Trh s aplikacemi a službami v oblasti podnikové správy obsahu roste

Podnikové informační systémy pro správu obsahu neboli ECM − enterprise content management se vyznačují velmi širokou paletou funkcionalit a vysokou mírou komplexnosti, s níž prostupují organizaci, v níž byly nasazeny. Primárně slouží k tvorbě, ukládání, distribuci, vyhledávání, archivaci a řízení work flow tzv. nestrukturovaného obsahu. Posledním uvedeným termínem oboroví analytici označují v prvé řadě zdigitalizované papírové předlohy, zprávy elektronické pošty, běžné kancelářské dokumenty, nejrůznější obrazové podklady či elektronické tiskoviny.

Systémy ECM pečují nejen o životní cyklus svěřeného obsahu, ale obvykle disponují také analytickými funkcemi, jež zkoumají jeho využití. Tím přímo zvyšují efektivitu a produktivitu práce. Uživatelé totiž, v ideálním případě, získají přístup k relevantním informacím, v potřebném čase a na odpovídajícím místě.

Obecné výhody systémů pro správu obsahu komentuje Martin Duchek, manažer projektových týmů ve společnosti S&T CZ PilsCom: "Hlavní přínosy nasazení systémů ECM/DMS jsou dva. Prvním je optimalizace procesů nakládání s dokumenty v prostředí organizace, kde se předpokládá úspora nákladů na lidské zdroje. Druhým důvodem je snaha zabránit ztrátě informací o dokumentu či dokumentu samotného. Kromě toho se pomocí DMS v rámci organizace významně zpřehlední procesy a dostanou jasné hranice. Tomu předchází hlubší analýza procesů při nakládání s dokumenty, která určí, na které procesy je třeba se zaměřit a jak jsou vzájemně provázané."

Způsob, jakým dnes organizace využívají generovaný obsah, se v průběhu let významně změnil. Na tuto skutečnost zareagovali analytici společnosti Gartner a před třemi lety se rozhodli termín enterprise content management, jehož obsahovou náplň do té doby sledovali jako svébytnou tržní kategorii, opustit. Jejich nové pojetí zohlednilo právě aspekty komplexnosti a spolupráce. Nezměnil se ale pouze způsob využití obsahu v organizacích. Mnoho aplikací a služeb postupně nebo již v době vzniku rozšířilo své funkční pokrytí o vlastnosti, jež tradičně patřily do domény ECM. Jako příklad analytici uvádějí služby pro sdílení souborů, nástroje pro spolupráci nebo pro řízení podnikových procesů.

Obsah považují analytici za kritické podnikové aktivum, jež je mimo jiné úzce napojeno na organizaci interních procesů a získávání cenných informací o vlastním byznysu. Jako takový má jeho správu zajišťovat celá řada služeb, které ovšem primárně slouží jinému účelu. Jejich koordinované nasazení v podniku sladí dostupnost a využití obsahu ze strany uživatelů, systémů a aplikací. Z těchto myšlenkových pochodů se zrodil nový termín a nová analytická tržní kategorie, jež nese označení content services platform (CSP) neboli obsahové služby.

Evoluční redefinice segmentu

Samotný trh terminologická a definiční obměna výrazně nepozměnila. Zaregistrovali ji samozřejmě výrobci systémů ECM a jejich marketingová oddělení. Nejspíše již dříve sami zaznamenali stupňující se konkurenční tlak různých služeb a aplikací, které získaly větší vliv na životní cyklus podnikového obsahu. Jak ale dodávají analytici společnosti Deep Analysis, trh ECM možná prochází jistou krizí identity a obdobím významnějších změn, stále však zůstává žádaným a rostoucím segmentem.

Za stranu dodavatelů komentuje definiční inovaci David Tomaier, senior manager pro oblast document management ve společnosti Trask Solutions: "Jak napovídá sám název tržní kategorie platformy obsahových služeb, systémy ECM/DMS/CMS a další se rozšiřují do mnoha nových funkčních oblastí, jako jsou týmová spolupráce, sdílení dokumentů, komunikace nad obsahem a další. Tím se mnohdy liší nabídka platforem jednotlivých výrobců a stává se velice těžké je mezi sebou porovnávat. Je pak na zákaznické organizaci, aby na základě vlastních požadavků na funkcionality a ve srovnání s oborovými analýzami vyhodnotila vhodné systémy."

Do světa podnikové správy obsahu v posledních letech vstoupilo mnoho nových hráčů, kteří o místo na něm často ani neusilovali. Obvykle nabízejí vedle hlavní funkcionality svého produktu jisté doplňkové schopnosti, jež se věnují některé z disciplín správy obsahu. Rozšíření a obliba těchto aplikací a služeb postupně roste, na což se analytici společnosti Gartner rozhodli reagovat rozšířením definičního pojetí. "Každý obor má svoji terminologii, která pomáhá rychlé a přesné komunikaci mezi odborníky. Pokud se tedy jedná o oborovou analýzu pro profesionály nabízející tyto služby a potřebují se zorientovat v aplikacích třetích stran, kterými mohou například doplnit vlastní řešení, pak používejme zkratky a kategorizujme. Pokud ale nabízíme DMS/ECM/CMS zákazníkům, musíme hovořit jazykem kterému rozumí," dodává Martin Šolc, produktový manažer M-Files ve společnosti Kyocera Document Solutions Czech.

Nová terminologie ovšem ani v nejmenším nenaznačuje, že by komplexní platformy ECM vyklidily svou pozici ve prospěch koordinované směsice jednodušších aplikací a služeb. Podle analytiků společnosti Deep Analysis segment podnikové správy obsahu prochází postupnou změnou, kterou popisují na třech hlavních produktových aktérech.

Zmíněné komplexní platformy ECM slouží ke správě milionů až miliard souborů. Obvykle jde o velmi vyspělá řešení, jež jsou úzce navázána na řízení procesů v organizaci. Jejich pořízení patří ke zdrojově náročným počinům. I díky tomu představují, co do počtu instalací, menší část segmentu.

Na pomyslné druhé straně tržního prostoru stojí údajně stovky relativně specializovaných dodavatelů systémů pro správu dokumentů, systémů, jež z hlediska funkcionalit tvoří podmnožinu ECM. Obvykle se tito producenti zaměřují na řešení specifických odvětvových nebo obecných procesních úloh. Jako příklad první zmíněné kategorie analytici uvádějí správu dokumentů ve zdravotnictví, utilitách nebo v právních službách. Do druhé skupiny patří obecněji pojaté evidence pohledávek, faktur, obchodní korespondence nebo různých smluv.

Pro daný účel tyto jednodušší varianty systémů ECM podnikovým uživatelům postačují, a navíc si je mohou, i díky silné konkurenci na straně nabídky, dovolit. Ekonomické výhody podnikové správy obsahu přibližuje Martin Šolc ze společnosti Kyocera Document Solutions Czech: "Finanční přínos je patrný ve dvou rovinách. Firma přímo ušetří na mzdových nákladech na čas pracovníků při hledání nebo vytváření dokumentů a výrazně se sníží nebezpečí dalších výdajů v důsledku ztráty faktury před zaplacením nebo odeslání neaktuální verze smlouvy. Druhým benefitem může být to, že s pomocí kvalitního DMS mohou zákazníci řešit řadu dalších agend. Není nutné kupovat další specializované softwary a počáteční náklady se tak rychle vrací."

Vedle těchto tradičních hráčů či produktových zástupců v segmentu podnikové správy obsahu se již delší čas etabluje další. A právě pro něj se podle analytiků společnosti Deep Analysis hodí označení obsahové služby. Přístup kombinuje tradiční produkty a postupy s nově dostupnými technologiemi a službami. Řada podniků si například začala budovat vlastní systémy, které využívají kombinace veřejných cloudových služeb. V nich existují poměrně dostupné, přizpůsobitelné a výkonné nástroje pro ukládání souborů, pro jejich archivaci, analyzování nebo sdílení. Navíc se ekosystémy cloudových služeb rozrůstají o nejrůznější dílčí a okamžitě nasaditelná řešení třetích stran. "Použití cloudu pro data v rámci interních systémů, jako je DMS, je relativně nová záležitost, která je trendem až v posledních dvou až třech letech. Tato změna souvisí s posunem v myšlení managementu díky nabyté zkušenosti a také s prověřením spolehlivosti dodavatelů cloudových služeb," komentuje cloudové téma Martin Duchek, ze společnosti S&T CZ PilsCom.

Průběžný rozvoj funkcionalit v segmentu potvrzuje také Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio: "Vývoj samozřejmě kontinuálně probíhá, byť jde spíše o evoluci než o zcela zásadní revoluční změny. Pokrok je patrný zejména v posilování bezpečnosti, spolupráce, vyhledávání, rozsáhlejší integraci na další důležité systémy, jako jsou například ERP, CRM, ale také na Informační systém datových schránek nebo Registr smluv."

Současná variabilita správy podnikového obsahu nekončí ani identifikací tří dílčích segmentů současného trhu. Jak podotýkají analytici, nemalá skupina organizací o pořízení samostatného systému řešení pro správu podnikového obsahu ani neuvažuje. Potřebné funkcionality jim totiž v rámci existujícího procesního rámce zajišťují jiné informační systémy, povětšinou kategorie ERP − enterprise resource planning.

Tržní výhled

Trojici hlavních produktových zástupců trhu ECM nečeká podle blíže nekvantifikovaného výhledu analytiků společnosti Deep Analysis stejná budoucnost. Komplexním platformám pro správu podnikového obsahu, pomyslnému nebo i skutečnému vrcholu nabídky v segmentu, předpovídají postupný pokles zájmu zákazníků a ztenčující se příležitost k uplatnění. Nejde ale o nijak strmý pád s jasně vymezeným časovým výhledem.

Druhého tradičního zástupce segmentu označili analytici termínem "dostupná správa dokumentů". Jde o zmíněná oborová nebo věcně specializovaná či orientovaná řešení, která si nekladou přehnané ambice v šířce a hloubce nabízených funkcí. Jim analytici předpovídají trvalý, ačkoli nikterak vysoký růst zájmu organizací i prostoru pro tržní uplatnění. Hlavní odbytovou základnu pro ně tvoří menší podniky nebo velká oddělení korporací. Osloví je zejména jednoduchostí implementace, přednastavenými a věcně či oborově relevantními funkcemi a předpokladem poměrně rychlé návratnosti investic.

Třetí produktovou skupinu v segmentu ECM reprezentují specifické obsahové služby. Analytici tímto termínem nepopisují nová řešení, která vstoupila na trh, ale klasifikují nový dílčí segment. Jde o existující aplikace a služby, jež správu obsahu v jistých disciplínách doplňují, rozšiřují nebo některé agendy přebírají. Do segmentu ECM svým původním určením nespadají, to mění až nedávná změna terminologie.

Specifickým obsahovým službám analytici předvídají rychlý růst a rozšiřování prostoru pro tržní uplatnění. Jejich nasazení se obvykle odehrává ve veřejné cloudové infrastruktuře a vyznačuje se rychlým nasazením a okamžitými výsledky. Mnoho organizací si tyto služby pořizuje, aby posílily nebo rozšířily své možnosti v oblastech vyhledávání, dodržování shody, automatizace nebo hlubších a rychlejších analýz s asistencí umělé inteligence. "S ohledem na nárůst množství digitálních dokumentů roste potřeba jejich kategorizace a automatizace zpracování. Kde už si nevystačíme s lidskými zdroji, tam se využívá umělá inteligence, která vylepšuje své výsledky díky samoučícím se mechanismům a umožňuje automatizaci některých procesů nebo aktivit," upřesňuje David Tomaier ze společnosti Trask Solutions.

Poměrně často chtějí nové nástroje nasadit paralelně při zachování provozu svých stávajících řešení, což jejich dodavatelé ne vždy vítají a umožňují. V důsledku toho se otázka otevřenosti systémů stává podle analytiků také velkým tématem v segmentu. "Integrace s řešeními třetích stran je obtížně uchopitelná otázka, která může skrývat triviální napojení, ale někdy třeba i neřešitelnou spolupráci s dalšími prvky podnikové informační architektury. V každém případě ale máme mnoho technických prostředků, jak si s většinou situací efektivně poradit," dodává Pavel Nykl ze společnosti Onlio.

Článek byl publikován v magazínu ICT revue.