Od píchaček k pružným docházkovým systémům

Docházkové systémy slouží typicky k automatizaci procesů, které souvisí se sběrem dat o pobytu zaměstnance na pracovišti. Nereprezentují ale pouhou digitální variaci na historické píchačky s hodinami a papírovými kartami, jež sloužily k zaznamenávání příchodů a odchodů. "Dříve jsme znali docházkové systémy spíše jako 'píchačky', které byly pevně zabudované někde ve vstupní hale budovy společnosti. Dnes si pod pojmem docházkový systém představíme komplexní řešení správy docházky zaměstnanců, kteří mohou do tohoto systému přistupovat vzdáleně přes mobilní zařízení, ať již ze svého domova, nebo třeba ze služební cesty v zahraničí," vysvětluje Libor Ježek, manažer servisního centra společnosti Xertec.

V současnosti hrají docházkové systémy významnou roli v realizaci řady podnikových procesů. Primárně samozřejmě asistují v oblasti řízení lidských zdrojů. Umožňují plánovat směny, vyhodnocovat docházku nebo generovat podklady pro výpočet mezd. Mimo jiné samozřejmě minimalizují lidská pochybení spojená se zaznamenáváním pracovní doby.

"Docházkové systémy, pokud mají sloužit jako nástroj pro zjednodušení administrativy spojené s evidencí odpracované doby a současně umožňovat efektivní kontrolu pro nadřízené, musí počítat se všemi alternativami výkonu práce. Záleží na organizaci, jaký model svým zaměstnancům umožňuje," říká Lubomír Šmíd, produktový ředitel ve společnosti EFG CZ, a dodává: "Typicky ve sféře služeb je tento způsob častý. Pracovníci, pokud pracují na úkolových projektech, mohou dnes běžně pracovat z domu, případně jinde mimo kancelář. Terénní pracovníci také potřebují vykazovat pracovní dobu či čas strávený u klientů. Ať už z pohledu kontroly jejich vlastní docházky, ale např. i pro možnost vyúčtování poskytnutých služeb. Systémy se těmto trendům přizpůsobují."

Rozvoj funkcionalit

Mezi standardní funkcionality docházkových systémů patří plánování pracovní doby, sledování reálné docházky či hodin strávených prací a monitorování přesčasů, absencí či dovolených. Na trhu jsou k dispozici dva základní typy nabídek. Jednu reprezentují samostatné informační systémy, které se na oblast evidence docházky v podstatě specializují. Zástupci druhého typu tvoří součást jiného, obvykle rozsáhlejšího informačního HR systému. Ten nabízí vysokou míru vzájemné integrace jednotlivých modulů. Data z nástrojů pro sledování docházky přímo a automaticky vstupují do souvisejících procesů, zejména do mzdových agend, správy benefitů nebo hodnocení zaměstnanců. Samostatné docházkové systémy ale s napojením na řešení třetích stran počítají rovněž a nabízejí příslušná rozhraní. Vzájemnou kompatibilitu nástrojů je ale vhodné předem prověřit.

"Kvalitní docházkový systém je pro firmu podporou při zavádění alternativních forem organizace a výkonu práce. Dokáže totiž zajistit splnění legislativních požadavků a zároveň minimalizovat nutnou administrativu," říká Vojtěch Klimeš, ředitel vývoje OKbase ve společnosti OKsystem, a představuje také zcela praktické přínosy: "Při práci z domova zajistí rychlý přehled o lidech na pracovišti i na home officu; u terénních pracovníků může zajistit kontrolu práce v předem definované lokalitě a čase. Při zkrácených úvazcích pak přehledný nástroj pro plánování směn umožní dobře zvládnout větší počet zaměstnanců a sladění jejich individuálních požadavků."

Samostatnou kapitolu trhu docházkových systémů představují jejich inovace a přizpůsobování okolním trendům v technologiích a byznysu. Zatímco v průmyslu plní svou elementární úlohu, ve službách plně neodpovídají potřebám moderního byznysu. Pro jeho účely vykazování přítomnosti na pracovišti nebo v pracovním procesu jako takovém nepostačuje. Firmy orientované na poskytování služeb potřebují své zaměstnance hodnotit ve větší šířce i hloubce, s vyšším zohledněním jejich produktivity.

"Model 'píchaček' často přetrvává ve velkých výrobních firmách, kde fyzická identifikace nejen zajišťuje přesnost záznamů, ale může být podkladem a informací o přítomnosti zaměstnanců v různých kritických situacích a pro detailní vyhodnocování produktivity práce. V řadě společností je ale princip oboustranné důvěry přínosem, kdy jak zaměstnanec, tak i zaměstnavatel mají zájem efektivně sledovat skutečnou práci na projektech či zakázkách. Řada zaměstnavatelů pak volí různé formy kompromisu dle provozních podmínek firmy," dodává Vojtěch Klimeš ze společnosti OKsystem.

Začátek a konec docházky lze sledovat prostřednictvím různých technologií a úkonů. Nejrozšířenější typ představují nejrůznější autentizační prostředky, jimiž se zaměstnanec prokazuje při příchodu na pracoviště. Typicky jde o různé bezkontaktní karty nebo vstupní kódy. Kancelářská práce se dnes povětšinou neobejde bez služeb osobního počítače. Některá řešení pro evidenci docházky tedy sledují přítomnost jako interval mezi ranním zapnutím a odpoledním vypnutím počítače.

Podniky, jejichž zaměstnanci se běžně pohybují v terénu, ocení mobilní nástroje pro sledování pracovní doby. Obvykle jde o mobilní aplikace, jež vedle samotné evidence docházky nabízejí také další funkce, například plánování a optimalizaci výjezdů nebo sledování pohybu pracovníka v prostoru s pomocí GPS.

"Dalším trendem jsou bezesporu mobilní aplikace nebo tzv. chytré nástěnné píchací hodiny. Zaměstnanec podá žádost o dovolenou z mobilu nebo z píchaček a vedoucí mu ji schválí, taktéž z mobilu, píchaček nebo třeba z PC. Stejně jednoduše se z mobilu nebo píchaček prohlíží plán směn nebo rovnou požádá o prohození směny s kolegou. O všem pak chodí třeba e-mailové notifikace, což zásadně urychluje vnitropodnikové administrativní procesy," dodává Jan Greš ze společnosti Giriton Systems.

Funkce plánování mimo jiné slouží také pro synchronizaci týmové práce a pro kontrolu reálného stavu plnění plánu. K pokročilejším funkcím docházkových systémů patří odhady nároků a nákladů projektu či prací. Příslušné nástroje využívají historická data a pomáhají při alokaci zdrojů.

Nezanedbatelnou pomoc nabízejí docházkové systémy také v oblasti regulace pracovní doby a plnění příslušných zákonných požadavků nebo norem. Lze jejich prostřednictvím efektivně kontrolovat, zda si zaměstnanci berou předepsané přestávky nebo se střídají při pracích v provozu. Funkcionality se tedy neomezují pouze na docházku samotnou.

Typičtí uživatelé

Docházkové systémy mají podle oborových analytiků tři typy odběratelů. Nejvýznamnější skupinu tvoří útvary pro řízení lidských zdrojů. Sledování a vyhodnocování docházky patří mezi jednu z jejich standardních agend, na kterou navazují mnohé další. Druhou skupinu odběratelů reprezentují menší společnosti, jež sice mají zájem o sledování docházky, ale nepotřebují rozsáhlý HR systém. Obvykle jim vyhovuje kombinace několika základních nástrojů, jako jsou plánování prací, vykazování nákladů na lidskou sílu, napojení na mzdový program a samozřejmě samotná evidence přítomnosti na pracovišti či v pracovním procesu.

Mezi uživatele docházkových systémů se ale řadí i jednotlivci, resp. osoby, které poskytují své služby třetím stranám. S pomocí příslušných nástrojů si částečně organizují čas, využívají je pro vykazování prací nebo pro odhady náročnosti.

Tržní a technologické trendy

Světový trh docházkových systémů vloni podle informací analytiků společnosti GlobalInfoResearch vygeneroval obrat ve výši 1,78 miliardy dolarů. Segment vykazuje poměrně vysoké tempo růstu. Mezi lety 2018 a 2023 každoročně navýší svůj obrat v průměru o 8,6 procenta.

Na konci sledovaného období dosáhne hodnoty 2,91 miliardy dolarů. Zhruba polovina tržeb segmentu pochází ze Spojených států (25,46 procenta) a z Evropy (24,23 procenta). Americké firmy také patří mezi hlavní dodavatele. Docházkové systémy mají v zemi dlouhou tradici a vyznačují se poměrně vysokou úrovní vyspělosti.

Cloud computing ovlivnil segment docházkových systémů podobně jako řadu dalších oblastí softwarového trhu. Některá webová řešení, resp. aplikace typu SaaS − Software as a Service −, se dokonce řadí k těm nejlépe hodnoceným a nejrozšířenějším.

Téma cloudových docházkových systémů doplňuje Jan Gřeš, výkonný ředitel společnosti Giriton Systems: "Stále častěji se nám objevují klienti, kteří si před lety pořídili drahý docházkový systém a instalovali ho na vlastní server. Po letech má firma nejenom zastaralou docházku bez nových funkcí, především je ale tento server bezpečnostním rizikem, jelikož jejich ­zastaralá docházka nepodporuje nové operační systémy a dodavatel docházky nabídne aktualizaci opět za nemalou částku. V případě cloudového systému toto vše odpadá. Aktualizace, provoz a také zálohování, o to vše se staráme my. Klient si navíc nekupuje jednu konkrétní, která mu za pár let opět zastará, ale dostává pravidelně nejnovější aktualizace a funkce. ­Často se tak stane, že pro nějakého klienta přidáme třeba e-mailové notifikace zaměstnanců o tom, že mají v docházce chyby, a vzápětí si stejnou novinku aktivuje spousta existujících zákazníků."

Flexibilní pracovní doba a moderní či alternativní modely práce změnily požadavky na docházkové systémy. Ty musí nově umět obsluhovat i pracovníky v terénu, zaměstnance pracující z domova, individuální rozložení pracovní doby a mnoho dalších aspektů.

"Záleží na samotné společnosti, co od docházkového systému očekává. Při plném využití všech výhod, které cloud nabízí, např. práce z domova, jde spíše o oboustrannou důvěru. Není potřeba hlídat zaměstnance, zda zasedl v daný čas k počítači, ale máme možnost sledovat jeho aktuální aktivitu," dodává Libor Ježek ze společnosti Xertec.

Ani tržní segment docházkových systémů technologicky nestagnuje. Díky cloud computingu a mobilním zařízením, jak dokazují reakce redakcí oslovených zástupců dodavatelů, se staly pro uživatele mnohem dostupnějšími a z hlediska ovládání komfortnějšími. K hlavním trendům podle řady dodavatelů patří všeobecná automatizace příslušných činnosti, která stále méně zatěžuje jejich účastníky.

Ke slovu se dostávají také mobilní zařízení, která mohou sloužit jako autentizační prvky. Současně je lze využít také jako ovládací rozhraní docházkových systémů. Stranou zájmu dodavatelů docházkových systémů nestojí ani technologie pro biometrickou autentizaci. Také pro jejich nasazení lze využít poměrně dostupná mobilní zařízení.

"Biometrické prvky se používají zhruba ve 20 procentech instalací. Jsou spojeny s požadavky na bezpečnost a jednoznačnou autentizaci pracovníka v případech, kdy ji není možné technicky zajistit jinými prostředky. Jako příklad mohu uvést situaci, kdy společnost musí mít jistotu, zda osoba aktuálně přítomná na pracovišti je skutečně pracovník s příslušnými pracovními oprávněními, platnými školeními ve smyslu bezpečnosti práce a odbornostmi. Nebo povinnost organizace jednoznačně prokázat a zabezpečit omezení přístupu nepovolané osoby z důvodu ochrany výrobních technologií či procesů proti poškození, sabotáži nebo kontaminaci výrobků," dodává k tématu Lubomír Šmíd ze společnosti EFG CZ.

Komentář s tématem ochrany osobních údajů přidává Jan Gřeš z firmy Giriton Systems: "Biometrika v docházce ve formě otisků prstů nebo třeba skenů obličeje funguje, nicméně do hry vstupuje GDPR. Podle GDPR jde totiž o tzv. 'citlivé osobní údaje', a k jejich použití je tak nutný výslovný písemný souhlas zaměstnance, který je navíc kdykoli odvolatelný. Výjimkou mohou být podniky, v nichž hrozí např. průmyslová špionáž."