5 klíčových parametrů efektivní archivace firemní elektronické pošty v roce 2020

Nutnost archivovat firemní elektronickou poštu požadují například v USA obecné zákony typu Sarbanes-Oxley plus nařízení zaměřená specificky na odvětví jako třeba HIPAA ve zdravotnictví. V České republice má každá firma povinnost mít plnou kontrolu nad smazanými a archivovanými e-maily díky evropskému nařízení GDPR či vyplývá z lokálních požadavků na uchovávání finančních a účetních dokumentů po dobu až 10 let. Vzhledem k tomu, že uživatelé v řadě zejména SMB firem důležité dokumenty často nechávají pouze ve formě e-mailových příloh, je životně důležité obchodní elektronickou poštu spolehlivě a důvěryhodně archivovat.    

Jaké parametry je třeba při výběru řešení zvažovat:

1)     Uživatelská přívětivost – Účelem archivačního řešení je spolehlivě uložit e-maily, a rychle je nalézt a zobrazit na PC i mobilních zařízeních bez nutnosti podpory IT oddělení;

2)     Propojení s více poštovními servery – nárůst elektronické komunikace znamená, že stále více organizací potřebuje dva a více poštovních serverů a kompatibilitu s více e-mailovými klienty;

3)     Off-line přístup na archivační server – V případě výpadku poštovního systému či konektivity by uživatelé měli stále mít přístup k historii svých emailů za účelem zachování obchodní kontinuity;

4)     Efektivní celkové náklady – Řešení by mělo zvýšit celkovou efektivitu formou nižších nákladů na ukládací prostor, vyšší produktivity uživatelů a minimalizace rizik vyplývajících ze ztráty důležitých e-mailů;

5)     Dodržení regulačních nařízení – S využitím automatizované archivace, kontroly nad uloženými daty, a záznamu logů událostí pro splnění případných auditních požadavků.   

„I průměrná SMB společnost dnes denně generuje desítky až stovky megabytů nových e-mailů, které zaplňují a zpomalují jejich poštovní servery,“ řekl Zdeněk Bínek, zodpovědný za prodej GFI Software v ČR a na Slovensku. „Oddělené archivační řešení typu GFI Archiver zásadně ulehčuje e-mailovému provozu a přitom poskytuje významné výhody vyšší pracovní produktivity a schopnosti dostát stále náročnějším regulačním požadavkům.“

GFI Archiver umožňuje IT administrátorům archivovat, ukládat a vyhledávat interní i externí elektronickou poštu, souborové přílohy a data z kalendářů v jednom centrálním, zabezpečeném úložišti. GFI Archiver dokáže dále spolupracovat s aplikacemi Office 365, Google Apps a s e-mailovými servery Windows Server včetně platforem Hyper-V a VMware. Řešení je dostupné v rámci předplatného modelu GFI Unlimted. V České republice se k jeho zákazníkům řadí například Česká národní banka či Celní správa ČR.