Tak naposledy. Převod do PDF nechrání dokument proti změnám!

Následující článek snad už ani neměl být napsán, ale nemůžu si pomoci. Znovu a znovu se setkávám s tvrzením, že když chce někdo ochránit dokument proti nežádoucímu provádění změn, převede jej do PDF. Na pováženou je, že to můžete slyšet dokonce i od některých IT profesionálů. Při takovéto úrovni povědomí pak není divu, že  - i když se v elektronickém světě vyskytuje mnohem méně rizik než ve světě papírovém – dostávají se lidé či firmy občas do problémů.

Velmi naivní představa říká asi toto: Pokud pošlu dokument ve Wordu, někdo v něm může provést změnu a šířit jej dál. Převedu ho tedy do PDF a můžu se cítit bezpečně.

Jenže jaká je skutečnost. Nemusíme myslet na sofistikované padělatele, ale třeba na vtipálka, který chce váš dopis opepřit nějakými nemístnými poznámkami nebo konkurenta, který chce pozměnit vaši cenovou nabídku. Můžete si to zkusit sami.  Běžte na www.foxitsoftware.com a stáhněte si program Foxit PhantomPDF (zkušební verze na 30 dní je zdarma). Instalace vám nezabere víc než 5 minut. Dalších 10 minut si budete s novým programem hrát a to vám stačí k tomu, abyste dokázali bez problémů otevřít PDF dokument, provést v něm změny a zase zavřít. Celkové náklady nula korun a 30 minut času.

Tím neprozrazuji žádné tajemství. Foxit je všeobecně známý a podobných nástrojů je na trhu celá řada. Pokud má „padělatel“ k dispozici profesionální nástroj typu Adobe Indesign či Acrobat, je to ještě snazší.

K čemu tedy formát PDF je? No přece k tomu, aby se příjemci dokumentu otevřel správně! Se všemi háčky a čárkami, s obrázky a tabulkami na správných místech, poznámkami ve správném formátu.

Pokud chce někdo dokument chránit před nežádoucími změnami, měl by k němu připojit elektronický podpis. Když nemá podpis, postačí alespoň zaheslování dokumentu. Pro magazín ePrávo jsme nedávno vyrobili tuto přehlednou tabulku.

Zkrátka, převodem do PDF si zajistíte, že to půjde bez problémů zobrazit (v technicko-právním jazyce se tomu říká „čitelnost“), to je možné dále vylepšovat použitím formátu PDF/A v různých úrovních souladu. Ale pokud chcete mít jistotu, že do vašich dokumentů nikdo nesahá, existuje jediná obrana: dejte svým známým a partnerům vědět, že používáte elektronický podpis a skutečně to dělejte.