Někdy jasně vidíme a vnímáme, jak technologie mění způsob života a práce. Jindy ale ta souvislost není tak zřejmá. Třeba mezi způsobem úřadování (tedy druhem byrokracie) a podnikání a technologií pro práci s dokumenty. Pak nám může uniknout, že žijeme v době, která je přelomová.
Jsem přesvědčen, že poslední podobně přelomové období bylo v naší části světa v době Marie Terezie. Počátek moderního státu i moderní byrokracie v dobrém i špatném smyslu toho slova souvisel se zavedením reforem (měnová, sčítání lidí a označování domů, centralizace správy do Vídně, atd.). To bylo umožněno - mimo jiné - masivním přechodem od pergamenu k papíru. Papír byl znám a používán už delší dobu – přelom souvisel s tím, že začal být používán i pro smlouvy a důležité úřední záznamy. Díky levnějšímu a skladnějšímu materiálu byla státní správa schopna vršit takové hromady dokumentů, jaké předtím nebyly myslitelné. Ale nejde jen o větší množství lejster. Změny přinesly profesionalizaci státní správy, povinnou školní docházku, růst všeobecné gramotnosti a další změny, které v důsledku přinesly mnohem lepší životní podmínky.
Lidé v době Marie Terezie si nejspíš neuvědomovali, jak zásadní změnu přechod z pergamenu na papír způsobí. Stejně jako si ani my zpravidla neuvědomujeme, že jsme účastníky srovnatelné změny - přechodu od listinných k elektronickým dokumentům. Tím nemyslím běžné psaní v kancelářských programech, ale existenci takových elektronických dokumentů, které mohu předložit při důkazním řízení nebo ukázat kontrole či obchodnímu partnerovi a jejichž právní platnost je velmi obtížné napadnout.
Samozřejmě, že přechod elektronickým listinám a využití všech možností, které nabízejí, nebude realizován přes noc. Tak jako se naši předkové učili číst a psát, využívat papír a brk i pro běžné právní úkony, i my se budeme muset naučit pracovat s elektronickými listinami. Vzhledem k rychlosti dnešní doby to ale nebude v desítkách let, ale v desítkách měsíců.
Elektronické dokumenty s právním účinkem umožňují něco jako papírování bez papíru. Není těžké si představit, že v elektronickém světě bude snadné vyžadovat a hromadit stále větší objemy dokumentů. Utěšit nás může skutečnost, že vytváření elektronických dokumentů může být automatizováno, a stejně tak i jejich kontrola. Navíc s nimi můžete pracovat z jakéhokoli zařízení včetně chytrého telefonu – vytvářet dokumenty, podepisovat je, kontrolovat platnost, připravovat k archivaci atd.
Není pochyb o tom, elektronické dokumenty změní způsob úřadování, způsob podnikání i životní styl celkově. Něco už je dnes jasné – například to, že mohou zmizet archivy s šanony a že namísto využití kurýrů budou smlouvy předávány e-mailem nebo důvěryhodnou poštou typu datových schránek. Něco zatím vidíme jen poněkud neurčitě. Třeba to, že pracoviště budou vypadat jinak. Lidé už nebudou „připoutáni“ k psacím stolům, ale budou se pohybovat v prostoru připomínajícím spíše relaxační zónu se zákoutími a kavárnami. Zmizí hranice, co je v kanceláři a co už ne. Obchodní smlouva může vypadat tak, že dva lidé na videozáznamu potvrzují, na čem se dohodli. Kupní smlouva na dům může obsahovat spoustu fotografií a video realitní agentky, která prochází domem místnost po místnosti. Už dnes máme formáty elektronického podpisu, které umožňují takové multimediální soubory opatřit elektronickým ekvivalentem podpisu, razítka a notářského ověření. A pak jsou věci, na které ještě nedohlédneme. Co to udělá s naším životním stylem, zvykneme-li si v posteli před spaním prohlížet žádanky a rovnou je telefonem podepisovat? Možná to prospěje firemním procesům, ale co to udělá s manželským životem?
V tom všem se ovšem rýsuje výrazné riziko. Vkročili jsme do nové doby a chybí nám základní dovednosti a návyky pro zacházení s dokumentu. U listin je nám jasné, jak se máme chovat. Někdy stačí napsat vzkaz na kus papíru, jindy je zapotřebí čitelného podpisu, v dalších případech i razítka, šňůrky spojující více listů, parafování jednotlivých stránek atd. U elektronických dokumentů podobné povědomí zpravidla chybí. Někdo naivně posílá dokumenty, ve kterých je možné provádět změny. Někdo připojuje ke zprávám elektronický podpis, ale nesprávně. Víte třeba, že dokument s elektronickým podpisem a časovým razítkem po čase „vyprší“, takže už nebude možné zjistit, zda se jedná o pravý dokument nebo ne? Pochopitelně existují postupy, jak se před tím chránit, ale ne každý je dokáže využít. Takové problémy patří k naší době. Dost možná, že pár lidí bude muset přijít o majetek nebo utrpět jinou vážnou škodu než se naučíme věnovat i elektronickým dokumentům dost pozornosti.
Cílem tohoto blogu je postupně upozorňovat na to, co se dá s elektronickými dokumenty dělat, na co si dát pozor a jaké návyky je zapotřebí si osvojit. A chceme se také věnovat tomu, jak elektronické dokumenty mění náš život – podnikání, rodinné vztahy, způsob argumentace advokátů před soudy a mnoho dalších oblastí.
Přidejte si Hospodářské noviny mezi své oblíbené tituly na Google zprávách.
Tento článek máteje zdarma. Když si předplatíte HN, budete moci číst všechny naše články nejen na vašem aktuálním připojení. Vaše předplatné brzy skončí. Předplaťte si HN a můžete i nadále číst všechny naše články. Nyní první 2 měsíce jen za 40 Kč.
- Veškerý obsah HN.cz
- Možnost kdykoliv zrušit
- Odemykejte obsah pro přátele
- Ukládejte si články na později
- Všechny články v audioverzi + playlist