Ale jde. A více než dobře. Ukazuje to aspoň příklad informačního systému, který řeší potřeby Kühnova dětského sboru. Systém je vyvinut a provozován v rámci služby Unicorn Universe, která je platformou pro budování chytrých řešení pro podporu řízení, sdílení informací a spolupráce.
Kühnův dětský sbor patří k nejvýznamnějším a největším českým uměleckým kolektivům. K více než čtyřem stovkám malých zpěváků připočítejme i sbormistry a členy managementu sboru – to vše dohromady už tvoří docela velkou „firmu“. Před nasazením Unicorn Universe si management sboru musel vystačit s evidencí členů v excelovských tabulkách. Což při 450 členech, kteří se ročně účastní desítek vystoupení, není právě optimální nástroj.
Systém Unicorn Universe umožnil dříve používané roztříštěné a mnohdy nedostatečné softwarové nástroje nahradit a dát řízení provozu sboru zcela nový rámec v podobě jednotného prostředí pro evidenci členů, komunikaci vedení sboru s rodiči a organizaci akcí sboru.
Každý člen je v systému reprezentován svojí kartou, která nejen shrnuje všechny důležité údaje, ale navíc včas upozorňuje na důležité termíny – blížící se konec platnosti pracovního povolení dítěte nebo třeba nutnost zaplacení členského příspěvku. E-mailovou zprávu vztahující se k akci systém jednoduše zašle všem zákonným zástupcům dětí, jež se jí mají účastnit – bez nutnosti složitě hledat e-maily v dlouhých seznamech. Zákonní zástupci navíc po přihlášení do systému získají kompletní informace o akcích a zkouškách svého dítěte, mohou informovat sbor o změně údajů a zároveň mají přehled o zaplacení členského příspěvku nebo o zapůjčených kostýmech.
Vedení sboru tak nový informační systém uvolnil ruce od úmorné a zdlouhavé kancelářské rutiny a může se nyní lépe soustředit na osobní komunikaci se členy sboru a na rozvíjení umělecké činnosti.
