Controlling je nástrojem včasného varování

Jaký je váš postoj k podnikovým IT systémům vytvořeným na míru?

Jelikož je každá firma jiná, žádný informační systém nikdy nebude vyhovovat všem. Často dochází k tomu, že v rámci úspory nákladů na dodatečné "šití na míru", firmy raději přizpůsobí vlastní proces. Pokud to však z jakýchkoli důvodů není možné, nebo některé specifické funkcionality informační systém nenabízí, je nutné ho buď doprogramovat, nebo se poohlédnout po jiném řešení. Ušít na míru celý informační systém je asi nejnákladnější, ale nejlépe fungující varianta. Na trhu dnes samozřejmě existují systémy, které takovýto koncept podporují. Firma pak, byť za cenu zvýšených nákladů, dostává řešení, které optimálně obsahuje funkcionalitu přesně odpovídající procesům, které je nutno do informačního systému zahrnout. A to je jistě z pohledu optimalizace v dané chvíli nejvíce žádoucí. Záleží tedy na proporci investičních nákladů k úsporám, které dané řešení přinese.

Co vidíte jako výhody a nevýhody integrovaných podnikových IT systémů?

Nespornou výhodou integrovaných informačních systémů je sdílení dat. Jedna informace může být využita v různých oblastech a procesech firmy a dokonce i najednou v reálném čase. Když personální oddělení zadá novou pracovní smlouvu skladníka do systému, přepočítají se okamžitě všechny kalkulační vzorce třeba marmeládovny. Skladový manažer vidí nový poměr skutečnosti a rozpočtu, který dostal. Zvýšené variabilní náklady zvednou kalkulační položku a marže na jedné marmeládě poklesne. V oddělení obchodu vidí, že se stávajícím sortimentem a maržemi musí prodat měsíčně o deset marmelád navíc. Oddělení marketingu vidí, že je nutné naplánovat další kampaň, aby mohli prodej zvýšeného počtu marmelád podpořit a zrealizovat. A tak se šíří informace systémem a zobrazí se všude, kde je možné ji využít. Pokud by systémy nebyly propojené, tak by stálo dodatečné náklady, než by se informace přenesla z jednoho do druhého, přičemž by hrozila ztráta jejího obsahu. V komplexním prostředí a počtu transakcí o pět řádů vyšších, než by se levá ruka dozvěděla co dělá pravá, trh by už dávno poptával povidla. Nevýhodou těchto systémů jsou bezesporu velké počáteční investice, náklady na udržování a obnovu a také investice do znalostí lidí, kteří tyto systémy obsluhují a využívají.

Jak moc je důležitý fungující IT systém pro vnitřní řízení firmy a do jaké míry může ovlivnit rozvoj firmy?

V dnešní době a při dnešních cenách výpočetní techniky si troufnu tvrdit, že různě komplexní informační systémy už fungují ve většině českých firem. V tomto ohledu bych řadil český IT trh spíše k vyspělejším. Požadavky na vnitřní řízení procesů se od určité velikosti firmy exponenciálně zvyšují. Automatizace a systémová řešení jsou potom jediným východiskem jak udržet nebo snížit stávající náklady a zároveň zvýšit produktivitu. Když má obchodník s elektřinou deset odběrných míst, zvládne je vyfakturovat jedna účetní. Když jich bude sto, vezmou dvě navíc, ale když bude za dva roky odběrných míst čtyřicet tisíc, musí to dělat informační systém. Tomu už je potom jedno, jestli fakturuje čtyřicet nebo sto tisíc míst. Investice do takového systému se potom samozřejmě vyplatí. Ale stejně jako všude jinde i v tomto ohledu platí, že náklady na implementaci a udržování takového systému musí být nižší než výnosy nebo úspory, které díky němu firma realizuje.

Jak je ve vaší firmě vnímáno oddělení controllingu a jak ho vnímáte vy sám?

Controlling je v IBM jedním z nejvýznamnějších nástrojů a aktivit sloužících k plánování, organizování a řízení. Zastává důležitou funkci ve vnitropodnikovém řízení, protože přispívá k analýze chyb a předcházení a minimalizaci odchylek od plánu tak, aby cíle vytyčené naší společností byly dosahovány požadovaným způsobem.

Do jaké míry ovlivňuje controlling váš finanční plán a strategické řízení firmy?

Controlling poskytuje všechny dostupné výstupy nutné pro strategické řízení, tedy i pro finanční plán. Všechna finanční i nefinanční data, která dostáváme jsou periodicky vyhodnocována tak, abychom mohli pružně reagovat na změny, ke kterým během roku dochází. Spojením určité kombinace údajů lze informaci o možném problému dostat dřív než ve skutečnosti nastane, a tak dokážeme mnohým potenciálním rizikům předcházet. Na základě pravidelných informací a analýz, které z měsíčních závěrek dostáváme, upravujeme operativní řízení nákladů a výnosů tak, abychom dosáhli požadovaných výsledků. Bez těchto dat a aktivit si efektivní fungování a řízení střední a větší společnosti dnes již nedovedu představit.

Jak hodnotíte controlling z pohledu návratnosti investic? Po započítání nákladů na lidi, zvýšených nároků na zaměstnance atd...

Vyplatí se v každém případě, pokud jsou jeho výstupy efektivně využívány. V malé firmě by se měl dělat controlling malý a ve velké zase velký. Vždy tu musí být chytrý poměr mezi hodnotou informace, kterou dostáváte a náklady na její získání. Podnikatel, akcionář, manažer, zkrátka všichni, kdo chtějí dělat rozhodnutí na základě minulých výsledků a predikovaných trendů, k tomu informace takového druhu potřebují. Návratnost těchto investic je tedy závislá i na tom, jak efektivně je někdo schopen dané informace využít. A pokud někdo není schopen se efektivně rozhodovat, nepomůže mu ani dvě stě lidí v controllingu.

Jaké schopnosti, výkony a výsledky vyžadujete vy jako CFO od controllera? Má to být člověk ala PWC nebo DT nebo pečlivý účetní?

Controller by měl mít v první řadě vynikající analytické schopnosti, musí vědět odkud a jak dostat požadovaná data, musí mít tedy znalost všech zásadních informačních systémů, jejichž výstup je pro controlling důležitý. Ideální controller by měl mít schopnosti jak pečlivého účetního při získávání dat, tak analytické a komunikační dovednosti při jejich zpracování a prezentaci. Při obojím vyžaduji preciznost jak v oblasti přesnosti a správnosti výstupů, tak v oblasti jejich prezentace. Controller musí demonstrovat cit pro priority a čas a jasnou orientaci na úkol. Je pravda, že lidé, kteří prošli školou velkých zahraničních poradenských společností typu PricewaterhouseCoopers nebo E&Y, mají v této oblasti svým způsobem náskok.

Vyplatí se najmout si externího auditora?

Záleží na tom, jakou oblast auditu máte na mysli. Pokud se však budeme bavit o auditu finančních výkazů, tak odpověď není samozřejmě jednoznačná. Bez ohledu na zákonnou povinnost auditu pro některé subjekty, si myslím, že velmi záleží na tom, k čemu akcionáři, vlastníci nebo management finanční výkazy používají. Za předpokladu, že finanční výkazy zobrazují věrně a poctivě výkonnost společnosti za období a k datu účetní závěrky, je výroční zpráva a účetní závěrka jedním z hlavních nástrojů, které akcionáři používají k rozhodování. Externí audit je potom garancí, že tyto informace neobsahují významné nesprávnosti. Auditovaná účetní závěrka je standardním požadavkem světových burz i všech subjektů při vlastnických a jiných finančních transakcích jako jsou prodej podniku, emise cenných papírů, úvěrové jiné aktivity související s financováním a podobně. Souhlasím však, že v případě malých firem s nekomplikovanými transakcemi a velkou mírou kontroly vlastníka nemusí být auditovaná účetní závěrka externím auditorem prioritou. Všude jinde, kde dochází k oddělení vlastníků firmy od jejího managementu se externí audit podle mého názoru rozhodně vyplatí.

Je podnikový controlling efektivní jako vnitropodnikové řízení v českých firmách? Jakým způsobem ovlivňuje kvalitu výrobků, produktivitu práce, či snižování nákladů?

Opět záleží na konkrétní firmě, odvětví, ve kterém působí, její velikosti či komplexnosti transakcí, které provádí. Existují však kritéria, která jsou pro všechny podnikatelské subjekty společná. A nezáleží na tom, jestli společnost působí na českém trhu nebo v zahraničí. Český trh se v tomto ohledu neliší od žádného jiného trhu na světě. Jedním z těchto kritérií je efektivita. Pokud se subjekt nebude snažit na trhu chovat efektivně, dlouho na něm nevydrží. Controlling v tomto ohledu funguje jako nástroj včasného varování. Dobře integrovaný controlling napříč podnikovými procesy umí v reálném čase vyhodnocovat aktuální data a upozorňovat na negativní trendy nebo hrozby, ke kterým se společnost přibližuje. Ať už jsou to varování přicházející zevnitř, jako například nedostatečný počet zaměstnanců u výrobní linky, nebo zvenku, například klesající marže u výrobků v důsledku růstu externích nákladů v kalkulaci. Pokud jsou tyto informace efektivně využívány, je organizace schopna se efektivně chovat i navenek. V tomto ohledu lze řídit náklady, produktivitu práce, či kvalitu výrobků.

Konkurenceschopnost některých českých firem upadá. Je konkurenceschopnost a reputace podniku také ovlivněna controllingem?

Pokud budeme chápat Controlling nikoli jen jako analytický nástroj, tedy i v širším smyslu jako rozhodování a řízení na základě strukturovaných informací, pak má controlling přímou vazbu na konkurenceschopnost i v konečném důsledku na reputaci firem. Controlling by nám měl být schopen odpovědět na otázky typu "vyrobit nebo nakoupit?" nebo "vyplatí se vyrábět výrobek A, nebo B, případně oba, nebo žádný?" V tomto směru rozhodnutí přímo ovlivňují konkurenceschopnost firmy. Ta je také dána rychlostí rozhodování. Problém českých firem nevidím ani tak v kvalitě, jako právě v neschopnosti se rychle rozhodovat. Než často dojde ke změně výrobního programu, mezera na trhu se zaplní sortimentem jiného subjektu. Rostou-li příliš rychle ceny vstupů, je třeba měnit dodavatele. Ve flexibilitě rozhodování, optimalizaci (nikoli jen v prostém snižování) nákladů a tlaku na co nejvyšší kvalitu za přijatelnou cenu tkví konkurenceschopnost. Tyto faktory se musí chytře prolínat a firmy s fungujícím controllingem bývají v tomto směru o krok napřed.

Radek Hovorka

Finančním ředitelem IBM Česká republika je od dubna 2011. Předtím působil jako finanční ředitel a člen dozorčí rady televize Z1 a má bohaté zkušenosti v oblasti finančního řízení, projektového managementu, poradenství a auditu ze společností J&T, PricewaterhouseCoopers a EPIC Securities. Radek Hovorka vystudoval VŠE v Praze a je držitelem diplomu ACCA v oblasti mezinárodního finančního reportingu.