Klíčem k řešení peněžních toků jsou příjmy a výdaje

Společnost SMP má celkem pětvýrobních divizí uspořádaných do 20 středisek rozmístěných ve všech krajích České republiky, aby bylo docíleno co nejkratší a nejužší vazby mezi místem stavby a řídícím managementem staveb. V každém tomto středisku pracuje v rámci managementu jeden ekonom, který připravuje rozpočty zakázek, data pro rozbory ziskovosti staveb a nyní i data pro výpočet cash-flow. Tito ekonomové mají sídlo přímo v regionech, aby byl zajištěn bezprostřední kontakt ekonom střediska - vedoucí střediska - stavba. Tento bezprostřední kontakt umožňuje řešit ekonomické problémy přímo v místě jejich vzniku. Generální ředitelství v Praze zajišťuje především metodické vedení a konsolidaci ekonomických dat.

Ekonomové divizí a středisek se pravidelně, jednou za měsíc, zúčastňují porad controllingu, kde se rozboruje ziskovost zakázek, fixní náklady středisek a nově i cash-flow staveb a středisek. Tohoto procesu ekonomického řízení firmy se celkově zúčastňuje řádově 50 pracovníků včetně ředitelů divizí, vedoucích středisek a controllingu kteří z našeho pohledu jsou rovněž nedílnou součástí tohoto procesu.

> Název projektu: Ŕízení a modelování cash-flow

> Projektový manažer zadavatele: František Perdok - vedoucí oddělení controllingu

> Dodavatel: Kegler Consulting s.r.o

> Projektový manažer dodavatele: Libor Kegler - jednatel společnosti

Společnost SMP v současné době realizuje v rámci svých výrobních středisek několik desítek staveb po celé ČR (na obrázku označeno Stavba1, Stavba2). Tyto stavby nakupují od externích dodavatelů a zároveň vnitropodnikovými fakturacemi i od našich servisních středisek (na obrázku 1 příklad střediska vozového parku) nebo i od výrobních středisek (na obrázku příklad betonárka). Firma stavbu "prodává" zpravidla jednomu hlavnímu investorovi, ale kromě toho v rámci stavby může být prováděna fakturace ještě na drobnější zákazníky (např. půjčíme naše montážní pracovníky dodavateli, kteří na naší stavbě nainstalují díl dodavatele, a my mu tuto službu vyfakturujeme). Každý tento nákup nebo prodej je doprovázen pohybem financí, které mají vliv na cash-flow stavby a následně celé firmy.

Obr. 1

Cílem projektu bylo zmapovat všechny tyto finanční toky, abychom mohli z hlediska tvorby cash-flow posuzovat každou stavbu, středisko a zároveň i firmu jako celek. To nám například umožní zjistit, která stavba je schopna se sama ufinacovat nebo naopak které stavbě bude nutno poskytnout provozní kapitál a v jaké výši.

Oficiálním cílem implementace z hlediska smlouvy bylo vytvořit systém řízení cash-flow v následujícím rozsahu:

1. Cash-flow společnosti SMP s cílem řídit pohledávky a závazky na úrovni celé společnosti u klíčových obchodních partnerů; identifikovat období (týdny, měsíce, čtvrtletí), kdy cash-flow společnosti bude ohroženo nedostatkem volných finančních zdrojů

2. Řízení cash-flow po jednotlivých měnách (CZK, EUR atd.) a i ve vzájemné konsolidaci.

3. Cash-flow staveb s cílem zjistit, jak se promítne nově přijatá zakázka do celkového cash-flow firmy, jak velké a v jakém čase bude nutno pro tuto zakázku zajistit úvěrové pokrytí

4. Cash-flow divizí a středisek s cílem monitorovat cash-flow jednotlivých "vnitropodnikových dodavatelů" a vytvářet tímto způsobem tlak na obrátkovost pracovního kapitálu těchto útvarů

Datový interface - datový sklad každou noc importuje data saldokonta z informačního systému Helios Green (LCS). Kromě dat saldokonta se dále každou noc načítá stav bankovních účtů a aktuální kursový lístek z internetu (zdroj ČNB). Tato importovaná data se třídí podle staveb/středisek a předpřipravují se pro použití plánovacích formulářů.

Plánovací formuláře - načítají data saldokonta vždy za každou zvolenou stavbu/středisko. Odpovědný pracovník u stavby doplní a rozplánuje očekávané faktury do týdenního kalendáře. Dále se vypočítá cash-flow dané stavby/střediska a uloží do datového skladu. Plánovací formuláře se chovají jako autonomní manažerské systémy, tzn., že přímo v těchto modulech je možno sledovat průběh cash-flow včetně grafu. Kromě toho umožňují i modelovat očekávané příjmy podle aktuálních informací o volných finančních prostředcích od investorů.

Výpočet cash-flow za celou firmu probíhá odděleně v samostatném modulu. Přebírá cash-flow jednotlivých staveb/středisek, doplňuje tyto informace tzv. statickými vstupy a vypočítává očekávaný průběh příjmů/výdajů až na 24 měsíců do budoucnosti.

Naše společnost vytipovala několik desítek staveb, které se rozhodujícím způsobem podílí na cash-flow firmy. U těchto zakázek ekonomové středisek minimálně jednou měsíčně ke dni rozborů (u zvláště velkých zakázek jednou za čtrnáct dnů) aktualizují budoucí cash-flow.

Na základě okamžitého stavu pohledávek/závazků, provedených úhrad, záloh a rozpočtů zapisují do týdenního kalendáře podle naplánovaného harmonogramu nákupy od dodavatelů a budoucí fakturace (viz ilustrační obrázek).

Systém posunutím o plánované splatnosti převede tato data na pohledávky a závazky a zkonsoliduje tato data s existujícími pohledávkami a závazky saldokonta. Výsledkem je očekávaný průběh cash-flow plánované stavby na 24 měsíců dopředu po týdnech (viz ilustrační obrázek č.3).

Důležité je, aby si plánovač zkontroloval, že rozplánoval všechny příjmy a výdaje. Kontrolní mechanismus je předmětem know-how celého systému a není nutné jej publikovat.

Po dokončení konsolidace dat plánu a saldokonta jsou vypočteny budoucí stavy bankovních účtů, předpokládané příjmy a výdaje pro celou firmu. Tyto předpoklady jsou vypočteny na 24 měsíců dopředu, pro nás je však nejdůležitější prvních 3 až 6 měsíců. V případě, že hrozí problém nedostatku financí, systém kritická místa podbarví červeně viz ilustrační obrázek 4. (Pozn. red.: Vzhledem k tomu, že layout časopisu nepoužívá barevné grafy, jsou původně červená pole vyznačena tmavě šedou) Systém tuto barvu používá kdykoliv, kdy chce na něco upozornit, že není něco vyváženo nebo hrozí nějaké riziko. Kromě tabulkových hodnot si vývoj stavu financí můžeme zobrazit i v grafech.

Cash-flow za celou firmu měl dodavatel předpřipravenou ve formě předimplementační studie, řešení cash-flow na zakázku bylo vyvíjeno až v průběhu implementace a ta trvala 9 měsíců. Měl následující tři fáze:

1. Plánovací formuláře

Při prvním návrhu plánovacího formuláře stavby jsme se na problém cash-flow dívali neustále z pohledu nákladů a výnosů. Tím jsme se samozřejmě dostali do slepé uličky. Jakmile jsme pochopili, že rozpočtovat stavbu musíme nikoliv podle plánovaných nákladů ale podle dodavatelů/odběratelů, plánovací formulář se nám podařilo sestavit. Klíčem k řešení cash-flow zakázky nejsou tedy náklady/výnosy (účetní třídy 5,6) ale příjmy/výdaje (účty skupiny 31,32). Je to zcela odlišný pohled na ekonomické řízení firmy, který jsme doposud ve firmě nepoužívali.

2. Konsolidace dat za celou firmu

V další fázi se postavil modul konsolidace dat cash-flow za celou firmu. V této části implementace bylo nejkritičtější vyřešit problémy uvedené v seznamu, které se však navzájem prolínaly:

> párování položek plánů a saldokonta

> výpočet DPH

> přijaté i poskytnuté zálohy

> převody mezi měnami

> možnost posouvat datum předpokládané úhrady od investorů v čase

3. Doladění systému

V rámci této etapy se především zkoušelo modelování cash-flow, tedy posuny úhrad dodavatelům a jejich promítnutí do cash-flow. Dále pak se nastavovaly aktualizační procesy a způsob začlenění systému řízení cash-flow do ekonomických procesů firmy.

Vytipovali jsme dva pracovníky, kteří podle nás reprezentují i dva základní typy uživatelů: plánovač stavby + uživatel manažerských informací

Ekonom střediska

Ekonom střediska připravuje data pro ekonomické řízení stavby jak z hlediska rentability ziskovosti tak i cash-flow. V současné době je to jeden z nejdůležitějších plánovačů, kteří do systému zadávají klíčová data pro výpočet budoucího cash-flow zakázky i celé společnosti.

"Plánovací formulář pracuje něco jako "portál" saldokontních informací, jejichž znalost je pro úspěšné naplánování nezbytná. Tyto zobrazené hodnoty umožňují rychlou analýzu aktuálních pohledávek a závazků, doposud provedených úhrad, záloh atd. Mým úkolem je do týdenního kalendáře vložit předpokládané nákupy a budoucí fakturace ke každé stavbě. Jelikož plánovací formulář poskytuje velmi dobrý informační servis, po prvotním zavedení stavby do systému je jeho průběžná aktualizace rychlá a nepředstavuje pro mě žádnou výraznou časovou zátěž. Zvláště pak oceňuji diagnostiku pomocí červených polí, které mě upozorní, že plány neodpovídají rozpočtům."

Vedoucí finančního oddělení

Vedoucí finančního oddělení rozhoduje o platbách dodavatelům.

"Každá stavební firma má vysoké nároky na financování stavební výroby. V podstatě každá nově přijatá velká stavba, která by nebyla patřičně pokryta finančními prostředky, pro nás představuje potencionální riziko narušení rovnováhy cash-flow. Systém operativního řízení cash-flow nám umožňuje posuzovat každou zakázku samostatně a následně konsolidovat informace ze všech zakázek do součtu celé firmy. Tímto jsme schopni výrazně eliminovat potencionální rizika nedostatku likvidních prostředků, protože o tomto případném negativním trendu nás systém informuje s několika měsíčním předstihem. Toto byl hlavní cíl implementace, který byl splněn."

Tento projekt jsme přihlásili do soutěže jako určitý výraz spokojenosti s prací týmu pana Libora Keglera a chtěli bychom tímto podpořit jejich společnost v dalších prodejních aktivitách.

Již na začátku projektu jsme si byli vědomi náročného zadání, které jsme tomuto dodavateli zadali. Z našeho pohledu zadání bylo obtížné především v těchto bodech:

> Klíčovým bodem zadání bylo výpočet cash-flow až na jednotlivé stavby

> Vyřešení problematiky zahrnutí interních dodávek do plánování cash-flow staveb

> Cash-flow má být počítáno zásadně přímou metodou, tedy na základě položek pohledávek/závazků saldokonta a plánovaných budoucích fakturací/ /nákupů.

> ystém musí umožňovat nejen vypočet cash-flow (stavu bankovních účtů), ale i modelovat (plánovat posun v týdnech) úhrady od zákazníků tak i platby vůči dodavatelům.

Samozřejmě tohle nebyly jediné body zadání. Ostatní body však považujeme za běžné a obvyklé jako při jiných projektech tohoto typu.

Dodavatel měl zájem nejprve dodat cash-flow pouze za celou firmu. My jsme však podpis zadávající smlouvy striktně podmínili výpočtem cash-flow až na zakázku a jednoznačně jsme prohlásili, že pokud se nepodaří cash-flow naplánovat až na zakázku, projekt finančního řízení pro nás nemá smysl ani jako celek. Nicméně jak již bylo konstatováno, cíle byly splněny.

Tento projekt výrazně zkvalitňuje naše finanční řízení, a proto na druhou stranu i my bychom chtěli touto formou pokusit zviditelnit tento systém finančního řízení, který považujeme svým pojetím za ojedinělý, uzavírá autor vítězného projektu František Perdok ze společnosti SMP CZ.

-FM-

Informace o společnosti

Obchodní jméno: SMP CZ, a.s.

Identifikační číslo: 271 95 147

Sídlo: Evropská 1692/37, 160 41 Praha 6

Základní kapitál: 200 000 000,- Kč

Dne 1. ledna 1953 byl u n. p. Stavby silnic a železnic Praha zřízen Speciální závod pro inženýrské konstrukce z předpjatého betonu. K osamostatnění pod novým názvem Stavby mostů Praha došlo k 1. 4. 1990 a od 5. 5. 1992 je podnik akciovou společností. První rok nového tisíciletí byl i rokem změny názvu akciové společnosti Stavby mostů Praha na SMP CONSTRUCTION a následně na SMP CZ. Jediným akcionářem SMP CZ, a. s. je skupina VINCI divize Construction, část Filiales Internationales.

K nejvýznamnějším postaveným mostům patří např. obloukový most přes Ohři u Lokte, letmo betonované mosty přes Orlickou přehradu u Zvíkova, mosty přes Nuselské údolí a přes Vltavu u Barrandova v Praze, přemostění vodní nádrže u Římova, mosty na dálnici D 1 včetně mostu ve Hvězdonicích, nejdelší český dálniční most přes Ohři u Doksan, estakáda Ruzyně na stavbě pražského silničního okruhu. Naše nejprestižnější zakázka v současnosti je oprava Karlova mostu.

V současné době patří společnost podle statistických údajů mezi patnáct nejvýznamnějších stavebních společností v ČR. Společnost zaměstnává 816 pracovníků a v roce 2007 dosáhla obratu 2.336 tis. Kč. Důležitými cíli zůstává udržení vedoucího postavení v mostním stavitelství a diverzifikace činnosti.

Realizovali jste v minulém roce zajímavý projekt v oblasti controllingu nebo finančního řízení, který přispěl k zefektivnění systému řízení či úspoře nákladů? Porovnáním a sdílením zkušeností z projektu nyní máte šanci své zkušenosti rozvíjet. Získejte odborné zhodnocení a některou z připravených cen. Vyhlášení a předání cen za nejúspěšnější projekty se uskuteční 14. - 15. 5. 2009 na CFO fóru na Štiříně. První cena je spojena s finanční odměnou ve výši 1000,- EUR. Projekty budou hodnoceny nezávislým řídícím výborem v čele s profesorem Bohumilem Králem z Vysoké školy ekonomické v Praze. Přihlásit k účasti se můžete e-mailem na info@point-consulting.cz do 20. 4. 2009, což je i termín odevzdání projektů. Vaše dotazy zodpoví Eva Kybicová, tel. 234 718 769, kybicova@point-consulting.cz. Bližší informace na www.point-consulting.cz/cp nebo na info@point-consulting.cz