Jak na výběr nového informačního systému

Jeden můj známý mi po zavedení informačního systému (IS) do své firmy řekl: "Nikdy jsem si nemyslel, že je možné za pracovním stolem prožít takové dobrodružství." Ano, výběr a zavedení nového IS do organizace je tak náročný proces spojený s tolika riziky, že je možné jej bez nadsázky označit za dobrodružství. Aby mělo toto dobrodružství šťastný konec, je potřeba ještě před tím, než se do něj pustíme, najít odpovědi na několik základních otázek:

Proč vůbec zavádět nový IS?
Kolik to bude stát?
Je naše organizace na zavedení nového IS připravena?
Jaké překážky nás čekají a jak je překonat?
Chceme vytvářet IS propojováním samostatných softwarových aplikací, nebo použít komplexní IS?
Jak vybrat vhodný IS a jeho dodavatele?

V rámci rozsahu tohoto článku není možné dát podrobný návod pro správný výběr IS a jeho zavedení ve vaší firmě. S tím vám může pomoci poradce. Jak ale najít toho správného? Začnu zdánlivě nesouvisející otázkou: Víte, kolik lidí přijde ročně o střechu nad hlavou kvůli tomu, že se nechali napálit při prodeji nebo koupi nemovitosti? Je jich mnoho - a víte, proč tomu tak je? Dům člověk prodává nebo kupuje zpravidla jednou za život, nemá s tím žádné zkušenosti, snadno se tak dopustí fatální chyby. Jak často zavádíte do firmy nový IS? Proto je vhodné najít si poradce.

Kdo je to poradce pro výběr a zavedení nového IS a jak jej najít?

Záměrně nehovoříme o poradci pro výběr IS, ale o poradci pro výběr a zavedení IS. V čem spočívá rozdíl, uvedu na dvou příkladech ze života.

Příklad první: Jdete si koupit televizi a požádáte kamaráda, zda by vám s tím neporadil. Ten svolí. Když se pak rozhodujete mezi televizí za 11 nebo 10 tisíc, poradí vám tu za 10 a tisícovku si vezme za dobrou radu. Po čase zjistíte, že televize za 10 tisíc má horší parametry než ta za 11, a dokonce se hned po vypršení záruky rozbila.

Příklad druhý: Kamarád vám poradí, naučí vás s televizí zacházet, přitom poukáže na konkrétní výhody a uvede reference (zeptej se Karla, tomu jsem taky poradil)... A televize vám dodnes dobře slouží.

Hledejte tedy poradce s dobrými referencemi. Dobrou referencí rozumíme, že se za jeho přispění podařilo vybrat a úspěšně zavést IS v konkrétní organizaci, kde dodnes dobře slouží.

Připravenost na zavedení nového IS

Ještě bych řekl pár slov k připravenosti organizace na zavedení nového IS. Aby ho bylo možné úspěšně implementovat, musíme na to být připraveni, jinak to neskončí dobře.

Ideální je stav, kdy jsou v organizaci dobře popsány všechny důležité procesy, tedy jak se má co dělat a kdo je za co zodpovědný. Při nasazování IS je pak možné snáze rozbíhat jednotlivé aplikace určené k podpoře těchto procesů. Forma popisu firemních procesů není podstatná, ale určitou výhodou je jejich zachycení pomocí tzv. procesních diagramů, které urychlí jejich pochopení ze strany dodavatele IS. Pokud procesy popsány nemáme, je nasazení nového IS vhodnou příležitostí, abychom to udělali.