Po bezpapírové firmě je tu (téměř) bezpapírová domácnost

Šanony plné smluv, bankovních výpisů, dokumentů z pojišťoven a ročních vyúčtování za energie. Spousta věcí na stole. A samozřejmě zmatek. Dokážete ještě najít staré vysvědčení? Rodný list dítěte? Předloňskou změnu smlouvy s ČEZem? Lidi, kteří s tím nemají problémy, můžeme rozdělit do dvou skupin. Ti první jsou extrémně pečliví a důkladní a nevadí jim dávat spoustu času rovnání dokumentů. Ti druzí vedou rodinnou administrativu bez papírů. Praktické rady, jak si poradit, dala nedávno dohromady jedna americké bloggerka. To podstatné a použitelné v České republice přinášíme.

Autorka blogu Just a girl si říká Abby, je učitelkou angličtiny a má dvě děti. Jak sama přiznává, není schopna se vzdát papírových nákupních seznamů, vzkazů a spousty lístečků. Ale jak píše, na svém stole musí mít pořádek. To znamená, že na něm najdete počítač a hrneček s kafem. Štosy papírů nepřichází v úvahu.

Proč je výhodné, když se domácnost dokáže zbavit většiny papírových dokumentů? Protože to znamená méně nepořádku, méně stresu, šetří čas, poskytuje přístup k dokumentům odkudkoliv, šetří místo a dává jistotu, že se doklady neztratí, nerozmáčí ani nedojdou k jiné úhoně.

Tablet místo skeneru. Evernote nebo Dropbox?

Takže jak se zbavit papírů? Nejdřív, co k tomu potřebujete:

Tablet se slušným foťákem. Jestli máte doma skener, poslouží ještě lépe, ale pořizovat ho kvůli tomu nemusíte.

Úložiště dokumentů s vyřešenou ochranou přístupu a zálohováním. Abby doporučuje placenou verzi Evernote (5 dolarů měsíčně), ale podle naší zkušenosti lze vystačit i s bezplatnou verzí. V obou případech ale doporučujeme přečíst knihu Evernote for dummies. Dozvíte se v ní o spoustě užitečných možností, které Evernote nabízí a o kterých nejspíš nevíte. Ale pak je tu samozřejmě Dropbox a jsou i další možnosti, které poslouží stejně dobře.

Odkladač na papíry. Ikea přestala hezké drátěné odkladače, které Abby doporučuje, prodávat na českém trhu. Ale jsou jiné možnosti, celkem slušně vypadající drátěnou verzi najdete třeba zde, pokud preferujete krokodýlí kůži, můžete zabrouzdat sem a vedle toho existuje řada odporných plastových odkladačů, které mohou nakonec taky slušně posloužit.

A to je vlastně všechno.

Teď přineste všechny šanony, krabice s dokumenty i jednotlivé papíry, co máte doma a rozdělte je na tři hromady.

1. Některé věci můžete v klidu zahodit, protože na nich mezitím přestalo záležet. Třeba pojišťovací smlouva, kterou jste loni vypověděli.
2. Pak jsou doklady, které můžete ofotit (nebo naskenovat) a zahodit. Třeba potvrzení o zaplacených úrocích ze stavebního spoření, které některé banky posílají bez razítka a podpisu.
3. A kromě toho existují některé opravdu důležité listiny. Třeba kupní smlouva na auto s několika speciálně dojednanými ustanoveními. Abby radí naskenovat a uložit do desek. V Česku bychom je možné takové dokumenty konvertovat na Czech POINTu, ale možná se vám nebude chtít platit 30 korun za stránku. V každém případě zjistíte, že všechny takové dokumentů, kde papírovou verzi potřebujete opravdu nutně, se s přehledem vejdou do jedněch desek.

Naskenovat ale nestačí. Elektronické dokumenty musí být uloženy tak, abyste je i po čase našli a aby byly i po čase použitelné. K tomu si v rámci Dropboxu nebo Evernotu vytvoříte složky. Někdo je vytváří podle roků, z jakých dokumenty pochází, někdo podle témat. Ale není to fakticky příliš důležitá. Stejně občas uděláte chybu a některý soubor vložíte jinam. To důležité jsou „tagy“ (štítky). Ke každému dokumentu připojíte štítky, které vám jej později velmi rychle najít. Když se bude jednat třeba o povinné ručení za auto, kterým jezdí manželka, mohou to být třeba taky „pojištění“, „Renault“, „Monika“, „roční platby“ a „finance“.

A pak je tu použitelnost. Pokud nemůžete vyloučit, že se k dokumentu budete vracet ještě za několik let, určitě je dobré ukládat ve formátu PDF/A. Ten vám dá jistotu bezproblémové zobrazitelnosti na těch zařízeních, která se budou za těch pár let používat. Elektronické verze těch několika dokumentů, které jste si nechali na papíře, se vyplatí ošetřit podle pravidel dlouhodobé právně platné archivace. Původní listinu sice nenahradí plně, ale kdyby přece jen došlo k nějaké nehodě a kdyby byl znehodnocen elektronický originál smlouvy, budete ještě hodně rádi za sken opatřený elektronickým podpisem, ověřovacími metadaty a časovým razítkem. Minimálně budete mít nezpochybnitelný důkaz, kdy proběhlo naskenování a že se dokument od té doby nezměnil.

Celé to nezabere víc než pár hodin a už nikdy v životě nemusíte hledat v šanonech ani krabicích dokumentů. Pochopitelně za předpokladu, že rozumně zpracováváte i to, co vám průběžně chodí. Tomu se budeme věnovat příště. Ostatně, ještě nebylo řečeno, k čemu že jsou dobré ty drátěné odkladače.