Z vašeho dotazu vyplývá, že při výkonu své pracovní činnosti u zaměstnavatele přicházíte do styku s penězi, tj. s hodnotami, které jsou vám svěřeny, sama s nimi nakládáte a jsou určeny k oběhu. V takových případech má obvykle zaměstnanec také povinnost tyto prostředky vyúčtovat; v takových případech je potom namístě uzavřít se zaměstnancem dohodu o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených zaměstnanci k vyúčtování (dále „dohoda o odpovědnosti“). Je tedy především v zájmu zaměstnavatele, aby takovouto dohodu se zaměstnancem uzavřel. Dohoda o odpovědnosti musí být uzavřena písemně, jinak je neplatná; může být uzavřena nejdříve v den, kdy fyzická osoba dosáhne věku 18 let.
Ve svém dotazu uvádíte, že se nevede žádná denní evidence stavu peněžních prostředků, neuvádíte však ani, zda nemáte povinnost vyúčtovávat svěřené prostředky v jiném časovém období, nebo zda taková vyúčtování neprovádí vedoucí, který dohodu o odpovědnosti podepsal.
V případě, že vám váš zaměstnavatel svěřil nakládání s penězi, avšak nepožaduje podpis dohody o odpovědnosti, můžete s penězi pracovat, avšak za případný schodek (který by však musel vzniknout prokazatelně vaším zaviněným porušením povinností při plnění pracovních úkolů) odpovídáte pouze v rozsahu obecné náhrady škody, tj. maximálně do výše čtyřapůlnásobku svého průměrného měsíčního výdělku, nikoliv v plné výši. Podmínkou pro náhradu případného schodku na svěřených penězích v plné výši je právě platná dohoda o odpovědnosti uzavřená se zaměstnancem.
Pokud s vámi zaměstnavatel takovou dohodu o odpovědnosti v budoucnu uzavře, má povinnost vám zároveň vytvořit podmínky k zajištění ochrany svěřených hodnot proti ztrátě – tj. umožnit přístup k těmto prostředkům pouze vám, při případném předávání peněz v průběhu pracovní směny nebo v jiných určitých intervalech dalším zaměstnancům zabezpečit přesnou evidenci či inventarizaci stavu peněžních prostředků při převzetí a předání těchto prostředků apod. Nebudou-li takové podmínky vytvořeny, můžete uzavření takové dohody odmítnout, případně od již uzavřené dohody z tohoto důvodu písemně odstoupit.
Pokud by byl umožněn přístup a nakládání se svěřenými prostředky více osobám, připadala by v úvahu dohoda o společné hmotné odpovědnosti se všemi těmito zaměstnanci. Při společné odpovědnosti za schodek se určí podíl náhrady jednotlivých zaměstnanců podle poměru jejich dosažených hrubých výdělků, přičemž výdělek vedoucího a jeho zástupce se započítává ve dvojnásobné výši.
