Poptávku po tiskárnách táhne chytrý software, řeší se i GDPR

Z šedých krabic na chodbách firem se stala designová zařízení opatřená velkoplošnými dotykovými displeji, na kterých lze tisknout nejen z počítačů, ale také tabletů či smartphonů a naopak jejich prostřednictvím digitalizovat papírové dokumenty, které budou okamžitě dostupné i v mobilních zařízeních. Výrobci kancelářských multifunkčních tiskáren nám sice ve svých prezentacích slibovali ještě trochu více - třeba využití virtuální nebo tzv. rozšířené reality -, ale tímto směrem se vývoj zatím neubírá, jak ostatně naznačuje Jana Bořilová, produktová manažerka společnosti OKI: "Díky nástupu chytrých multifunkcí, kde najdete průvodce tiskem i dalšími funkcemi přímo na velkém displeji, nevidíme nyní velký prostor pro efektivní využití virtuální či rozšířené reality v kancelářském tisku." Ve vývoji softwaru výrobci zkrátka vsadili všechny karty na řešení pro digitalizaci, vytěžování, sdílení, oběh či archivaci podnikových dokumentů. Tisková zařízení se také stále více integrují s různými podnikovými aplikacemi prostřednictvím otevřených softwarových platforem.

Pokud jde o samotné tiskové technologie, stále více se v kancelářském tisku vedle laserové technologie prosazují stroje využívající technologii LED, které jsou konstrukčně jednodušší a méně náročné na údržbu i servis. LED technologii prosazuje mnoho velkých výrobců kancelářské techniky, například Ricoh. "V kancelářském prostředí jsou jasnou volbou LED technologie, samozřejmě v závislosti na množství vytištěného materiálu a pořizovací ceně. Obecně ale tento trend bude pokračovat a v souboji LED versus inkoust bude LED technologii stále více vévodit," říká Lukáš Seiler, produktový manažer zmíněné firmy. Vlajku inkoustového tisku drží zejména společnost HP. Miroslav Drahoš, category manager pro kancelářská zařízení této firmy s dominancí LED technologie nesouhlasí a dodává: "Podle našeho očekávání se začíná více prosazovat inkoustový tisk. Zákazníci si na inkoust v kancelářích pomalu zvykají, přičemž hlavními argumenty jsou ekologičtější a hlavně ekonomičtější provoz zařízení." Pravda je, že s nasazením vysokokapacitních, snadno doplnitelných zásobníků inkoustu se inkoustový tisk výrazně zlevnil a moderní inkousty časem nevyblednou a také se nerozmažou při použití zvýrazňovače.

Kontrola tisku jako standard

Řadu softwarových technologií používají i firmy, které jinak zatím neřeší digitalizaci a elektronický oběh dokumentů. Nejčastěji se jedná o nástroje pro správu tiskáren a multifunkčních zařízení, nástroje pro systémovou správu, správu tisku či skenování, autorizační terminály i podporu mobilního tisku. Tyto technologie ve výsledku přispívají k úspoře času uživatelů tiskových zařízení a redukci tiskových nákladů firmy. Řešení pro správu tisku pak umožňuje nejen sledovat objemy tisku jednotlivých uživatelů firemních tiskáren, ale také třeba omezit nákladnější barevný tisk nebo využívání tiskáren pro soukromé potřeby.

"Sledování tisku má významný preventivní účinek a u větších firem je dnes standardem. Jeho nastavení záleží na firemní politice, ale obvykle firmy u vybraných uživatelů omezují možnost barevného tisku," vysvětluje Jana Bořilová z OKI. Rozdíl v nákladech mezi černobílým a barevných tiskem nebývá u typických kancelářských dokumentů s nízkým pokrytím stránek velký, ale projeví se třeba u prezentací či fotografií.

Software pro řízení a sledování tisku umožňuje nastavit a kontrolovat tisk podle většiny požadavků firem. V případě, že nejsou náklady na tisk razantně překračovány, podniky se často neuchylují k omezování možnosti volného tisku. Tisková řešení jsou tedy spíše bezpečnostním prvkem.

GDPR a firemní tisk

Nová evropská směrnice na ochranu osobních údajů (GDPR) se týká nejen uchovávání dat v elektronické podobě a jejich využití, ale v jistých ohledech souvisí také s tiskem papírových dokumentů. "GDPR se v oblasti firemního tisku dotkne hlavně bezpečnosti tisku. Nejde pouze o zabezpečení přenosu dat mezi počítačem uživatele a samotným tiskovým zařízením, ale jde taky o samotný tisk úloh. Již se nesmí stát, aby dokumenty s údaji spadajícími pod GDPR zůstaly ležet v přihrádce, kde si je může kdokoliv prohlédnout, případně i odnést," říká Václav Dvorský z firmy Janus. V souvislosti s nařízením GDPR bude třeba, aby si firmy prošly i způsob, jakým tisknou dokumenty obsahující osobní údaje, a do svých směrnic zavedly způsob nakládání s takovými soubory a dokumenty. Z hlediska bezpečnosti lze doporučit hlavně zabezpečený tisk s autentizací prostřednictvím PIN kódu nebo čipové karty. Dále je důležité bezpečné mazání dokumentů uložených na harddisku tiskárny a vhodné je i nasazení šifrování tiskových dat, přenášených mezi počítačem a tiskárnou.

Jana Bořilová z OKI v souvislosti s GDPR doporučuje: "Pro tyto účely jsou vhodné vyšší modely tiskáren s multifunkcí, řešením může být také doplnění malých osobních tiskáren do citlivých oddělení například do mzdového, personálního nebo obchodního. Běžnou součástí firemní přípravy na GDPR je pak i zmapování procesů. Z našeho pohledu by měl být standardem tisk na sdílených tiskárnách výhradně po zadání PIN kódu nebo přiložení čipové karty, což je ale u větších firem obvyklé už dnes."

Problematiku GDPR ale zatím firmy řeší s dodavateli tiskových zařízení jen minimálně, popřípadě prostřednictvím externích konzultantů a z procesního hlediska. Podle Lukáše Seilera z firmy Ricoh si v současné době zákazníci selektují tiskové stroje podle toho, jestli jim umožní splnit požadavky GDPR. Vše je pak vázáno na dlouhodobé využívání zařízení, a to především ve státní správě a velkých společnostech.

Dokumentová řešení i pro menší firmy

Zatímco velké společnosti již zpravidla využívají nějakou formu dokumentových řešení, začínají mít zájem o tzv. DMS řešení i menší a středně velké firmy. "Obecně se dá říci, že jsme zaznamenali zvýšený zájem o DMS systémy ze strany firem, které nasazení a používání DMS systému vnímají jako další stupeň svého vnitřního vývoje a očekávají od něho zvýšení efektivity procesů, bezpečnosti a úspory času pro své zaměstnance. Ti se pak mohou více soustředit na obchodní činnost, která zabezpečí další růst firmy," konstatuje Václav Dvorský z firmy Janus. Právě dokumentová řešení přitom úzce souvisí s problematikou GDPR a firemní zákazníci DMS řešení budou při výběru jistě primárně sledovat řešení, která jim umožní zajistit soulad s novou zákonnou normou. Zájem o DMS panuje napříč všemi obory podnikání a pro úspěšnou realizaci nasazení DMS v konkrétní firmě je rozhodující především připravenost interních procesů na nový styl práce s dokumenty, zahrnující digitalizaci a plně elektronický oběh a archivaci dokumentů. Pavel Nykl, obchodní ředitel projektu eDoCat společnosti Onlio, specifikuje dvě hlavní skupiny manažerů, na jejichž práci má digitalizace a nasazení DMS ve firmě zásadní vliv: "Za prvé jsou to manažeři kvality, kteří odpovídají za vývoj interních směrnic a předpisů i za prokazatelné seznámení zaměstnanců s odpovídající dokumentací. Druhou skupinou jsou pracovníci odpovědní za chod ekonomických agend, zejména přijatých faktur a všech souvisejících a navazujících dokumentů. Tedy smluv, interních žádanek, externích objednávek, dodacích listů apod. To jsou obvykle lidé pracující na pozicích finančních ředitelů nebo hlavních účetních. Tyto dvě skupiny lidí dokážou ocenit viditelné snížení chybovosti při zpracování i vyšší efektivitu práce a kontroly."

Co přinese rok 2018?

V oblasti tiskových nebo skenovacích technologií se v letošním roce velmi pravděpodobně nedočkáme zásadních změn. Velmi pravděpodobně ale bude pokračovat přechod firem k řízeným tiskovým službám, v rámci kterých se o kompletní provoz tiskáren i dodávky spotřebního materiálu stará poskytovatel tiskových služeb. Firma pak za tiskové služby platí dle skutečného počtu výtisků. "Zájem o tiskové služby neustále roste, a to hlavně u středně velkých a menších společností. Většina velkých společností již nějakou formu tiskových služeb používá a spíše rozšiřují jejich rozsah, například o workflow nebo zabezpečení," dodává Petr Starosta, enterprise account manager společnosti HP. Mezi časté zájemce o řízené tiskové služby přitom patří firmy bez vlastního IT oddělení, a tedy bez personálu, který by se mohl o tiskárny a multifunkční zařízení starat.

Velkým tématem letošního roku bude bezesporu GDPR, resp. bezpečný způsob nakládání s dokumenty v souladu s novou evropskou regulací. I vlivem zavádění opatření pro dodržování souladu s GDPR bude docházet k další integraci tiskových řešení s DMS i dalšími podnikovými systémy.

Anketa: Funkce pro firemní tisk

Které konkrétní funkce (softwarové či hardwarové) vaši firemní zákazníci v současné době nejvíce poptávají?

Miroslav Drahoš, category manager pro kanc. zařízení, HP: Kromě už běžných požadavků na autorizaci a bezpečnost, případně zařazení dokumentů do firemního workflow začíná stále více našich zákazníků poptávat environmentálně odpovědná tisková řešení.

Václav Dvorský, marketingový manažer, Janus/Kyocera: V současnosti jde hlavně o rozšířené skenovací funkce, mobilní tisk, bezpečnost tisku a jednoduchost začlenění chytrých tiskových zařízení do stávajících systémů firmy. Bezpečnost tisku získává na významu i díky směrnici GDPR, která vstoupí v platnost v květnu tohoto roku. A protože chytré multifunkce tvoří vstupní bod digitalizace dokumentů ve firmě, je jednoduché zapojení chytrých tiskových zařízení do stávajících firemních systémů velice důležité.

Jana Bořilová, produktová manažerka, OKI: Poptávány jsou především možnosti spojené s chytrými multifunkcemi. Například skenování s OCR do archivačního formátu PDF/A, zabezpečený tisk přes PIN či kartu, funkce follow-me a další. Už nejde jen o samotný tisk či skenování, ale zvyšuje se zájem především o nadstandardní funkce, na něž se řada firem v minulosti tolik nezaměřovala. Díky tomu lze i v malé firmě používat méně rozsáhlý systém na správu dokumentů.

Lukáš Seiler, produktový manažer, Ricoh: Z nestandardních funkcí zaznamenáváme poptávku po možnosti finishingu, a to brožovací funkce či finishing brožur. Uživatelské potřeby směřují k větší jednoduchosti ovládání a rychlosti tisku. V tomto případě nabízíme chytrý ovládací panel, s operačním systémem Android, díky kterému je uživatel schopen si sám poskládat ovládací plochu s ikonami.

Článek a anketa byli publikovány v březnovém magazínu ICT revue.