Udělejte si pořádek v datech. Jednotný informační systém pomůže s daněmi i vyřízením objednávek

Smlouvy, faktury, projekty, kontakty na zákazníky a obchodní partnery, daňová evidence − i drobní podnikatelé potřebují zpracovávat různorodou agendu v elektronické podobě, aby udrželi své podnikání v chodu. Prvním krokem bývá využití běžných kancelářských aplikací typu Microsoft Office a účetního programu. Oddělená správa agendy má však svoje úskalí − zjednodušeně řečeno, je velmi složité udržet si v datech pořádek.

Poměrně složitě se také řeší sdílení dat mezi více uživateli a jejich zálohování. První z těchto problémů komplikuje práci, druhý může v případě ztráty dat způsobit nenapravitelné škody. Proto pokud firmy potřebují řešit svoji agendu komplexněji a ve větším týmu, nasazují plnohodnotný informační systém. Podnikatelé přitom stojí před řadou otázek, které musí vyřešit, aby byli schopni novou součást infrastruktury své firmy využít naplno a efektivně.

Jak začít?

Bylo by nerozumné pustit se hned na nákladnou a časově náročnou cestu vývoje informačního systému na zakázku. Existuje dostatek hotových řešení, ze kterých lze vybírat. Dodavatelů podnikových informačních systémů jsou na českém trhu desítky a jejich produkty lze často zdarma vyzkoušet a zjistit, zda vám jejich logika, nabídka funkcí, styl práce a ovládání budou vyhovovat. Podnikové informační systémy bývají modulární, takže lze začít se základní sadou funkcí (správa kontaktů, zakázek, fakturace či účetnictví) a postupně je rozšiřovat.

V některých specializovaných odvětvích je cesta zakázkového vývoje nevyhnutelná. "K tomu, abychom měli spokojené a loajální klienty, bylo nutné zainvestovat do našeho informačního systému. Konkrétně využíváme na míru připravený systém pro zadávání a sledování zakázek až do předání hotového obleku, košile, bot a doplňků. U každého klienta sledujeme všechny detaily, jako jsou míry, střihy, změny, úpravy, mate­riály, komunikace, fakturace, termíny dodání a tak dále. Jsme propojeni s našimi dodavateli a výrobci, a proto vše můžeme sledovat on-line v reál­ném čase," říká Ivana Škopíková, jednatelka zakázkového krejčovství Delor Private Tailoring.

Pro nasazení informačního systému budete potřebovat vlastní server, ke kterému se budou připojovat uživatelé jeho služeb ze svých počítačů. Do nákladů bude třeba započítat i instalaci a úvodní nastavení nového systému a rovněž i platby (nejčastěji roční) za licence pro jednotlivé uživatele.

Zapojte cloud

Jestliže vám nevadí angličtina, vyplatí se zapátrat na internetu a třeba si vyzkoušet některou z cloudových služeb − svá data budete mít uložená na vzdálených serverech a připojovat se k nim budete pomocí internetu. Takové řešení přináší mobilitu, díky které budete mít firemní informace kdykoliv po ruce nejen v notebooku, ale i v tabletu či smartphonu.

"Informační systém nám šetří mnoho času a dovoluje nám rychleji reagovat na požadavky zákazníků a interní procesy. Od kalendáře po smlouvy je pro mě vše transparentní a potřebné informace mohu sdílet s kolegy. Dnes již není praktické mít data uložená lokálně, proto používáme informační systém jako cloudovou službu," říká Čeněk Ohanka ze společnosti CSI Leasing Czech.

Mobilita je ale jen jednou z výhod cloudových informačních systémů. Přínosem je i to, že jejich počáteční instalace se obejde bez jednorázových investic do serveru či dalšího vybavení − informační systém i veškerá data se nacházejí na serverech poskytovatele cloudové služby.

Platí se jen za počet uživatelů, často na měsíční bázi. To vše šetří náklady na straně podnikatele, který se může flexibilně rozhodnout, jakou úroveň služby a pro kolik uživatelů si předplatí. Základní verze služeb s omezenými funkcemi lze v některých případech využívat zdarma.

Bezpečnost na prvním místě

Firemní informační systém ze své podstaty uchovává citlivá data, která se nesmějí dostat do nepovolaných rukou a zároveň musí být spolehlivě zálohována, aby nedošlo k jejich ztrátě.

Podle průzkumu společnosti Safetica a Komory certifikovaných účetních mezi finančními manažery už o citlivá data přišly zhruba tři čtvrtiny českých firem. V pětině případů přitom škoda dosáhla jednoho až pěti milionů korun, nejčastěji byla vyčíslena v řádu stovek tisíc.

Pomiňme nyní, že podle zmíněného průzkumu stojí ve více než polovině případů za únikem firemních dat sami zaměstnanci, a zaměřme se na technickou stránku zabezpečení.

Podnikatelé se často domnívají, že pokud si budou svá data spravovat sami, v rámci své firemní sítě, dosáhnou tak dostatečné míry jejich zabezpečení. Jde o častý argument pro upřednostnění informačního systému nasazeného na vlastním serveru před cloudovou službou.

Především v případě malých firem, které nemohou do zabezpečení své infrastruktury investovat mnoho peněz a času, je ovšem využití cloudové služby pro jejich data mnohem bezpečnější volbou. Spolehlivý poskytovatel cloudové služby totiž pro své zákazníky zajistí mnohem vyšší úroveň zabezpečení a dostupnost dat, než jaké je se svými zdroji schopna dosáhnout menší firma.

Otázka zabezpečení je velmi důležitá také u mobilních zařízení. Ztracený nebo odcizený smartphone, tablet či notebook se při nedostatečné ochraně může snadno stát branou k firemnímu informačnímu systému, a to ani nemluvíme o datech uložených přímo v zařízení.

Chcete-li využít značné výhody mobility, nezapomeňte také na zabezpečení koncových zařízení. Základem je dostatečně silné heslo pro jejich spuštění, šifrování jejich disku či úložiště a rovněž i nasazení softwaru, který dokáže na dálku zablokovat a kompletně vymazat ztracené zařízení. V případě smartphonů a tabletů s operačními systémy Android a iOS jsou tyto nástroje ve standardní výbavě a stačí je pouze aktivovat.

Zabodujte u svých zákazníků

Pokud se rozhodnete investovat čas a peníze a nasadíte ve své firmě nový informační systém, měli byste tak činit nejen z nutnosti zvládnout firemní agendu, ale brát to i jako další krok v rozvoji vašeho podnikání. Správně zvolený informační systém vám pomůže zefektivnit provoz firmy, ale také povýšit úroveň komunikace se zákazníky. Dostupnost dat a funkcí informačního systému v chytrém telefonu nebo tabletu ocení nejen majitelé firem, ale také zaměstnanci, kteří potřebují pracovat na cestách nebo přímo u zákazníka.