Kdo neumí excel, jako by nebyl (poradce)

Jsou sice i novější verze, obvykle právě v balících Office, úpravami prošel i pro Vistu, ale kdo kdy požíval Windows XP, asi se s nimi nebude chtít ještě dlouho rozloučit. Většina uživatelů u nás prošla kurzem pod názvem "samouk", ale ani ve světě prý není výjimkou, že lidé využívají jen malý zlomek z jeho potenciálu. Přesto - anebo proto - ani mnoho z "praktiků" nezná všechny dostupné vychytávky, které program umí.

ŘADY A SEŘAZENÍ

Když do jedné buňky napíšete číslo (třeba 1, ale i mnohamístné číslo nebo také slovo) a potom ji chytíte za pravý dolní růžek (musí se tam objevit křížek plus), můžete tažením myši "zkopírovat" tu jedničku ve sloupci či řádku až tam, kam myš dotáhnete.

Když napíšete do jedné buňky číslo a do vedlejší buňky následující (pořadí nebo datum) a označíte obě buňky, opět můžete tažením myší za křížek plus protáhnout na jakkoli dlouhou řadu. To platí i v případě, že chcete řadu čísel či dat, které nejdou "za sebou".

Tento způsob funguje i pro zadávání výpočtů-vzorců: stačí jej z jedné buňky naráz myší stáhnout-aplikovat na označenou část sloupce/řádku (jinak to lze i do označené oblasti klávesovými zkratkami ctrl d (down - dolů) nebo ctrl r (right - vpravo).

POZOR NA FORMÁT

Častý problém nastává buď při kopírování některých dat, nebo i při vytváření nějaké tabulky, kdy se zanesené/napsané číslo najednou "zblázní". Zkontrolujte si na horní liště "formát" buňky - zejména datum může udělat divy - a nadefinujte si ten správný (obvykle nejlépe pro celý sloupec či řádek).

VLOŽIT - ODSTRANIT

Pozor ještě na jednu věc, na kterou jsme zvyklí z wordu jinak: dáme-li pokyn vložit, vloží excel danou oblast tam, kam jsme zadali, ale ostatní (co tam bylo) neodsune vedle - jednoduše vše přepíše. Chceme-li tedy někam něco vložit, musíme tomu nejdříve vytvořit "místo" (na horní liště je přímo záložka "vložit", jen musíme vybrat zda sloupec, řádek nebo celý list).

Jinak samozřejmě fungují slavné základní dvojhmaty: Ctrl+X, Ctrl+C a Ctrl+V.

SEŘADIT, ALE PODLE ČEHO

Funkce seřadit najdeme na horní liště pod záložkou "data", ale pozor: když si neoznačíte tu celou část tabulky, kterou chcete řadit podle nějakého sloupce, seřadí se jen ten sloupec a ostatní hodnoty nechá tam, kde byly.

Nu a kontingenční tabulka, která umí porovnávat a srovnávat různé oblasti dat - to už je vyšší dívčí.

TEČKY, ČÁRKY

Mezi poradci se často používají tečky mezi tisíci, což je zlozvyk. Jindy se zase lze setkat s použitím čárky a desetinné tečky. Tudy cesta nevede - desetinná čárka musí být čárka.

Jsou-li čísla nepřehledná, použijte formát číslo a zatržítkem označte "oddělovat 1000" (pod horní lištou je ovšem i automat pod symbolem 000 a názvem styl čárky). Tam i onde též upravíte i počet desetinných míst: excel samozřejmě zaokrouhluje, přesto však ve výpočtech používá přesné hodnoty.

Na americká čísla s čárkami a desetinnou tečkou použijte na záložce "upravit" nejdříve odstranit čárky a potom nahradit tečku čárkou.

SOUČET A VZORCE

Použití součtu je snadné: po označení požadovaných sčítanců ve sloupci nebo řádku s jednou buňkou navíc stačí na horní liště kliknout na symbol suma (AutoSum). Jinak se součet buněk označených v bloku automaticky "ukazuje" vpravo dole.

Dalších vzorců a funkcí je v excelu víc než dost: stačí kliknout na symbol Fx před zvláštním jakoby prázdným řádkem pod horními lištami.

NA VZORCE JE ŘÁDEK

Kromě čísel je vhodné stále po očku sledovat řádek pod horní lištou. V něm se totiž ukazuje nejen to, co je zaznamenáno nejen původní celé číslo (před zaokrouhlením), ale třeba i kde se vyskytuje kurzor (při přepisování). Jinak do buňky se k přepisování dostaneme klávesou F2. Ještě důležitější je však tento řádek pro sledování vzorců. Například jakmile jsme použili součet, hned se nám tam objeví jeho vzorec: =SUMA(odkud:kam). Další snadný výpočet nabízí třeba průměr.

NÁSOBIT I DĚLIT - SNADNÉ

Na běžné operace jistě vzorce nepotřebujeme. Odčítání, násobení či dělení jistě zvládneme sami. Nejdůležitější je najet si na buňku, kterou chceme jako cílovou pro výpočet. Pak nezapomenout dát =... a už jen stačí kliknout na buňku, kterou začínáme, pak dát znaménko (násobení je *, dělení / a odčítání -) a kliknout na další buňku výpočtu.

Zlomky jsou trochu pracnější, ale kdo umí podíl napsat na jeden řádek, nemá problém - musíme jen používat víc závorek.

MOCNINY A ODMOCNINY PO ANGLICKU

Na tyto operace máme také vzorce, i když ručně je to možná rychlejší. Jde jen o to, vědět, že je nutno použít speciálních symbolů, které v české klávesnici nemáme. Tedy hup do anglické a mocninu použijeme ^ a pro odmocninu... nu, raději pojďme do vzorců. Také v nich bychom si měli zalistovat, protože mají několik listů/seznamů. Matematické, finanční, logické, statistické aj. a možná nejvtipnější - naposled použité funkce.

PARAGRAF NENÍ TO, CO V ZÁKONECH

Často potřebujeme jeden údaj (třeba sazbu) z jedné buňky použít na celý sloupec (např. jako činitel při násobení). I to je snadné a nemusíme to doplňovat na všechny řádky - stačí označit v řádku vzorců danou buňku paragrafy. Nemusíme je dokonce ani pracně vpisovat: stačí kliknout na řádek vzorců na tu "protekční" buňku a stisknout klávesu F4. Dalším opakovaným stisknutím zafixujeme jen řádek, ještě další pak jen sloupec. Čtvrtým stiskem vše zrušíme a buňku "uvolníme".

GRAF JE HNED

Radost z grafu se také přímo nabízí: stačí označit do bloku oblast dat a kliknout na obrázek sloupcového grafu na horní liště. Zeptá se nás ještě, zda chceme linii, koláč, anebo také sloupce (prosté či součtové) a odsouhlasením již graf naskočí. Jeho úpravy, rozsahy os, barvy a další úpravy jsou pak již jen hračičkováním.

JEN SI POHRÁT

Tak je to vlastně s celým excelem. Určitě je lepší, máme-li po ruce kolegu, který poradí. Ale ani on obvykle nezná vše a čtení manuálu je taková otrava! Absolvovat kurz jistě také není od věci. Ale základem je odhodlání několik hodin věnovat tomu "pohrát" si s několika postupy. Žádný učený z nebe nespadl.

A kdo někdy viděl i graficky upravenou stránku, alespoň tuší, co vše lze vytvořit i pouhým hraním s 256 fonty písma, barvami a skrytím "zbytečných" čar. Skrýt lze ostatně i celé listy výpočtů. Excel zkrátka umí snad skoro všechno...

TS

Kniha stojí 900 Kč včetně CD

Vydala společnost GPM invest, s. r. o.

Lze ji objednat přes www.spravnavolba.com nabo mailem na info@spravnavolba.com