Zaměstnanecké benefity: výhodná transakce pro všechny

Nastavení systému, podmínky poskytování a škála nabízených zaměstnaneckých benefitů se samozřejmě u zaměstnaneckých výhod liší - v závislosti na velikosti firmy, firemní kultuře a dalších faktorech. Společné však mají to, že jejich provozovatelé si uvědomili, že benefity jsou prospěšné pro obě zainteresované strany - zaměstnavatele i zaměstnance.

Výhody pro zaměstnance jsou více než zřejmé: ke svému platu získávají možnost různých plnění, která v podstatě jejich příjem a životní úroveň zvyšují. Zaměstnavatelé mají v benefitech dvě silné zbraně: nástroj budování image a motivační prostředek. Umožňují zvyšovat konkurenceschopnost firmy při získávání i udržení zaměstnanců a zachovat tak vysokou úroveň produktivity. Na druhé straně mohou stát obavy z nárůstu administrativy a pochybnosti o tom, zda zaměstnanci benefity dostatečně oceňují.

Cílem strategického plánování odměňování v každé firmě by tedy mělo být vytvořit takový systém, který bude nabízet zaměstnancům benefity, o něž mají největší zájem, a bude efektivní pro firmu samotnou. Systém by měl sledovat a vyhodnocovat - pokud možno v reálném čase - alokované finanční prostředky a jejich tok v jednotlivých kategoriích benefitů.

Ne každý benefit je vítaný

Společností poskytované benefity jsou součástí tzv. celkového balíčku odměňování. Ten je jedním z nejdůležitějších faktorů při rozhodování kandidátů o jejich budoucí práci. Přestože benefity nejsou přímým nástrojem pro zvyšování výkonnosti zaměstnanců, mohou přispět ke zvýšení jejich spokojenosti.

Ne všechny benefity jsou však svými příjemci vnímány pozitivně či jako nadstandardní péče zaměstnavatele. Stravenky, které jsou bezkonkurenčně nejrozšířenějším i nejoblíbenějším benefitem, už zaměstnanci považují za standard a jejich motivační hodnota je minimální. Trend je jasný: nároky zaměstnanců se stupňují nejen v oblasti mezd, ale i nefinančního odměňování. Naopak možnost používat služební telefon i k soukromým účelům někteří zaměstnanci vnímají i negativně - jako nevýhodu uvádějí nutnost být neustále k zastižení.

Současným trendem jsou benefity přispívající k udržení tzv. work/life balance, tedy rovnováhy mezi soukromým a profesním životem. Patří mezi ně např. týden dovolené navíc, práce z domova, případně tzv. sick days (dny volna poskytované zaměstnavatelem nad rámec řádné dovolené, které by se měly primárně čerpat při krátkodobých nemocech), příspěvek na zimní či letní dovolenou apod. Ovšem zatímco člověk, který není nikdy nemocný, neocení "sick days", lidé se zdravotními problémy nebudou mít radost z permanentek na aerobic. Jinými slovy, každý má jiné potřeby a ocení jiný druh benefitů. Svou roli zde nehrají jen osobní preference či zdravotní stav, ale i profese a postavení ve firmě.

Vrcholoví manažeři pravděpodobně uvítají notebook s internetovým připojením, jazykové kurzy, služby (např. čistírna) přímo v budově kanceláře nebo členství v golfovém klubu. Na druhou stranu zaměstnanci vykonávající dělnické profese dávají obvykle přednost věcným dárkům, podnikovým jídelnám, vstupenkám na sportovní akce nebo do kina a rehabilitačním programům.

Pomoci mohou flexibilní benefity

Vhodným řešením je systém flexibilních benefitů, známý také pod pojmem "cafeteria" (tedy z angličtiny samoobslužná restaurace, bufet) či systém osobních účtů. Jeho přednostmi jsou flexibilita, transparentnost, spravedlnost a široká nabídka. Toto řešení je oceňováno již řadu let a naši klienti jej s úspěchem používají a dále zdokonalují.

Systém osobních účtů je založen na přidělení určitého rozpočtu každému zaměstnanci a individuální volbě při čerpání benefitů. Každý z benefitů je ohodnocen určitým počtem bodů tak, aby dopady jejich čerpání na hospodářský výsledek společnosti byly totožné bez ohledu na zvolený typ.

Tento systém poskytuje okamžitý přehled oblíbenosti a využívání jednotlivých výhod a plnou kontrolu nad vynaloženými náklady. Díky tomu je jednoduché zavést nové výhody, které by zaměstnanci ocenili více, nebo zrušit ty nevyužívané. Tato flexibilita výrazně zvyšuje finanční efektivitu poskytování zaměstnaneckých výhod - společnost totiž vynaloží prostředky na ty benefity, které mají pro zaměstnance nejvyšší hodnotu.

Systém osobních účtů zaměstnavateli umožňuje respektovat změny preferencí v průběhů životního cyklu zaměstnance (ve dvaceti letech upřednostní zaměstnanec poukázku do fit centra, v padesáti možná spíše příspěvek na pojištění). U zaměstnanců zase zvyšuje pocit individuální důležitosti/zodpovědnosti každého, jelikož jim dává možnost podílet se na rozhodování o vlastní odměně, respektive její skladbě. To odpovídá modernímu trendu v řízení lidských zdrojů - rozšiřování rozhodovacích pravomocí zaměstnance (tzv. empowerment).

Systém osobních účtů může být - v závislosti na konkrétní podobě - náročný na administrativní nastavení a správu, nicméně z pohledu zaměstnance je jeho využívání poměrně jednoduché. Největší zátěží je pro organizaci příprava a první rok provozu systému (tj. design a nastavení systému, propojení s ostatními systémy a politikami ve společnosti, nové nastavení procesů, komunikace a trénink zaměstnanců).

Zvažujte optimální kombinaci nákladů a motivace

Našim klientům doporučujeme věnovat dostatečnou pozornost zapracování daňových implikací různých kategorií benefitů tak, aby bylo dosaženo optimální kombinace nákladů (po zohlednění daňových odvodů) a motivační hodnoty pro zaměstnance. Zkušenosti s vlastním provozem systému se liší, některé společnosti mluví o zhruba stejné administrativní zátěži jako před zavedením systému, jiné o jejím nárůstu. Opět závisí na konkrétním nastavení systému - tj. počtu dodavatelů, počtu uzavřených rámcových smluv, míře outsourcingu (mezi něj velmi často patří i zpracování a implementace systému cafeterie jako takového), na "samoobslužnosti" systému a dalších faktorech. V některých - zejména velkých - společnostech se vzhledem k vysoké administrativní náročnosti omezila škála poskytovaných benefitů na poskytování dárkových poukázek, za které je možné čerpat v široké síti poskytovatelů různé služby a produkty dle individuálních preferencí zaměstnanců.

Nabídka výhod stále roste

Zaměstnavatel se také může rozhodnout systém osobních účtů zkombinovat se základními, celoplošnými výhodami, které automaticky náleží každému zaměstnanci. Typickým příkladem je sleva na firemní produkty nebo týden dovolené navíc.

Cafeterie může mít různé podoby, jejím základním rysem je právě variabilita. Při outsourcingu systému "cafeterie" je výsledkem jedinečný a mezi firmami nepřenositelný mix benefitů, který je efektivním spojením toho, co zaměstnanci požadují, a toho, co je pro společnost výhodné poskytovat.

Mezi současné světové trendy v oblasti nefinančního odměňování patří i zřizování nejrůznějších služeb přímo v místě pracoviště. Jsou to prádelny, čistírny, masážní salony, tělocvičny, hlídání dětí, kadeřnictví nebo myčky aut. V podstatě může být benefitem cokoliv, co zaměstnanci uvítají. Filozofie je jednoduchá: proč by si měl například manažer osobně zařizovat služby (čistírna, myčka auta, atd.), které sice souvisejí s jeho zaměstnáním, ale nejsou jeho přímou pracovní náplní, když pro společnost je výhodnější, aby plně věnoval svůj čas práci?

Důležitým momentem při využívání systému osobních účtů je průběžné dolaďování a revize jeho nastavení. Skladbu benefitů a jejich relativní hodnotu je potřeba dále měnit v závislosti na měnících se podmínkách na trhu práce, preferencích zaměstnanců i zaměstnavatele. Pak může systém dobře fungovat a sloužit personalistům i firemnímu managementu i jako významný nástroj pro motivaci zaměstnanců.

Petr Knap
partner v oddělení podnikového poradenství společnosti Ernst & Young

Barbora Chodounská
manažerka v oddělení podnikového poradenství společnosti Ernst & Young

Tabulka 1: frekvence poskytování vybraných benefitů soukromými společnostmi v ČR

Tabulka 2: co preferují zaměstnanci a co zaměstnavatelé

Stravenky a reforma financí

Největší debata se v době schvalování reformy zvedla ohledně návrhu na zrušení daňového zvýhodnění stravenek. Ani zaměstnavatelé, ani zaměstnanci se z pochopitelných důvodů nechtěli vzdát oblíbeného benefitu a svůj boj vyhráli. I nadále bude možné si odečíst hodnotu stravenek od základu daně. Daňově uznatelným nákladem je maximálně 55 procent z ceny hlavního jídla poskytovaného formou stravenky s absolutním stropem ve výši 48,30 Kč. Ze stravenek se neodvádí sociální ani zdravotní pojištění a ani pro zaměstnance nepředstavují daňový příjem. Ti z nich tudíž neplatí žádné další odvody.