Jak připravit tendr

Sedmero otázek na úvod

- Budeme potřebovat agenturu na jednu akci (ad hoc) nebo chceme průběžně zadávat projekty?

- Jaký záběr marketingových činností potřebujeme pokrýt, fungují nám rozjeté akce?

- Kolik jsme za uplynulé období do marketingových aktivit investovali? Budeme tuto výši udržovat, nebo měnit?

- Přinesly naše aktivity očekávané výsledky?

- Kam se chceme ve spolupráci s agenturou posunout, jaký očekáváme cíl?

- Očekáváme od agentury prostou exekutivu našich pokynů, nebo předkládání řešení?

- Chceme si vybrat objektivně, nebo dopředu máme "své favority"?

Sedmero intimních otázek

- Kolik peněz na danou marketingovou aktivitu máme?

- Chceme přizvat i stávající agenturu?

- Chcete opravdu vybrat novou agenturu, nebo jen potvrdit stávající / získat lepší podmínky?

- Budeme za návrhy platit skicovné? (pokud ano, doporučit lze 10 tis. Kč)

- Opravdu víme, co chceme, nebo se chceme inspirovat nabídkami?

- Máme se kam obrátit pro reference/"drby"?

- Bude o výběru rozhodovat opravdu kompetentní tým, nebo do něj bude mluvit "každý"?

Sedmero tipů, jak hodnotit nabídky

- Stanovte si kritéria hodnocení (např. cena, kreativita, zázemí agentury, reference, komunikace v průběhu tendru apod.).

- Stanovte kompetentní tým hodnotitelů (5 lidí max.).

- Nechejte týmu čas prostudovat nabídky.

- Pro rozhodování použijte některou z manažerských metod, např. metodu párového srovnání (vzájemné srovnávání nabídek podle jednotlivých kritérií a jejich vah), nebo metodu přidělování bodů (buď známkování u každého kritéria nebo rozdělení předem přiděleného počtu bodů, většinou 100).

- O návrzích i hodnocení diskutujte. Každý z týmu může do hodnocení vnést cenné postřehy, námitky nebo plusové "body".

- Finální bodování však ponechejte na každém hodnotiteli. Společné bodování směřuje k subjektivnímu rozhodnutí.

- Dílčí hodnocení sečtěte. Objektivně výběr agentury nicméně na závěr prodiskutujte.

Sedmero tipů pro brief

- Sepište zadání. Čím přesnější, tím kvalitnější návrhy obdržíte. Nedostižný ideál na délku zadání činí jednu stranu A4, proto buďte struční, věcní, výstižní.

- Omezující podmínky pomáhají přípravě přesnějších nabídek.

- Pokud to typ zakázky předpokládá, nezapomeňte uvést rozpočet, způsob odměňování, časový horizont.

- Připravte související materiály - výzkumy, interní informace (ty, které lze sdílet).

- Nezapomeňte na doložku o mlčenlivosti.

- Vyhněte se však tomu, aby brief za vás sepsalo právní oddělení.

- Určete zodpovědnou osobu, se kterou mohou agentury komunikovat.

Sedmero kroků tendru

- Připravte brief.

- Rozhodněte se o průběhu tendru: otevřený tendr, kam se může přihlásit kdokoliv, se může zvrtnout v záplavu nabídek a odradit opravdu dobré agentury. Uzavřený tendr znamená udělat předvýběr, případně je zde riziko nařčení z machinací.

- Stanovte si časový harmonogram (ideálně na 2 měsíce).

- Oslovte agentury pro 1. kolo (v případě uzavřeného tendru ideálně okolo 5 agentur) Ověřte si telefonicky přijetí poptávky a zájem agentur účastnit se tendru.

- Zhodnoťte předložené nabídky.

- Pozvěte nejlepší agentury k osobní prezentaci do 2. kola (ideálně 2-3 agentury).

- Udělejte finální rozhodnutí a vyrozumějte agentury, včetně případného podání vysvětlení neúspěšným soutěžitelům.