Většina advokátů stále bere IT jako podružnou službu

Systém pro správu advokátní kanceláře SingleCase využívá v Česku a na Slovensku více než 150 advokátních kanceláří, loni to přitom byla jen polovina. Český software navíc slaví první úspěchy i na zahraničních trzích. S jeho zakladatelem a CEO, Pavlem Krkoškou, jsme hovořili na téma podnikání advokátů a příčinách, které brání advokátním kancelářím v modernizaci.

Ve své práci se potkáváte s desítkami advokátních kanceláří. Jak podle vaší zkušenosti vypadá současný trh advokátních služeb?

Máme nyní mezi klienty necelé dvě stovky kanceláří, od těch nejmenších po velké - s dalšími stovkami jsme se za poslední 4 roky potkali. Myslím si, že není moc lidí, kteří by měli lepší šanci podívat se pod pokličku fungování českých právníků - přesto je pro mě těžké cokoli zobecnit. Trh je velice heterogenní, rozdíl mezi pražskou boutique kanceláří a advokáty na malém městě je enormní.

Často se říká, že advokáti jsou velice konzervativní...

S tím vlastně nesouhlasím. Na trhu vidíme zvláštní paradox. Zatímco samotní právníci reagují na moderní trendy v komunikaci úplně stejně jako kdokoli jiný, používají Facebook, Instagram a všechny myslitelné internetové služby, jakmile začnou budovat firmu, vrátí se bez rozmyslu do zažitých kolejí tradiční profese a volí zastaralé metody. Za velký problém považuji nedůvěru až opovrhování technologiemi a netransparentnost kanceláří - ta se projevuje nejen k zákazníkům, ale i k potenciálním zaměstnancům.

Čím je to podle vás způsobeno?

Kancelářím se díky ekonomické situaci a bariérám vstupu na trh daří, často tak vlastně necítí tlak cokoliv měnit. Nedůvěra k technologiím a neochota ke změně vyplývá možná i z lehké arogance: "My jsme to přece vymysleli už dávno a nejlépe". Co na tom, že to bylo před 15 lety, kdy svět fungoval trochu jinak.

Jaké faktory brání advokátním kancelářím začít se měnit?

Jako nejdůležitější faktor vnímám chybějící vzdělání a podporu, ať už ze strany právnických fakult, nebo advokátní komory. Ona samozřejmě neexistují jednoduchá řešení, ale podstata problému zůstává stejná - svět se radikálně mění a advokátní kanceláře mají často pocit, že jich jediných se to vlastně netýká. S tím je spojen taky nedostatek pozitivních příkladů. Pro začátek by stačilo ukázat, že to jde dělat jinak, vyprávět o nových možnostech, poskytnout inspiraci. Dobrých příkladů z podnikatelské praxe je spousta, nikdo se ale nepokusil je nějak uceleně přenést do reality advokátních kanceláří. Proto v dubnu pořádáme konferenci Outlaw, kde bychom chtěli dostat na jedno místo neprávní odborníky a progresivní advokáty.

Na co by se tedy měli advokáti zaměřit?

Na kvalitu služby pro zákazníka, tu určuje i transparentnost. Zrevidovat si celý proces - od domluvení zakázky přes odpovědnost za realizaci až po výslednou fakturaci. Obvykle lze na této cestě najít spoustu děr - od nedostatečné delegace přes malou kompetenci zodpovědné osoby, která není informována o všech detailech, až po fakturaci, kterou provádí někdo úplně jiný (a naopak zodpovědný právník do ní nevidí). Partneři mají často pocit, že musí hlídat každý kousek procesu - ironicky to často vede k chybám, neshodám a nespokojenosti zákazníka. Nehledě na to, že tím vytváří velice demotivující prostředí pro zaměstnance. S tím souvisí i systém odměňování právníků na základě odpracovaných hodin, který sám o sobě vede ke spoustě špatných návyků.

Narazil jste na samotné klienty - Jak se potkává očekávání klientů, kteří za advokáty přichází, s tím, co se jim dostává za služby?

Když jsme si dělali rok zpátky výzkum mezi lidmi, kteří měli čerstvou zkušenost s právníky, bavili jsme se nejčastěji o jejich nedůvěře vůči advokátovi a šířeji v právní systém. Ať už to je, či není opodstatněné, lidé nevědí, jestli v advokátovi najdou parťáka, který za ně bude bojovat, nebo někoho, kdo z nich jen vytahá peníze. Bohužel je stále hodně advokátů, kteří klienta nezastaví v nesmyslném sporu nebo mu naúčtují více, než kolik může vysoudit. Problém vidím v tom, že kvalitní advokáti se neumí prodat a vysvětlit klientům rozdíly mezi skvělou a průměrnou službou. Spousta kanceláří se o transparentnost snaží, ta ale končí někde mezi dveřmi a recepcí. Jsem toho názoru, že opravdu transparentní můžete být jen tehdy, když i poslední koncipient zná klientské sazby a ví, kolik kancelář fakturuje.

A co advokáti a moderní technologie?

Pokud pominu samotné vytváření dokumentů, v českých kancelářích se stále nejvíce používá Excel. V něm se evidují hodiny strávené na případech, vystavené faktury, lhůty, nařízená soudní jednání, finanční reporty a spousta dalšího. Je to velký rozdíl třeba oproti Německu, kde přes 70 % právníků používá advokátní systém - u nás to není ani polovina.

Co se v kancelářích nejčastěji používá za aplikace a co naopak úplně chybí?

V komunikaci samozřejmě vládne Outlook - včetně té interní. Potkali jsme jen pár světlých výjimek, které fungují s chatovacím nástrojem typu Slack. Cloudová úložiště jako Google Drive nebo Dropbox se někde používají cíleně a jinde spíše pokoutně, pro rychlé sdílení dat s klienty či kolegy. Problém je u nich s místem uložení dat a jejich zabezpečením - to je něco, co máme v SingleCase vyřešeno lépe - chcete-li, transparentněji.

Co vás nejvíce dokáže na advokátech překvapit?

Po těch čtyřech letech už máloco. Je mi líto, že většina z nich stále bere IT jako podružnou službu, pouhý servis. Stále více jich vnímá, že systém potřebují, málokdo v něm ale vidí příležitost, jak si lépe nastavit procesy, zbavit se papírů a zkostnatělých systémů řízení. Šanci výrazně si zjednodušit práci, a tak i život.

Rozhovor byl publikován v měsíčníku Právní rádce.