Elektronické dokumenty, nový životní styl a rizika v pozadí

Někdy jasně vidíme a vnímáme, jak technologie mění způsob života a práce. Jindy ale ta souvislost není tak zřejmá. Třeba mezi způsobem úřadování (tedy druhem byrokracie) a podnikání a technologií pro práci s dokumenty. Pak nám může uniknout, že žijeme v době, která je přelomová.

Jsem přesvědčen, že poslední podobně přelomové období bylo v naší části světa v době Marie Terezie. Počátek moderního státu i moderní byrokracie v dobrém i špatném smyslu toho slova souvisel se zavedením reforem (měnová, sčítání lidí a označování domů, centralizace správy do Vídně, atd.). To bylo umožněno - mimo jiné - masivním přechodem od pergamenu k papíru. Papír byl znám a používán už delší dobu – přelom souvisel s tím, že začal být používán i pro smlouvy a důležité úřední záznamy. Díky levnějšímu a skladnějšímu materiálu byla státní správa schopna vršit takové hromady dokumentů, jaké předtím nebyly myslitelné. Ale nejde jen o větší množství lejster. Změny přinesly profesionalizaci státní správy, povinnou školní docházku, růst všeobecné gramotnosti a další změny, které v důsledku přinesly mnohem lepší životní podmínky.

Lidé v době Marie Terezie si nejspíš neuvědomovali, jak zásadní změnu přechod z pergamenu na papír způsobí. Stejně jako si ani my zpravidla neuvědomujeme, že jsme účastníky srovnatelné změny - přechodu od listinných k elektronickým dokumentům. Tím nemyslím běžné psaní v kancelářských programech, ale existenci takových elektronických dokumentů, které mohu předložit při důkazním řízení nebo ukázat kontrole či obchodnímu partnerovi a jejichž právní platnost je velmi obtížné napadnout.

Samozřejmě, že přechod elektronickým listinám a využití všech možností, které nabízejí, nebude realizován přes noc. Tak jako se naši předkové učili číst a psát, využívat papír a brk i pro běžné právní úkony, i my se budeme muset naučit pracovat s elektronickými listinami. Vzhledem k rychlosti dnešní doby to ale nebude v desítkách let, ale v desítkách měsíců.

Elektronické dokumenty s právním účinkem umožňují něco jako papírování bez papíru. Není těžké si představit, že v elektronickém světě bude snadné vyžadovat a hromadit stále větší objemy dokumentů. Utěšit nás může skutečnost, že vytváření elektronických dokumentů může být automatizováno, a stejně tak i jejich kontrola. Navíc s nimi můžete pracovat z jakéhokoli zařízení včetně chytrého telefonu – vytvářet dokumenty, podepisovat je, kontrolovat platnost, připravovat k archivaci atd.

Není pochyb o tom, elektronické dokumenty změní způsob úřadování, způsob podnikání i životní styl celkově. Něco už je dnes jasné – například to, že mohou zmizet archivy s šanony a že namísto využití kurýrů budou smlouvy předávány e-mailem nebo důvěryhodnou poštou typu datových schránek. Něco zatím vidíme jen poněkud neurčitě. Třeba to, že pracoviště budou vypadat jinak. Lidé už nebudou „připoutáni“ k psacím stolům, ale budou se pohybovat v prostoru připomínajícím spíše relaxační zónu se zákoutími a kavárnami. Zmizí hranice, co je v kanceláři a co už ne. Obchodní smlouva může vypadat tak, že dva lidé na videozáznamu potvrzují, na čem se dohodli. Kupní smlouva na dům může obsahovat spoustu fotografií a video realitní agentky, která prochází domem místnost po místnosti. Už dnes máme formáty elektronického podpisu, které umožňují takové multimediální soubory opatřit elektronickým ekvivalentem podpisu, razítka a notářského ověření. A pak jsou věci, na které ještě nedohlédneme. Co to udělá s naším životním stylem, zvykneme-li si v posteli před spaním prohlížet žádanky a rovnou je telefonem podepisovat? Možná to prospěje firemním procesům, ale co to udělá s manželským životem?

V tom všem se ovšem rýsuje výrazné riziko. Vkročili jsme do nové doby a chybí nám základní dovednosti a návyky pro zacházení s dokumentu. U listin je nám jasné, jak se máme chovat. Někdy stačí napsat vzkaz na kus papíru, jindy je zapotřebí čitelného podpisu, v dalších případech i razítka, šňůrky spojující více listů, parafování jednotlivých stránek atd. U elektronických dokumentů podobné povědomí zpravidla chybí. Někdo naivně posílá dokumenty, ve kterých je možné provádět změny. Někdo připojuje ke zprávám elektronický podpis, ale nesprávně. Víte třeba, že dokument s elektronickým podpisem a časovým razítkem po čase „vyprší“, takže už nebude možné zjistit, zda se jedná o pravý dokument nebo ne? Pochopitelně existují postupy, jak se před tím chránit, ale ne každý je dokáže využít. Takové problémy patří k naší době. Dost možná, že pár lidí bude muset přijít o majetek nebo utrpět jinou vážnou škodu než se naučíme věnovat i elektronickým dokumentům dost pozornosti.

Cílem tohoto blogu je postupně upozorňovat na to, co se dá s elektronickými dokumenty dělat, na co si dát pozor a jaké návyky je zapotřebí si osvojit. A chceme se také věnovat tomu, jak elektronické dokumenty mění náš život – podnikání, rodinné vztahy, způsob argumentace advokátů před soudy a mnoho dalších oblastí.