Cílová skupina: zaměstnanci

S cenou Institutu interní komunikace (IIK) Grand Prix se chce pořádající sdružení odlišit především v míře zpětné vazby, kterou soutěž oboru interní komunikace přináší. Úkolem osmičlenné poroty nebylo jen vybrat vítěze čtyř kategorií, ale i poskytnout verbální hodnocení úrovně prací, které je k dispozici veřejnosti.

Tištěná publikace

Zadavatel: T-Mobile

Projekt: Magazín Echo

Účel projektu: Nástroj interní komunikace, prostřednictvím kterého informujeme zaměstnance o aktuálním dění ve společnosti.

Cíle: Připravovat atraktivní magazín nikoli pro zaměstnance, ale o zaměstnancích.

Dosažené úspěchy: Nejdůležitější je obliba magazínu mezi čtenáři-zaměstnanci. Z průzkumu čtenosti vyplynula popularita magazínu, vysoká čtenost a zvyšující se počet kolegů, kteří se chtějí podílet na jeho výrobě.

Důvody pro ocenění: Pečlivě zpracovaná interní publikace, vytvářená interními zdroji, bez PR agentur, s důrazem na zaměstnance, jejich pracovní i osobní život.

Měřitelné výsledky: Ih-ned po vydání je celý náklad magazínu okamžitě ze stojanů rozebrán.

Výběr z hodnocení poroty Velice mne zaujalo nastavení konceptu časopisu o zaměstnancích a také to, jak se tento záměr redakci podařilo vtipným a zajímavým způsobem dodržet. Chybí mi detailnější informace o spokojenosti zaměstnanců s časopisem a čtenosti. Je zmíněn výzkum, očekávala bych, že jeho výsledky budou předloženy. Okamžité rozebrání časopisu je hezký ukazatel, ale pokud neznáme náklad a počet zaměstnanců, těžko se hodnotí.

Svěží, výborný obsah a forma. Z časopisu přímo dýchá "pracujme společně - jde nám to a baví nás to - vytrvejme a buďme stále ve střehu". (...) Časopis zaměstnancům vhodnou formou zprostředkovává všechny souvislosti jejich byznysu a přímo "vysílá" signály zájmu o spolupráci.

Elektronická komunikace

Zadavatel: Skupina ČEZ

Projekt: Podpora firemní kultury "Naše principy"

Účel projektu: V roce 2005 byly ve Skupině ČEZ zavedeny principy kultury orientované na výkon, zaměstnanci ani po 3 letech tyto principy nepřijali za vlastní. Bylo potřeba komunikovat principy srozumitelněji a zvýšit ztotožnění zaměstnanců s firemními hodnotami.

Cíle: Dát principům novou, srozumitelnější podobu;

definovat a v praxi ukázat, jaké jednání se od zaměstnanců očekává, a zvýšit tak jejich porozumění;

motivovat zaměstnance, aby jednali podle principů a šli ostatním příkladem.

Popis: Dlouhodobá komunikace byla rozdělena do tří fází podle cílového vnímání zaměstnanců. Klíčovým nástrojem byla microsite na intranetu.

Fáze informační (launch a implementace) měla navodit u zaměstnanců stav, kdy principy znají a ví, jak podle nich jednat, a to v rozdílných pracovních segmentech. Nástroji byly např. edukační video, test na 7 modelových situacích či soutěžní anketa.

Fáze aktivační. Vybrali jsme 7 zaměstnanců - představitelů jednotlivých principů, kteří se stali aktéry kampaně a šli příkladem. Zapojili jsme nižší a střední management do analýzy firemní kultury a do realizace konkrétních kroků (konaly se workshopy a byly vytvořeny akční plány).

Fáze motivační přispívala k pochopení, že dodržování principů se vyplatí každému, zlepší se výkon, prostředí a vztahy na pracovišti. Klíčovým prvkem bylo poděkování, tedy nástroj okamžitého ocenění zaměstnanců za jednání podle našich principů - formou poukázky Flexi Pass a děkovací karty (intranetová aplikace).

Důvody pro ocenění: Jedná se o dlouhodobou, ucelenou kampaň, která jasně prostřednictvím internetové aplikace vysvětluje požadované jednání podle principů, ukazuje jednání v praxi, oceňuje zaměstnance a ostatní motivuje.

Měřitelné výsledky: Projekt dosáhl vysoké penetrace mezi zaměstnanci a nadstandardně velkého zájmu. Za první měsíc portál navštívilo 4881 zaměstnanců, počet zobrazení stránek byl 5526. V druhém měsíci portál zaregistroval návštěvu 2606 zaměstnanců s 2991 zobrazeními stránek. (Pro srovnání top zprávy obvykle mají 1500 /významná skupinová oznámení/ až 3000 (novinky z oblasti platů a benefitů/ zobrazení za měsíc.)

Výběr z hodnocení poroty Elektronický projekt Principy je velmi robustní záležitostí. Ačkoliv nejde o nijak extrémní kreativitu a inovativnost, je třeba ocenit důslednou propracovanost komunikace do jednotlivých fází, kde se nezapomnělo ani na aktivaci a motivaci. (...) Chybělo mi větší provázání do praxe, workshopy s nižším a středním managementem mi přijdou jako nepodkročitelné, ale mohlo to jít hlouběji (...) Ale chápu finanční limity takové akce. (...)

Změnit chování lidí je vždy obtížná věc a ČEZ k tomu přistoupil skutečně inovativně. Systém zasílání poděkování mne skutečně nadchl, druhou stránkou věci je ovšem používanost a efektivita řešení, které zde má i přes výrazný počáteční zájem prozatím klesající tendenci.

Komunikační strategie

Zadavatel: DHL IT Services

Projekt: Value Wheel Survey

Účel projektu: DPDHL, mateřská firma IT Services, realizuje každý rok zaměstnanecký průzkum, jenž má ale limitovaný počet otázek bez možnosti je ovlivnit. Výsledky z roku 2009 nebyly pro IT Services moc pozitivní, k čemuž přispěly i početné programy změn, které IT Services realizovalo. Proto jsme měli urgentní potřebu zjistit více.

Cíle: Zmapovat celkový obraz zaměstnanců o IT Services a využít informace k budování firemní strategie, potažmo strategie komunikační.

Popis: Provedení výzkumu na reprezentativním vzorku 10 % zaměstnanců, celkem 270 pohovorů. Respondenti měli určit 5 až 8 hodnot a vlastností spojených s naší organizací, ohodnotit jejich současný stav a navrhnout konkrétní zlepšení IT služeb. Celkem bylo získáno 1522 individuálních hodnot, které byly vytříděny do 10 kategorií.

Základní ideou byly rozhovory 1 : 1, využívající koučovací techniky - zaměstnanci mluvili o tom, co sami považují za důležité, a nelimitovali jsme je uzavřenými otázkami.

Využili jsme metody "hodnotového kola", kde jsme se otevřenými otázkami ptali na současné hodnoty naší firmy a na hodnocení naší úspěšnosti. Takto jsme zjistili, co je pro lidi důležité, a kde má naše organizace v očích zaměstnanců nejsilnější a nejslabší stránky. Zjistili jsme ideální představu zaměstnanců o naší firmě a nápady, jak se posunout vpřed.

Důležitý byl i nápad, jak data zanalyzovat a srozumitelně prezentovat. Řešením byl tzv. "cloud", který jednotlivé hodnoty graficky vyobrazoval podle velikosti a barevnosti ve vztahu k počtu vyjádření a ohodnocení, takže výsledky byly na první pohled zřejmé.

Byla vytvořena on-line databáze témat z rozhovorů, v níž lze např. vyselektovat názory konkrétního oddělení v konkrétní skupině. Tato dynamická databáze by se stala revolučním nástrojem v rukou managementu i komunikátorů, jestliže by umožňovala dohledání informací a vyselektování případných bloků ve vnímání nějakého konkrétního tématu. To umožňuje strategické plánování na nejvyšší úrovni se zohledněním názorů zaměstnanců.

Důvody pro ocenění:

Prostřednictvím projektu Value Wheel Survey se vedení společnosti mělo možnost dozvědět, jak zaměstnanci vnímají situaci ve firmě, co je důležité pro ně a kde vidí slabá a silná místa, aniž byla limitována témata či otázky. Tímto způsobem by mohli zaměstnanci přispět k tvorbě strategie ve firmě na následujících 5 let.

Součástí kreativního řešení byla především prezentace výsledků, které byly nesmírně komplexní (1500 hodnot). Řešením se stala databáze, která umožňuje jednoduchou orientaci a dohledatelnost jakýchkoli vyjádření jednotlivých skupin recipientů.

Měřitelné výsledky: Projekt trval půl roku od plánování až po spuštění databáze, vše realizováno interně. Nová pětiletá strategie firmy IT Servi-ces se zakládá na výsledcích Value Wheel Survey. Další vlnu plánujeme v roce 2012.

Výběr z hodnocení poroty

Použití koučovacích technik a 1 : 1 rozhovorů je velice účinné, protože přináší nejen vhled společnosti do "issues" zaměstnanců, ale díky času, který se zaměstnanci stráví, jim přináší i pocit důležitosti a to, že je pro společnost názor jejich a ostatních zaměstnanců důležitý. Kromě využití v celkové strategii mi chybí informace o tom, jaký konkrétní přínos tento nástroj pro DHL měl. Také bych ocenila informace o tom, jak se zpětně výsledky Value Wheel prezentovaly zaměstnancům. (...)

(...) Oceňuji hloubku záběru, se kterou model pracuje, i možnost detailního pohledu, který umožňuje přijímání konkrétních opatření a přenos nástroje do praxe. (...)

Výborně provedená práce, přesahující rámec interní komunikace, vstupující do samého centra fungování a určování směru společnosti. (...) Návaznost kampaně a komunikace do firmy mohla být propracovanější nebo doplněná.

V kategorii Událost byly posuzovány jen dva projekty, z nichž projekt akvizice zaměstnanců ČEZu nebyl hodnocen - porota se neshodla, zda jde o interní komunikaci, nebo interní marketing. Druhý projekt, manažerská konference České pojišťovny, získal Čestné uznání.

"Projekt DHL IT je jedinečný průzkum, v němž mimo jiné zaměstnanci mohli přispět k tvorbě strategie firmy na příštích 5 let."