená, spočítaná splatnost, u zákazníka jako "od přijetí". Při odsouhlasení sald vznikají rozdíly. Též jde o čas potřebný k doručení faktury - jde o dny, kdy dotujeme běžný provoz firmy jinými zdroji.

Existující pohledávky

Existence pohledávky neznamená pasivní očekávání její platby. Jako nástroj nám pomůže dobře nastavený IS. Pro automatické vyhodnocování stavů pohledávek a dodávek lze v mnoha ERP systémech nastavit limit na jednotlivého zákazníka. Lze zákazníkovi přiřadit stupeň bonity a následně vyhodnocovat pohledávky dle těchto skupin (rizika). U řízení vztahů se zákazníkem (CRM - Costumers Relation-ship Management) modulů lze přímo zachycovat chování zákazníků (např. opakující se typ výmluvy), sledovat výsledky kontaktování zákazníka.

Z podpory v podobě informačního systému čerpá jak oddělení odpovědné za dodávky zboží (logistika, sklad, zákaznická péče apod.), tak i obchodní zástupce nebo účetní oddělení. V reportech lze vidět informaci o otevřených pohledávkách, jejich splatnostech, blížící se splatnosti apod., jako je např. uvedeno v Tabulce 1.

Takovýto report se může generovat automaticky z informačního systému, automaticky je rozesílán do emailových schránek daných uživatelů. Systém práce s pohledávkami je třeba nastavit efektivně, tzn. drahý čas obchodního zástupce věnovat prodeji, aktivní urgenci přenechat účetnímu oddělení, zpětně OZ informovat apod.

Opakované dodávky

Při opakovaných dodávkách je důležité zachytit "změnu v chování zákazníka". Kdy se jeho platební morálka zhoršuje? Je to dočasné, nebo jde o signál vážnějších problémů? Je třeba před vychystáním zboží určit, zda dodávku lze povolit. Při vůli zákazníka platit mu lze navrhnout splátkový kalendář.

Záruky za dodávky + pojištění pohledávek

K minimalizaci rizika spojeného s pohledávkami lze využívat různé formy zajištění, které odběratel poskytne - bankovní zárukou, dokumentárním akreditivem, směnkou, majetkem, ručením třetí osobou. Pro rychloobrátkový trh méně využitelné. Naopak podnik může aktivně pojistit pohledávky proti jejich nesplacení, což je dnes běžně dostupná služby specializovaných agentur. Výše pohledávek je stanovena na nějakou minimální výši, definuje se spoluúčast, poplatky za sledování bonity apod. V praxi se ale stává, že mnoho odepsaných pohledávek je tvořeno malými odběrateli. Při kalkulacích cen je třeba myslet na zvýšené náklady (snížený výnos) v podobě pojistné sazby (počítané např. z obratu pohledávky, tedy včetně DPH). U exportu lze využít i vládních agentur (pojištění specifických rizik vývozu například).

Tab.4

Zápočty

Jako další pomůcku lze uvést aktivní navrhování zápočtů vzájemných pohledávek a závazků, pokud takové obchodní vztahy existují. Nebo i trojzápočty apod., tedy využít informace získání během prověřování bonity zákazníka. Je třeba vnímat jak objemy mezi stranami, tak i nastavenou splatnost (u pohledávek nižší nebo rovnu závazkové splatnosti).

Platby po termínu

U zpožděných plateb je třeba zvýšit komunikaci se zákazníkem. Pomocí telefonátů, mailů, faxů, možná SMS a dalších prostředků, které nabízejí informační a komunikační technologie, poštou i návštěvou na místě. Je potřebné zaznamenávat důvody neplacení, které mohou být i na naší straně (chybné faktury apod.). Snadno se dají vypozorovat odpovědi, které signalizují stav "nechci platit".

Neuhrazené platby

Nejsmutnější kapitola pohledávek zahrnuje všechny legislativní kroky, jak s "mrtvými" pohledávkami naložit.

FAKTORING / FORFAITING

K aktivnímu přístupu k pohledávkám můžeme zařadit i jejich postoupení (cese pohledávek), běžně užívanou službu faktoring (postoupení krátkodobých pohledávek) / forfaiting (forfaiting). Lze se zbavit i rizika neplacení využitím (dražšího) faktoringu bez regrese. Oblast spadá do možností financování oběžných aktiv. Příkladem nám může být Tabulka 2, která nám orientačně napovídá, jakou zálohu plateb předem může získat z faktoringu.

Finanční řízení pohledávek

K finančním pohledům na stav celkových pohledávek se využívá např. doby obratu pohledávek (DOP):

DOP = Pohledávky / denní tržby [dny]

Nebo podíl pohledávek a bilanční sumy (Pohledávky / bilanční suma) nebo při řízení pracovního kapitálu jako podíl pracovního kapitálu k obratu (kde pohledávky jsou součástí pracovního kapitálu).

Finanční analýza není předmětem textu, nicméně controller mnohdy čelí dotazům managementu ohledně průměrných splatností, proto jen upozorněme na tenká místa vzorců:

Tržby se vykazují bez DPH, pohledávky včetně DPH; obrat je tokovou veličinou, bilanční suma i pohledávky stavovou. Křivka měsíčních obratů může mnohé ovlivnit, i velmi podobné srovnatelné firmy, příkladem:

> Firma (neplátce DPH) prodává každý měsíc produkty za 30 mil. Kč, pouze v červnu se podařilo prodat za 50 mil. Kč., splatnost je stanovena na 35 dnů, odběratelé platí přibližně včas. Pak roční obrat = 11*30 + 50 = 380 mil. (Kč)

Stav pohledávek k 31.12. = 30 mil. Kč (prosincový obrat)

DOP = 30 / (380/360) = 28,4 dne

> Firma (neplátce DPH) prodává každý měsíc produkty za 30 mil. Kč, pouze v prosinci se podařilo prodat za 50 mil. Kč., splatnost je stanovena na 35 dnů, odběratelé platí přibližně včas. Pak roční obrat = 11*30 + 50 = 380 mil. (Kč)

Stav pohledávek k 31.12. = 50 mil. Kč (prosincový obrat)

DOP = 50 / (380/360) = 47,6 dne

Opřít se o jeden ukazatel není dostačující, ke zjištění problémových skupin pohledávek pomůže sledování pohledávek dle jejich určité časové struktury - a v kombinaci s typem zákazníka nebo regionálním pohledem, viz Tabulka 3.

Fiktivní a reálná splatnost

K vyhodnocování platební morálky odběratelů i při jejich pravidelných platbách je třeba opět využít IS k tomu, aby vykázal údaje o nominální a reálné splatnosti (datum příchozí platby). Např. při dohodnuté splatnosti 35 dnů faktury ve výši 500.000 Kč je platba připsána po 41 dnu, druhá faktura ve výši 800.000 Kč zaplacena připsána po 39 dnech, pak (viz Tabulka 4) prodlení je 6,6 dne váženo obratem.

Obchodní zástupce jako prvek systému

V systému pohledávek hraje OZ obvykle důležitou roli - získává nové zákazníky, dohaduje obchodní podmínky, jedná se zákazníkem o vzájemné spokojenosti spolupráce, je motivován dle obratu apod. je tedy třeba se OZ věnovat vysvětlením podstaty pohledávek, uvedených souvislostí, ne příkazem stanovit pravidla. Je třeba mu dodat průběžné informace o platebním chování odběratele, zároveň ho nezatěžovat natolik, aby jeho "prodejní čas" byl minimalizován. Též systém motivace, odměňování OZ by neměl být stanoven na jednom kriteriu, např. vykázaném obratu, ne realizovaném platbou, nebo jednorázovými bonusy při získání nového zákazníka - zde je nesnadné najít správný podíl všech hledisek (vykázaném obratu, ponižovaném o nezaplacené pohledávky? Nebo v nějakém prodlení? Bonus za nového zákazníka až po 3 plně realizovaných objednávkách?) Role controllera je zde edukační, kdy jazykem druhé strany dokáže popsat význam pohledávek svým partnerům v podniku.

Závěrem

Cílem článku bylo ukázat, že pohledávkám je třeba se věnovat aktivně, a nastínit možnosti jak. Přitom uvedené myšlenky se dají dále rozvíjet, hledat v nich prostor pro konkrétní typ obchodování. Snahou bylo podat téma komplexně, ne precizně uvádět vzorce, čísla, daňové dopady - nic z toho nám nepomůže mrtvou pohledávku oživit. Controller zde vystupuje jako článek, který má možnosti jednotlivé procesy pohledávek sledovat, dávat do kontextu, je "spojovacím" partnerem pro různá oddělení ve firmě. K zamyšlení může být poskytování služeb a jeho odchylky od uvedených pohledů. Pokud tedy text vzbudil jakoukoli aktivní pozornost, už tím byl přínosem.

Lukáš Cyrankowski

Autor je finanční konzultant a lektor