Do určitého bodu může tato chaotická „informační podpora“ stačit. S přibývajícím množstvím zakázek je ale stále složitější si s těmito nástroji udržet přehled o stavu jednotlivých zakázek a řídit jednotlivé fáze jejich realizace. Ve společnosti VSK (Výstavba sítí Kolín) proto zvolili informační systém pro řízení zakázek od Unicorn Systems.
VSK se zabývá výstavbou inženýrských sítí – plynovodů, vodovodů i kanalizací. V roce 2010 došlo vedení společnosti k názoru, že by bylo dobré celý proces řízení zakázek podpořit vhodným nástrojem. Pod taktovkou Unicorn Systems pak vznikl na platformě Unicorn Universe systém, který naplnil veškeré požadavky společnosti VSK. Řešení pokrývá proces řízení zakázky již od fáze jejího získání přes samotnou realizaci až po její vyhodnocení.
V každé fázi zakázky je jasné, kdo je za plnění dané etapy zodpovědný. Pro každou zakázku existuje v systému sada standardizovaných dokumentů, které mají definované chování tak, aby byl každý zaměstnanec, který na zakázce pracuje, včas upozorněn na to, co je třeba v dané fázi udělat. I veškerá komunikace nad zakázkou probíhá prostřednictvím systému. Systém tak zajišťuje standardizaci procesů souvisejících s přípravou a realizací jednotlivých zakázek od zpracování nabídky až po její vyhodnocení. Umožňuje také vedení firmy mít dokonalý přehled o tom, nakolik jednotliví pracovníci plní úkoly, které jim byly v rámci realizace zakázky svěřeny.
V současné době tak má VSK jednotný informační systém, ve kterém sdílí všechna důležitá data. Zaměstnanci VSK do něj mohou přistupovat kdykoli a odkudkoli prostřednictvím internetu – řešení „běží“ na serverech Unicorn Universe. Výhodou poskytování řešení ve formě služby je pro VSK i úspora nákladů za nákup potřebného hardwarového vybavení i dalších licencí na provozní software.
