Jak se zbavit excelového pekla? Hlavní je mít v pořádku data, pomoci může i umělá inteligence

Jak české firmy vnímají vaši zahraniční kolegové z Londýna, z Německa a tak dále?

České firmy jsou v zahraničí mnohem více vidět, Česko už jednoznačně vystupuje ze střední Evropy a hraje jinou ligu. Tuzemské společnosti vyrostly ve svých ambicích, mají chuť nadále růst a expandovat, jdou aktivně na kapitálové trhy do zahraničí, ať už je to vydávání dluhopisů, financování se v zahraničí, nebo třeba velké mezinárodní akvizice, které v Česku běží.

Na co konkrétně by se měla firma zaměřit, pokud chce skutečně mířit do nejvyšších pater byznysu?

Musí tomu přizpůsobit své back office aktivity a nezdráhat se investovat do finančních technologií. Po krizi z roku 2008, kdy padla banka Lehman Brothers, si firmy uvědomily, že tyto turbulentní doby tu budou i v budoucnu. Navíc teď se přidává i geopolitická nejistota. Pro firmy je nyní víc než kdy předtím důležité, aby měly v reálném čase nepřetržitě dostupná přesná data. Bez dat nejsou schopny byznys řídit. A efektivní práce s daty rovná se finanční transformace, investice do technologií a vylepšení back officu.

Jaká data tím máte konkrétně na mysli?

Všechna – informace o tom, jaké má firma tržby, jaké má náklady, v jakých měnách nakupuje a v jakých očekává, že bude nakupovat, aby mohla do budoucna řídit měnové riziko. Také očekávání a role finančních ředitelů (CFO) se výrazně změnila. CFO jsou teď klíčoví obchodní partneři a jsou zásadní pro velká byznysová rozhodnutí. Například finančního ředitele velké tuzemské televize se vedení opakovaně ptá na to, jakým kanálem dává pro tuto televizi největší byznysový smysl komunikovat, jestli klasickým televizním vysíláním, online, nebo třeba videoobsahem na sociálních sítích. Tedy on potřebuje mít data o sledovanosti, o rozložení věkových skupin diváků a tak dále. To jsou informace, které dříve finanční ředitel vůbec neřešil. Firmy dříve do finančních systémů, které data sbírají, příliš neinvestovaly, soustředily se hlavně na svůj byznys. Výsledek je, že se deseti lidí ve firmě zeptáte na stejnou informaci a dostanete deset různých odpovědí. My tomu říkáme single point of truth – je důležité, aby ve firmě figurovalo jen jedno shromaždiště důležitých informací a všichni pracovali se stejnými informacemi. Pak už si je jen roztřídíte do kategorií a interpretujete.

BeNative

Benefity poctivým místo kobercových náletů. Za většinou daňových úniků je neznalost, říká expert

▪ 11 min. čtení

Jaké další rady dáváte českým firmám, pokud chtějí zlepšit své řízení financí?

Firmy samy už velmi často pochopily, že musí zainvestovat do finančních technologií, pokud se chtějí zbavit excelového pekla, jak to ony samy nazývají. To je situace, kdy sestavujete rozpočet na příští rok, každý zaměstnanec má svůj excel a těch padesát tabulek se nějak dává dohromady. Ale udělá se jedna chybička v excelu a nikdo neví, proč to vyšlo úplně jinak, než všichni očekávali. Ovšem nové nástroje, které budou fungovat místo excelu a budou třeba predikovat rozpočet na příští rok, musí vycházet z přesných a jednotných dat a informací. Nejprve tedy musí firmy udělat krok zpět, soustředit se na to, aby ta data posbíraly, nastavily pravidla, kdo a jak bude za jejich přesnost zodpovědný a jak se budou kategorizovat. Teprve potom má smysl koupit pokročilé systémy.

Jaké finanční systémy se nyní používají?

Jsou to dvě základní kategorie. Za prvé klasické ERP systémy. Jde o primárně o účetní systémy a firmy je už historicky mají, protože bez nich by nemohly fungovat. Jejich velkým zástupcem je SAP. Problém ale je, že v těchto systémech často panuje nejednotnost, například firmy v jednom holdingu používají různé systémy a pak je problém data shromažďovat způsobem single point of truth. Nebo je firmy naimplementovaly velmi rychle a nyní jejich funkcionality plně nevyužívají. Druhá úroveň – a to je nyní úplný hit a boom na trhu – je implementace EPM systémů. Jsou primárně zaměřené na nadstavbu nad běžným účtováním. Pomáhají například s controllingem, vytvářením rozpočtů, hlídáním, jestli se ten rozpočet plní, konsolidováním financí a podobně. A právě v této oblasti u většiny klientů vládne to excelové peklo a chtějí jej nahradit.

Hraje v tom nějakou roli i umělá inteligence?

Všichni CFO se na tohle téma ptají, mají obavu, aby jim neujížděl vlak. Ano, umělá inteligence do řízení financí proniká, za posledních šest měsíců jsme se posunuli hlavně díky takzvaným AI agentům. Fungují jako pomocníci, kopiloti zabudovaní přímo do systémů. Například SAP a většina dalších velkých ERP systémů má své AI agenty. Konkrétní použití vypadá tak, že můžete oslovit svého agenta v chatovacím okénku. Například: Připrav mi report o tom, jakou mám v tomto okamžiku expozici vůči euru. A agent jde do účetních dat a informaci vyhledá. Tedy předpřipravuje a zefektivňuje práci v konkrétním systému.

Dále všichni očekávali, že umělá inteligence bude velkým pomocníkem při tvorbě rozpočtu na příští rok, controllingu a odhadování budoucnosti. Tam to zatím úplně není, a to proto, že firmy nemají dostatek kvalitních historických dat, na kterých by mohly pro tyto účely umělou inteligenci vytrénovat. Jednoduše řečeno, pokud si firmy pro finanční transpozici vybírají některou z těch dobrých technologií na trhu, tak v sobě již umělou inteligenci zabudovanou má nebo brzy bude mít.

A ti AI agenti se již používají běžně?

Ano, práce s nimi je již denní praxí. Samozřejmě i finanční ředitelé a jejich týmy používají běžné formy umělé inteligence, jako jsou ChatGPT a podobně. Ale téma, které teď především s těmi osvícenějšími finančními řediteli řešíme nejvíc, je otázka, jak nastavit interní kontroly a procesy na využívání umělé inteligence. Finanční ředitelé chtějí, aby ji jejich týmy využívaly, ale také chtějí mít jistotu, že bude vytvářet pravdivé výsledky. Řízení AI je teď velké téma.

Spouštíme globálně projekt Assurance over AI, který je přesně o tom, že firmy si musí spolu s AI naimplementovat také interní procesy, jak ve firmě AI inovace řídit a mít pod kontrolou. Aby věděly, kde a jak AI používají, jaké vstupy do ní zaměstnanci vkládají s ohledem na očekávané výsledky, jakou kvalitu mají výstupy. Zkrátka že firmě bude AI pomáhat, aby se zaměstnanci rychleji dostali ke správnému výsledku. Firmy se učí, jak lidi v týmu neustále posouvat. Měly by mít jistotu, že i za pár let kritické myšlení a kritická znalost AI v týmu zůstanou. Za mě je teď mnohem větší téma řízení umělé inteligence a jak o umělé inteligenci přemýšlet strategicky, než co nejrychleji aplikovat jakékoliv její možné použití a některý AI systém.

Jak vlastě firma pozná, že má špatně nastavené treasury procesy?

Treasury procesy má každá firma, i ty nejmenší. Jsou to například platby příchozí i odchozí, monitoring volné hotovosti v rámci celé skupiny, informace, kolik máte v bankách a jak rychle jste schopni se k těm penězům dostat. Pokud má firma část svého byznysu v exotických destinacích, může být složité hotovost odsud v případě potřeby rychle vytáhnout. Že to mají firmy špatně nastavené, se pozná tak, že nemají nastavenou základní automatizaci. Měly by v jakémkoli okamžiku vědět, kolik hotovosti mají, kde je uložená, a být schopny rychle ji přesměrovat. Pořád mě překvapuje, že i velké společnosti stále mají tým tří pěti lidí, kteří každé ráno tráví dvě hodiny tím, že si otevřou bankovní výpisy, manuálně přepíšou do excelu zůstatky na účtech a pak to sečtou. To způsobuje neflexibilitu a firmy si to nejbolestněji uvědomí, když na trhu nastane krize nebo nějaká neočekávaná situace. Když jsme tu měli energetickou krizi, skutečně řada treasury týmů firem seděla každý den do noci v kancelářích jenom proto, aby peníze v rámci skupiny posbírali a dostali je na jedno místo, aby byli schopni zaplatit za komoditní operace. Takže není to vždy o tom, že by firma finančně nebyla zdravá, ale má špatně nastavené neefektivní postupy v tom, jak se k penězům dostat.

V letošním průzkumu PwC CEO Survey zaznělo překvapivě silné volání českých šéfů firem po přijetí eura. Čím si to vysvětlujete?

Ano, 68 procent šéfů českých firem si skutečně myslí, že přijetí eura by jim přineslo pozitivní změnu, což je proti minulým letům výrazný posun. Já to úplně chápu, chtějí euro proto, že řada jejich příjmů a často i nákladů je v eurech a jejich akvizice jsou stále více realizovány na západ od nás. Takže měnové riziko se jim v čase neustále zvětšuje a jen přidává další komplexitu k řešení, nad rámec všech geopolitických rizik a obchodních válek. Vstup do eurozóny navíc vysílá jistou zprávu zbytku světa o tom, kde se vidíme, že chceme být silně integrovaní v Evropě. Tato gesta je dobré občas dělat. Navíc česká koruna je pořád vnímána jako rizikové aktivum a mít euro by jistě bylo výhodnější v dobách velkých makroekonomických výkyvů.

Euroizace ekonomiky stejně pokračuje, víc než 50 procent úvěrů je už v eurech, protože pokud mají klienti eurové příjmy, tak je přirozené se financovat v eurech. V určitém okamžiku stejně k tomu přepnutí dojde. Chorvatsko se přepnulo z kuny na euro v podstatě přirozeně, jejich ekonomika zkrátka začala fungovat v euru. Myslím tedy, že je lepší tu změnu udělat dopředu a trochu na ní i politicky benefitovat.

Je rozdíl v tom, jak řídí rizika finanční ředitelé v západní Evropě a jak v Česku?

Česko udělalo obrovský pokrok směrem k západnímu myšlení, ovšem rozdíly pořád přetrvávají. V západní Evropě firmy k rizikům přistupují proaktivně a strategicky, často o nich vedou diskusi na úrovni boardu, s předstihem se baví o tom, kde celkově ta rizika vidí, ať už geopolitická, nebo třeba měnová. Všichni nejvyšší členové vedení jsou do takové diskuse zapojeni. A pak jsou sladěni na tom, jaká opatření se ve firmě přijmou a proč. V Česku se k rizikům přistupuje spíše reaktivně, až když se ukážou, tak se nějakým způsobem řeší.

Další velký rozdíl, který naštěstí začínám vidět stále méně, je, že firmy mají tendence hodně změn dělat interně, aby byly rychlejší a levnější. Rozhodnou se například k implementaci nového finančního systému, což bývá velká investice, klidně v řádu desítek milionů korun. S takovým systémem pak fungují dalších deset, patnáct let. Pokud ten systém vyberete nebo zavedete špatně, budete se s případnou chybou celou tu dobu trápit. Bohužel české firmy často udělají to, že systém vyberou rychle, často jen na základě pár diskusí s ostatními společnostmi, a samotnou implementaci se pak snaží zvládnout plně interně, se současným týmem. Implementace systému je ovšem práce na plný úvazek sama o sobě. Takže vnitřní zdroje jsou pak přetížené, systém se naimplementuje špatně nebo řada týmů odejde, protože vše najednou nedávají. Na takto velké změny ve firmě je rozumnější najmout profesionální podporu a vytěžit tak z nového systému maximum.

Text vznikl ve spolupráci se společností PwC.