Bezpapírová domácnost - pokračování

Minulý příspěvek jsme zaměřili praktické rady, jak se zbavit šanonů se smlouvami a jinými papíry, které lze najít ve většině domácností, které zabírají místo, musíme z nich utírat prach a o kterých pravidla platí, že když chceme čas od času sáhnout po nějakém dokumentu, právě ten jeden dokument není na svém místě, takže strávíme několik hodin dohledáváním.

Dali jsme nějaké praktické rady, jak dokumenty ze šanonů roztřídit, jak je skenovat či ofotit tabletem, co s nimi dál udělat a jak to celé uspořádat. Článek najdete zde. Na závěr jsme slíbili pokračování o tom, jak zabránit novému bujení dokumentů a vzniku dalších zbytečných šanonů.

Skenujte, než se papíry rozlezou

I tentokrát vyjdeme z rad americké hospodyňky, učitelky angličtiny a matky dvou dětí, která vystupuje pod jménem Abby a píše blog o nejrůznějších praktických aspektech vedení domácnosti. Včetně digitalizace dokumentů.

Jak americká hospodyňka připomíná, důležité je zachytit papír co nejdřív poté, co překročí práh vaší domácnosti. Právě k tomu slouží onen drátěný odkladač na papíry, o kterém jsme se zmiňovali minule. Jak možná víte, odkladače mívají právě tři přihrádky. Nejhornější slouží k tomu, že na něj položíte všechno, co k vám domů přijde poštou. K tomu vám stačí pár vteřin a máte jistotu, že jsou dokumenty zařazeny do procesu.

Jednou až dvakrát týdně si uděláte chvíli času a projdete celé horní patro odkladače papír po papíru. Zjistíte, že spousta z toho, co domů dostáváte, jsou jen papírové spamy, které můžete s klidem vyhodit. Skutečnou poštu posunete o patro níže, tedy do prostředního šuplíku.

Všechno se může jednou hodit? Jen bordelářům

Obsah prostředního šuplíku (opět jednou až dvakrát týdně) naskenujete nebo ofotíte tabletem. Po skenování každého listu je zapotřebí rozhodnout, zda má smysl uchovávat i papírový originál. Zde není dobré vycházet z toho, že „všechno se může jednou hodit“. Lepší je pořádně rozmýšlet, co opravdu potřebujete. Třeba podle následujících kritérií:

1)      Je to dost důležité?

2)      Je na papíře razítko a podpis? Třeba banky si zvykly nám posílat potvrzení tištěná a obálkovaná automatem. U nich nemůžete digitalizací nic ztratit.

3)      Budete to v dohledné době potřebovat? Mnoho úřadů by vám v budoucnu bylo schopno vystavit opis dokumentu, který máte v neověřené elektronické podobě. Takže opět možnost hodit papír do koše.

Nejspíš zjistíte, že vyhodit můžete skoro všechno. Protože ale doma nejspíš nemáte skartovačku, doporučujeme papír roztrhat na kousky. Není zapotřebí, aby se sousedi u kontejneru bavili čtením vašich pokut a předvolání.

Do dolní přihrádky odkladače se tedy něco dostane jen občas. Zato uvidíte, že se slušnou rychlostí plní elektronická složka, kdo které ukládáte skeny. Tuto složku můžete mít ve svém počítači, ale pokud nemáte vyřešeno pravidelné zálohování, je jistější využití cloudovou službu typu Dropbox, Evernote, Google docs nebo třeba Onedrive od Microsoftu.

Pozor na správné ukládání datových zpráv

Do této složky by také měly putovat:

1)      všechny důležité e-maily, které dostáváte (např. složenky, urgence, reakce internetových obchodů na reklamace apod.) i které odesíláte (např. reakce na upomínky nebo zmíněné reklamace).

2)      Datové zprávy. O těch pochopitelně Abby nepíše, ale nejsou kvůli tomu méně důležité. Pokud nepodnikáte a nevyřizujete stavební povolení, tak jich nejspíš nedostáváte mnoho, nicméně mohou mezi nimi být velmi důležité dokumenty. Je důležité ukládat datové zprávy celé, tedy včetně „obálky“ ve formátu zfo.

Je dobré věnovat této složce každý den aspoň pár minut. A opět rozdělovat:

1)      dokumenty, se kterými souvisí nějaký úkol. Tedy takové, na jejichž doručení musíte reagovat tím, že něco zkontrolujete, pošlete, odpovíte, seženete, zaplatíte apod. Zmíněná bloggerka k tomu doporučuje vedení úkolů v Evernote, ale existuje i spousta jiných nástrojů, které jsou rovněž zadarmo. V každém případě je důležité, aby v nějakém elektronickém nástroji vznikl úkol s termínem, ke kterému bude dokument připojen.

2)      dokumenty, které jen ukládáme. Jak jsme uvedli minule, uložení do správné přihrádky není až tak důležité, stejně občas uděláte chybu. Důležitější je přidat k dokumentu popis a klíčová slova, která jej později umožní snadno najít.

Prostý sken? Raději pořádný digitální dokument

U dokumentů, které jsou opravdu důležité, je přitom dobré uchovávat nejen listinný originál, ale sken řádně ošetřit. Tedy nikoliv ve formátu JPG, ale PDF/A, s elektronickým podpisem připojeným podle normy a archivním časovým razítkem. Kdybyste za pár let o papír přišli (což nemůžete nikdy vyloučit), budete ještě hodně rádi za nezpochybnitelný doklad, kdy se skenovalo a že ve skenu od té doby nikdo neprovedl změnu.

Těžko lze předpokládat, že by někdo doma osobně řešil PDF/A nebo podpis podle normy PAdES, ale třeba na Long-Term docs si můžete koupit zpracování 2000 dokumentů, což vám bude stačit na celé roky.

Důležitější než technikálie jsou potřebné návyky. Nenechávat štosy neotevřených obálek ani nestrkat dokumenty do nejbližšího šanonu. Pravidelně věnovat třídění pošty pár minut. Ale můžete počítat s tím, že až si zvyknete, shledáte, že šetříte spoustu času a že život bez listinných dokumentů je mnohem pohodlnější.