PwC a Legito nově společně nabízejí platformu pro automatizaci dokumentů

PwC Česká republika nově nabízí implementaci cloudové platformy na automatizaci nejen dokumentů, kterou vyvíjí brněnský startup Legito. Umožní zrychlit práci, předcházet chybám a slouží i jako lákadlo pro talenty.

Nástroj na správu dokumentů si může každý zákazník naplnit vlastním obsahem, včetně různých šablon, schvalovacích procesů, systémů pro správu dodavatelů či tendrů. Nástroj Legito je určený pro týmy, které mají ve firmách na starosti back office agendu a obchodní činnost. Největší uplatnění najde v týmech, které intenzivně pracují s dokumenty.

Prostřednictvím šablon a managementu oběhu dokumentů mohou uživatelé efektivně pracovat s dokumenty, a tak hodit za hlavu spoustu rutinních činností.

Široké pole využití

Legito tuto platformu vyvíjí od roku 2017 a PwC bylo jedním z prvních zákazníků, kde původně byla používána jako interní systém mezinárodní sítě poradenských společností, která čítá stovky tisíc zaměstnanců a poskytuje audit největším světovým společnostem. Nyní ho bude PwC na globálním trhu nabízet svým klientům.

„Za pět let, co tento systém používáme, se u nás výrazně zlepšila, zpřesnila a zrychlila práce s dokumenty v auditu. Podařilo se nám eliminovat opakující se chyby a snížit počty revizí dokumentů. Odpadla nám řada rutinních úkolů a my jsme ušetřili stovky tisíc hodin manuální práce,“ říká ředitel pro oblast inovací v auditu PwC Tomáš Fiala, který stál u zrodu celého projektu Document Bot, což je interní název pro toto řešení na dokumenty.

„Vyzkoušeli jsme ho na různých trzích a na různě velkých projektech. Právě díky našim zkušenostem jsme přesvědčeni, že má vysokou přidanou hodnotu, a proto jsme se spojili s Legitem, abychom ho mohli nabízet i třetím stranám,“ dodává Tomáš Fiala.

V platformě se digitalizují smlouvy, nastavují firemní procesy, archivují dokumenty a data se propojují s databázemi. Mohou ji využívat jakékoliv firmy, které mají nějaké opakující se kancelářské procesy. Automatizovat se v něm dá téměř vše.

Jednotlivé akcie, indexy i dluhopisy. Kam teď investovat milion korun?

3. 7. 2023 ▪ 4 min. čtení

„Představte si například oddělení nákupu ve velké firmě, která vypíše tendr na dodávky služeb. Celý ho může snadno spravovat v systému, ve kterém bude mít evidenci zakázek a dodavatelů. Systém mu umožní jednoduše vygenerovat, vyjednat a schválit smlouvu u vybraného dodavatele a elektronicky ji podepsat. Automaticky se v něm také ukládají údaje pro budoucí statistiky nebo generují nové dokumenty na základě původní smlouvy,“ říká zakladatel Legita Ondřej Materna.

Využívat Legito tak lze také například při přijímání zaměstnanců. Dají se v něm schvalovat pracovní pozice, vytvářet nabídky pro uchazeče a jedním kliknutím se v něm dá vygenerovat pracovní smlouva, včetně všech potřebných paragrafů.

„V současnosti se chystá nová legislativa na doručování pracovněprávních dokumentů, která bude umožňovat elektronické doručování. S ní se pro mnoho firem otevírá příležitost digitalizovat celou HR agendu, která byla ve většině firem vedená z velké části papírově,“ dává tip Tomáš Fiala.

Brněnský startup vznikl před necelými deseti lety. Na začátku se zaměřoval na předpřipravené automatizované vzory právních dokumentů pro živnostníky a malé firmy, ale po nějaké době zcela změnil strategii a nyní cílí na velké hráče na trhu.

„Co je důležité, že nepřestáváme inovovat, ale naopak naše tempo neustlále zrychlujeme. Stále vnímáme, že jsme na začátku, proto reinvestujeme většinu svých příjmů zpět do rozšiřování týmu a do vývoje nových funkcí,“ dodává zakladatel Legita, jehož tým čítá přes šedesát lidí rozdělených do poboček v USA, Velké Británii, Kolumbii a České republice.

„Věříme, že v rámci našeho partnerství PwC uplatní dosavadní zkušenost a pomůže zájemcům o toto řešení s úspěšným zavedením aplikace a souvisejícím řízením změn,“ říká zakladatel společnosti Legito Ondřej Materna. 

Nástroj k lákání talentů

Automatizace tvorby a správy dokumentů je nyní velkým trendem, do kterého jsou firmy na globální úrovni ochotné investovat. Očekávají pokročilejší správu obsahu a nástroje, které zvýší efektivitu a zamezí vzniku chyb. Zvláště ve firmách typu PwC, kdy ke změnám dochází velmi rychle, jsou tyto nástroje žádané.

„Digitalizovalo se vždy. Co je ale přelomové, že technologie udělaly takový skok, že došly do bodu, kdy se dají digitalizovat i procesy, které se před tím digitalizovat nevyplatilo. Jinými slovy dochází k úsporám tam, kde automatizace nebyla rentabilní. To vše umocňuje trend stoupajících mezd nebo obtížného náboru zaměstanců na rutinní činnosti,“ líčí Tomáš Fiala z PwC.

Výhodou platformy Legito je právě snižování rutinní práce. Zaměstnanci nemusejí dělat stále se opakující činnosti, ale mohou se zaměřit na ty, které mají vyšší přidanou hodnotu a při kterých rozvíjejí své schopnosti.

„To se dá velmi dobře využít i při náboru a lákání talentů, o které je nyní na trhu velký boj. Kandidáti totiž slyší na smysluplnou náplň práce,“ dodává Tomáš Fiala.

Článek vznikl ve spolupráci s PwC.