Zakazovat internet v práci se nevyplatí. Lepší je zaměstnance motivovat a správně zadávat úkoly

Když si před lety nechalo vedení jihočeské dřevařské firmy Kasalova pila udělat kvůli přetíženému serveru kontrolu počítačů, nestačilo se divit. Ze zhruba padesáti lidí, kteří na počítačích měli pracovat, jich opravdu pracovalo asi 20.

Za kratší i delší intervaly, které více než polovina lidí trávila na síti sledováním soukromých věcí, rozdalo tehdy vedení srážky ze mzdy, důtky a s šesti lidmi rozvázalo pracovní poměr dohodou. Dva zaměstnanci museli dokonce skončit okamžitě. Jeden z nich se kvůli tomu s firmou soudil až u Nejvyššího soudu a prohrál. Druhý byl úspěšnější, u okresního soudu vyhrál, protože na internetu nestrávil tolik času.

"Vedení podléhalo klamné iluzi, že si vedoucí své podřízené zaměstnance hlídá," uvedl k tehdejší situaci současný ekonomický ředitel Zdeněk Pavlovský.

Tento sedm let starý případ poprvé upozornil na fenomén, který firmy trápí pořád, jak zajistit kontrolu zaměstnanců.

Hodina na Facebooku

"Naše statistiky uvádí, že zaměstnanci v komerční sféře tráví až 12 procent času (tedy přibližně hodinu denně) mimopracovní aktivitou. Celoročně jsou největšími lákadly sociální sítě, zpravodajské weby a vyřizování soukromé pošty," uvádí Martin Ondráček ze softwarové firmy Sodat software, která se zabývá výrobou monitorovacích softwarů.

"Vyčíslíme-li dvanáctiprocentní ztrátu času u relativně malé firmy o 50 zaměstnancích, dostáváme se na 2,4 milionu korun za rok. Zaměstnavateli pak vzniká ztráta nejen v podobě vyhozených peněz za neefektivní práci, ale také v podobě neodvedené práce," vypočítává Ondráček.

Takzvaná prokrastinace - tendence k odkládání a neplnění úkolů - je stále více fenoménem zaměstnanců v kancelářích nebo lidí na volné noze. "Ve velkých korporacích lidé často postrádají smysl své práce, protože není hmatatelná," říká Petr Ludwig, autor knihy Konec prokrastinace, který dělá pro firmy školení, jak bojovat s tímto problémem.

Zakázat, nebo povolit?

Aby zaměstnanci v pracovní době neutíkali na sociální sítě, řeší firmy různě − častým a oblíbeným způsobem je třeba monitorování jejich aktivit.

Podle výrobců monitorovacích softwarů se nepracovní aktivita zaměstnanců snižuje v průměru až o 80 procent, když vědí, že jsou sledováni. Proti sledování na firemních počítačích ale existuje jednoduchá obrana − zapnout si Facebook nebo mail na soukromém mobilu.

Pokud firma nechce monitorovat, může svým zaměstnancům zakázat přístup na stránky, které k práci nepotřebují nebo které představují bezpečnostní riziko. Touto cestou jde část firem z oblasti bankovnictví a pojišťovnictví oslovená HN. V České spořitelně se tak nedostanete třeba na stránky s erotickou tematikou, k internetovým hrám nebo bulváru.

Přísnější opatření mají v Kooperativě. "Přístup na většinu sociálních sítí je limitován a podléhá schválení nadřízeného konkrétního zaměstnance," uvádí mluvčí pojišťovny Milan Káňa. "Výpočetní technika je určena pro práci, ale určité soukromé využití je většinou tolerováno, pokud nenarušuje bezpečnost IT nebo plnění pracovních povinností," dodává.

Na vině jsou manažeři

Pokud firma přichází tímto způsobem o miliony, chyba nemusí být vždycky na straně zaměstnanců. Není výjimkou, že se stejně se chovají i nejvýše postavení manažeři.

"Když prokrastinují zaměstnanci, v drtivé většině případů je to chyba nedostatku vůdčích dovedností nadřízených," říká Ludwig. Sledování aktivit zaměstnanců na internetu přitom podle něj k větší efektivitě v práci nepomůže.

"Je to založené na schopnostech vedoucích, aby uměli svoje lidi správně motivovat, správně zadávali úkoly. Tohle se nedá vyřešit pravidly, je to spíš o měkkých dovednostech, o motivaci. Zakazování internetu je řešení toho problému, když už je pozdě," vysvětluje.

Takový přístup zastávají firmy jako Avast nebo Microsoft, kde je používání internetu neoddělitelnou součástí práce. "Prostor pro to, aby si zaměstnanci zohlednili své soukromé potřeby i během dne, zpravidla vede ke zvýšení jejich spokojenosti, což se pozitivně odráží v jejich výkonu," říká Dagmar Ševčíková, personální ředitelka Microsoftu v ČR, a potvrzuje tak slova odborníků na osobní rozvoj − spíše než sledovat je potřeba naučit se lidi řídit jinak, než tomu bylo dříve.

Od monitorování upustila i Kasalova pila, jejíž případ na sledování v práci poprvé v Česku upozornil. "Snížili jsme počty zaměstnanců pracujících na počítačích, zefektivnili jsme systém. Hlavní je ale dobré vedení − pokud ve firmě funguje, tak si samo ohlídá, jestli jsou zaměstnanci dostatečně vytížení, a nemají tak čas brouzdat na internetu," říká současný šéf firmy Lubor Kasal.

Ještě pokrokovější řešení vymysleli ve Švédsku. Některé firmy tam zkrátily pracovní dobu z osmi na šest hodin, výši mzdy nechaly stejnou. Experiment má pozitivní výsledky, vyšší produktivitu práce.