Optimalizace rozborové činnosti a analýza odchylek

Cílem projektu bylo zkvalitnění řízení hospodářského výsledku (HV) společnosti, zavedení nástroje pro analyzování odchylek od plánu a poskytnutí spolehlivé informace managementu společnosti pro nastavení "kormidla".

Celý projekt vychází ze základní myšlenky jednotné metodiky výpočtu krycího příspěvku (PNÚ) ve Finančním plánu, Plánu prodeje a vykázané skutečnosti. Pro účely řízení odchylek od plánovaných hodnot byla použita varianční analýza, která se skládá především z rozboru krycího příspěvku tzn. tržby, variabilní náklady a celkové odpovědnosti útvarů. Fixní náklady jsou sledovány z pohledu nejvýznamnějších položek a dále jsou zobrazeny pouze výrazné odchylky od plánovaného stavu.

Délka projektu byla určena na 3 - 6 měsíců

Hlavními přínosy projektu jsou srozumitelná informace o (ne)plnění plánovaného hospodářského výsledku společnosti, detailní rozpad (ne)plnění krycího příspěvku (PNÚ), zobrazení odpovědnosti jednotlivých útvarů společnosti, směrování prodeje k výrobkům s vyšším krycím příspěvkem na tunu (PNÚ/t), korekce technicko-hospodářských norem (THN) dle výsledků vyhodnocení, ovlivňování nákupní strategie společnosti, naplánování a řízení nákladů nejen velkých nákladových center (z 18 48), konzistence dat (Finanční plán operativní reporting účetní uzávěrka).

Vzhledem k měsíční periodicitě vyhodnocování hospodářského výsledku společnosti bylo nutné, aby vše probíhalo rychle a výstupy z projektu byly co nejvíce srozumitelné i pracovníkům mimo finance, kteří se prezentace ekonomických výsledků účastní.

Význam vyhodnocení výsledku z pohledu hlavních příčin pak podtrhují neustálé a neutichající změny na straně vstupů.

Na samém počátku projektu stál zásah do metodiky výpočtu krycího příspěvku (PNÚ). Problém byl především v odlišnosti výpočtu ve finančním účetnictví a v operativních reportech prodeje a výroby. To znamenalo časté a zbytečné dotazy na controlling k rozdílným výsledkům po skončení účetního období a odchylka byla opakovaně, jednoduše vysvětlována.

Po odchodu anglické skupiny ze společnosti v roce 2007 jsme zároveň přestali uvádět PNÚ (CM) dle US GAAP a vyhodnocení výsledku jsme postavili na české manažerské účetnictví. Jako nástroj jsme zvolili varianční analýzu (variance analysis).

Pro úplnost je třeba zmínit i nutnost korekce tržeb na plánovaný kurz, který se používá i v obchodních kalkulacích, tak abychom získali marži (PNÚ) na jednotném kurzu.

> nízká úroveň vyhodnocení hospodářského výsledku a hlavních vlivů na jeho tvorbu

> vyhodnocení ekonomických výsledků mimo "čísla" z prezentace obchodních výsledků

> nedůvěryhodné zobrazování odpovědnosti jednotlivých útvarů

> absence návaznosti čísel (Plán prodeje - Finanční plán)

> fixní náklady společnosti plánovány pouze na cca 18 nákladových center (úseků)

Pro datový sklad se využíváme systém ORSOFT na bázi MS SQL Serveru. Ten umožňuje obnovu provozních dat, která jsou uložena ve struktuře indexsekvenčních souborů, do struktury tabulek databáze MS SQL Server. Provozní tabulky mají v systému časovou platnost (měsíční, roční soubory) jsou v dávkovém zpracování sehrávány do společné tabulky bez omezení časové platnosti.

Data z těchto tabulek jsou prezentována následujícími způsoby:

1. Připojením na tabulky databáze pomocí kontingenčních tabulek vytvářených v MS Excel. Struktura prezentace je pak dána nastavením dimenzí a dat v MS Excel.

2. Pomocí nástroje Microsoft SQL Server Analysis Services jsou vytvářeny na bázi technologie, OLAP datové kostky, které jsou prezentovány pomocí klienta MS Excel.

3. Zpracovaná základní data jsou přehrána do databáze MySQL na webovém intranetovém serveru a pomocí intranetových prezentací předána uživatelům. Tento způsob se používá na předem definované pohledy a pevně definované výstupy bez možnosti uživatelských úprav.

Jak již bylo zmíněno, při tvorbě finančního plánu bylo přihlédnuto k jednotné metodice výpočtu krycího příspěvku.

Na základě očekávaných cen vstupů a potřeby MJ v THN jsou vypočítávány variabilní náklady (ČPN) na celkovou plánovanou produkci tun (v ceníku cca 1 000 výrobků). Plán prodeje pak vychází z výše uvedených plánovaných kalkulací, brutto cen a přímých odbytových nákladů Základní data ve vyhodnocení pak navazují na plán prodeje i operativní reporting.

Pro vyhodnocení druhů odchylek a odpovědností byla použita varianční analýza.

K řešení jsme přistoupili tak, že rozdíl mezi plánovaným a skutečným hospodářským výsledkem je rozložen na odchylku v krycím příspěvku a ve fixních nákladech společnosti. Základní data pro varianční analýzu jsou pak pořizována z manažerského účetnictví resp. výkazů MÚ. Varianční analýza je na úrovni krycího příspěvku členěna dle divizí a papírenských strojů.

Pro tyto účely jsou odchylky rozděleny:

podle druhu podle odpovědnosti

a) objemová odchylka a) výroba

b) cenová odchylka b) nákup

c) odchylka struktury c) prodej.

Zde je třeba zohlednit, že společnosti JIP - Papírny Větřní, je z 70 % orientována na export. Metodika ocenění odběratelských faktur je nastavena na kurz předchozího měsíce dle ČNB. Aby byla analýza krycích příspěvků (PNÚ) co nejpřesnější, jsou hrubé tržby (brutto) v manažerském účetnictví dopočteny na plánovaný kurz. O tuto hodnotu se pak upravuje předaná správní režie z nákladového centra finančního ředitele.

Pomocné soubory počítají v detailu jednotlivé odchylky způsobem viz tabulka Odchylky podle druhu.

Prodejní cena, resp. tržby nejsou rozhodujícím ukazatelem, který měří odpovědnost prodeje ! Vzhledem k situaci, že se portfolio prodaných výrobků neustále mění (např. se prodávají levnější výrobky s vyšší marží a naopak ty dražší s nižší marží), je důležité podrobit výsledky prodeje důkladné analýze.

Důvodem pro vyhodnocení prodeje na základě plánovaných kalkulací je, aby plnění PNÚ nebylo zkresleno změnou nákupních cen proti plánu a také změnou plánované struktury THN.

K dosaženým výsledkům patří

> srozumitelná informace o (ne)plnění hospodářského výsledku společnosti

> detailní rozpad (ne)plnění krycího příspěvku (PNÚ)

> zobrazení odpovědnosti jednotlivých útvarů společnosti

> směrování prodeje k výrobkům s vyšším krycím příspěvkem na tunu (PNÚ/t) (viz operativní reporting)

> korekce technicko-hospodářských norem (THN) dle výsledků vyhodnocení

> vlivňování nákupní strategie společnosti

> možnost naplánovat a řídit náklady nejen velkých nákladových center (z 18 48 )

> konzistence dat (Finanční plán operativní reporting účetní uzávěrka)

Dopady do hospodářského výsledku (HV): Měřit přesné přínosy do hospodářského výsledku předloženým projektem nelze.

V dnešní době však může mít absence navržené metodiky existenční dopady pro každou společnost.

Jan Korčák (obchodní ředitel): "Velkou výhodou celého projektu je přímá vazba na operativní reporting, který průběžně vyhodnocuje výsledky prodeje. V obchodním reportu, který je pomocným souborem varianční analýzy, se dají identifikovat odchylky v plnění PNÚ na plánovaných, popř. operativních kalkulacích (sestava lj86). Varianční analýza přesně vystihuje odchylku od plánovaných hodnot v členění objem, cena a struktura."

Aleš Chytrý (finanční ředitel): "Zcela jasná interpretace odchylek skutečnosti proti plánu s rozpadem tohoto vlivu na cenovou oblast a oblast ovlivňovanou množstvím. Oboje v členění pro Prodej, Variabilní Náklady a Fixní Náklady. Jako nejpravděpodobnější se pro další rozvoj jeví rozšíření tohoto přístupu pro jednotlivé produkty nebo produktové řady, alternativně pro teritoria Prodeje."

Popis dalšího možného rozšíření/předpokládaný vývoj do budoucna a uplatnění:

Analýza odchylek od plánovaných hodnot bude sloužit pro účely forecastu výsledovky a cash-flow. Varianční analýza může být rozšířena o vyhodnocení nejen papírenských strojů, ale i sortimentních skupin, zemí či zákazníků. Diskuse nad změnou metodiky ve vyhodnocení vlivu výroby z THN, uzavírá řešitel projektu Michal Morong.

-FM-

Představení společnosti

> JIP - Papírny Větřní, a. s. je jedním z největších výrobců papíru v ČR. Ve svém portfoliu má vysoce kvalitní tiskové papíry v kvalitě SC a zároveň širokou paletu balících papírů jak z primárního tak z plně recyklovaného vlákna.

> Obrat: 1,6 mld. Kč

> Aktiva: 1,5 mld. Kč

> Zaměstnanci: 500

> Internetová adresa: www.jip.cz

> JIP, dříve dceřiná společnost Jihočeských papíren a. s. jejíž akcie jsou obchodovány na burze i RM-Systému, má od loňského roku nového majitele.

Informace o controllingu

> Počet osob: 4

> Org. začlenění: reportující přímo CFO

> Hlavní zodpovědnosti:

- Reporting a rozborová činnost

- Analýzy odchylek a jejich příčin

- Správa THN

- Finanční plán

- Plán cash - flow (CF)pb

- Forecast hosp. výsl., PNÚ, CF, rozvahy

- Statistika

- Hospodářská správa, BOZP, PO

Odchylky podle druhu

Odchylky odpovědnosti

Dopad do výsledovky (uvedená čísla v tis. Kč jsou fiktivní)

PNÚ (krycí příspěvek) celkem v tis. Kč

Varianční analýza (uvedená čísla v tis. Kč jsou fiktivní)

Organizační struktura JIP a.s.

Organizační struktura JIP a.s.

Realizovali jste v minulém roce zajímavý projekt v oblasti controllingu nebo finančního řízení, který přispěl k zefektivnění systému řízení či úspoře nákladů? Porovnáním a sdílením zkušeností z projektu nyní máte šanci své zkušenosti rozvíjet. Získejte odborné zhodnocení a některou z připravených cen. Vyhlášení a předání cen za nejúspěšnější projekty se uskuteční 14. - 15. 5. 2009 na CFO fóru na Štiříně. První cena je spojena s finanční odměnou ve výši 1000,- EUR. Projekty budou hodnoceny nezávislým řídícím výborem v čele s profesorem Bohumilem Králem z Vysoké školy ekonomické v Praze. Přihlásit k účasti se můžete e-mailem na info@point-consulting.cz do 20. 4. 2009, což je i termín odevzdání projektů. Vaše dotazy zodpoví Eva Kybicová, tel. 234 718 769, kybicova@point-consulting.cz. Bližší informace na www.point-consulting.cz/cp nebo na info@point-consulting.cz