Audit firemního tisku - správná cesta k úsporám

Slovo audit působí ve většině firem jako strašák, ne vždy si zaměstnanci uvědomují, že má přinášet pozitivní rozhodnutí, změny hospodaření ve firmě a nápravu všech nedostatků ve financích. Audit tiskových služeb by však měl být stoprocentně chápán jako klíč ke všem informacím o stávajícím tiskovém řešení ve firmě. Současný stav může být totiž zcela nevyhovující a již jen modernizace strojů a jejich nové uspořádání mohou značnou část problémů vyřešit a přinést nemalé úspory.

Tisk dokumentů - kolik, jakých, kde

Vedení firmy by mělo mít ve většině případů absolutní přehled o tom, co se děje ve firemní síti, co se děje s dokumenty. Kvalitně provedený audit dokáže identifikovat hluchá místa a nevyužité tiskárny, které jsou tak zbytečně nákladné, a také odhalí tisková zařízení, která jsou naopak přetěžována, a proto generují zvýšené náklady na servisní zásahy. Dokáže také zpracovat přehledy tiskových kopií, průměrné počty kopírovaných a skenovaných dokumentů, počty barevných a černobílých tisků. Audit prokáže, které dokumenty je nutné tisknout v barvě a kde stačí pouze černobílé tisky.

Typické výsledky - jak si vedou české firmy

Klasický model, který by šel použít na 99 % společností, neexistuje. Nejčastěji funguje na chodbě jedna barevná tiskárna A3, v kanceláři ředitele, na osobním a ve financích jsou pak většinou osobní barevné tiskárny, které nejsou sdílené v síti. Co se týká nastavení práv na jednotlivých strojích, pak se nejčastěji o nějakém nastavení nelze bavit vůbec. Neexistuje výchozí nastavení, které by se obecně používalo - systém se nastavuje podle vnitřních pravidel v dané firmě.

Návrh řešení

Na základě provedeného auditu pak nastává fáze návrhu řešení. Ideálním řešením je nějaký softwarový nástroj pro správu tisku. Vedení firmy tak může dostávat pravidelné reporty ušité na míru, kde vidí, kdo a jak tiskl, jestli barevně, černobíle, kdy a v jakém počtu. Tím získává přehled o využití jednotlivých zařízení, jak který uživatel a jak která tiskárna tiskne. Softwarový nástroj, jako je např. řešení MyQ, pomůže změřit objemy tisku na jednotlivých místech a na základě těchto objemů je možné navrhnout cílový stav, jak by uspořádání tiskového parku mohlo u zákazníka vypadat. Odsouhlasení cílového stavu zákazníkem je pro fázi návrhu řešení stěžejní, pak se už stačí se zákazníkem dohodnout, jak toho docílit, a domluvit se na způsobu financování.

Úspory nákladů

Zkušenosti s auditem tiskových služeb prokazují, že při správném vyhodnocení výsledků a nasazení kvalitního tiskového řešení dosáhne firma minimálně třicetiprocentních úspor provozních nákladů. Software pro správu tiskových služeb dokáže firmě nastavit a udržet vnitřní pravidla pro tisk. Nemusí vždy jít jen o restrikce a zákazy používání barevného tisku. Vhodnější je zpětná kontrola a možnost flexibilních úprav a změn podle aktuálních reportů. Tím, že se nasadí software pro správu tisku, zajistí se hlavně snížení objemu tisku. Každý uživatel ví, že je s každým dokumentem identifikován, a bude tak vidět i v reportech. Nedochází k nechtěným tiskům nebo k tisku dokumentů nekompletních. Lze ušetřit 25-30 procent objemu tištěných dokumentů, což jsou již poměrně viditelné náklady. Klesne i procento hlídaných tisků - pokud firma nemá přehled, co a jak se ve firmě tiskne, pak lze zavedením softwaru docílit až 60-70procentní úspory nákladů. A to už jsou položky, které jsou v měsíčním rozpočtu znatelné.

Petr Kváča, target sales manager Janus

Článek byl publikovám v ICT revue 3/206.