Jak na vánoční večírek

Sedmero organizace večera

1. Nejdůležitější součástí večera je jídlo. Věnujte cateringu náležitou pozornost. Jídlo by mělo být k dispozici celý večer, v nabídce alkoholických nápojů pak pivo a víno.

2. Vaši zaměstnanci se nejdou bavit, ale pracovat. Rovněž by si neměli všímat jen jednoho hosta.

3. Všichni lidé (zaměstnanci, hostesky, účinkující) musí být důkladně proškoleni a seznámeni se scénářem večera.

4. Jedním z klíčových bodů školení je zákaz kritiky před hosty.

5. Pro větší akci zajistěte ochranku (hlídá jak vstup nezvaných návštěvníků, tak koriguje opilé hosty).

6. Nezapomeňte zviditelnit organizátory (jednotný oblek hostesek, jmenovky nebo poznávací znak pro zaměstnance).

7. Nezapomeňte vyhodnotit akci z hlediska účasti, spokojenosti apod.

Sedmero, jak se připravit

1. Vyberte lokalitu.

2. Zjistěte možnosti (volnost, kapacitu, catering...) a udělejte předběžnou objednávku.

3. Připravte seznam potenciálních hostů.

4. Připravte obsah/zaměření večírku.

5. Vypracujte scénář a nezapomeňte do něj včlenit timing. Hlavní bod by se měl odehrát do 22. hodiny.

6. Dojednejte finální podmínky s dodavatelem prostoru zohledňující počet hostů a scénář.

7. Vypracujte krizové varianty pro případ, že nastane zpoždění, technické problémy apod.

Sedmero, jak pozvat

1. Připravte seznam potenciálních hostů.

2. Alespoň měsíc dopředu pošlete žádost o rezervaci termínu (manažeři bývají vytížená skupina).

3. Připravte (kreativní) pozvánku. Papírová má větší šanci zaujmout, ideální je pak kombinace papírové a elektronické pozvánky.

4. Nezapomeňte uvést místo, čas, důvod setkání, stěžejní bod večera, očekávaný oděv, kontakt, prosbu o potvrzení účasti.

5. Pozvánky rozešlete 2-3 týdny předem.

6. 1-2 týdny před akcí účastníky obvolejte.

7. Den před akcí je možné se připomenout e-mailem.

Sedmero, na co nezapomenout

1. Povolení, pokud potřebujete zabrat chodník, vyřešit příjezd či parkování v lokalitách s omezeným provozem apod.

2. Parkování, pokud lze očekávat dopravu vlastním vozem.

3. Odvoz/dopravu hostů jako alternativu k osobní dopravě (zvlášť v případě lokality, která není v centru města).

4. Rychlé odbavení u šatny při větším počtu hostů.

5. Potřebnou techniku (ozvučení, projekci apod.).

6. Branding.

7. Dárek na rozloučenou/přivítanou.

Sedmero na poslední chvíli

1. Ujistěte se o platnosti scénáře, případně upravte.

2. Ujistěte se, že funguje technika.

3. Ujistěte se, že všichni vědí, co mají dělat.

4. Celou akci řiďte a kontrolujte.

5. Nebojte se rázné domluvy s dodavateli (na téma hlasité hudby, nepořádku, neuspořádaných zbytků cateringu apod.).

6. Za všech okolností se na hosty usmívejte, problémy řešte stranou.

7. Ptejte se hostů na dojem z akce.

Zakázané sedmero aneb Čemu se vyhnout

1. Dlouhému čekání na otevření rautu a posléze prázdným stolům.

2. Přehnanému organizování hostů.

3. Hlasité hudbě.

4. Tvrdému alkoholu.

5. Dlouhým proslovům co největšího počtu manažerů.

6. Špinavým toaletám.

7. Upozorňování hostů na organizační chyby.