Dokument jde do světa ...

Každý z nás ví co dělat s papírovým dokumentem, který opouští naši firmu. Sice zpravidla nepoužíváme slova jako “čitelnost” nebo “věrohodnost původu”, ale chováme se, jako bychom je dobře znali.

 I PAPÍRY POTŘEBUJÍ ČITELNOST A AUTENTICITU

Staráme se tedy, aby byl dokument čitelný. Vytváříme jej na počítači, používáme standardní fonty a dostatečně kvalitní tiskárnu. Netiskneme černá písmenka na tmavě modrý papír. Nepoužíváme technologie, kde písmo rychle vybledne (pokud se nejedná o dokument, který za pár dnů skončí v koši).

 Zajišťujeme také věrohodnost původu. Nejčastěji tak, že na dokument otiskneme razítko, připojíme ruční podpis, natištěné jméno a případně také funkci, ze které je zřejmé, že jsme byli oprávněni k uzavření smlouvy, objednávce služby nebo čemukoliv jinému, o čem dokument pojednává. Neopomeneme uvést, kde a kdy byl dokument vytvořen.

 I neporušitelnost obsahu je pro nás důležitá. Podle možností se snažíme dát dokumentu takovou podobu, aby nebylo možné do něj vpisovat věty či odstavce nebo dokonce měnit jména, čísla nebo prostě jen formulace. Sestává-li dokument z více stránek, parafujeme každou stranu, sešívací sponku zajistíme papírovou přelepkou, razítkem, podpisem a případně trikolórovou šňůrkou. Ve zvlášť důležitých případech dokonce přizveme důvěryhodnou třetí stranu (notáře), aby integritu dokumentu potvrdila spolu s identitou všech podepisujících stran.

 OCHRANA PŮVODCE I PŘÍJEMCE DOKUMENTU

To všechno děláme, aniž bychom kvůli tomu museli absolvovat speciální školení odborníka na dokumenty. I málo zkušená asistentka ví, že důležité dokumenty vyžadují speciální náležitosti. Představa, že bychom své prohlášení o bezdlužnosti, daňové přiznání, smlouvu, či jiný dokument nevybavili výše uvedenými atributy, je nemyslitelná. A to ze dvou důvodů:

• chráníme sebe před tím, že by někdo jiný vytvářel dokumenty naším jménem nebo před tím, že by naše dokumenty upravil a poté šířil dál,
• umožňujeme příjemci získat dostatečnou míru jistoty, že dokument opravdu přišel od nás a že nikdo neměnil jeho obsah. Ostatně, prozíravější firmy a úřady neakceptují dokumenty bez výše uvedených náležitostí (pokud se nejedná o vánoční přáníčko, oznámení o změně adresy či jinou záležitost s minimálním právním dopadem).

Když ale dojde na elektronický dokument, často jde veškerá opatrnost stranou. Stačí připomenout, jak často dostáváme faktury nebo objednávky v editovatelném formátu (word, excel či třeba zápis v těle mailu). V lepším případě provádíme konverzi do formátu PDF. Tím dosáhneme toho, že dokument bude možné bez problémů zobrazit (pokud ho nechce příjemce uchovávat delší dobu nebo jej neposíláme do ciziny) a zkomplikujeme práci tomu, kdo by chtěl v dokumentu provést změnu. Ale o přijatelné ochraně nemůže být řeči. Nikdy nebude možné prokázat, kdo takový dokument vytvořil. A nebude možné ani spolehlivě určit, zda v něm někdo třetí neprovedl změnu (co třeba jiné číslo účtu nebo vymazání důležitého ustanovení ze smlouvy?).

SNADNĚJŠÍ ŽIVOT S OPRAVDU DŮVĚRYHODNÝMI DOKUMENTY

Přitom by stačilo docela málo. Provést pár úkonů, které by dokument chránily obdobným způsobem, jakým běžně chráníme listiny. Zbavili bychom tak zbytečných rizik sebe i své partnery, kterým dokumenty posíláme. Se správně vytvořeným dokumentem máme možnost jej kdykoliv komukoliv předložit (a dokázat mu, že je v pořádku), poslat elektronickou kopii (víte, že běžným zkopírováním důvěryhodného dokumentu vznikne stejně důvěryhodný dokument?) partnerům či na úřad nebo jej vzít na CzechPOINT a nechat si jej převést do podoby ověřené listiny se všemi náležitostmi.

Pokud je dokument správně vytvořen, je jednoduché jej archivovat tak, aby bylo možné ověřit, kdo byl jeho původcem a že nedošlo ke změně obsahu i zajistit bezproblémové zobrazování tak dlouho, dokud bude dokument někdo potřebovat (po celou dobu životního cyklu, tedy až do skartace).

Tato doba je v řadě případů určena zákonem nebo jiným speciálním předpisem. U účetních závěrek a výročních zpráv se kupříkladu jedná o 10 let (lhůta se počítá od ukončení účetního období, kterého se doklady týkají). Účetní doklady,  účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let (lhůta se rovně počítá od ukončení účetního období, kterého se doklady týkají). Stejně je tomu s účetními záznamy, kterými firmy dokládají vedení účetnictví.

VYTVÁŘENÍ DOKUMENTŮ V POČÍTAČI, TABLETU I NA SERVERU

Jenže jak takové dokumenty vytvořit a jak dosáhnout jistoty, že jsem provedl všechny platné náležitosti? U papírů jsme zvyklí sáhnout po propisovačce a razítku, případně zajít k notáři. Ale ve světě elektronických dokumentů?

Odpovědí může být například služba Long-Term Docs, která nabízí zdarma aplikaci pro vytvoření takového dlouhodobého důvěryhodného dokumentu, a to v počítači či notebooku, v mobilním zařízení i automatizovaně na serveru. V rámci této Long-Term Docs aplikace je zajištěno nejen vytváření dokumentů ale i dlouhodobá péče o ně (aniž by opustily vaše úložiště).

 Jak vypadají elektronické dokumenty, které odcházejí do světa z vaší firmy? Jaká rizika tím vznikají pro vás a pro vaše partnery? Určitě by bylo dobré řešit záležitost dříve, než se některé z těch rizik naplní. Tím spíš, že správné vytvoření dokumentu je řádově korunovou záležitostí, zatímco škody mohou jít do statisíců nebo milionů.