Jak krize a ekonomické cykly ovlivňují činnost útvarů HR

Během období ekonomické recese se většina společností obvykle zaměřuje pouze na krátkodobé a střednědobé aktivity, ale opomíjí dlouhodobé příležitosti, kterými mohou dosáhnout významnějšího zlepšení výsledků společnosti.

I když je období recese a následné období pomalého zotavování podniku nepříjemné, je to příležitost zamyslet se nad efektivitou, snížením nákladů a redukcí činností, které společnosti nepřináší dostatečnou hodnotu.

Zatímco v minulosti bylo zeštíhlování firem a snižování nákladů tématem jen ve společnostech, které nenacházely uplatnění pro své výrobky na trhu či se z jiných důvodů ocitly v krizi, v posledních měsících se touto problematikou zabývala většina společností, ať již z preventivních nebo "záchranných" důvodů. HR se v této době nemusí stát pouze vykonavatelem "nepopulárních rozhodnutí", ale může fázi recese a krize pojmout jako příležitost k převzetí strategičtější role než doposud.

Lidské zdroje jako hlavní oblast úspor

HR útvar je typicky první "zastávkou" vedení společnosti hledajícího cesty, jak rychle uspořit finanční prostředky v době ekonomické krize. Jako rychlý způsob snížení nákladů se nabízí pozastavení rozličných zaměstnaneckých benefitů, příspěvků, zrušení firemních akcí, restrukturalizace pracovních míst a snižování počtu zaměstnanců.

Právě v tomto okamžiku se otevírá příležitost pro HR stát se skutečným "business partnerem". Má jedinečnou šanci využít své znalosti nejen o klíčových kvalitách zaměstnanců, ale také o nástrojích a opatřeních, aby společnost tyto klíčové zaměstnance neztratila. Právě tito zaměstnanci totiž mohou společnosti pomoci zvládnout ekonomické, finanční, výrobní, organizační i ostatní výzvy současné a nadcházející doby a zároveň ji připravit na období růstu. Jisté je, že ekonomický cyklus se nezastaví a ekonomika opět poroste.

HR jako business partner

Posledních několik let se HR manažeři snažili sejmout z vlastního útvaru nálepku "obslužného útvaru" a usilovali o to stát se strategickým partnerem managementu společnosti. HR útvary se snažily přesvědčit management společnosti, že jejich úlohou není pouze správa osobních dat zaměstnanců a administrativní ošetření celého zaměstnaneckého cyklu od plánování, přes nábor, rozvoj, hodnocení a odměňování zaměstnanců, až po jejich uvolňování ze zaměstnaneckého poměru, ale že jejich role v organizaci je a má být podstatně hodnotnější.

Kdo jiný ve společnosti má umět odpovědět na základní otázky jako např.: kde a jak získáme kvalitní zaměstnance, jak zamezíme rostoucí fluktuaci, jak udržíme klíčové zaměstnance, jak budeme pracovat se zaměstnanci s nízkým pracovním výkonem, jakým způsobem můžeme identifikovat správné rozvojové potřeby? Nebo ještě lépe, například: jak navrhnout a implementovat integrovaný systém řízení výkonu zaměstnanců tak, aby se jeho zavedení projevilo pozitivně na hospodářském výsledku společnosti, jak stanovit HR strategii a strategické cíle HR, abychom zvýšili HR ROI (return on investment - návratnost investic)?

V rámci vývoje ekonomiky v posledních letech je stále více důležité nabízet vedení společnosti nejen rychlá, ale především promyšlená řešení. V rámci hledání úspor tak není dobré přemýšlet jen nad možnostmi snížení nákladů, ale zejména nad způsoby, jakými lze zvýšit celkovou efektivitu společnosti, jak řídit zaměstnance i jejich výkon a motivaci zejména v období propouštění a jak se zaměstnanci optimálně pracovat, aby společnost dosáhla svých strategických cílů i za nepříznivých ekonomických podmínek.

Při plánování priorit a činností v oblasti HR je proto třeba uvažovast v kontextu jejich zaměření, přínosu a časového rámce například tak, jak je uvedeno na schématu na této stránce.

Příklady činností, které by HR útvar měl řešit

Možností, jak v rámci krátkodobých, střednědobých a dlouhodobých cílů zvýraznit roli útvarů řízení lidských zdrojů a zvýšit jejich příspěvek k výsledkům celé společnosti, je mnoho. Pro inspiraci si některé důležité charakterizujme.

Identifikace potenciálu ke snížení personálních nákladů

> Identifikujte potenciál ke snížení personálních nákladů, proveďte jejich analýzu a optimalizaci.

> Definujte si svoji strategii odměňování a mzdovou politiku pro jednotlivé skupiny zaměstnanců -- definujte, za co je chcete odměňovat.

> Zhodnoťte náročnost pracovních pozic a stanovte adekvátní mzdová pásma. To vám umožní transparentně sledovat odměňování jednotlivých pozic a porovnávat se se mzdovou úrovní trhu.

> Maximálně využijte výkonového odměňování provázaného na hodnocení zaměstnanců.

> Identifikujte činnosti, které umíte pokrýt např. částečnými pracovními úvazky.

> Zjistěte, zda máte správně nastavenou strukturu benefitů. Zhodnoťte jejich účinnost a adekvátnost a zaměřte se na daňovou optimalizaci benefitů.

Analýza a optimalizace nákladů na vzdělávání

> Analyzujte náklady vynakládané na školení a rozvoj.

> Zaměřte se na přínos jednotlivých školení, jejich skutečnou potřebu a jejich soulad se strategickými cíli společnosti i cíli jednotlivých zaměstnanců.

> Zamyslete se nad tím, jaké dovednosti a schopnosti by měli mít klíčoví a ostatní zaměstnanci.

> Diverzifikujte vzdělávání pro jednotlivé pracovní pozice a zaměstnance tak, aby byli vzděláváni právě v těch oblastech, které jsou pro společnosti důležité.

> Zaměřte se na alternativní způsoby rozvoje zaměstnanců (interní školení na úkor externího, coaching a mentoring zkušenými kolegy, interní pracovní a projektové týmy, apod.), případně na alternativní zdroje financování vzdělávacích aktivit.

> Nezapomínejte vzdělávání provázat na ostatní HR procesy ve společnosti jako např. na hodnocení zaměstnanců a měření efektu investovaných prostředků do jejich rozvoje.

Analýza a optimalizace nákladů na dodavatele HR služeb

> Zjistěte, kolik peněz vynakládáte na jednotlivé HR procesy a porovnejte je s cenou externích dodavatelů HR služeb.

> Posuďte efektivitu těchto procesů a navrhněte opatření na optimalizaci nákladů.

> Zvažte všechny výhody a nevýhody outsourcingu HR služeb. Zaměřte se hlavně na jejich administrativní zátěž, možná rizika na straně dodavatele a definujte vaše očekávání v oblasti úspor.

Procesní a organizační optimalizace HR

> Proveďte procesní a organizační optimalizaci HR oddělení.

> Zaměřte se na vytíženost jednotlivých pracovních pozic v rámci HR.

> Porovnejte disponibilní pracovní fond na příslušné procesy s ukazateli týkajícími se organizační struktury, počtu zaměstnanců, portfolia poskytovaných služeb a činností ze srovnatelných společností.

> Identifikujte úzká místa, resp. příležitosti ke zlepšení.

> Navrhněte, respektive optimalizujte ukazatele (KPIs) na měření výkonnosti jednotlivých HR procesů a principy motivačního systému pro HR zaměstnance.

Optimalizace HR informačního systému

> Zaměřte se na optimalizaci vašeho HRIS, proveďte jeho nákladovou analýzu.

> Proveďte analýzu všech HR činností a zhodnoťte, zda by bylo možné je podpořit, případně snížit jejich počet pomocí využití funkcionalit v rámci dostupných modulů HRIS.

> Ověřte si, zda personální data zaměstnanců jsou součástí centralizované databáze, zda je HRIS napojený na ostatní moduly v rámci společnosti -- např. na finanční, majetkový apod.

> Prověřte, jakým způsobem pracují zaměstnanci HR útvaru s HRIS, zda jsou dostatečně proškoleni ve všech nakoupených modulech, jakým způsobem je využívají.

Optimalizace celkového odměňování a revize systému řízení výkonu zaměstnanců

> Optimalizujte celkové odměňování.

> Proveďte revizi systému řízení výkonu takovým způsobem, abyste byli schopni rozlišit zaměstnance s průměrným, podprůměrným a nadprůměrným výkonem a na základě toho je odměňujte.

> Správně nastavený proces stanovování cílů a výkonových měřítek a jejich následné vyhodnocování až na úroveň jednotlivých zaměstnanců poskytuje firmě klíčová vstupní data pro další personální procesy -- odměňování, řízení kariéry, personální plánování nebo vzdělávání a rozvoj.

> Využívání systému řízení výkonu umožňuje zvýšit efektivitu finančních i lidských zdrojů alokovaných ve většině činností a procesů, které společnost realizuje.

Zvýšení efektivity prodejních týmů

> Zaměřte se na zvýšení efektivity prodejních týmů prostřednictvím optimalizace prodejního procesu a organizační struktury prodejní sítě, optimalizace systému odměňování a motivace obchodníků a systému rozvoje a tréninku v oblasti obchodu.

Outplacement

> V případě nevyhnutelného propuštění zaměstnanců využijte programy outplacementu a pomozte zaměstnancům tuto obtížnou situaci lépe zvládnout. Zároveň tak podpoříte pozitivní vnímání společnosti jako zaměstnavatele v očích ostatních zaměstnanců a posílíte jejich důvěru.

Řízení a motivace klíčové pracovní síly

> Identifikujte zaměstnance s vysokým potenciálem na všech úrovních organizace a klíčové zaměstnance, jejichž dovednosti se těžko nahrazují, případně je taková náhrada nákladná.

> Zaměřte se právě na tyto skupiny zaměstnanců a zjistěte, co je motivuje k vysokým výkonům a k tomu, aby zůstali ve vaší společnosti.

> Přizpůsobte motivační programy těmto klíčovým pracovníkům, odměnou pro vás bude rychlejší překonání krize a úspěšný start do dalšího ekonomického cyklu.

Rozvoj manažerských dovedností

> Zachovejte, případně restrukturalizujte rozpočty na vzdělávací aktivity -- přestože na vás v této oblasti bude vyvíjen nemalý tlak -- je naopak nanejvýš žádoucí vedení společnosti přesvědčit o tom, že o talentované zaměstnance bude na trhu práce velký boj, a společnost by si proto neměla dovolit přestat o své lidi pečovat a rozvíjet je.

> Revidujte systém vzdělávání tak, abyste rozvíjeli zaměstnance v tom, co společnost opravdu potřebuje.

> Zaveďte systém diferenciovaného vzdělávání, soustřeďte se na individuální rozvojové aktivity např. mentoring a coaching pro vytipované zaměstnance, kteří jsou pro vaši společnost dlouhodobě perspektivní.

Talent management a plánování pracovní síly

> Zaveďte systém plánování pracovní síly a program talent managementu.

> Uvažujte dopředu o možných odchodech zaměstnanců a možnosti jejich náhrady.

> Vytipujte nástupce uvnitř společnosti či se začněte včas rozhlížet na pracovním trhu.

Schopných lidí s vysokým potenciálem bude stále málo, kvůli současné demografické situaci dokonce méně. Právě teď je vhodná doba na nábor kvalitních kandidátů. Současně využívejte čas na rozvoj vašich současných zaměstnanců, kteří vám pomohou společně s novými zaměstnanci vyvést společnost z krize a zároveň zvýší vaše šance na rychlý ekonomický růst v následujícím období.

Firemní kultura

> Vybudujte silnou firemní kulturu jako hlavní "pojítko" zaměstnanců s firmou a důležitý retenční faktor.

> Posilte interní komunikaci.

> Vypracujte komunikační plán pro nadcházející období, revidujte jej s managementem společnosti dle aktuálního vývoje ve společnosti, organizujte pravidelná setkání se zaměstnanci a informujte je o aktuálních výsledcích a vývoji společnosti. Další možnou formou je informovat zaměstnance prostřednictvím interních médií jako je časopis, intranet, pracujte s neformálními "opinion lídry" ve společnosti, apod.

HR strategie

> Revidujte nebo připravte s ostatními manažery novou HR strategii, která bude odrážet potřeby businessu a bude v souladu s dlouhodobými cíli společnosti. Analyzujte vaše HR procesy a navrhněte jejich úpravu s cílem zefektivnit HR činnosti a uspořený čas věnujte přípravě projektů, které jsou pro manažery v oblasti HR prioritou.

> Zamyslete se nad tím, zda poskytujete manažerům skutečně služby, které mají přidanou hodnotu, nebo se jedná pouze o administrativní podporu.

Jinými slovy, využijte současného období pomalého obratu ekonomiky ke stabilnějšímu období pozvolného růstu ve svůj prospěch, jako příležitost pro upevnění pozice HR ve společnosti a zejména ve prospěch celé vaší organizace a pro upevnění pozice vaší společnosti na nově se konsolidujícím trhu.

Autor senior manager Deloitte v oddělení Consulting