Bez tisku se (zatím) neobejdeme, bez vlastních tiskáren ano

Jeden z pádných důvodů je z oblasti obchodní psychologie: položíte-li před někoho papír s nabídkou nebo vizuálně poutavé představení produktu, je podstatně pravděpodobnější, že se jím bude zabývat, než že otevře e-mail s přílohou. To neznamená, že kancelářský tisk a nakládání s dokumenty neprochází zásadními změnami. V souvislosti s digitalizací podniků sice klesá počet vytištěných stran, ale v papírové podobě stále přetrvávají téměř dvě třetiny dokumentů. Firmy však stále častěji namísto investic do vlastních zařízení volí zajištění tisku externími dodavateli tiskových služeb.

V České republice ve firmách nad 100 zaměstnanců dosahoval loni podíl dokumentů v papírové podobě 60 procent. Podle výzkumu mezinárodní analytické společnosti IDC tyto firmy očekávají snížení tohoto podílu na 50 procent. Rychlejší tempo přechodu na bezpapírové procesy se očekává v oborech v digitalizaci spíše pokulhávajících − maloobchodu a velkoobchodu, školství a veřejné správě. Tisk však stále zůstává velmi důležitou součástí podnikových IT strategií.

Vývoj trhu tiskových zařízení v ČR se příliš neliší od celosvětového trendu − v roce 2017 stagnoval z hlediska hodnoty i počtu dodaných kusů. V souvislosti s ekonomickým oživením je patrný trend investic do výkonnějších tiskových zařízení s nižšími provozními náklady a do zařízení umožňujících zároveň digitalizaci dokumentů. Globální trh tiskáren, multifunkčních zařízení a digitálních kopírovacích strojů o formátu A4 až A2 podle IDC v loňském roce zaznamenal růst o pouhý necelý procentní bod, přičemž o růst se podělili čtyři největší hráči HP, Canon, Epson a Brother, kteří společně zaujímají 85 procent trhu, ostatní zaznamenali stagnaci nebo pokles objemu prodeje.

Objem barevného tisku stoupá, cena klesá, ale sledování nákladů pokulhává

Ačkoli trh tiskových zařízení jako celek stagnuje, mění se jeho struktura, mimo jiné v souvislosti s dlouhodobým růstem zájmu o barevný tisk. Podle údajů od výrobců tiskáren představuje barevný tisk 15−30 procent celkového objemu tisku, v závislosti na velikosti a typu organizace, nastavení interních pravidel, ale také na typu a formátu zařízení, a tedy účelu tisku. V ČR v segmentu barevných multifunkčních zařízení formátu

A3 tvoří barevný tisk téměř 70 procent všech výtisků, v segmentu barevných multifunkcí a tiskáren formátu A4 tvoří barevný tisk pouze 15−20 procent.

"Vzestup barevného tisku je do určité míry paradoxem, protože v běžné administrativě téměř v každé firmě stačí černobílý tisk. Samozřejmě například marketingové materiály je potřeba tisknout nejen barevně, ale také ve špičkové kvalitě. Celkově však objem barevného tisku roste jednak proto, že barevná zařízení i jejich provoz jsou mnohem dostupnější než dříve, jednak proto, že firmy mnohdy náklady na tisk příliš neřeší, ačkoli by měly," upozorňuje Veronika Brázdilová, generální ředitelka společnosti Xerox.

Zmiňované nedostatečné sledování nákladů souvisí s obecným poklesem nákladů na tisk, především díky novým technologiím. Barevný tisk se stal natolik cenově dostupný, že firmy nepociťují potřebu jej omezovat.

"Obecně se příliš nesetkáváme s tím, že by v rámci softwarového tiskového řešení bylo zaváděno omezení možnosti tisknout barevně. Je to proto, že již samotné sledování tisku jednotlivých uživatelů představuje jistou psychologickou bariéru a automaticky dochází k omezení objemu barevného tisku. Možnost nastavení přesného tiskového profilu každého uživatele nebo oddělení však využívají například velké korporace nebo státní správa," říká Václav Dvorský, ze společnosti Kyocera Document Solutions Czech.

Promyšlené a vyvážené tiskové prostředí s rostoucím důrazem na skenování

Cena provozu tiskového prostředí se snižuje také díky promyšlenější struktuře tiskových zařízení. Na trhu dochází k částečnému návratu k osobním tiskárnám a multifunkcím, které doplňují tradiční velké "chodbové" tiskárny. Zaměstnanci takovou změnu obecně vítají, protože jim takové uspořádání šetří čas. Dnešní malé "chytré" multifunkce A4 mají funkcionalitu srovnatelnou s velkými kopírkami A3. Multifunkce navíc nestojí o mnoho více než tiskárny stejné kategorie, ale přináší zcela nové možnosti práce v kanceláři. To vyhovuje stoupajícím nárokům na skenování, které úzce souvisí s revizí procesů a digitalizací.

"S rozšiřujícím nasazováním různých DMS systémů se požadavky na skenování zvyšují. Zákazníky dnes více zajímá, jak zařízení skenuje, než jak tiskne. Digitalizaci dokumentů dnes řeší většina zákazníků a vyhledávají zařízení, která jim tuto činnost usnadní," vysvětluje Erika Lindauerová, generální ředitelka HP.

Podle odhadů výrobců se ve firmách skenuje zhruba 10x méně dokumentů, než tiskne, avšak podíl skenování stoupá, mimo jiné kvůli digitální archivaci dokumentů, která je dnes výrazným trendem. Díky funkcím jako skenování do interaktivního dokumentu se přitom rozšiřují možnosti, jak skenování využít − zejména z hlediska vytěžování dat a automatizace zpracování informací.

Tiskové služby ušetří a uleví interním zdrojům

Snaha o digitalizaci a optimalizaci procesů s vynecháním papírových dokumentů podle analytiků nabízí řadu příležitostí pro poskytovatele dokumentových řešení. Podniky dnes nakládají s větším objemem informací než kdy dříve, a vítají proto příležitost zjednodušit a outsourcovat související procesy. Výzkumná společnost Transparency Market Research odhaduje, že do konce tohoto roku dosáhne hodnota trhu řízených tiskových služeb 31,5 miliardy dolarů a do roku 2024 vzroste na trojnásobek.

Řízené tiskové služby ulevují vedení podniku a interním IT zdrojům a umožňují jim zaměřit se na důležitější záležitosti. Tisk a údržbu zařízení přitom zajišťují zkušení odborníci. U řízených tiskových služeb proto nedochází k problémům s tiskárnami a kopírkami, s jakými se běžně potýká většina firem. Existuje řada důvodů, proč tiskové služby získávají výraznou oblibu.

Jedním z nich je bezpečnost. Žádné zařízení − ani síťová tiskárna − v dnešní době není imunní vůči napadení zvenku. Podniky jsou si sice vědomy nebezpečí kybernetických útoků, ale většinou netuší, jak taková zařízení postrádající vlastní ochranu zabezpečit. Poskytovatelé řízených tiskových služeb mají na tuto problematiku vyškolené odborníky a dokážou poradit se zaváděním vhodných opatření k zabezpečení tiskové infrastruktury.

Velmi významnou − ne-li nejvýznamnější − roli hraje možnost snížení nákladů na tisk. Analytici společnosti Gartner odhadují, že 90 procent podniků neví, kolik má ve skutečnosti tiskáren ani kolik utrácí za tisk. Řízené tiskové služby tento problém řeší. Časopis BizTech Magazine vyčíslil potenciální úspory úplného nebo částečného přechodu na řízené tiskové služby až na 30 procent ročně. Úspory spočívají především ve zlepšení procesů a produktivity práce, zvýšení výkonu zařízení a omezení výpadků, úspoře času pracovníků, kteří se věnovali správě a údržbě tiskových zařízení, a snížení nákladů na spotřební materiál.

"Managed Print Services jsou velmi populární, což souvisí s tím, že uživatel platí za vytištěné stránky, nikoli za spotřební materiál. To znamená, že stroje buď pronajme, nebo koupí, ale péči o ně přenechá dodavateli služby, který monitoruje provoz, doplňuje spotřební materiál, sleduje počet výtisků a zajišťuje údržbu a opravy. Tento model se prosazuje dokonce i v menších firmách o 50−100 zaměstnancích a řádově desítkách tiskových zařízení," říká Ján Ftáčnik, technický ředitel OKI.

Třetím zásadním přínosem je zjednodušení IT. Digitalizace s sebou nese nárůst počtu elektronických a digitálních zařízení, což značně znesnadňuje a zesložiťuje správu podnikové informatiky. Outsourcing správy tisku ulevuje IT od instalace, konfigurace, monitorování, správy, údržby, oprav a aktualizací tiskáren, kopírek a souvisejících zařízení.

Další zjednodušení, zlevnění, zefektivnění a zvýšení bezpečnosti může přinést virtualizace tiskové infrastruktury a její přesun do cloudu. Lokální tiskový server je v takovém případě nahrazen privátní tiskovou sítí s virtuálními cloudovými tiskovými servery, což zcela eliminuje náklady na pořízení a údržbu fyzického hardwaru a jeho případné výpadky. Samozřejmostí je podrobný přehled o tom, kdo, co a v jakém množství tiskne.

Anketa: Kam se ubírá vývoj tisku

Existuje ještě významný potenciál pro zdokonalování tiskového hardwaru, nebo se již většina vývoje odehrává na poli softwarové výbavy?

Erika Lindauerová, generální ředitelka, HP ČR a SR

Tiskový hardware se neustále zlepšuje. Zmínit můžeme například vybavení usnadňující digitalizaci dokumentů včetně integrované hardwarové klávesnice nebo ultrazvukový detektor podání papíru. Do budoucna můžeme očekávat, že nové generace multifunkčních zařízení budou umožňovat interakci s firemními aplikacemi, například CRM, a zákazníci zároveň budou mít možnost si programovat vlastní aplikace, které na multifunkčních zařízeních poběží. Prostor pro inovace a zlepšování vidím také v oblasti efektivního managementu tiskového vybavení a tisku z mobilních zařízení, včetně možností implementace těchto technologií v dnes stále populárnějším prostředí cloudu, a v oblasti bezpečnosti tiskového prostředí.

Václav Dvorský, marketing manager, Kyocera Document Solutions Czech

Potenciál pro zdokonalování hardwaru bude existovat vždy. Vývoj hardwaru jednak kopíruje aktuální trendy a umožňuje uživatelům využívat moderní nástroje třetích stran, jednak je stále co vylepšovat směrem k minimalizaci ekologických dopadů.

Ján Ftáčnik, technický ředitel OKI pro ČR a SR

Vývoj tiskového hardwaru po deseti letech zvyšování rychlosti skenování a tisku v podstatě ustal, protože současná úroveň vyhovuje běžným potřebám kanceláří. Hardware se už dnes dramaticky nemění a důraz začíná být kladen na možnosti softwaru a na spotřební materiál. Zájem zákazníků se přesouvá směrem k sofistikovanému používání, ale zároveň i k jednoduchosti, k jednotnému rozhraní a jednotným postupům. Nastupují funkce jako OCR či ukládání do systémů pro správu dokumentů a podobně. Pokroku se přizpůsobují i tiskové stroje − objevily se na nich fakticky tablety pro dotykové ovládání, které je efektivní, jednoduché a intuitivní. Zároveň se tisková zařízení otevírají pomocí takzvaných otevřených platforem, které umožňují jejich efektivní integraci.

Veronika Brázdilová, generální ředitelka, Xerox Česko, Slovensko a Maďarsko

Tisková zařízení jsou již dnes z hardwarového hlediska na špičkové úrovni, přesto se hranice možností stále posouvají, používají se ekologičtější materiály a podobně. Nicméně dnes skutečně jde spíše o softwarovou nadstavbu. Tiskárny jsou v podstatě počítače, u nichž je klíčová schopnost napojit se na firemní systémy, nastavit předvolby pro jednotlivé uživatele tak, aby na jedno kliknutí tiskli či skenovali přesně tak, jak potřebují, a našli dokument přesně v tom úložišti, ve kterém chtěli, nebo ohlídat konzistentní věrnost barevnosti tiskových výstupů.

Článek a anketa byli zveřejneny v magazínu ICT revue.