Implementace enterprise portálu ve společnosti AT Computers

AT Computers je jednou z největších velkoobchodních firem působících v oblasti IT na území České republiky a Slovenska s ročním obratem pres 7,3 mld. Kč. Zároveň je největším českým výrobcem osobních počítačů. Více informací lze nalézt na www.atcomp.cz.

Potřebou každé firmy je sdílení klíčových informací a podpora nezbytných procesu, které podporují činnosti firmy a napomáhají tak k udržení konkurenceschopnosti společnosti v tržním prostředí. Ve společnosti AT Computers lze vymezit požadavky na projekt například takto:

> Oblast sdílení informací - ukazatele výkonu

Problémem není nedostatek, nebo nedostupnost informací, ale spíše jejich chybějící ucelená podoba, jejich snadná dostupnost všem zainteresovaným osobám, přehlednost a s tím související možnost konverze ve znalosti, které napomáhají interpretovat danou situaci. Ve většině případů mají manažeři různých oddělení k dispozici datové zdroje, ze kterých vyhodnocují výkonnost a výsledky svého oddělení. Problémem je sdílení těchto informací s ostatními a jejich vzájemná souvislost.

> Oblast sdílení informací - struktura dat, popis

Význam a přesný popis obsahu výše popsaných ukazatelů nebývá obvykle podrobně zdokumentován. V případě souhrnného sledování, nebo poskytnutí těchto informací vyšším organizačním složkám se objevuje problém interpretace a integrace poskytnutých údajů a jejich význam v rámci pohledu z vyšší úrovně.

> Oblast sdílení informací - procesní postupy, manuály a podobně

V souvislosti s reakcí na vývoj tržní situace jsou v informačních systémech společnosti prováděny programové úpravy, jejichž cílem je splnění požadavku pro udržení konkurenceschopnosti firmy. Pro dokumentaci těchto změn nebylo zavedeno centrální úložiště. To je problémem, ať již v situaci příchodu nového zaměstnance, ale i v případě použití nové funkčnosti stávajícími zaměstnanci. Ucelená báze znalostí je důležitým prvkem pro každou větší společnost.

> Podpora procesů - stanovení postupů, sdílení informací

Existuje mnoho procesů, které nemají přímou podporu v ERP systému. Pokud není možné podporu implementovat přímo do ERP systému firmy, vzniká problém definování postupu pro daný proces a možnost sdílení souvisejících informací a sledování historie procesu. Obvyklé řešení pomocí komunikace elektronickou poštou nebo sdílenými soubory proto není plně vyhovující.

> Sdílení dokumentů, správa a oběh dokumentů

Souvisí s výše uvedenou problematikou procesní podpory.

Ve společnosti AT Computers bylo rozhodnuto využít produktu Microsoft Office SharePoint Server 2007. Společnost Microsoft k tomuto produktu uvádí: "Office SharePoint Server 2007 poskytuje škálovatelné funkce umožňující plnění důležitých cílů, například správu informačního obsahu a obchodních procesů, zjednodušení způsobu, jak lidé vyhledávají a sdílejí informace přes hranice sítí, a funkce podporující přijímání kvalifikovanějších rozhodnutí. Office SharePoint Server 2007 sjednocuje všechny intranetové, extranetové a webové aplikace v celém podniku do jedné integrované platformy, a nahrazuje tím využívání oddělených fragmentovaných systému."

Samotné implementaci předcházela důkladná analýza požadavku. Během analýzy byly pomocí konzultací s vrcholovým managementem i zaměstnanci nižších úrovní řízení stanoveny sledované hodnoty, které budou přístupné pomocí plánovaného podnikového portálu. Dále byly stanoveny další požadavky, jejichž řešení by bylo žádoucí integrovat pomocí podnikového portálu.

Z důvodu rozsáhlosti a velkého množství sdílených ukazatelů v podnikovém portálu bude tato část této problematiky popsána u sekce portálu pro obchodní oddělení firmy, které je typickým představitelem řešení této oblasti. Ve fázi specifikace požadavku byly stanoveny hodnoty, které budou sledovány a vyhodnocovány. K těmto hodnotám pak byly stanoveny dimenze a detail zobrazovaných informací, s ohledem na organizační členění obchodního oddělení. Organizačnímu členění obchodního oddělení pak byla přizpůsobena i struktura a navigace souvisejícího obsahu podnikového portálu. Vyjdeme-li z potřeb obchodního oddělení, můžeme rozdělit sledované ukazatele do čtyř skupin:

- ukazatele pro vrcholové vedení,

- ukazatele pro prodejní skupiny,

- ukazatele pro prodejní kanály, pro vlastní značky,

- společné ukazatele obchodního oddělení.

Na toto rozdělení přímo navazují požadavky řízení přístupových práv k těmto ukazatelům.

Ukazatele pro vrcholové vedení - jsou hodnoty, pomocí nichž lze sledovat prodejní výsledky firmy jednak jako celek, ale také v případě potřeby také na vyšší úrovni podrobnosti. Z důvodu zobrazení citlivých a souhrnných informací jsou tyto hodnoty přístupné pouze vybrané skupině osob.

Ukazatele pro prodejní skupiny - sledují prodejní výsledky a jsou omezeny konkrétní skupinou osob. Tato skupina osob je definována hierarchií prodejních týmu ve společnosti. K těmto ukazatelům mohou přistupovat členové daných prodejních týmů.

Ukazatele pro prodejní kanály, pro vlastní značky - jedná se o prodejní výsledky nezávislé na organizačním rozdělení obchodního oddělení. Tyto ukazatele zobrazují hodnoty konkrétních produktu (vlastní značky), nebo konkrétních prodejních kanálu (skupiny zákazníku). Výsledky jsou dostupné všem členům obchodního oddělení.

Společné ukazatele obchodního oddělení - tyto údaje umožňují jednotlivým prodejcům srovnávat výsledky své činnosti s ostatními. Protože jsou zobrazovány hodnoty celého obchodního oddělení, neobsahují ukazatele často např. konkrétní částky, ale např. pouze % hodnotu v celku, nebo poměr sledované veličiny k hodnotám ostatních prodejců. Tyto hodnoty jsou dostupné všem členům obchodního oddělení.

Pokud nyní vynechám specifickou skupinu ukazatelů pro prodejní kanály a vlastní značky, uvádí project manager Tomáš Lach, lze lépe znázornit úroveň pohledu a smysl různé úrovně zobrazení podle přístupových práv pro vybrané ukazatele například, jak ukazuje tabulka.

Zároveň platí pravidlo, že členové skupiny vrcholového vedení mají přístup do všech oblastí portálu. Při identifikaci problému např. v určité prodejní skupině má tak možnost člen vrcholového vedení zobrazit jinou úroveň ukazatelů, které jsou primárně určený členům dané prodejní skupiny.

Ke všem ukazatelům (resp. z každé stránky) má uživatel možnost zobrazit popis sledovaných informací. Díky tomu má k dispozici dostatečné informace o zobrazovaných hodnotách. Tato "nápověda" je umístěna v bázi znalostí podnikového portálu. Smyslem tohoto dokumentu není detailní definice a popis zavedených ukazatelů, proto uvedu pouze ukázky řešení této problematiky. Nečitelnost některých hodnot nebo popisu je z důvodů zachování tajnosti citlivých informací firmy.

Cílem implementace podpory podnikových procesů bylo poskytnout uživatelům vyšší komfort pro činnosti související s různými oblastmi činnosti firmy. Každý proces by měl být jasně popsán, měl by mít stanovenou posloupnost činností, stanovené povinné a nepovinné informace, které proces provázejí, a zároveň je nezbytné umožnit různé pohledy na stav procesů - podle role uživatele v tomto procesu. Informace k procesu pak musí být ukládány ve strukturované podobě.

Pomocí uživatelsky volitelných upozornění (e-mailová zpráva v okamžiku změny procesu, která vyhovuje stanoveným kritériím) a možnosti vytvářet různé pohledy na databázi procesu (každý proces je v podstatě položkou databáze) byl tento požadavek splněn. Řešitel procesu tak muže být např. upozorněn na událost vytvoření nové žádosti a sleduje pouze informace, nezbytné pro rozhodnutí o schválení/zamítnutí žádosti. Zadavatel žádosti je pak upozorněn na změnu stavu svého požadavku a sleduje pouze informace, týkající se samotného řešení procesu.

V každé společnosti existuje požadavek sdílení informací. Význam tohoto požadavku a potřeba odpovídajícího zázemí vzrůstá s velikostí společnosti. Ucelená báze znalostí s možností vyhledávání a kategorizace informací je prvkem, který může usnadnit jak každodenní chod firmy, tak prvkem, který je nezbytný v okamžiku příchodu nového zaměstnance. V prostředí podnikového portálu v AT Computers byla zřízena sekce "Návody a postupy", ve které mohou být publikovány a odpovídajícím způsobem kategorizovány různé informace. Základní kategorizaci těchto informací lze shrnout například takto:

> Pracovní postupy

> Popis funkcí a návody k různým informačním systémům ve firmě

> Popis realizovaných změn - vnitřní záležitosti firmy

> Popis realizovaných změn - vztah firmy a zákazníka

Oblast sdílení dokumentu je realizována dokumentovými knihovnami v podnikovém portálu. Ke každé knihovně lze individuálně řídit přístup, díky tomu je tedy možné sdílet dokumenty podle organizačního členění (typickým příkladem jsou obchodní smlouvy, sdílené v knihovně, umístěné na stránkách obchodního oddělení), nebo sdílet dokumenty pouze v malé skupině uživatelů (např. obchodní záměr firmy, strategické plány a podobně). Ke každému typu dokumentu (tedy knihovně dokumentu) lze pak zadat metadata, která jsou nezbytným prvkem pro orientaci ve velkém množství sdílených dokumentů. Metadata mohou být povinná, nebo nepovinná. V praxi to pak znamená, že pro sdílení dokumentu je podle jeho typu nutné vyplnit podle šablony povinné informace a popis obsahu sdíleného dokumentu lze doplnit pomocí nepovinných informací. Strukturu metadat určují vlastníci dokumentových knihoven. Samozřejmostí je archivace dokumentu v okamžiku jejich zneplatnění.

Pro oběh dokumentu ve firmě a sledování plnění odpovídajících činnosti lze využít tzv. "sledy pracovních postupu" - workflow. Jedná se o definování činností a zodpovědných osob, souvisejících např. s procesem schválení přijatého dokladu k zaúčtování. V praxi je pak u uloženého dokumentu v elektronické podobě spuštěn pracovní postup, který informuje osobu, která je k dokladu uvedená jako zodpovědná za schválení, o potřebě potvrzení platnosti přijatého dokumentu. Po potvrzení platnosti tohoto dokumentu elektronickou cestou je osoba, uvedená jako zodpovědná za účtování dokladu, informována o novém schváleném dokladu k zaúčtování.

Celý proces je možné zpětně sledovat a vyhodnocovat (např. průměrný čas od zadání požadavku do jeho splnění pro každou schvalující osobu). Díky možnosti uživatelských pohledu pak lze směřovat stav evidence schvalovaných dokumentů různým skupinám osob. Schvalujícím pouze doklady, které čekají na jejich schválení, pro zaměstnance účetního oddělení pak schválené nezaúčtované doklady apod.

Popisem realizovaných požadavků nebo detailním popisem zavedených ukazatelů výkonnosti by bylo možné zaplnit mnoho stran. V dokumentu jsem se pokusil uvést, vysvětluje autor Tomáš Lach, pouze některé dílčí části projektu, kterými jsem chtěl zdůraznit a ukázat široké spektrum využití nového podnikového portálu.

Zásadní výsledky realizované části projektu a jeho dopad na chod firmy se pokusím shrnout nyní.

Nový podnikový portál v AT Computers slouží primárně více než 100 zaměstnancům firmy. Mezi uživateli jsou zastoupeni zaměstnanci různých organizačních skupin a zaměstnanci různých úrovní řízení firmy.

Původním cílem celého projektu byl požadavek, vycházející z jiného realizovaného projektu - nové verze datového skladu. Nová technologie datového skladu umožňuje efektivnější práci s daty (pokročilé možnosti práce s dimenzemi, lepší uživatelské rozhraní) a jejím největším přínosem je zásadní snížení doby mezi odesláním požadavku a získáním odpovídajících dat (doba odezvy) - tedy zrychlení uživatelské práce s datovým skladem.

Tato skutečnost vedla k požadavku omezit používání sestav v ERP systému (snížení zátěže pro transakční systém) a využívat ve větší míře možnosti datového skladu. Nelze ale předpokládat, že všichni uživatelé mají odpovídající znalosti, potřebné k správnému využívání datového skladu. Zároveň nelze přístupová práva přidělit všem zaměstnancům - datový sklad obsahuje citlivé hodnoty celé firmy. Cílem tedy bylo zpřístupnit nejčastěji sledované hodnoty všem uživatelům a zajistit možnost různého pohledu na sledovaná data - podle organizačního začlenění a postavení uživatele v řídící hierarchii firmy.

Během definování těchto reportů došlo k různým situacím, které lze označit za vedlejší přínosy samotné realizace podnikového portálu:

> Byla prověřena správnost obsahu nového datového skladu.

> Byly prověřeny nejčastěji používané zavedené ukazatele výkonnosti.

> Při projektech budování datových skladu je obtížné zapojit všechny potenciální uživatele. Ať již z důvodu problematické definice jejich požadavku (nedostatečná odbornost uživatele v oblasti data warehousingu), nebo z důvodu nepochopení významu a smyslu datového skladu. Zpřístupnění možností datového skladu široké skupině uživatelů pomocí podnikového portálu umožnilo jednoduše reprezentovat jeho možnosti a tím získat zpětnou vazbu ohledne hierarchie dimenzí a požadavku na sledované veličiny. Datový sklad tak můžeme budovat s ohledem na potřeby všech uživatelů.

V souladu s organizačním členěním firmy, jsou nyní pro všechna oddělení shodných divizí definovány stejné ukazatele výkonnosti. Díky tomu lze mezi sebou dílčí celky jednotlivých divizí porovnávat a zpřístupnit srovnání na úrovni těchto oddělení vedoucímu divize. To je velkou výhodou oproti původnímu stavu, kdy vedoucí jednotlivých oddělení sledovali výkonnost pomocí vlastních sad hodnot, které byly s ostatními odděleními bud velmi obtížně porovnatelné, nebo je nebylo možné porovnat vůbec. Kromě těchto společných definicí ukazatelů pak muže vedoucí oddělení definovat dodatečné ukazatele, které jsou zpřístupněny pro vnitrné potřeby daného oddělení.

Zpřístupněné ukazatele jsou ve většině případů založeny na datovém skladu, existují ale i hodnoty založené přímo na ERP systému, jiných datových zdrojích, popřípadě kombinace.

Vizualizace těchto hodnot pak podléhá stejným pravidlům a jejich vzájemné porovnávání (např. meziroční srovnání) se řídí stejnými pravidly. Podnikový portál tak integruje různé hodnoty do jednotné struktury a vzhledu, které jsou zpřístupněny v závislosti na přístupových právech uživatelských skupin nebo jednotlivých uživatelů.

Hodnoty důležitých veličin jsou nyní snadno a rychle přístupné všem uživatelům, kteří je potřebují pro každodenní práci. Oproti původnímu stavu, kdy distribuce různých ukazatelů probíhala formou e-mailového rozesílání, se jedná o zásadní změnu. Uživatelé nejsou zatěžováni desítkami e-mailů, které pro pozdější použití museli archivovat. Sledované hodnoty jsou téměř okamžitě dostupné a aktuální. Vše je zdokumentováno a v případě potřeby přístupné jako nápověda systému.

Během realizace (v podstatě již ve fázi příprav) tohoto původního primárního záměru začal vzrůstat počet požadavku na realizaci podpory podnikových procesů pomocí podnikového portálu. Od původního záměru - postupného zpřístupnění reportu pro jednotlivé divize a oddělení firmy postupné - se tak implementace zaměřila na iterační realizaci všech požadavků, souvisejících s podnikovým portálem. Zvýšená náročnost tohoto způsobu realizace byla vyrovnána získáním velmi důležité informace a změnou přístupu k projektu - podnikový portál byl díky tomu od počátku chápán jako nový a důležitý prvek ve firmě, ne jen jako prostředek práce s daty (s reporty). Různorodost požadavku pak umožnila od počátku chápat vzájemné souvislosti ať již mezi podporovanými procesy a sledováním ukazatelů, tak s řešením provázanosti na ostatní informační systémy ve firmě. Tato změna umožnila již na počátku důsledně dodržovat nezbytný faktor úspěšnosti pro ne jen IT projekty - dodržení systémového přístupu - tedy problém nevidět vytržený z celku, ale chápat jej jako součást chodu celé firmy se vzájemnými vazbami.

Procesy, pro které byla v podnikovém portálu implementována podpora, mají nyní jasně stanovená pravidla. Strukturovanost záznamu a definice povinných a nepovinných polí zajišťuje dostupnost nezbytných informací a možnost snadného vyhledávání a filtrace (ať již pro sledování aktuálního stavu procesu, nebo historie). Všechny informace jsou centralizovány. Ve všech případech zahrnují povinná pole mimo jiné identifikátory z ERP systému - tím je myšleno, že např. u sledování žádostí o zvýšení kreditu pro zákazníka je povinným pole identifikátor zákazníka v ERP systému. Tato vazba umožňuje integrovat údaje z podnikového portálu s ERP systémem.

Sdílení dokumentu v elektronické podobě s možností individuálního řízení přístupových práv ke každé položce, stanovení struktury metadat pro každý typ dokumentu a aplikace definovatelných workflow pro činnosti související s životním cyklem dokumentu umožňuje nyní efektivnější správu elektronických dokumentů.

Podnikový portál se nestal pouze prostředkem každodenní práce, ale obsahuje také funkčnosti, které přímo nesouvisejí s primárními požadavky a zaměřením firmy. Jako příklad muže posloužit kalendář sportovních aktivit s funkcí rezervace dostupných termínu pronajímané sportovní haly.

Přímý vliv projektu na výsledky společnosti nelze jednoduše vyčíslit. Vyjdeme-li ale z dosavadního průběhu, tak úspora casu a zefektivnění pracovních činností uživatelů, stejně jako zpřístupnění informací pro rozhodování díky podnikového portálu, jsou faktory, které zcela jistě mohou výsledky firmy kladně ovlivnit. Přínosy projektu, které ovlivňují výsledky firmy, tedy jsou zejména:

> Úspora času díky zefektivnění procesu a zpřístupnění ukazatelů výkonu - zaměstnanci firmy mohou nyní svůj pracovní čas ve větší míře věnovat hlavní náplni své práce - tedy plnit činnosti související se zaměřením firmy, které přímo ovlivňují výsledky společnosti.

> Informace pro podporu rozhodování - zpřístupnění takové podoby informací, která umožňuje co nejlépe interpretovat aktuální situace a přijmout opatření, která vedou ke zlepšení výsledku firmy. Zpřístupněné informace napomáhají porozumět výsledkům a potřebám i na úrovni jednotlivých zákazníků, kdy přijímaná opatření podporují oboustranně prospěšný vztah mezi zákazníkem a firmou.

> Portál svým obsahem a strukturou podporuje podnikovou strategii - napomáhá k plnění cílu firmy.

> Podpora týmové spolupráce - vertikálně i horizontálně.

> Zásadní přínosy pro vrcholový management - pohled na výsledky firmy "shora" s možností detailního pohledu na složení sledovaných hodnot. Okamžitá dostupnost aktuálních hodnot.

> Centralizace.

Dosavadní průběh projektu ukázal, že SharePoint v AT Computers se stal plnohodnotnou součástí informačních systému ve firmě. Neklesající počet nových požadavku je důkazem kladného přijetí nového systému uživateli a jeho úspěšnosti. Byly zahájeny práce na převedení funkcí v současnosti používaných intranetových aplikací (aplikace typu "nástěnka" apod.) přímo do podnikového portálu. Byl zrealizován centrální Helpdesk firmy.

Postupné převádění všech využívaných úložišť elektronických dokumentů nahradí současné málo efektivní procesy správy dokumentu. Povinná metadata vnesou řád do správy dokumentů - uživatelé snadno naleznou např. aktuální platnou verzi obchodních smluv.

Datový sklad v AT Computers se má stát plnou náhradou reportingových funkcí firemního ERP systému. To je jednou ze záruk rozvoje podnikového portálu - SharePoint je již nyní, a v tomto směru bude dále rozšiřován, prostředkem přístupu uživatelů k datovému skladu.

Veškeré doposud realizované funkce jsou založeny na standardních možnostech Microsoft Office SharePoint Server 2007. Díky možnostem vývoje vlastních aplikací pro tuto platformu a velkému množství dostupných doplňků dalších stran (ať již komerčních, nebo volně šiřitelných) si troufám tvrdit, že Sharepoint se nestane projektem, který bude někdy dokončen a jehož možnosti budou plně vyčerpány. Sharepoint se stal prvkem, který šetří pracovní čas všech uživatelů a zpřístupňuje informace, které uživatelé potřebují pro svou každodenní práci - a právě tím ovlivňuje výsledky celé firmy, uzavírá project manager Tomáš Lach.

-FM-

Management summary

Název projektu: Implementace enterprise portálu ve společnosti AT Computers. Cíle projektu: Cílem projektu je vytvoření jednotného rozraní pro podporu procesu společnosti a pro sdílení informací - ať již ukazatelů výkonnosti firmy, báze znalostí a postupu, nebo dokumentu v elektronické podobě. Důležitým cílem je také zpřístupnění možností a obsahu nového datového skladu širokému okruhu uživatelů.

Informace o společnosti

> AT Computers, a.s.

> Těšínská 1970/56

> Slezská Ostrava

> Odvětví: IT distribuce

> Obrat za rok 2007 (včetně SK) 7,3 mld. Kč. Ve firmě pracuje přibližně 260 zaměstnanců.

Personální složení projektu

Iniciátor projektu

> Jméno: Rostislav Vybíral

> Organizační začlenění: E-business manager

> Pravomoci: Definování cílu a role projektu ve společnosti

> Úkoly: Definování cílu a role projektu ve společnosti

Project manager

> Jméno: Tomáš Lach

> Organizační začlenění: IT Project manager/Analyst

> Pravomoci: Definice a specifikace požadavku pro související systémy s cílem splnění požadované funkčnosti projektu, změna zadání uživatelských požadavku v souvislosti s dostupnými možnostmi, plná správa řešení, řízení přístupových práv Úkoly: Konzultace požadavku, návrh řešení, realizace požadavku, administrace systému, uživatelská podpora

IT administrátor

> Jméno: David Ferfecký

> Organizační začlenění: Senior IT administrator

> Pravomoci: Rozhodování o HW zázemí projektu, správa SW konfigurace systému pro zajištění požadovaných funkcí

> Úkoly: Podpora uživatelů, správa HW, sledování výkonu a řešení chybových stavu, administrace systému

V roli zadavatelů požadavků se projektu účastní zaměstnanci firmy různých organizačních celku a řídících úrovní.

Informace o controllingu

Ve společnosti AT Computers je controlling zastoupen samostatným oddělením, které má v současnosti jednoho zaměstnance. V organizační hierarchii podléhá toto oddělení přímo generálnímu řediteli společnosti. Náplní práce controllingového oddělení je plánování rozpočtu, reporting a různé další činnosti, související s řízením firmy a s požadavky zahraničního vlastníka společnosti.

Petr Vaněk, obchodní ředitel

Ve většině firem jsou IT oddělení a aplikační inženýři vnímáni jako podivínové a lidé, se kterými je lépe nekomunikovat a už vůbec od nich neočekávat včas jakékoliv informace. I u nás byl problém získávat data ve správný čas, i když naše oddělení informačních technologií pracuje téměř dokonale. Díky týmu Rostislava Vybírala, E-business ředitele, a speciálně Tomáše Lacha, našeho "specialisty na vše nové" jsme však získali nové možnosti. Po důkladné analýze požadavku managementu a jednotlivých uživatelů jsme se rozhodli využít služeb "Sharepoint services".

Implementace MS Sharepoint přinesla zcela zásadní zjednodušení publikování dokumentů, sdílení dat a manažerských pohledů s možností jednoduché administrace přístupových práv pro dané uživatele. Již nejsme zatěžováni stovkami hromadných mailu a můžeme jednoduše sledovat workflow různých procesů s několikaúrovňovým schvalováním. Sledování centrálního helpdesku žádostí obchodníků o lepší podmínky pro jejich zákazníka zásadně urychlilo a zoptimalizovalo pracovní nasazení odpovědných osob.

Díky integraci nástrojů MS Office a MS Excel services vidí nejen management, ale i daní uživatelé, on-line parametry plnění plánů a reálný pohled na vývoj a detail zákaznické struktury, což umožňuje individuální práci se zákazníkem a jednoduché SWOT analýzy k zajištění zvýšení naší účasti při jeho prodejích, což je jistě cílem každé obchodní společnosti.

Společně s integrací controllingu mohu konstatovat, že se naše firma opět dostala o krůček dál a zaslouží si právem, tak jak byla zvolena našimi zákazníky v nezávislé anketě "IT Distributor roku", slogan "Jednička v e-businessu."

Vítězslav Paszek, risk and insurance manager

Možnosti Sharepointu, které jsme nově začali používat na našem kreditním oddělení, mě velice překvapily a to v pozitivním smyslu. Po zahájení používání tohoto systému došlo k tomu, že efektivita komunikace mezi obchodním a kreditním oddělením je daleko vyšší a také došlo ke zkvalitnění zpětné vazby na zadané žádosti.

Dalším znatelným přínosem je to, že veškeré žádosti, které se týkají kreditní problematiky, jsou centralizovány na jednom místě a je možno je jednoduchým způsobem filtrovat a kontrolovat.

V neposlední řadě jsme získali významný zdroj historických informací, ve kterém můžeme i po několika měsících či letech přesně vysledovat jednotlivé změny a pohyby u každého zákazníka.

Rostislav Vybíral, e-business ředitel

V čem vidím přínosy projektu?

1. Definitivně zprovoznění centralizovaného firemního "enterprise portálu" na bázi nejnovějších technologií. Pokoušeli jsme se o to již dříve, ale z časových, kapacitních a zejména know-how důvodů se nám to podařilo jen z malé části.

2. Důsledné oddělení reportování od ERP systému. To umožnilo významně snížit zatížení ERP systému a optimalizovat jeho nejdůležitější a nejpoužívanější funkce.

3. Komunikace klíčových ukazatelů probíhá nyní efektivně "on demand", nikoliv jako smršť nevyžádaných e-mailů, které nikdo z časových důvodů nečte. Nalezení potřebných informací je velmi snadné a rychlé.

4. Využití všech dostupných vlastností použité technologie umožňuje postupně centralizovat dosud distribuované intranetové aplikace, jejichž vývoj a údržba je nákladná a neefektivní. Vše je zdokumentováno, dále se vyvíjí a existuje relativně dobře organizovaná podpora.

Použití nových a neznámých technologií samozřejmě přináší problémy zejména pro uživatele, kteří byli zvyklí na svůj způsob práce a neradi ho mění. Naše zkušenost u tohoto projektu je z tohoto pohledu velmi pozitivní a uživatelé naopak vítají nové možnosti, na které poměrně dlouho marně cekali.

Petr Suk, vedoucí prodejního týmu

Každá velká společnost postupem casu začíná řešit problém sdílení informací a jejich správného toku. Stejná situace nastala i v ATComputers.

Klasická e-mailová komunikace spolu se sdílenými adresáři v tomto případě se již nejevila efektivní, docházelo ke "komunikačnímu šumu" a to vše mělo za následek, že mnohdy takto publikované informace neposloužily účelu, pro nějž byly určeny.

Implementace MS Sharepoint nám pomohla v mnoha ohledech. Data poskytovaná uživatelům systému na základě vymezených práv jsou přístupná na jednom místě v přehledné formě, takže nikdo již neztrácí čas marným hledáním adresářů na serveru firmy nebo složky "Outlooku", ve které by se požadovaná informace mohla nacházet. Systém nám kromě zjednodušení přístupu k denně používaným vyhodnocovacím sestavám výsledků společnosti umožnil sledování požadavků zaměstnanců jednoho oddělení na oddělení druhé. Specielně poslední zmíněná věc nebyla bez nástroje Sharepoint absolutně možná, což mělo za důsledek nedořešení obchodních případů nebo ztrátu obchodních příležitostí.

Na základě uvedených důvodů mohu říci, že zavedení MS Sharepoint pokládám za důležitý krok pro budoucí fungování firmy. Bez informací ve správném složení na správném místě by totiž určitě nebylo možné držet růst ekonomických ukazatelů společnosti v plánovaných mezích.

Realizovali jste v minulém roce zajímavý projekt v oblasti controllingu nebo finančního řízení, který přispěl k zefektivnění systému řízení či úspoře nákladů? Porovnáním a sdílením zkušeností z projektu nyní máte šanci své zkušenosti rozvíjet. Získejte odborné zhodnocení a některou z připravených cen. Vyhlášení a předání cen za nejúspěšnější projekty se uskuteční 14. - 15. 5. 2009 na CFO fóru na Štiříně. První cena je spojena s finanční odměnou ve výši 1000,- EUR. Projekty budou hodnoceny nezávislým řídícím výborem v čele s profesorem Bohumilem Králem z Vysoké školy ekonomické v Praze.

Přihlásit k účasti se můžete e-mailem na info@point-consulting.cz do 20. 4. 2009, což je i termín odevzdání projektů. Vaše dotazy zodpoví Eva Kybicová, tel. 234 718 769, kybicova@point-consulting.cz. Bližší informace na www.point-consulting.cz/cp nebo na info@point-consulting.cz

Úrovně zobrazení podle přístupových práv

Úhrnné součty

Formulář pro metadata

* Controllingový projekt roku - vítězná práce

** Controllingový projekt roku - 2. pořadí