Dotační kuchařka - 12. část: Závěrečný účet aneb Položka po položce

12. část: Závěrečný účet aneb Položka po položce

Klíčovými hráči našeho příběhu jsou žadatel o dotaci, později její příjemce, a implementační agentura. Každý z nich se dívá na věc z jiného zorného úhlu daného jeho specifickou rolí.

Pohled implementační agentury a žadatele je odlišný

Pokud máme zhodnotit průběh projektového cyklu v oblasti dotací ze strukturálních fondů, je třeba odlišit pohled implementační agentury, v našem případě agentury CzechInvest, a pohled žadatele o dotaci - společnosti Čestný, s.r.o., a v rámci toho si vymezit hlavní fáze tohoto procesu. Přesto se oba pohledy mnohdy protínají, třeba ve fázi vyhlašování výzev a poskytování informací ze strany implementačních agentur směrem k žadatelům nebo v podobě konzultace žadatelů v přípravné fázi projektu a jejich administrace na straně implementačních agentur.

Informace o dotacích mají cenu zlata a přitom jsou (většinou) zdarma

Prvotní informaci o možnostech získat dotaci můžete dostat na různých místech - například v bance stejně jako naši společníci. Hledání dalších informací by však mělo probíhat již na místech k tomu určených - v příslušných implementačních agenturách nebo na specializovaných internetových stránkách. A zde, stejně jako společnost Čestný, s.r.o., můžete narazit na jeden paradox - informací je až příliš mnoho. Kromě internetových stránek lze velmi dobře využít i různé publikace a brožury, ať už vydané pro celý program nebo jen pro některé oblasti podpory nebo účely konkrétní výzvy. Společnosti Čestný, s.r.o., se vyplatila důkladná konzultace jejich projektového záměru v agentuře CzechInvest, která je takzvaným zprostředkujícím subjektem programu.

Více informací můžete najít na stránkách jednotlivých ministerstev a dalších orgánů, které vystupují jako implementační agentury, ale existují i stránky, které vám nabídnou komplexní přehled. Mezi ně se řadí zejména stránky Ministerstva pro místní rozvoj České republiky (www.strukturalni-fondy.cz), které nabízejí komplexní informace o strukturálních fondech a operačních programech v období 2004-2006 i v aktuálním programovacím období 2007-2013 a současně informace o jednotlivých výzvách, seminářích a dalších aktivitách spojených s problematikou strukturálních fondů.

Dalším vhodným místem pro komplexní přehled o možnostech získání dotace poskytuje portál eDotace.cz (www.eDotace.cz). Portál je členěn dle projektového cyklu získání dotace - Získání obecných informací - nalezení vhodné podpory - projektové financování - metodologie vyřízení podpory - management získané podpory, a provede tak žadatele celým procesem. Kromě komplexní databáze všech podpor nejen ze Strukturálních fondů je přidanou hodnotou pro uživatele i databáze případových studií či možnost vyhledávání pouze relevantních dotací.

Příprava úspěšného projektu = vhodný mix správných ingrediencí a dobrá kuchařka (nebo kuchař).

Financování projektu - když vlastní zdroje nestačí

Financování projektu mějte promyšlené již od začátku přípravy projektu a připravte si i dostatečnou finanční rezervu pro případ neočekávaných nákladů, zvýšení cen nebo nákupu materiálu, zásob a dalších položek potřebných pro provoz projektu. Pokud vlastní finance nepokrývají celou výši nákladů, je třeba najít jiný nebo dodatečný zdroj financování. Tyto finanční zdroje nemusíte hledat jen v bance, je možno využít například i půjček od partnerských podniků nebo od majitelů firmy či stávajících investorů. Řešením může být i vstup dalšího společníka či investora nebo i tzv. "tichého společníka" - všichni mohou přinést potřebný kapitál, ale někdy za cenu ztráty části kontroly nad firmou. Uvažujete-li o využití úvěru, začněte s jeho vyřizováním co nejdříve, někdy stačí při podání žádosti pouze příslib bankovního úvěru, jindy je třeba předložit úvěrovou smlouvu nebo jiný rovnocenný doklad. S úvěrem souvisí nemilá povinnost platit úroky, proto si pečlivě spočítejte nebo nechte spočítat, jaká varianta splácení a úročení vás bude stát z hlediska úroků nejméně. A nezapomeňte na časové hledisko - i vyřízení pouhého úvěrového příslibu nějakou dobu trvá a pokud je jeho doložení podmínkou podání žádosti, může vám to situaci výrazně zkomplikovat, stejně jako naší firmě, která úvěrový příslib získala den před podáním žádosti.

Podáváme projekt aneb Pravidla servírování

Pokud už máte žádost a všechny povinné i nepovinné přílohy připravené, je nejvyšší čas vše překontrolovat, projekt zabalit a podat na patřičné místo. Nejlepší prevencí toho, že na něco zapomenete, je připravit si seznam náležitostí, které má kompletní žádost včetně všech příloh obsahovat, ve formě "checkboxu" a při jejich plnění si je odškrtávat. Budete tak mít jasný přehled o tom, co už je hotovo a co je ještě třeba připravit a doplnit. Zkontrolujte si nejen to, jestli je daná položka seznamu hotová, ale také jestli odpovídá požadavkům (např. když musí být všech strany očíslované). Přestože v období 2007-2013 právě Agentura CzechInvest zavádí ve svých programech podpory podávání žádostí elektronickou cestou prostřednictvím eAccountu, u jiných programů může být podávání žádostí na poslední chvíli velmi riskantní. Přesvědčit se o tom mohli i naši společníci, kteří cestou na podání žádosti havarovali a navíc při tom poškodili jednu z kopií žádosti. To přesně potvrdilo platnost Murphyho dotačního zákona: "Na jakékoliv silnici či dálnici směrem k implementační agentuře se odehraje minimálně jedna dopravní nehoda, která zamezí včasnému doručení žádosti." Dodatek profesora Naschvála pak říká: "V 99 % případů je to vaše dopravní nehoda." Počítejte proto vždy s dostatečnou časovou rezervou.

Výběrové řízení = nutný krok na cestě k dotaci

Realizace výběrového řízení na dodavatele služeb a zařízení je nezbytnou povinností u většiny projektů, které získají dotaci, ale jeho charakter často závisí na objemu toho, co bude předmětem výběrového řízení. Vždy si důkladně nastudujte, jaké musejí být splněny podmínky a náležitosti - jejich nesplnění může vést ke krácení nebo až odebrání dotace. Výběrové řízení by neměla být je formalita, kterou uspokojíte požadavky "úředního šimla". Výsledkem by mělo být to, že si vyberete dodavatele s nejlepší nabídkou, kdy stěžejním kritériem nemusí být nutně cena - běžně lze například zohlednit kritéria, jako je délka záruky, výše smluvních pokut za nesplnění obchodních podmínek, délka dodacích lhůt, způsob zajištění pozáručního servisu apod. Firma Čestný, po poradě s odborníky, k ceně doplnila právě délku záruky, způsob zajištění pozáručního servisu a dodací lhůtu po podpisu smlouvy. A vyplatilo se - někteří dodavatelé nabídli v podstatě jen to, co opsali jako základní hodnoty ze zadávací dokumentace. Jeden z dodavatelů nabídl výrazně nižší cenu, ale po sečtení bodů za jednotlivá hodnotící kritéria společníci zjistili, že nejlevnější nabídka kupodivu není nabídkou nejlepší. Vítězná firma sice nenabídla nejnižší cenu, ovšem ve všech ostatních ohledech garantovala nejvhodnější podmínky plnění, tedy nejdelší záruku, nejkratší dodací lhůtu a nejlepší podmínky pozáručního servisu.

Závěrečný chod - realizace projektu a jeho ukončení

Administrativa v průběhu realizace projektu a při jeho ukončení je často podceňována. Přitom se jedná o záležitost mnohdy poměrně náročnou a významnou - i zde hrozí při neplnění podmínek krácení až odebrání dotace. Proto si důkladně nastudujte povinnosti vyplývající z Podmínek poskytnutí dotace, protože tyto Podmínky jsou pro vás závazné. U programů, které vydávají i Příručku pro příjemce, pročtěte řádně také tuto příručku. Důkladně zvažte i to, zda si tyto povinnosti budete hlídat a plnit sami nebo zda využijete poradenských služeb buď v plném rozsahu, nebo ve formě konzultací - výhodou pro vás bude nejen přenos administrativní zátěže (která je vyšší než při zpracování žádosti, ale díky pojištění poradce můžete škodu vzniklou při krácení či odebrání dotace nárokovat u něj). U naší firmy nastala věc poměrně častá - přesun v rámci rozpočtu projektu, nicméně nižší, než byla povolená hranice.

Tento poslední, v pořadí dvanáctý díl shrnul, co vše žadatele na cestě k získání a zejména udržení dotace čeká. Ukázal ale i to, jak se rizikům buď vyhnout, nebo jejich vliv alespoň minimalizovat. Protože tímto dílem Dotační kuchařku uzavíráme, dovolte mi popřát brzké vyhlášení dalších výzev a také úspěchů při přípravě a realizaci vašich projektů a maximalizaci získaných dotací. Aby i váš dotační příběh skončil stejným happy endem jako ten náš.

A pokud vás zajímá, jak dopadl příběh slečny Zvídavé a pana Spravedlivého, skončil také happy endem a dva měsíce po svatbě se jim narodila krásná čtyřkilová holčička, jejíž první slůvko nebylo ani "máma", ani "táta", ale "dotace".

Příprava úspěšného projektu není záležitostí několika dnů nebo týdnů, o čemž se mohli přesvědčit i hrdinové našeho příběhu. Hned na začátku je třeba zajistit všechny potřebné podklady jak pro samotnou projektovou žádost, tak pro veškeré povinné a nepovinné přílohy. Důležité je i sestavení projektového týmu tak, aby v něm byli zastoupeni všichni, kterých se projekt týká. Nejlepší cestou k úspěchu je namotivovat všechny členy projektového týmu tak, aby ho vzali "za svůj". Příprava projektu a všech příloh i náležitostí je časově velmi náročná a může vytížit tým několika pracovníků po dobu měsíců, proto je třeba zpracování projektu dobře naplánovat, počítat s dostatečnou časovou rezervou a vybrat zodpovědné a kompetentní zaměstnance s proaktivním přístupem (to platí i pro případ zpracování poradcem či poradenskou firmou).

Pokud si chcete najmout na část činností nebo komplexní zpracování poradce či konzultanta, je třeba vybírat obezřetně přesně podle hesla "dvakrát si ověř reference a zkušenosti, a teprve pak podepiš smlouvu". Je vhodné zajistit nabídku od několika vhodných subjektů, ověřit si jejich schopnosti a znalosti, stejně jako reference, a zjistit si předem, jaká bude odměna poradce a kdy bude splatná. Nedejte na sliby 100% zajištění peněz přímo z Bruselu nebo honosnou adresu firmy tamtéž - když slečna Zvídavá se svým přítelem, advokátem Spravedlivým, ověřovali jednoho z potenciálních poradců - společnost pana Vykutáleného se sídlem právě v Bruselu, zjistili, že jde o typické "eseróčko" o jediném zaměstnanci, kterým byl pan Vykutálený. A adresa pobočky v Bruselu? Tak na té mělo sídlo 107 dalších firem - a podle fotografií realitní kanceláře šlo o dvoupatrový rodinný domek někde na periferii.

Klíčové faktory úspěchu

nenechat se odradit přemírou informací a vytrvat v hledání,

hledat informace tam, kde jsou na jednom místě, teprve potom si podrobně nastudovat konkrétní program či výzvu,

často existuje více vhodných dotací - je třeba porovnat je a vybrat tu nejvhodnější,

nebát se zeptat - implementační agentury jsou tu pro žadatele, ne žadatelé pro ně,

důkladně si prostudovat všechny informace - u některých dotačních programů mohou být některá kritéria přijatelnosti žadatele nebo projektu až v polovině textu.

Klíčové faktory úspěchu

pečlivě si prostudovat všechny požadavky a neopomenout žádnou z povinných i nepovinných příloh,

při výběru případného poradce či konzultanta je třeba počínat si obezřetně, nechat si udělat nabídku od několika firem a ověřit si jejich schopnosti, znalosti a reference,

pro přípravu podkladů je třeba počítat s dostatečnou rezervou a pověřit zodpovědné zaměstnance s proaktivním přístupem,

žádost o podporu a její přílohy jsou poměrně "živoucí" a mohou se změnit i ze dne na den - vždy je třeba zohlednit požadavky implementační agentury na to, který formulář je platný.

Klíčové faktory úspěchu

ne vše, co má žadatel pro získání úvěru či půjčky připravené, banku zajímá - čas úvěrových specialistů je drahý a nemají čas číst stostránkové podnikatelské záměry,

většina bank používá na vyhodnocování finančního zdraví žadatele o úvěr specializovaný software - je třeba připravit se na jejich požadavky ohledně rozsahu potřebných dat a informací,

banka, ve které má žadatel vedený účet, nemusí vždy poskytovat i nejvýhodnější úvěry, vždy se vyplatí obvolat či obejít více bank nebo se poradit s nezávislým finančním poradcem.

Klíčové faktory úspěchu

nepodceňovat význam nepovinných příloh, mnohdy mohou být jakýmsi pomyslným "jazýčkem" na vahách při rozhodování o podpoře projektu. Stejně tak nepodceňovat ani formální úpravu - projekt vytištěný na kvalitní tiskárně bez gramatických chyb udělá na hodnotitele lepší dojem než odbytý černobílý tisk nebo nekvalitní kopie,

důkladně si prostudovat, jak má zabalená žádost vypadat a jaké má mít obálka (nebo spíše balík) náležitosti, a ty pečlivě dodržovat - byla by škoda, kdyby vaše snaha přišla vniveč kvůli opomenuté drobnosti, jako je například požadavek na zabezpečení proti neoprávněnému otevření nebo správné vyplnění krycího listu. I to mohou být důvody pro formální vyloučení žádosti,

ověřit si důsledně, kam přesně se má žádost podat a v jakém termínu - tyto informace by měly být uvedeny v Příručce pro žadatele, textu výzvy a také na stránkách příslušné implementační agentury. Ta nezohlední ani to, že jste žádost omylem poslali na centrálu místo regionální pobočky, a už vůbec ne to, že jste si spletli datum odeslání s datem doručení,

co se týče termínu podání žádosti, v naprosté většině případů je stanoveno jako datum (a často i hodina) doručení, nikoli odeslání - počítat s tím ve svém harmonogramu i diáři.

Klíčové faktory úspěchu

zvážit, zda je efektivnější výběrové řízení zorganizovat vlastními silami nebo využít poradenských služeb,

přesně dodržet všechny stanovené podmínky, včetně minimálního počtu oslovených dodavatelů, minimálních lhůt pro podání nabídek apod.,

vytvořit výzvu k podání nabídek a zadávací dokumentaci - nastavit přiměřené požadavky na kvalifikaci dodavatelů (ne příliš přísné nebo diskriminační podmínky účasti),

zvolit vhodná a v maximální míře objektivně porovnatelná kritéria pro výběr nejvhodnější nabídky (jedním musí být nabídková cena, nemusí být však kritériem jediným),

ve stanovený den otevřít doručené nabídky, zkontrolovat, zda obsahují požadované náležitosti, a vyhodnotit pořadí nabídek dle stanovených kritérií,

o průběhu výběrového řízení sepsat zprávu a odeslat ji ke kontrole příslušné implementační agentuře,

s vybraným dodavatelem uzavřít smlouvu v souladu s jeho nabídkou.

Klíčové faktory úspěchu

v případě jakýchkoliv změn v projektu kontaktovat projektového manažera z implementační agentury a následně zpracovat změnu na příslušný formulář,

publicitu projektu provádět přesně podle pravidel programu - zejména s ohledem na povinné náležitosti pamětní desky, plakátků, umístění loga - požadavky na publicitu se přitom mohou program od programu výrazně lišit,

veškeré dokumenty související s projektem archivovat na jednom místě po dobu nejméně 10 let,

předkládat monitorovací zprávy včas a v požadovaném formátu včetně příloh,

kontrolovat průběžně plnění monitorovacích ukazatelů daných smlouvou o přidělení dotace (např. počet nových pracovních míst, počet vyškolených osob, zvýšení obratu atd.) - v případě neplnění ihned kontaktovat projektového manažera z implementační agentury,

sledovat uznatelnost nákladů - v některých programech platí uznatelnost nákladů již od data podání, resp. registrace žádosti, v jiných je to možné až od podpisu smlouvy. Na náklady vzniklé předtím (přípravné studie, výzkumy a průzkumy) nelze dotaci nárokovat,

důkladně kontrolovat hodnoty jednotlivých kapitol v rozpočtu tak, aby při přesunu prostředků mezi jednotlivými kapitolami nedošlo k překročení povoleného procentního limitu (pokud by toto překročení nebylo povoleno řídícím orgánem, byly by tyto náklady považovány za neuznatelné).

Dotační příběh firmy Čestný

(shrnutí dosavadního děje)

Společnost Čestný, s.r.o., již 12 let podniká ve dřevozpracujícím průmyslu, a to konkrétně ve výrobě dřevěných parket. V roce 2004 se dva společníci, pan Čestný a pan Zdvořilý, ve snaze čelit rostoucí konkurenci rozhodli investovat cca 6 milionů Kč do nové technologie. Při jednání o možnosti získání investičního úvěru od bankovního domu VašeNašeBanka, a.s., se dozvěděli o možnosti čerpat dotace ze strukturálních fondů Evropské unie. Pan Zdvořilý poté při spanilé jízdě do Prahy získal informace jak o fondech obecně, tak byl panem Mladým z Agentury CzechInvest nasměrován na program Rozvoj, který přesně vyhovoval záměru firmy. Po jistých peripetiích s přípravou podkladů a s různými "poradci" se tedy společníci pustili do přípravy projektu a přes nemalé nesnáze ji nakonec zvládli. Další překážka se objevila v nutnosti zaplatit alespoň polovinu ceny nakupované technologie, což znamenalo získat velmi rychle příslib bankovního úvěru, a to nebylo vzhledem k blížícímu se termínu podání žádosti o dotaci do programu Rozvoj nic jednoduchého. Nečekaně náročné bylo i samotné formální podání žádosti. Štěstí však nakonec firmu Čestný, s.r.o., neopustilo, a žádost i se všemi náležitostmi odevzdali včas. Po třech měsících netrpělivého čekání, jež i nadále provázelo nekonečné dolaďování formalit, bylo rozhodnuto. Projekt byl schválen a firma získala příslib dotace. Následně se úspěšně poprala i s výběrovým řízením, takže mohla začít s realizací projektu, ale i s povinnou administrativou, která ji doprovází a dokonce pokračuje i v následném monitorovacím období. Vše tak probíhalo bez komplikací až do chvíle, kdy pan Zdvořilý zjistil, že k úspěšnému ukončení projektu chybí firmě ještě jeden krok - závěrečná zpráva projektu. I tu se nakonec podařilo úspěšně odevzdat, a nic tak již nebránilo proplacení dotace. Společnost nakonec úspěšně zvládla i poslední, neméně důležitou fázi projektového cyklu - monitoring projektu a zajištění jeho udržitelnosti.